大數據時代電子檔案管理現狀與發展對策分析

葉松

摘 要：依托于信息技術的廣泛應用，大數據技術在檔案管理領域的重要日漸顯現來，深刻影響和改變了現有的檔案管理方式，電子檔案管理已成為新形勢下的檔案管理發展趨勢。作為一種新興的檔案管理方式，大數據時代電子檔案管理的推廣應用還在嘗試階段，在發展的過程中一些問題逐漸暴露出來。要想充分發揮出電子檔案管理在大數據時代應用效果，需要對電子檔案管理現狀進行全面分析，采取合理對策加以推動。

關鍵詞：大數據時代;電子檔案管理;現狀與發展

大數據時代，檔案管理實現了了電子化，大的改變了以往的檔案管理方式，推動檔案管理的便捷化、高效化、集中化以及實時在線更新，提高了檔案的存儲效果，大大減輕了人們的時間和精力，可以說是推動了檔案管理水平邁上了新臺階。但是，在大數據時代，人們在進行電子檔案管理中也面對著一系列新的問題，需要認真思考和應對，依托于大數據做好電子檔案管理工作，推進檔案事業的不斷發展。

一、大數據時代電子檔案管理現狀淺析

1.缺乏約束管理電力檔案的法律法規

電子檔案在不斷發展，但是相關的關于電子檔案的立法工作相對滯后，沒有及時跟進。我國現行的檔案法是專門針對傳統的檔案管理的法律法規，無法適用于與時俱進的電子檔案管理，導致電子檔案管理缺乏約束。至今，對于電子檔案的法律適用效力、開放范圍等問題仍未明確。時下，人們對于電子檔案的需求增大、要求開放的呼聲日漸增加，但是電子檔案信息的公開務必會伴隨著風險和責任，影響到檔案的安全。基于此，電子檔案管理人員為避免承擔責任，以保護檔案安全為由很少公開電子檔案，無法滿足社會的需求。因此，必須要加強立法，從法律制度上為電子檔案的開放使用提供強有力的保障。

2.制定的電子檔案的規范標準不統一

大數據時代就是信息化時代，數據多、信息量大，實現信息化資源共享的前提條件是統一的標準規范。國家基于信息共享的考慮，早已提出“合理科學整合檔案信息資源以便于實現資源共享”，然而對于如何制定資源整合的標準規范缺乏明確的指導，導致制定的電子檔案的規范標準不統一。雖然，2016年制定了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，在電子檔案的存儲、利用、維護等方面簡單進行了規范，但是未能定期的審查督導電子檔案的保存標準等規范，導致行業協會的規范標準未能與《規范》同步，造成信息資源的不同步、無法共享，嚴重阻礙了電子檔案資源的在大數據背景下的跨界融合和共享共用。

3.電子檔案管理專業隊伍信息化不足

在大數據時代，需要更多的專業素養的信息化人才。在注重高效的今天，如何在浩如煙海的電子檔案中快速找到所需要的信息資源，離不開專業的電子檔案管理人員。事實上，我國檔案管理從業者數量不少，但是專職檔案管理人員缺乏，檔案管理人員水平能力不足，特別是信息化水平較低，普遍缺乏發現捕捉電子信息轉化為檔案并與現實檔案管理工作有效融合的本領，已成為制約電子檔案管理工作發展的主要在因素。檔案管理人員對電子檔案管理的思想認識不到位等問題也影響了檔案管理科學化水平的提升。

二、大數據時代電子檔案管理的發展對策探討

1.制定完善相應的電子檔案法律法規

政府立法部門要加大力度調研立法，制定完善的電子檔案管理法律法規，以制度的形式保障電子檔案的法律效力，明確電子檔案管理工作的各種職責和義務，如收集、歸類、發布等主要工作。進一步的明確公開電子檔案信息的各種情形以及不予以公開的情形，列出免責條例為電子檔案管理者解壓釋懷，減輕責任負擔和壓力，確保他們正常有效的投入工作，在法律許可范圍內向大眾提供檔案信息。對于公開的信息，可以借助于有關平臺向群眾征集意見建議，調度群眾的需求，明確那些可以開放、那些因安全考慮不能開放。對于開放信息中涉及到的安全問題，要在法律規定中明確責任主體，可以要求電子檔案的輸出單位作為責任主體，配套開放的條件、提出保證安全的意見措施，進而發揮出信息數據的價值。同時，要壓實責任，落實到個人，實行獎懲追究責任制度。要表揚先進，對于嚴格履行責任的部門或者個人要加以獎勵表揚，鼓舞士氣，推動電子檔案管理領域各項工作取得進步。對于那些不盡職盡責，嚴重阻礙信息共享和造成電子檔案信息泄露的要追究責任。相信，完善法律法規才會推動電子檔案開放，發揮出電子檔案的價值和作用。

2.制定統一科學規范的電子檔案標準

大數據時代，要打破信息共享的藩籬，制定統一科學規范的電子檔案標準，確保各行各業甚至世界數據接軌，消除障礙。制作高質量的電子檔案數據，統一標準，明確數據存儲類型、使用用途以及格式，在構建的大數據平臺上實現各方共同努力整合各種信息資源，實現無障礙共享。因此，要主動與國外先進的部門溝通交流，加強學習，主動融入世界大格局，確保指定的標準好用安全，能夠有效避免因載體不穩定或技術無法更新時出現丟失等風險。同時要及時定期的檢查修訂有關標準規范，與時俱進，與世界同步，真正推動實現信息的跨部門、跨區域共享，便于查詢。

3.強化電子檔案領域教學改革培養人才

電子檔案管理工作中，人的素質能力決定著檔案管理工作的水平高低。要強化電子檔案領域教學改革注重培養專業人才，注重加強對電子檔案管理專業學生的專業、技術的培養，讓專業的人做專業的事，這樣才能保證工作的質量。經常的開展培訓技能，及時將最新的電子檔案管理知識傳授給電子檔案管理從業，不斷增強工他們的信息服務能力和為用戶解決實際問題的智慧。加強教學改革培養專業人才將推動電子檔案在大數據時代創造出更大的價值。

結束語

大數據時代，對于電子檔案管理提出新的要求。要認真思考電子檔案管理工作的現狀與發展策略，不斷推動電子檔案管理成為人們獲取信息價值的重要途徑，釋放電子檔案價值。

參考文獻：

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