捐贈檔案在利用中的問題及其對策

捐贈檔案是館藏檔案的一個組成部分，對豐富館藏資源，優化館藏結構，加深與國際國內各單位和個人的交流與合作，保存優秀歷史與文化，宣傳檔案工作、普及國民檔案意識等都有著積極意義。

上海市檔案館從1959年成立以來，除了接受屬于接收范圍內的單位移交檔案以外，還陸續征集國內單位和個人，甚至包括海外友人捐贈的檔案。但我館一般只注重征集捐贈檔案進館，對此類檔案入庫后的保管、鑒定、編研、利用考慮得不多，或根本沒有考慮過相關問題，在該類檔案提供利用過程中就發現相應問題。因為“收集、整理、保管、鑒定、檢索、統計、編研、利用”等檔案管理八大環節中，利用環節是檢驗其余各項工作的“試金石”。

1 捐贈檔案在利用中發現的問題

1.1 檔案保管問題

在捐贈檔案的利用過程中，發現有些捐贈檔案因保管不善，而出現發霉現象。造成這種現象可能的原因是：

1）相關捐贈檔案征集進館時沒有對其狀況進行檢查。

2）相關捐贈檔案征集進館時沒有對其進行消毒等處理。

3）相關捐贈檔案征集進館后，沒有定期對其狀況進行檢查。

1.2 檔案原件保護問題

在捐贈檔案的利用過程中，發現有些捐贈檔案是用鉛筆書寫的，年深日久后，字跡退化、脫落，難于辨認。造成這種現象可能的原因是：1）相關捐贈檔案征集進館時沒有對其狀況進行檢查。

2）沒有建立對館藏檔案狀況進行定期檢查的制度。

3）沒有建立對用鉛筆書寫檔案進行定期抽檢，發現問題及時搶救修補的制度。

1.3 檔案整理編目問題

在捐贈檔案的利用過程中，發現有些捐贈檔案未經整理，或有些捐贈檔案雖經整理，但只是初步整理，有不少錯漏，如擬寫檔案目錄時過于籠統，未標明檔案的具體內容;把檔案形成年份標錯;把不同年份形成的，應歸在不同案卷中的檔案裝訂在一起等。甚至有些捐贈檔案的目錄數據都還未被導入館藏資源數據庫，導致捐贈檔案在編研和利用時的不便。造成這種現象可能的原因是：

1）在檔案移交進館時，我館可以對擬進館檔案的立卷、編目、提出限制利用意見等進行檢查，如不符合相關規定的，我館可以要求檔案移交單位對擬進館檔案進行整改。但在捐贈檔案進館時，不可能以對檔案移交單位同樣的要求來要求檔案捐贈人，勢必要我館幫助檔案捐贈人對捐贈檔案進行整理編目等。由于進行檔案整理編目等需要時間，但不可能等把捐贈檔案征集進館后慢慢整理好，再辦理檔案捐贈手續，而是在捐贈檔案進館的同時就需要提供一份捐贈檔案目錄給檔案捐贈人。時間緊迫的關系，往往造成在捐贈檔案的整理編目上，會出現不少錯漏。

2）在捐贈檔案征集進館后，由于覺得在辦理檔案捐贈手續時，已經對捐贈檔案進行了初步整理和編目，已經提供了一份捐贈檔案目錄給檔案捐贈人了。捐贈檔案的整理編目已經有了一個初步的基礎了，且捐贈檔案的利用量較少，進一步的整理編目可以緩一緩，等有空時再進行。結果，這一緩，就一直緩到現在。

3）檔案整理編目的工作量較大，除了要對捐贈檔案進行初步整理編目外，還需對已移交進館的檔案進行進一步的編目，擬寫卷內文件目錄等。雖然現在已試行立卷歸檔方式的改革，試行以“件”為單位進行立卷歸檔，已經減輕了檔案整理編目，擬寫卷內文件目錄的工作量。但隨著國家不斷深入推進檔案工作改革，不斷增強各單位各部門的檔案法制意識，不斷規范檔案工作的各個環節，檔案移交單位數量比以前增多了，進館檔案數量也逐年增多，檔案整理編目的工作量不斷加大，面對捐贈檔案的整理編目就有些“心有余而力不足”了。

4）有些捐贈檔案的目錄數據還未被導入館藏資源數據庫，則是由于相關檔案工作部門之間沒有很好的銜接彼此的工作流程，或由于相關部門之間職責不清，導致捐贈檔案目錄數據導入工作出現了疏漏。

1.4 檔案開放鑒定問題

在捐贈檔案的利用過程中，發現絕大部分捐贈檔案的劃控標識都為“未劃控”，也就是未對絕大部分捐贈檔案進行過檔案開放鑒定。造成這種現象可能的原因是：

1）混淆“檔案形成時間”和“捐贈檔案進館時間”。因為按照《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和《中華人民共和國檔案法實施辦法》（以下簡稱《實施辦法》），檔案形成滿30年，就要對其進行開放鑒定，符合檔案開放條件并經相應程序批準，這些滿30年的進館檔案就可對社會開放，供大眾查閱利用。有些捐贈檔案形成的時間距今早已超過了30年，按照《實施辦法》的規定，早就應該對其進行開放鑒定。但有些人認為“檔案形成滿30年”是指捐贈檔案捐贈進館，才成為“檔案”，自捐贈檔案進館滿30年后，才需對其進行開放鑒定。

2）對移交進館且形成已滿30年檔案的開放鑒定一項就占據了檔案開放鑒定力量的全部，確實沒有余力再對捐贈檔案進行開放鑒定。且根據新《檔案法》（征求意見稿）的精神，將來檔案形成滿20年，就需進行開放鑒定，那檔案開放鑒定的工作量就更大了。

3）堅持傳統的“重保管”、“輕利用”的觀念，認為捐贈檔案可不對社會提供利用，或認為捐贈檔案的主要利用者是檔案捐贈人本人，所以無需對捐贈檔案進行開放鑒定。

4）出于保護著作權的需要。檔案館在征集捐贈檔案時，并沒有與檔案捐贈人簽訂相關檔案著作權轉讓協議，況且檔案捐贈人并不一定享有捐贈檔案的著作權。（1）根據《中華人民共和國著作權法》（以下簡稱《著作權法》）第二十一條，著作權利的保護期為作者終生及其死亡后50年。為了保護捐贈檔案著作權人的權利，除檔案已被著作權人發表的以外，即使捐贈檔案形成已滿30年，也不應對其進行開放鑒定，而應等捐贈檔案著作權利保護期限屆滿后再進行開放鑒定。因捐贈檔案可分為兩類：即著作權人已發表的和著作權人未發表的。假設檔案館在著作權利的保護期限未滿前就對形成已滿30年且著作權人未發表的捐贈檔案進行開放鑒定，并把可開放的捐贈檔案開放給公眾查閱，看起來符合《檔案法》和《實施辦法》的規定，實際上違反了《著作權法》的規定。檔案館等于是代替著作權人行使了作品的發表權，侵犯了著作權人依法享有的權利，造成損失的，就應承擔相應的法律責任，如停止侵害、消除影響、賠禮道歉、賠償損失等。（2）根據《著作權法》第二十二條，即使檔案館可以向公眾開放那些尚處于著作權利保護期限內，但形成已滿30年且已被作者發表的捐贈檔案，也應當指明作者姓名、作品名稱，并且不得侵犯著作權人依照《著作權法》享有的其他權利。（3）根據《財政部、發展改革委關于公布取消和免征一批行政事業性收費的通知》（財綜〔2013〕67號），取消了利用檔案收費。如允許利用者復制尚處于著作權利保護期限內的捐贈檔案，就會影響著作權人的權利，所以檔案館不得向公眾提供尚處于著作權利保護期限內的捐贈檔案的復制服務。

1.5 檔案“異質保存”、“異地備份”問題

在捐贈檔案的利用過程中，發現絕大部分捐贈檔案沒有進行過數字化，也沒有拍過縮微膠片，提供利用的就是捐贈進館的檔案原件。也就是說，對于捐贈檔案沒有考慮過“異質保存”、“異地備份”等問題。如果在保管和利用過程中，發生自然災害或人為損害，就會對捐贈檔案造成難以挽回或彌補的損失。造成這種現象可能的原因是：

1）認為捐贈檔案的數量、價值和移交檔案的數量、價值比起來，微不足道，甚至可以忽略不計，沒必要對捐贈檔案采取和移交檔案一樣的數字化或拍攝縮微膠片等方法進行保護。

2）移交檔案的數字化和縮微膠片拍攝工作已十分繁重，再無余力對捐贈檔案也進行數字化和縮微膠片拍攝工作。

3）存在麻痹大意和僥幸心理，認為自然災害和人為損害發生的概率幾乎為零，即使發生了自然災害和人為損害，因捐贈檔案所占館藏總量的比重很少，遭受損失的也只可能是移交檔案，所以無需對捐贈檔案進行數字化或縮微膠片拍攝等保護。

2 捐贈檔案出現問題的原因

2.1 不重視捐贈檔案

檔案館對捐贈檔案的重視程度不夠，沒有將捐贈檔案納入和移交檔案同樣的管理體系中，而是各項工作都以移交檔案為主。不重視捐贈檔案，可能是認為捐贈檔案的數量不多，價值不大，利用率不高等。

2.2 不了解、不熟悉檔案工作涉及的其他相關法律規定

從事檔案工作，不僅需要了解、熟悉檔案工作方面的法律法規，還需了解、熟悉其他各方面的法律法規，包括前文提到的《著作權法》、《物權法》、《民法通則》等。對檔案工作中涉及的其他法律法規不了解、不熟悉，在工作中必然會出現違反法律法規規定的情況，造成工作的疏漏，造成嚴重后果的還需承擔相應的法律責任。

2.3 沒有建立健全相應的制度，或沒有嚴格執行相應的制度

從利用過程中發現的問題來看，有些工作疏漏是由于沒有相應的規章制度可以遵循而導致的，而有些疏漏是由于沒有執行或沒有嚴格執行相應的規章制度而導致的。沒有嚴格執行相應的規章制度，可能是因為不了解、不熟悉相應的規章制度而導致的，也可能是因為相應的規章制度不具有操作性而采取變通的辦法執行相應的規章制度而導致的。

3 捐贈檔案出現問題的解決方法

3.1 重視捐贈檔案

移交檔案和捐贈檔案兩相比較，檔案館應當更加重視捐贈檔案。因為只有把捐贈檔案的工作做好，讓檔案捐贈人滿意，樹立好的口碑，才能吸引更多的單位和個人向檔案館捐贈檔案，使檔案館能不斷地豐富館藏資源，優化館藏結構，擴大檔案工作的影響，辦出水平和特色。

3.2 深入學習、研究檔案工作所需的法律知識

對檔案工作中涉及的“著作權”、“隱私權”、“肖像權”等各種法律問題以及新的《檔案法》（征求意見稿），采取“請進來”、“走出去”的形式，進行深入學習、研究和探討，以期弄懂、吃透相關法律的規定，并用來指導檔案工作。

作者簡介

吳夢玥（1982-），女，漢，江蘇省宜興市，主任科員，助理館員，大學本科，研究方向：檔案利用問題研究。