事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探究

杜蕾蕾

【摘要】隨著社會的高速發(fā)展，科學技術不斷進步，推動了社會信息技術飛速發(fā)展，社會對信息需求高速增長的社會現(xiàn)狀下，事業(yè)單位檔案管理工作顯得至關重要。提高檔案管理質(zhì)量，解決檔案管理工作中存在的問題是每個事業(yè)單位面對的難題。本文即結合多篇相關文章，對當下檔案管理工作存在的諸多問題進行綜述，并提出相應的處理方法，以期為事業(yè)單位更好地開展檔案管理工作提供理論依據(jù)。

【關鍵詞】事業(yè)單位檔案管理對策問題

引言

在當代社會中，檔案是各項事業(yè)歷史沿革的匯總，對未來工作的開展有著重要的指引作用，是事業(yè)單位實現(xiàn)更好發(fā)展的現(xiàn)實需求。在事業(yè)單位改革進程中，涉及到很多舊檔案的保管與新檔案的存檔整理，并且隨時可能需要查閱檔案以助推改革進程。在這樣的社會發(fā)展形勢下，事業(yè)單位要充分認識到檔案管理工作的重要性，及時發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的各種問題，積極采取各種措施來優(yōu)化檔案管理機制，不斷完善現(xiàn)有的檔案管理體系，以提升檔案管理的有效性。

1新形勢下檔案管理的重要性

檔案是社會組織及個人在政治、經(jīng)濟、軍事、科學、技術、文化等領域參與活動的歷史記錄，是反映社會活動的真實依據(jù)。首先，城建檔案作為城市建設及環(huán)境保護體系的重要內(nèi)容，能夠反映出一個城市的經(jīng)濟發(fā)展水平、人們的生活水平及對檔案管理工作的重視程度。其次，城建檔案管理水平也能夠反映城鎮(zhèn)居民素質(zhì)水平，體現(xiàn)了城市居民整體素質(zhì)。所以，城建工作在一定程度上能夠反映城市的社會問題。城建工作需要城市居民的自覺性。如果該城市居民普遍素質(zhì)較高，則城建工作者的工作質(zhì)量也相對較高。所以，城建檔案管理能夠增加城市經(jīng)濟效益和社會效益，節(jié)約城市建設管理成本。最后，城建檔案管理水平也能夠反映出城市整體管理水平。城市管理中提升居民生活水平是第一要務，而其中生活環(huán)境水平則是居民生活水平的重要部分。城建檔案管理水平就能夠間接體現(xiàn)城市管理水平。在經(jīng)濟全球化進程加快的新形勢下，城鎮(zhèn)化進程也逐步加快，這就對城建檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。優(yōu)化城建檔案管理模式，使城建管理工作與時俱進成為關系城市建設水平以及城市整體管理水平的重要途徑。

2事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1檔案管理模式信息化水平落后

目前，事業(yè)單位的檔案管理工作存在信息化水平較低、檔案管理模式落后的問題。實際檔案管理工作中，信息技術真實應用范圍仍然非常有限。同時，事業(yè)單位也缺乏數(shù)字化的檔案管理相關配置，很多事業(yè)單位都存在設備配置落后，信息化工作效率較低的現(xiàn)象，在硬件方面都沒有達到日常的檔案管理工作要求。也有一些偏遠地區(qū)的事業(yè)單位甚至都沒有專門的檔案室或是監(jiān)視設備，最基本的數(shù)字化硬件設施都未健全，在檔案管理模式自然還是應用傳統(tǒng)的管理模式，沒有現(xiàn)代化的技術應用，不僅會使事業(yè)單位的工作效率和工作質(zhì)量得不到提升，也會對事業(yè)單位的檔案管理工作產(chǎn)生安全性和完整性的威脅。除此之外，缺乏現(xiàn)代化的信息技術手段也會影響到檔案信息的收集和保存，繼而影響到檔案管理工作的執(zhí)行，檔案信息的完整性和真實性無法保障。

2.2檔案保管儲存不力

當前，事業(yè)單位大多還是運用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，紙質(zhì)檔案的管理很容易受到環(huán)境的影響，檔案管理保存不注意環(huán)境，最終導致紙質(zhì)檔案在潮濕的環(huán)境中發(fā)霉。有的檔案年代久遠很少翻看，容易被蟲蛀，這樣就會導致紙質(zhì)檔案被蛀蟲啃食變得殘缺不全，從而造成檔案內(nèi)容的毀壞，造成單位重要信息的丟失。事業(yè)單位對檔案管理的需要量很大，有的工作人員在翻找檔案的時候不注意對紙質(zhì)檔案的保護，有的紙質(zhì)檔案在保存的時候出現(xiàn)老化，用力翻看就會導致紙質(zhì)檔案紙張破損，造成檔案資料殘缺，從而直接影響到事業(yè)單位的工作。

3優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的工作路徑

3.1創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的工作模式

事業(yè)單位要積極的創(chuàng)新檔案管理理念，積極引進各類先進的管理理念和檔案管理技術，跟隨社會上由分散式管理向集中化管理的方向性改變；繼續(xù)加大檔案管理的信息化建設投入力度，不斷擴展檔案管理的內(nèi)容，更多地應用現(xiàn)代化的信息技術和網(wǎng)絡技術，改變檔案管理模式，創(chuàng)建檔案共享式平臺，不斷改善檔案信息的儲存、管理和收集的信息化，增強檔案安全的保護措施。同時，也要在日常的培訓工作中重視引導相關管理人員隨時借助計算機和信息化系統(tǒng)更新檔案信息，持續(xù)提高檔案收集與整理使用的效率。

3.2加大資金投入力度

針對目前事業(yè)單位內(nèi)開展的信息化建設總體水平低下的情況，應該從財力、人力等方面給予支持。在實施的時候，應該注明檔案管理信息化建設專項資金，與此同時，通過和社會上公司之間的合作，把社會上的技術人才、資源等引入單位的檔案管理工作當中，這樣有利于促進事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

3.3完善城建檔案管理中的軟硬件設施

城建檔案管理需要人才、技術、資金、設備等方面的投入。為了盡快實現(xiàn)信息化和數(shù)字化檔案管理。檔案館應加大資金投入，購置檔案數(shù)字化設備，融入外包所需經(jīng)費。嚴格按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求成立專門檔案數(shù)字化工作領導小組，并發(fā)布公告公開招標。其次，對數(shù)字化加工設備和數(shù)字化加工人員等進行安全保密的審核。同時對人員進行不定期考核，對相關設備進行定期檢查。確保檔案管理數(shù)字化的基本面貌，并在此基礎上提升檔案管理質(zhì)量和效率，為檔案管理提供更加便捷、準確、快速的數(shù)字化和信息化管理服務。

結語

在經(jīng)濟快速發(fā)展的全新時期，加強事業(yè)單位中的檔案管理能夠有效地提升事業(yè)單位工作的真實性和有效性，使事業(yè)單位中的檔案管理可以充分被利用。因此，事業(yè)單位首先要提高對檔案管理工作的重視程度，再結合實際建立完善的檔案管理制度，并嚴格執(zhí)行，結合信息化網(wǎng)絡進行信息化的檔案管理工作，并加強高素質(zhì)的檔案管理人才的培訓，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的工作模式，不斷推動事業(yè)單位的改革和發(fā)展。

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