高校財務信息化中“ 報賬難”問題及對策研究

●郭 杰

高校財務信息化是推動高校財務邁向公開化、制度化和透明化的重要舉措，隨著信息化技術的不斷成熟和廣泛應用，高校財務信息化程度也在不斷加深，財務信息化給高校財務管理帶來了前所未有的機遇，促進了管理方式、管理手段等多方面的創新，報賬模式的革新就是財務信息化的重要成果之一。當前，高校已經普遍開始采用網上預約報賬模式，這種新型的報賬模式可以顯著提高報賬效率和高校的財務管理水平，對推動高校財務信息化向更高階段發展有重要意義。

一、高校財務信息化及報賬模式的轉變

1.高校財務信息化概述。財務信息化指的是基于現代通訊技術、計算機技術和設備，建立現代化的會計信息系統，推行會計電算化、網絡財務，實施財務核算、分析、控制及決策,這是一種旨在實現管理數字化、信息化的現代財務管理模式①。我國財務信息化的發展經歷了三個重要發展階段：始興階段，通過單機會計電算化軟件進行會計記賬、財務分析；初步發展階段，以內部局域網為依托，運用網絡財務軟件上傳部分財務信息，可以為部分管理部門提供查詢服務，這一階段財務信息化水平較之前一階段有了明顯提高；高速發展階段，以計算機局域網為依托，實現內部各個系統與財務系統集成，各個部門之間可以傳遞反饋財務管理信息，最終實現內外流程一體化，這一階段對現代技術的應用已經達到較高程度，是真正意義上的財務管理信息化。

互聯網的普及及計算機技術和設備的成熟，推動了高校的信息化進程。但目前階段，尚處于高速發展階段的初期，財務系統與其他系統之間的信息傳遞及共享尚未充分實現。近幾年，高校在財務信息化進程中逐漸開始改革報賬形式，以網上預約投遞報賬代替了傳統的報賬模式。

2.高校財務信息化中報賬模式的轉變。

（1）“人對人”的傳統報賬模式。在高校實施財務信息化的很長一段時間內，高校采用的都是傳統的報賬模式，這種模式不注重對互聯網的應用，僅建立了網上對賬系統，沒有建立相應的預約投遞系統，傳統報賬模式報銷流程見圖1。這種報賬模式屬于典型的“人對人”式報賬模式，需要財務人員和報賬人員“面對面”完成報賬，存在很多弊端：對報銷人員而言，報賬仍要履行繁雜的手續，還需在財務大廳排隊等候，對財務人員而言，伴隨著高校科研項目等的增多，要處理的報銷賬務也越來越多，報銷事項繁重，工作量大，處理效率較低。

圖 1 傳統報賬模式流程

（2）“機對機”的網上預約報賬模式。網上預約報賬指的是以高效財務軟件平臺為依托，實現財務管理軟件、網上預約終端系統、網銀支付系統的三方對接②。財務后臺人員會在網上預約投遞報賬系統后臺設置好報賬類型，當報賬人有報賬需求時，可以自行登錄學校的財務網站，在網上預約投遞報賬系統上在線申報報賬業務，預約報賬時間，然后填寫簽字審批之后，再由財務人員審核，審核通過的款項會通過網銀支付系統轉入報銷人的銀行賬戶，網上預約報賬系統流程見圖2 所示。

圖2 網上預約報賬流程

網上預約報賬模式屬于“機對機”式報賬模式，以“點對點”代替了“面對面”，報賬優勢明顯：首先，解決了報賬人到財務部門排隊等候報賬的問題。傳統報賬模式流程復雜，極度消耗人力和時間，師生們為了報賬不得不排隊等候，不滿情緒較大，怨聲載道。特別是近幾年，高校科研經費增加之后，報賬業務激增與財務人員短缺之間的矛盾更加突出，造成財務部門經常人滿為患，由于財務人員每日上班時間有限，能處理的報賬業務也有限，很多報賬人往往需要跑幾次才能完成報銷，整個報賬過程需要等待的時間更加漫長。采用網上預約報賬模式之后，報賬不受時空限制，高校廣大師生有報賬需求時可以隨時隨地在網上預約報賬終端進行操作，省去了排隊等候的麻煩，節約了報賬時間。其次，減輕了財務接待大量報賬人員，審核大量票據，并完成票據內容的錄入工作。采用網上預約報賬模式之后，財務人員可以在后臺查詢報賬預約情況，可以根據報銷事項的輕重緩急合理安排報銷工作，實現對資金的科學預留和調度。這種無需與報賬人員面對面的自動化報賬方式，可以減少財務人員與報賬人員之間的摩擦，利于營造和諧的財務關系，減輕財務人員的精神負擔，讓財務人員保持身心放松，提高財務處理效率。再次，通過網上預約報賬可以增強高校預算管理的剛性。在高校財務管理工作中，報賬工作與財務預算控制是密不可分的，做好報賬管理工作，合理控制和監督高校科研經費、人員經費等的使用情況，利于確保各種經費使用的正常、合理、有度，可以達到預算管理的目標，從而增強高校預算管理的剛性③。最后，通過網上預約報賬可以提高高校人力資源的利用效率。傳統報賬模式下，財務人員要將大量精力花費在審核、歸集、錄入各類票據上，網上預約報賬模式將財務人員從繁重的負擔中解放出來，財務人員可以有更多時間進行培訓、學習、深入專業研究，不斷提升自身業務水平，對學校各項資金的使用情況進行分析，從而為高校財務決策提供支撐。如此一來，有利于發揮高校財務人員的潛力，提高高校人力資源效率。

二、高校財務信息化中“報賬難”的表現及成因

各個高校在采用網上預約報賬模式之后取得了顯著的成效，解決了傳統報賬模式存在的弊端，但新的報賬模式在實施過程中也暴露出一些新問題，這些問題引發了“報賬難”，主要表現如下：

1.報賬票據不合規，退單率居高不下。網上預約報賬和傳統報賬方式相比，報賬流程、注意事項不同，高校師生在填寫預約報賬單時，往往會出現這樣那樣的錯誤，比如缺乏政府采購截圖、申請的勞務費并非當月、沒有附上勞務簽收單、截圖不合規范、預約項目選擇錯誤、報銷事項缺乏相應的詳細說明等④。網上預約報賬模式下，報賬人員與財務人員無需面對面溝通，很多問題必須要在預約單上解釋清楚，一旦出現上述問題，就會引發退單問題。退單之后，報賬人為了完成保證不得不修改退單，繼續提交財務人員審核，既容易增加報賬人的煩躁情緒，也容易加重財務人員的反復審核負擔。引發退單率高的原因有幾個：一是報賬人員懶惰，在填寫預約報賬單時圖省賬流程、報賬規范了解不夠，掌握不全面，沒有按規定填寫；二是報賬人員粗心大意，沒有仔細核對報賬內容。

2.報賬業務量激增，系統故障率升高。網上預約報賬模式不受時間、空間限制，報賬人可以隨時隨地進行網上預約，由于無需排隊等候，很多報賬人沒有及時報賬意識，趕到學期初、年末、項目結題等集中報賬，造成報賬業務量激增，給高校網上預約報賬系統帶來很多壓力,導致系統無法正常運行，影響正常報賬⑤。這與部分高校校園網等設施不完善，財務軟件穩定性不夠強大有直接關系。有些高校缺乏專業的信息化人才，一旦報賬系統出現故障，往往無法第一時間修復，影響整個財務系統的正常運行。同時，由于集中報賬量大，財務人員的審核負擔加重，審核質量難以保證，引發審核不細致，讓部分不合格報銷單趁機蒙混過關的問題，造成高校經費的流失。

3.報賬中溝通不暢，報賬效率低下。網上預約報賬模式下，報賬人與財務人員之間的溝通主要是通過電話或短信進行，這種溝通方式存在滯后性。若遇到電話關機、報賬人忙碌的時候，財務人員很難及時與報賬人就預約報賬單的信息進行溝通，無法得到快速反饋，容易出現間隔幾天甚至幾周才收到反饋的現象。加之電話或短信溝通的準確性存疑，導致財務人員無法及時完成報賬審核，影響了報賬進程，導致報賬效率較低。同時，有些報賬人員為了了解報銷業務的進展情況，會經常打電話詢問，使得財務人員在繁忙的審核工作之余，還要提供咨詢服務，如此一來，財務人員的工作量大大增加，精力也被分散，導致報賬效率低下。

三、解決高校財務信息化中網上預約“報賬難”的對策

網上預約“報賬難”的出現與網上預約報賬模式實施時間較短、高校的各項配套管理工作沒跟上、高校師生未能充分適應新模式等有關要求。解決高校信息化中的“報賬難”問題，需要高校積極宣傳，做好各方面的配合銜接工作，提高網上預約報賬的認可度、滿意度。

1.加大對網上預約報賬的宣傳力度，傳播相關報賬知識。宣傳內容主要圍繞網上預約報賬的優越性、必要性及具體的報賬規范等展開，讓廣大師生了解網上預約報賬的優越性及必要性，可以改變他們的思想認識，相關知識，適應報賬模式的轉變，從而調動他們積極使用新模式報賬的積極性。對網上預約報賬流程、注意事項、最新規定等的宣傳，可以讓報賬人員和財務人員掌握最新的報賬知識、報賬要求，提高他們網上預約報賬操作的規范性，提高一次預約報賬的成功率，降低退單風險。同時，還應當加大對網上預約報賬風險的宣傳，讓廣大師生知曉認真核對報賬項目、報賬單據的重要性，提高他們的思想覺悟，讓他們切實做好網上預約報賬單的填寫，確保準確率，提高通過率。

宣傳手段要采用傳統手段與現代手段相結合的方式，傳統手段主要是通過宣講會或宣傳手冊進行，宣傳部門與財務部門聯合，制作網上預約報賬的音視頻和宣講PPT，通過宣講會在全校進行網上預約報賬知識的普及宣傳。還可以讓財務部門的專業人員制作簡易的宣傳手冊、宣傳標語等，將日常報賬處理中經常遇到的問題進行總結歸納，給高校師生提供范例參考，使他們掌握正確的報賬常識。在傳統手段之外，可以利用學校的網站、微信公眾號等進行宣傳，可以在學校網站上發布網上預約報賬格式、內容、流程規范文件，報賬人員在報賬中可以對照網站上的文件逐一進行填寫，也可以利用學校官方微信公眾號向廣大師生推送報賬技巧、關鍵事項及最新的報賬規定通知⑥。通過多種宣傳手段的運用，可以配合網上預約報賬的實施，掃清思想和認識障礙，從而有效降低報賬過程中的退單風險。

2.做好高校軟硬件設施的維護升級，確保業務處理穩定性。網上預約報賬模式下，報銷業務量的增加對高校財務軟件和網絡硬件設施提出了更高的要求，要確保其性能和運行的穩定性，必須要做好軟硬件的升級工作。一方面，要加強高校財務信息化硬件設施建設，對現有財務軟件進行升級改造，若現有財務軟件在使用中經常出現宕機、癱瘓問題，要主動進行更新，積極引進現代化的、能適應高校報賬需求的財務軟件。另一方面，高校要動員網絡中心部門、財務部門等密切配合，通過多部門聯動提高網上預約報賬系統的安全性、穩定性。同時，可以在財務部門網站設置安全隔離路由器，避免報賬業務量高峰期其他子網對財務網的干擾，確保高校財務服務器的穩定運行。

3.開發網上預約報賬信用管理模塊，提高業務處理效率。高校實施網上預約報賬模式之后，財務人員的審核負擔加重，造成業務處理功能模塊，輔助財務人員進行審核。在報賬信用管理模塊將報賬信用等級分為A、B、C 三個級別，各級別的判定采用打分制，滿分百分，報賬人的信用評分達到90 分以上，評為A 級，報賬人的信用評分在70-89 分，評為B 級，報賬人的信用評分在70 分以下，評為C 級。信用評分以報賬人每次的報賬規范程度、一次報賬通過率等為依據，具體可以將原始憑證粘貼的規范性、填寫的票據內容的真實性、審批程序的合規性等作為評價標準⑦。信用級別可根據綜合信用評分進行升降，若報賬人惡意提供虛假發票，則直接降低其信用等級，若報賬人是無心之失犯了錯誤，根據報賬人此類錯誤的發生次數決定是否降級，若是初犯可以不予降級，若是超過兩次，則降低相應等級。以此類推，對多次審核均沒有出現任何失誤的報賬人，可以提升其信用等級。財務人員在審核時，可以依據報賬人的信用等級確定審核方式，審核每筆報賬業務前，先查看其信用等級，若報賬人信用等級為A 級，按照一次審核標準進行審核之后就可以進行后續處理，若信用等級是B 或C 級，就需要財務人員嚴格把關，除了做好初審，還要做好復核工作，只有在確認無誤之后，才能繼續下一環節。

4.搭建網上預約報賬的互動平臺，促進雙向互動溝通。網上預約報賬是新事物，高校師生在使用過程中難免會遇到這樣那樣的問題，遇到問題需要溝通時，若溝通不暢就會影響報賬的順利進行。高校應牽頭在財務部門與高校師生之間搭建互動平臺，為雙方的溝通創造條件。考慮到高校財務人員日常工作繁多，可以建立財務聯系人制度，由財務聯系人專門負責與高校師生在互動平臺溝通，財務聯系人定時向高校師生推送學校的財務政策信息、報銷公告等。同時，由財務聯系人負責與報賬人的日常溝通，報賬人在報賬過程中遇到問題，可以通過留言、在線溝通等形式與財務聯系人溝通，通過財務聯系人的引導和幫助，給報賬人提供便利，提升報賬效率。此外，還可以在網上預約報賬互動平臺上增加報賬單據的查詢系統，讓報賬人可以隨時查詢報賬單據的狀態，無需再打電話到財務部門咨詢，減少溝通麻煩。

結語

網上預約報賬是機遇也是挑戰，它是高校財務信息化的產物，也能推動高校財務信息化的深化改革。但由于網上預約報賬在高校財務領域還屬于新事物，目前尚不夠完善，還存在許多亟待優化之處，可通過改變思想認識、強化軟硬件建設、優化管理等，為網上預約報賬在高校的推行創造條件，改變“報賬難”現狀。讓高校師生報賬更快捷，為他們專心科研和教學研究解決后顧之憂，從而最大限度發揮網上預約報賬在高校信息化中的效用。

注釋：

①朱錦珍,王凱.高校網上預約報銷的利弊探析[J].合肥工業大學學報(社會科學版),2016(3):137- 140.

②楊春.高校網上預約報銷系統的實踐與探索[J].會計師,2018(19):73- 74.

③鄭偉健.高校網上報賬問題研究[J].商業會計,2018(15):88- 90.

④王艦，顏菊香，劉煬.業財一體化下高校網上報賬系統應用探析[J].財務與會計,2018（23）:47- 48.

⑤邱均成,何濤.基于“互聯網+”的高校網上預約無等候報銷體系探討財會通訊 2017(19):113- 116.

⑥劉虹.會計信息化環境下的高校網上預約報賬實現[J].財會學習,2019(9):141- 142.

⑦李亞平. 信息化條件下高校財務報賬管理的優化[J]. 財會學習,2019（7）:21- 22.