干部人事檔案管理問題和對策探討

肖映銘

摘 要：文章針對當(dāng)前檔案管理存在的問題，提出了做好檔案管理工作的對策。要認(rèn)真貫徹落實(shí)黨的十九大精神和新時(shí)代黨的組織路線，嚴(yán)格執(zhí)行《干部人事檔案工作條例》，深刻認(rèn)識檔案工作的重要性，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，完善檔案管理制度，推進(jìn)信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;存在問題;對策

檔案是人類社會發(fā)展過程的真實(shí)記錄，是一個(gè)無形資產(chǎn)，具有查考、宣傳教育、提供服務(wù)等重要價(jià)值。干部人事檔案是在干部人事管理活動中形成的，用以記錄和反映個(gè)人成長經(jīng)歷、德才品行、工作表現(xiàn)等的文檔資料。干部人事檔案工作是組織人事工作的重要內(nèi)容，也是堅(jiān)持公道正派地選人用人的重要基礎(chǔ)。

1 存在的主要問題

黨的十八大以來，各級組織人事部門認(rèn)真落實(shí)《干部檔案工作條例》，形成了組織部門牽頭抓總、有關(guān)部門各負(fù)其責(zé)、分級分類管理的干部檔案工作格局。各級組織人事部門和廣大干部檔案工作人員以對黨和人民的事業(yè)高度負(fù)責(zé)的精神，勤勤懇懇，兢兢業(yè)業(yè)，默默無聞地做了大量卓有成效的工作，取得了很大的成績。但是，也還存在一些問題不容忽視。筆者結(jié)合干部人事檔案日常管理工作實(shí)際，認(rèn)為檔案工作存在以下幾類問題應(yīng)引起重視。

1.1 隊(duì)伍“專業(yè)化”水平有待提高

主要表現(xiàn)在三個(gè)方面。其一是年齡結(jié)構(gòu)偏大，甚至是老弱病殘，工作熱情不高，抱著只是守好攤子，沒有丟失就行，不愿意主動學(xué)習(xí)新知識和新技能，只愿意從事簡單的庫房管理、查（借）閱等工作。其二是專業(yè)化程度不高，基層檔案管理工作人員很少有檔案專業(yè)的畢業(yè)生，專業(yè)知識缺乏，不熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識，對電子檔案的特點(diǎn)和管理缺乏必要的了解，導(dǎo)致檔案信息管理技術(shù)落后，自動化程度不高，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作信息化的發(fā)展。其三是身兼數(shù)職，尤其是在一些基層單位，檔案管理工作人員往往是身兼數(shù)職，或是認(rèn)為檔案工作不是自己的主要工作，或是苦于無“分身術(shù)”，只是捎帶著管一下，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

1.2 規(guī)范管理仍有“空白”

有些檔案工作人員政治素質(zhì)不高，對檔案工作的重要性理解和認(rèn)識不夠，工作責(zé)任心不強(qiáng)，簡化查閱、借閱程序，有些甚至不按照相關(guān)程序，出于私交為他人提供干部檔案查閱、借閱，以此方便來“賣人情、攢人脈”。有些檔案管理人員認(rèn)為存放長久的“老、殘、破、舊”檔案，其使用率不高便對其疏于管理，沒有及時(shí)整理、移交，為檔案的合理、有效利用埋下隱患。有些單位由于檔案場館建設(shè)、硬件設(shè)施不到位，缺少必備的一些硬件設(shè)施，或是沒有專用檔案室、閱檔室，或是檔案多、檔案室卻狹窄潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

1.3 信息化程度低

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案信息化管理迫在眉睫。在這樣的新形勢下，有些單位人事檔案管理工作仍然局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫都沒有建立，管理的重心還是實(shí)體管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理還是一句口號，很多工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。這種管理方式的封閉、管理制度的陳舊、管理手段的落后勢必影響發(fā)展與用人機(jī)制，以只爭朝夕的精神去健全和完善人事檔案信息化管理工作時(shí)不我待。

2 相應(yīng)的對策

筆者認(rèn)為，造成以上問題的原因既有主觀層面的，也有客觀層面的。一是主觀認(rèn)識程度不高的問題。有些單位領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理崗位當(dāng)作“閑職”，認(rèn)為不是單位主要業(yè)務(wù)科室，不需要什么專業(yè)知識，松懈對待。也有人個(gè)人心理作怪，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)默默無聞、枯燥無味、進(jìn)步空間有限的崗位，存在混日子、“得過且過”的僥幸心理，能應(yīng)付就應(yīng)付，能推則推。也有的因長期工作在檔案管理崗位卻得不到領(lǐng)導(dǎo)和同事的“看重”，挫傷了積極性，存在著“無欲無畏”的工作心理，不擔(dān)當(dāng)、不作為。二是客觀上因資金投入不足，無法落實(shí)專用檔案庫室，更談不上檔案工作信息化。

2.1 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

人才是第一生產(chǎn)力。新形勢下，人才的爭奪愈演愈烈。管理人員是干部人事檔案管理的主要參與者，他們的素質(zhì)直接影響了干部人事檔案工作的水平。我們要不拘一格降人才，不僅從高校中挖掘，還要從生活中發(fā)現(xiàn);既要爭奪人才，也要進(jìn)行嚴(yán)格篩選，做到寧缺毋濫;既要引進(jìn)新的專業(yè)人才，也要注重對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，使其緊握時(shí)代脈搏、緊跟時(shí)代潮流，掌握檔案管理最新理論、最新技能;既要加強(qiáng)對檔案管理人員的嚴(yán)格管理，更要加強(qiáng)對他們的政治關(guān)愛，努力建設(shè)一支政治堅(jiān)定、業(yè)務(wù)精通、愛崗敬業(yè)、嚴(yán)守紀(jì)律的高素質(zhì)干部檔案工作隊(duì)伍。

2.2 完善管理制度

無規(guī)矩不成方圓。做好人事檔案管理工作，就要不斷完善制度，提高新時(shí)期干部人事檔案管理質(zhì)量。要嚴(yán)把“收集關(guān)”，對材料不齊、手續(xù)不全、缺少蓋章簽字、內(nèi)容填寫不規(guī)范的堅(jiān)決要求整改;對來源不明、內(nèi)容涂改、材料存疑的堅(jiān)決退回。要嚴(yán)把“審核關(guān)”，建立常態(tài)化檔案審核工作機(jī)制，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。要嚴(yán)把“查閱關(guān)”，認(rèn)真履行查（借）閱干部人事檔案審批制度，確保檔案信息安全。要制定干部任前檔案審核辦法，明確“誰來審”“審什么”“怎么審”，多方會審聯(lián)簽，對情況清楚、符合條件的人員，進(jìn)入任免程序;發(fā)現(xiàn)問題一律先調(diào)查核實(shí)清楚再進(jìn)入后續(xù)程序，切實(shí)發(fā)揮干部人事檔案在干部選拔任用工作中的“預(yù)警器”作用。

2.3 推進(jìn)數(shù)字建設(shè)

《干部人事檔案工作條例》和全國干部人事檔案工作會議新精神新要求，明確增加了檔案信息化建設(shè)和信息資源開發(fā)。各有關(guān)部門必須要高度重視，樹立加強(qiáng)人事檔案信息化管理的緊迫意識，推進(jìn)人事檔案信息化發(fā)展的速度，逐步建立與現(xiàn)代化發(fā)展相適應(yīng)的人事檔案信息化管理工作機(jī)制。人事檔案管理人員也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)、新理念，更新服務(wù)觀念，善于運(yùn)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，適應(yīng)新的服務(wù)需求。

3 結(jié)束語

我們要始終堅(jiān)持以習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹落實(shí)黨的十九大精神和新時(shí)代黨的組織路線，嚴(yán)格執(zhí)行《干部人事檔案工作條例》，繼續(xù)發(fā)展愛崗敬業(yè)的優(yōu)良傳統(tǒng)，以良好的精神狀態(tài)，扎實(shí)工作，大膽創(chuàng)新，在持續(xù)推動干部人事檔案工作科學(xué)化制度化規(guī)范化上下功夫，全面提升新時(shí)代干部人事檔案工作質(zhì)量和水平，更好地服務(wù)廣大干部人才、服務(wù)黨的建設(shè)新的偉大工程、服務(wù)新時(shí)代中國特色社會主義偉大事業(yè)。

參考文獻(xiàn)

[1]林彥婷.機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理思考[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技，2015（19）：115-116.

[2]苗菁.新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（1）：165.