事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探究

杜蕾蕾

【摘要】隨著社會(huì)的高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，推動(dòng)了社會(huì)信息技術(shù)飛速發(fā)展，社會(huì)對(duì)信息需求高速增長的社會(huì)現(xiàn)狀下，事業(yè)單位檔案管理工作顯得至關(guān)重要。提高檔案管理質(zhì)量，解決檔案管理工作中存在的問題是每個(gè)事業(yè)單位面對(duì)的難題。本文即結(jié)合多篇相關(guān)文章，對(duì)當(dāng)下檔案管理工作存在的諸多問題進(jìn)行綜述，并提出相應(yīng)的處理方法，以期為事業(yè)單位更好地開展檔案管理工作提供理論依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位檔案管理對(duì)策問題

引言

在當(dāng)代社會(huì)中，檔案是各項(xiàng)事業(yè)歷史沿革的匯總，對(duì)未來工作的開展有著重要的指引作用，是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求。在事業(yè)單位改革進(jìn)程中，涉及到很多舊檔案的保管與新檔案的存檔整理，并且隨時(shí)可能需要查閱檔案以助推改革進(jìn)程。在這樣的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的各種問題，積極采取各種措施來優(yōu)化檔案管理機(jī)制，不斷完善現(xiàn)有的檔案管理體系，以提升檔案管理的有效性。

1新形勢(shì)下檔案管理的重要性

檔案是社會(huì)組織及個(gè)人在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)、技術(shù)、文化等領(lǐng)域參與活動(dòng)的歷史記錄，是反映社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)依據(jù)。首先，城建檔案作為城市建設(shè)及環(huán)境保護(hù)體系的重要內(nèi)容，能夠反映出一個(gè)城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、人們的生活水平及對(duì)檔案管理工作的重視程度。其次，城建檔案管理水平也能夠反映城鎮(zhèn)居民素質(zhì)水平，體現(xiàn)了城市居民整體素質(zhì)。所以，城建工作在一定程度上能夠反映城市的社會(huì)問題。城建工作需要城市居民的自覺性。如果該城市居民普遍素質(zhì)較高，則城建工作者的工作質(zhì)量也相對(duì)較高。所以，城建檔案管理能夠增加城市經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，節(jié)約城市建設(shè)管理成本。最后，城建檔案管理水平也能夠反映出城市整體管理水平。城市管理中提升居民生活水平是第一要?jiǎng)?wù)，而其中生活環(huán)境水平則是居民生活水平的重要部分。城建檔案管理水平就能夠間接體現(xiàn)城市管理水平。在經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程加快的新形勢(shì)下，城鎮(zhèn)化進(jìn)程也逐步加快，這就對(duì)城建檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。優(yōu)化城建檔案管理模式，使城建管理工作與時(shí)俱進(jìn)成為關(guān)系城市建設(shè)水平以及城市整體管理水平的重要途徑。

2事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1檔案管理模式信息化水平落后

目前，事業(yè)單位的檔案管理工作存在信息化水平較低、檔案管理模式落后的問題。實(shí)際檔案管理工作中，信息技術(shù)真實(shí)應(yīng)用范圍仍然非常有限。同時(shí)，事業(yè)單位也缺乏數(shù)字化的檔案管理相關(guān)配置，很多事業(yè)單位都存在設(shè)備配置落后，信息化工作效率較低的現(xiàn)象，在硬件方面都沒有達(dá)到日常的檔案管理工作要求。也有一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的事業(yè)單位甚至都沒有專門的檔案室或是監(jiān)視設(shè)備，最基本的數(shù)字化硬件設(shè)施都未健全，在檔案管理模式自然還是應(yīng)用傳統(tǒng)的管理模式，沒有現(xiàn)代化的技術(shù)應(yīng)用，不僅會(huì)使事業(yè)單位的工作效率和工作質(zhì)量得不到提升，也會(huì)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作產(chǎn)生安全性和完整性的威脅。除此之外，缺乏現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段也會(huì)影響到檔案信息的收集和保存，繼而影響到檔案管理工作的執(zhí)行，檔案信息的完整性和真實(shí)性無法保障。

2.2檔案保管儲(chǔ)存不力

當(dāng)前，事業(yè)單位大多還是運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，紙質(zhì)檔案的管理很容易受到環(huán)境的影響，檔案管理保存不注意環(huán)境，最終導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在潮濕的環(huán)境中發(fā)霉。有的檔案年代久遠(yuǎn)很少翻看，容易被蟲蛀，這樣就會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被蛀蟲啃食變得殘缺不全，從而造成檔案內(nèi)容的毀壞，造成單位重要信息的丟失。事業(yè)單位對(duì)檔案管理的需要量很大，有的工作人員在翻找檔案的時(shí)候不注意對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)，有的紙質(zhì)檔案在保存的時(shí)候出現(xiàn)老化，用力翻看就會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案紙張破損，造成檔案資料殘缺，從而直接影響到事業(yè)單位的工作。

3優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的工作路徑

3.1創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的工作模式

事業(yè)單位要積極的創(chuàng)新檔案管理理念，積極引進(jìn)各類先進(jìn)的管理理念和檔案管理技術(shù)，跟隨社會(huì)上由分散式管理向集中化管理的方向性改變；繼續(xù)加大檔案管理的信息化建設(shè)投入力度，不斷擴(kuò)展檔案管理的內(nèi)容，更多地應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改變檔案管理模式，創(chuàng)建檔案共享式平臺(tái)，不斷改善檔案信息的儲(chǔ)存、管理和收集的信息化，增強(qiáng)檔案安全的保護(hù)措施。同時(shí)，也要在日常的培訓(xùn)工作中重視引導(dǎo)相關(guān)管理人員隨時(shí)借助計(jì)算機(jī)和信息化系統(tǒng)更新檔案信息，持續(xù)提高檔案收集與整理使用的效率。

3.2加大資金投入力度

針對(duì)目前事業(yè)單位內(nèi)開展的信息化建設(shè)總體水平低下的情況，應(yīng)該從財(cái)力、人力等方面給予支持。在實(shí)施的時(shí)候，應(yīng)該注明檔案管理信息化建設(shè)專項(xiàng)資金，與此同時(shí)，通過和社會(huì)上公司之間的合作，把社會(huì)上的技術(shù)人才、資源等引入單位的檔案管理工作當(dāng)中，這樣有利于促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

3.3完善城建檔案管理中的軟硬件設(shè)施

城建檔案管理需要人才、技術(shù)、資金、設(shè)備等方面的投入。為了盡快實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化檔案管理。檔案館應(yīng)加大資金投入，購置檔案數(shù)字化設(shè)備，融入外包所需經(jīng)費(fèi)。嚴(yán)格按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求成立專門檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并發(fā)布公告公開招標(biāo)。其次，對(duì)數(shù)字化加工設(shè)備和數(shù)字化加工人員等進(jìn)行安全保密的審核。同時(shí)對(duì)人員進(jìn)行不定期考核，對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行定期檢查。確保檔案管理數(shù)字化的基本面貌，并在此基礎(chǔ)上提升檔案管理質(zhì)量和效率，為檔案管理提供更加便捷、準(zhǔn)確、快速的數(shù)字化和信息化管理服務(wù)。

結(jié)語

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的全新時(shí)期，加強(qiáng)事業(yè)單位中的檔案管理能夠有效地提升事業(yè)單位工作的真實(shí)性和有效性，使事業(yè)單位中的檔案管理可以充分被利用。因此，事業(yè)單位首先要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，再結(jié)合實(shí)際建立完善的檔案管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，結(jié)合信息化網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息化的檔案管理工作，并加強(qiáng)高素質(zhì)的檔案管理人才的培訓(xùn)，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的工作模式，不斷推動(dòng)事業(yè)單位的改革和發(fā)展。

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