高校圖書(shū)館圖書(shū)資料資產(chǎn)管理的問(wèn)題與對(duì)策

摘 要：基于資產(chǎn)管理的工作流程，梳理了高校圖書(shū)館圖書(shū)資料資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題，并提出了對(duì)策。

關(guān)鍵詞：資產(chǎn)管理;圖書(shū)資料;高校圖書(shū)館

高校圖書(shū)館資產(chǎn)一般可分為圖書(shū)資料、數(shù)字資源、設(shè)備及家具四大類(lèi)。圖書(shū)資料類(lèi)資產(chǎn)是高校圖書(shū)館工作正常運(yùn)行和圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展的物質(zhì)保障。隨著近年來(lái)高校圖書(shū)館圖書(shū)資料類(lèi)資產(chǎn)規(guī)模不斷擴(kuò)大，其問(wèn)題逐漸凸顯。本文將基于從購(gòu)置、驗(yàn)收與入賬、日常管理到處置的工作流程梳理高校圖書(shū)館圖書(shū)資料資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題，并提出對(duì)策。

1 高校圖書(shū)館圖書(shū)資料資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題

1.1圖書(shū)資料采購(gòu)資金不足且全校調(diào)配難度大，采訪工作不到位

圖書(shū)資料采購(gòu)經(jīng)費(fèi)達(dá)不到教育部要求，只能在評(píng)估時(shí)突擊購(gòu)買(mǎi)。缺乏對(duì)圖書(shū)資料資產(chǎn)購(gòu)置過(guò)程的監(jiān)督，導(dǎo)致部分圖書(shū)資料無(wú)法滿足實(shí)際需求。資產(chǎn)購(gòu)置人員在購(gòu)置過(guò)程中具有隨意性，采訪工作不到位，缺乏訂購(gòu)查重等調(diào)查研究和全校的整體規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，有使用不足和重復(fù)購(gòu)置的現(xiàn)象。

1.2驗(yàn)收與入賬程序不規(guī)范

圖書(shū)資料資產(chǎn)驗(yàn)收與入賬程序不規(guī)范，缺乏必要的監(jiān)督管理。驗(yàn)收時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，圖書(shū)難以精確到冊(cè)，只是以冊(cè)數(shù)和總金額為驗(yàn)收指標(biāo)。

圖書(shū)資料采購(gòu)普遍打折，而采用實(shí)洋記入財(cái)務(wù)賬和資產(chǎn)臺(tái)賬，碼洋記入圖書(shū)管理系統(tǒng)，造成二者的記賬標(biāo)準(zhǔn)不一致。隨著圖書(shū)數(shù)量越來(lái)越大，圖書(shū)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)賬、資產(chǎn)臺(tái)賬的差異也越來(lái)越大，賬實(shí)不符、賬賬不符的現(xiàn)象越來(lái)越突出。

1.3日常管理中存在的問(wèn)題

1.3.1資產(chǎn)管理意識(shí)淡薄

圖書(shū)資料資產(chǎn)的管理者、利用者缺乏應(yīng)有的產(chǎn)權(quán)意識(shí)，資產(chǎn)管理意識(shí)淡薄。高校國(guó)有資產(chǎn)管理者往往忽視占據(jù)金額比重小的圖書(shū)資料資產(chǎn)。長(zhǎng)期以來(lái)，圖書(shū)館界對(duì)圖書(shū)資料資產(chǎn)管理的認(rèn)識(shí)模糊，通常將其與館藏管理同等看待。

1.3.2圖書(shū)資料資產(chǎn)的定期盤(pán)點(diǎn)、基礎(chǔ)臺(tái)賬、修補(bǔ)、保養(yǎng)管理、監(jiān)督檢查制度不健全

（1）定期盤(pán)點(diǎn)制度不健全

定期盤(pán)點(diǎn)制度不健全，圖書(shū)資料資產(chǎn)賬賬不符、賬實(shí)不符現(xiàn)象突出。存在讀者能夠檢索到卻找不到所需圖書(shū)的現(xiàn)象。圖書(shū)典藏到閱覽室后沒(méi)有定期盤(pán)點(diǎn)圖書(shū)資料，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)損耗并據(jù)實(shí)修改資產(chǎn)狀態(tài)，導(dǎo)致館藏?cái)?shù)量與書(shū)庫(kù)藏書(shū)量不符。

圖書(shū)資料的盤(pán)點(diǎn)工作缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)院資料室圖書(shū)資料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不全，統(tǒng)計(jì)協(xié)調(diào)有困難，導(dǎo)致圖書(shū)資料資產(chǎn)的實(shí)際狀況似清而實(shí)不清。

（2）基礎(chǔ)臺(tái)賬制度不健全

圖書(shū)資料資產(chǎn)的領(lǐng)用、保管沒(méi)有健全的臺(tái)賬，或財(cái)務(wù)賬、資產(chǎn)臺(tái)賬和實(shí)物不符。不少圖書(shū)館的圖書(shū)資料購(gòu)置、典藏、流通賬簿登記不規(guī)范、不及時(shí)。圖書(shū)資料移交、接收與管理手續(xù)不規(guī)范，入庫(kù)文獻(xiàn)不進(jìn)行正常的清點(diǎn)，沒(méi)有嚴(yán)格的交接手續(xù)，致使每批圖書(shū)資料入庫(kù)數(shù)量和質(zhì)量無(wú)法得到保證。圖書(shū)資料資產(chǎn)變更時(shí)沒(méi)有及時(shí)辦理手續(xù)，已報(bào)廢和盤(pán)虧的圖書(shū)資料資產(chǎn)核銷(xiāo)賬目不及時(shí)，造成賬實(shí)不符。

（3）使用、修補(bǔ)管理制度不健全

沒(méi)有修補(bǔ)經(jīng)費(fèi)，圖書(shū)資料資產(chǎn)缺少日常的修補(bǔ)，帶病流通，使用壽命縮短，對(duì)資產(chǎn)折舊又不能及時(shí)核算，造成賬面價(jià)值和實(shí)際價(jià)值不符。

（4）監(jiān)督檢查制度不健全

缺乏對(duì)圖書(shū)資料資產(chǎn)的整個(gè)工作流程全過(guò)程的監(jiān)督檢查。各部門(mén)各崗位之間相互監(jiān)督不足。圖書(shū)資料購(gòu)置時(shí)，審批、驗(yàn)收等程序比較嚴(yán)格，但編目、典藏和流通過(guò)程便出現(xiàn)手續(xù)簡(jiǎn)化、交接不嚴(yán)的問(wèn)題。防竊堵漏措施不力，被盜、損壞、離校攜書(shū)、病故欠書(shū)、內(nèi)部私藏等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。

1.3.3圖書(shū)資料資產(chǎn)管理缺乏統(tǒng)一的管理與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，管理人員不足，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高，管理責(zé)任落實(shí)不到位

圖書(shū)資料管理工作由圖書(shū)館負(fù)責(zé)，但需上報(bào)學(xué)校的財(cái)務(wù)部門(mén)和后勤管理部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)協(xié)調(diào)。由于財(cái)務(wù)部門(mén)和圖書(shū)館是分別從經(jīng)費(fèi)和業(yè)務(wù)的角度管理圖書(shū)資料，所以會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)賬目與圖書(shū)館圖書(shū)資料資產(chǎn)不符的情況。

高校圖書(shū)館特別是學(xué)院資料室的資產(chǎn)管理員人數(shù)不多，大多數(shù)為兼職，普遍缺少專業(yè)人員，且更換頻繁，圖書(shū)資料資產(chǎn)的管理水平不高，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不規(guī)范，使全校圖書(shū)資料資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性下降。而且圖書(shū)資料資產(chǎn)管理工作涉及面廣，政策性強(qiáng)，審批程序嚴(yán)格，專業(yè)技術(shù)復(fù)雜，資產(chǎn)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)難以滿足快速發(fā)展的資產(chǎn)管理工作的需要。

1.3.4全校圖書(shū)資料非一體化管理

圖書(shū)館業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺乏權(quán)威地位支撐，使圖書(shū)館對(duì)學(xué)院資料室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)形同虛設(shè)，雙方從圖書(shū)資料采購(gòu)方式、財(cái)會(huì)手續(xù)到編目典藏等方面都存在很大差異。

1.3.5無(wú)法通過(guò)圖書(shū)館管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料資產(chǎn)管理

圖書(shū)館管理系統(tǒng)側(cè)重于業(yè)務(wù)管理，與圖書(shū)資料資產(chǎn)管理的需求不相適應(yīng)，使得圖書(shū)館圖書(shū)資料資產(chǎn)的管理手段落后，管理難度加大。圖書(shū)館管理系統(tǒng)不能對(duì)圖書(shū)在流通、閱覽過(guò)程中引起的資產(chǎn)變更情況進(jìn)行及時(shí)有效的處理，而高校圖書(shū)館的開(kāi)放率較高，很難開(kāi)展經(jīng)常性的圖書(shū)資料資產(chǎn)清查工作，所以存在圖書(shū)資料資產(chǎn)賬目與實(shí)際數(shù)目不相符的現(xiàn)象。

1.3.6高校圖書(shū)館立法滯后

高校圖書(shū)館立法相對(duì)滯后。圖書(shū)館文獻(xiàn)資產(chǎn)的流失和報(bào)廢問(wèn)題缺乏法律、法規(guī)保障。只有對(duì)人為造成資產(chǎn)流失的個(gè)人行為和部門(mén)行為追究其責(zé)任，才能使文獻(xiàn)資產(chǎn)的管理工作走上法制化道路。

1.4處置制度不規(guī)范完整

圖書(shū)資料剔舊及處置制度不健全，處置程序不規(guī)范完整。缺乏必要的、正規(guī)的注銷(xiāo)程序，或者只注銷(xiāo)實(shí)物而不從資產(chǎn)帳中剔除，工作隨意性較大，不經(jīng)資產(chǎn)管理部門(mén)登記，隨報(bào)隨銷(xiāo)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。造成資產(chǎn)帳目與實(shí)物不符。

2 高校圖書(shū)館資產(chǎn)管理的解決對(duì)策

2.1保證圖書(shū)資料資產(chǎn)購(gòu)置資金并進(jìn)行全校調(diào)配，做好圖書(shū)資料采訪工作

學(xué)校應(yīng)將圖書(shū)館圖書(shū)資料類(lèi)資產(chǎn)購(gòu)置經(jīng)費(fèi)納入統(tǒng)籌考慮，并對(duì)全校的購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配，并根據(jù)學(xué)校重點(diǎn)學(xué)科和新設(shè)專業(yè)的需要，合理采購(gòu)圖書(shū)資料，避免和各學(xué)院資料室重復(fù)訂購(gòu)。

做好圖書(shū)購(gòu)置的采訪工作。成立圖書(shū)情報(bào)委員會(huì)，讓其負(fù)責(zé)審查征訂書(shū)刊資料目錄，參與指導(dǎo)文獻(xiàn)資源建設(shè)工作。

2.2規(guī)范資產(chǎn)驗(yàn)收與入賬程序

驗(yàn)收時(shí)核實(shí)數(shù)量、檢驗(yàn)質(zhì)量，把好圖書(shū)資料資產(chǎn)驗(yàn)收關(guān)。入賬時(shí)將資產(chǎn)的基礎(chǔ)信息仔細(xì)錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，便于后期在龐大的資產(chǎn)數(shù)量下區(qū)分相近資產(chǎn)。

用碼洋入圖書(shū)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)賬、資產(chǎn)臺(tái)賬。同時(shí)，設(shè)立資產(chǎn)類(lèi)的備抵科目（固定資產(chǎn)減值準(zhǔn)備——圖書(shū)折扣）登記圖書(shū)的折扣金額，以真實(shí)反映圖書(shū)的市場(chǎng)價(jià)值和賬面價(jià)值。

2.3日常管理方面的對(duì)策

2.3.1加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)，提高資產(chǎn)管理認(rèn)識(shí)

加強(qiáng)圖書(shū)資料資產(chǎn)管理，要不斷強(qiáng)化資產(chǎn)管理的認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到圖書(shū)資料資產(chǎn)管理的重要性，樹(shù)立資產(chǎn)管理效益意識(shí)。因此要加大圖書(shū)資料資產(chǎn)管理的宣傳和培訓(xùn)力度，使從館領(lǐng)導(dǎo)到圖書(shū)資料資產(chǎn)的管理者、使用者都從思想上認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化管理能消除混亂、保證效益，讓資產(chǎn)管理觀念滲入到每一個(gè)員工和師生的工作、學(xué)習(xí)中，增強(qiáng)主人翁意識(shí)，強(qiáng)化圖書(shū)資料資產(chǎn)管理認(rèn)識(shí)，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書(shū)資料資產(chǎn)的有效監(jiān)管。

2.3.2建立健全并落實(shí)資產(chǎn)的定期盤(pán)點(diǎn)、基礎(chǔ)臺(tái)賬、使用、維修、保養(yǎng)管理、監(jiān)督檢查管理制度

建立健全圖書(shū)館資產(chǎn)管理的規(guī)章制度，要根據(jù)學(xué)校資產(chǎn)管理實(shí)施辦法，結(jié)合本館實(shí)際，建立一整套包括圖書(shū)資料資產(chǎn)的預(yù)算審批、購(gòu)置、驗(yàn)收與入賬、使用、日常管理、變更、清查、處置、賠償?shù)裙ぷ髁鞒痰馁Y產(chǎn)管理制度，明確每一個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、工作時(shí)點(diǎn)、工作內(nèi)容等，做到各個(gè)管理環(huán)節(jié)之間有機(jī)協(xié)調(diào)，為管好用好圖書(shū)資料提供制度保證。

（1）建立健全定期盤(pán)點(diǎn)制度

每年至少盤(pán)點(diǎn)一次，認(rèn)真核對(duì)圖書(shū)資料資產(chǎn)的數(shù)量、使用狀況及完好程度等重要信息，以保證資產(chǎn)的賬實(shí)相符，及時(shí)與財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)賬，及時(shí)上報(bào)審批資產(chǎn)盤(pán)盈或盤(pán)虧，做到賬實(shí)相符、賬賬相符。

（2）健全圖書(shū)資料資產(chǎn)管理基礎(chǔ)臺(tái)賬制度

使資產(chǎn)總賬、明細(xì)賬和實(shí)物相符。細(xì)化資產(chǎn)出、入庫(kù)的核算與管理，規(guī)范資產(chǎn)預(yù)算審批、購(gòu)置、驗(yàn)收與入賬、典藏、變更、處置手續(xù)，確保資產(chǎn)安全。通過(guò)圖書(shū)總括登錄體現(xiàn)圖書(shū)資產(chǎn)增減，將資產(chǎn)管理和館藏管理結(jié)合起來(lái)。帶光盤(pán)的圖書(shū)資料在明細(xì)賬中做好記錄。

（3）健全圖書(shū)資料資產(chǎn)使用、修補(bǔ)管理制度

充分有效地使用圖書(shū)資料，要避免其帶病流通。及時(shí)修補(bǔ)破損圖書(shū)資料，使其保持良好狀態(tài)，以有效降低圖書(shū)資料利用成本。

（4）健全圖書(shū)資料資產(chǎn)監(jiān)督檢查制度

有計(jì)劃、有步驟地對(duì)高校圖書(shū)館圖書(shū)資料資產(chǎn)從預(yù)算審批、購(gòu)置、驗(yàn)收與入賬、典藏、日常管理、變更、清查、處置、賠償?shù)裙ぷ髁鞒倘^(guò)程進(jìn)行跟蹤檢查，加大監(jiān)督管理力度，確保資產(chǎn)安全。注重各部門(mén)各崗位之間的相互監(jiān)督。規(guī)范編目、典藏和流通交接手續(xù)。強(qiáng)化防竊堵漏措施，整治被盜、損壞、離校攜書(shū)、病故欠書(shū)、內(nèi)部私藏等問(wèn)題。

2.3.3健全資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，落實(shí)管理責(zé)任

健全資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，明確分工和職責(zé)。縱向上，校級(jí)資產(chǎn)管理部門(mén)要實(shí)行在校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下的分級(jí)負(fù)責(zé)制，全面管理學(xué)校圖書(shū)資料資產(chǎn)。將責(zé)任落實(shí)到具體部門(mén)、使用人和管理人，做到資產(chǎn)購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、變更、處置各環(huán)節(jié)均有相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)，使資產(chǎn)管理工作在管理部門(mén)、使用部門(mén)、使用人之間權(quán)責(zé)分明，最終將資產(chǎn)管理的責(zé)任落到實(shí)處。

重視和加強(qiáng)圖書(shū)館資產(chǎn)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高資產(chǎn)管理人員隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)的規(guī)范化和科學(xué)化管理。適當(dāng)充實(shí)和配備資產(chǎn)管理人員，并加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)管理人員在資產(chǎn)管理法律法規(guī)、政策和會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)知識(shí)方面的培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力，在日常的管理中依法辦事，依準(zhǔn)則辦事，順利開(kāi)展資產(chǎn)管理工作。

2.3.4全校圖書(shū)資料管理一體化

圖書(shū)館負(fù)責(zé)全校圖書(shū)資料資產(chǎn)的管理與核算，將全校各類(lèi)經(jīng)費(fèi)所購(gòu)置的圖書(shū)資料統(tǒng)一納入圖書(shū)館資產(chǎn)管理體系之中，并由其負(fù)責(zé)與學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)、國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)的數(shù)據(jù)上報(bào)和核對(duì)工作。

2.3.5圖書(shū)資料資產(chǎn)管理系統(tǒng)化

改進(jìn)圖書(shū)館管理系統(tǒng)，增加圖書(shū)資產(chǎn)管理這個(gè)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)一套系統(tǒng)完成兩項(xiàng)工作。并明確資產(chǎn)使用保管人、使用保管部門(mén)、和實(shí)際存放地點(diǎn)等使用屬性，實(shí)行資產(chǎn)信息化管理。

2.3.6推動(dòng)高校圖書(shū)館立法

丟失或損壞圖書(shū)資料應(yīng)負(fù)法律責(zé)任。全體高校圖書(shū)館人需共同努力，推動(dòng)高校圖書(shū)館立法，使圖書(shū)資料資產(chǎn)處置和賠償有法可依。

2.4嚴(yán)格履行圖書(shū)資料資產(chǎn)處置程序

加強(qiáng)圖書(shū)資料資產(chǎn)處置（包括剔舊、報(bào)廢、盤(pán)虧）管理，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。圖書(shū)資料確實(shí)不能滿足使用需求而無(wú)法再修復(fù)的，應(yīng)按規(guī)定予以剔舊或報(bào)廢。資產(chǎn)報(bào)廢和盤(pán)虧時(shí)嚴(yán)格履行資產(chǎn)處置報(bào)批程序，并做好賬目核銷(xiāo)工作。

3 結(jié)語(yǔ)

本文基于資產(chǎn)管理工作流程，梳理了高校圖書(shū)館圖書(shū)資料資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題，并提出了對(duì)策。高校圖書(shū)館圖書(shū)資料資產(chǎn)管理存在的問(wèn)題主要有：采購(gòu)資金不足且全校調(diào)配難度大，采訪工作不到位;驗(yàn)收和入賬程序不規(guī)范;日常管理中存在管理意識(shí)淡薄，定期盤(pán)點(diǎn)、基礎(chǔ)臺(tái)賬、使用、修補(bǔ)管理、監(jiān)督檢查管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一的管理與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，管理人員不足，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高，管理責(zé)任落實(shí)不到位，全校圖書(shū)資料非一體化管理，無(wú)法通過(guò)圖書(shū)館管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料資產(chǎn)管理，立法滯后問(wèn)題;處置制度不規(guī)范完整。與之對(duì)應(yīng)的對(duì)策是：保證圖書(shū)資料資產(chǎn)購(gòu)置資金并進(jìn)行全校調(diào)配，做好圖書(shū)資料采訪工作;規(guī)范資產(chǎn)驗(yàn)收與入賬程序;在日常管理中加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)，提高資產(chǎn)管理認(rèn)識(shí)，建立健全并落實(shí)資產(chǎn)定期盤(pán)點(diǎn)、基礎(chǔ)臺(tái)賬、使用、修補(bǔ)、監(jiān)督檢查管理制度，健全資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)資產(chǎn)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，落實(shí)管理責(zé)任，全校圖書(shū)資料管理一體化，圖書(shū)資料資產(chǎn)管理系統(tǒng)化，推動(dòng)高校圖書(shū)館立法;嚴(yán)格履行資產(chǎn)處置程序。以推動(dòng)高校圖書(shū)館圖書(shū)資產(chǎn)管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：許澤明（1988.10～），男，云南華坪人，碩士，助理館員，主要從事信息服務(wù)和資產(chǎn)管理工作。

（作者單位：青海師范大學(xué)圖書(shū)館）