檔案管理在林場管理工作中的作用探討

袁亞蘭

摘 要：檔案管理工作是林場管理工作中的一項重要環(huán)節(jié)，與林場整體管理效果息息相關(guān)。檔案管理不僅記錄著林場的歷史變化，而且檔案資料為整個林場的規(guī)劃設(shè)計、長遠(yuǎn)發(fā)展提供基本依據(jù)，為打造現(xiàn)代化、專業(yè)化林場作出貢獻(xiàn)。現(xiàn)如今多數(shù)林場已逐漸意識到檔案管理工作的重要性，以下內(nèi)容將立足于現(xiàn)代林場管理工作現(xiàn)狀，分析檔案管理工作對林場發(fā)展的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理：林場管理工作;管理技術(shù)

隨著林業(yè)的不斷發(fā)展和林場場地的推進(jìn)，檔案資料管理工作在林場管理中的重要地位逐漸突顯。現(xiàn)代社會中信息傳遞速度加快、信息數(shù)量越來越龐大，檔案管理工作更是不容忽視。檔案管理工作如何才能推進(jìn)林場管理順利進(jìn)行，為林場的長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)，支撐林場高效性工作，成為林場管理工作考慮的重要問題。

1 林場檔案管理工作的發(fā)展與變革

1）前階段檔案管理工作不被重視。過去很長一段時間林場檔案管理工作不受重視，工作內(nèi)容主要是手寫記錄，負(fù)責(zé)記錄的人員未曾經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，管理技能和專業(yè)水平處于較低水平。多數(shù)檔案都存在記錄不詳細(xì)、記錄有偏差甚至錯誤的情況，使得檔案記錄內(nèi)容參考性不強(qiáng)，從而進(jìn)一步影響林場管理工作的順利進(jìn)行。另外，在工具方面多為人工操作，現(xiàn)代化的儀器設(shè)備投入使用率不高，整體檔案管理工作效率低下。林場日后發(fā)展需要以檔案資料為參考，規(guī)劃整體發(fā)展情況，但由于檔案資料不具有參考性，往往使得林場長遠(yuǎn)發(fā)展受阻。縱觀前期檔案管理工作存在的問題有管理結(jié)構(gòu)不明確、設(shè)備落后、效率低下、檔案資料整理存在誤差以及管理人員工作能力較低等等。

2）現(xiàn)階段檔案管理工作趨向現(xiàn)代化發(fā)展。隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展和人們意識的提高，各行各業(yè)都意識到檔案管理工作的重要性，開始投入精力研究如何促進(jìn)檔案管理工作的開展。過去檔案資料以紙質(zhì)檔案為主，科技水平的提高為電子檔案的出現(xiàn)創(chuàng)造了可能性，電子檔案憑借方便快捷、簡單易操作、更符合現(xiàn)代工作要求的特點深受林場管理人員歡迎。在設(shè)備與工具方面，掃描儀、網(wǎng)絡(luò)連接工具、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)投入使用，使得檔案管理工作效率大幅度提升[1]。必要的員工培訓(xùn)使得管理人員的專業(yè)和技能也得到鍛煉，檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)，不論是檔案的參考性還是規(guī)范程度都得到了最基本的保障，林場管理和發(fā)展工作有參考依據(jù)可尋，行業(yè)內(nèi)部發(fā)展更加現(xiàn)代化，順應(yīng)時代發(fā)展的要求。

2 檔案管理工作對林場發(fā)展而言的重要意義

1）檔案資料是林場歷史變革的重要參考依據(jù)。檔案是林場歷史發(fā)展中的人為產(chǎn)物，其中記錄著林場在各個歷史時期的發(fā)展情況和變革，是后期研究以前林場發(fā)展情況的重要資料。歷史久遠(yuǎn)的林場現(xiàn)存檔案資料以手寫為主，將林場的建立與發(fā)展財務(wù)情況、創(chuàng)新與改革客觀真實地記錄下來，小到苗木的購入，大到林場內(nèi)部資料都包含在檔案資料記錄之中。由此可見檔案管理工作對于現(xiàn)代林場發(fā)展而言具有促進(jìn)作用，不論是上級領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理工作人員都正確認(rèn)識檔案的重要性，把握保護(hù)過去檔案、精準(zhǔn)記錄當(dāng)代檔案的工作原則，做好檔案管理工作，為林場發(fā)展提供強(qiáng)有力的參考依據(jù)。在檔案管理工作上堅持工作原則，在各個級別做好記錄，逐級進(jìn)行審查，并嚴(yán)格記錄檔案的查閱情況，保留最原始的檔案資料，提供最真實的數(shù)據(jù)。

2）檔案資料是林業(yè)單位的一項寶貴資產(chǎn)。林業(yè)發(fā)展各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生信息，需要進(jìn)行檔案記錄，形成資料，所以國有林場的檔案資料包括財務(wù)記錄檔案資料、經(jīng)營管理活動檔案資料、資源檔案資料等等。在國有林場的發(fā)展過程中，檔案資料發(fā)揮著不可替代的作用，甚至影響林權(quán)換證，林場的檔案資料受到法律保護(hù)[2]。由此可見，檔案資料是林場單位不可丟失的寶貴資產(chǎn)，各個部門和各級人員都有責(zé)任輔助檔案管理工作的進(jìn)行并對檔案進(jìn)行保護(hù)。如果說林木資源屬于林場的有形資產(chǎn)，生態(tài)效益和可持續(xù)發(fā)展屬于林場的無形資產(chǎn)，那么檔案資料應(yīng)該屬于林場的物質(zhì)文化資產(chǎn)，在保護(hù)林場的無形資產(chǎn)和有形資產(chǎn)方面發(fā)揮其獨特作用。

3 林場檔案管理工作的基本原則

既然檔案管理工作對于林場發(fā)展而言具有特殊意義，那么檔案管理工作應(yīng)該從促進(jìn)林場整體發(fā)展出發(fā)，在保障林場整體管理工作順利進(jìn)行的前提下合理安排檔案管理工作。管理人員在管理檔案時應(yīng)遵循以下原則。

1）安全第一原則。檔案管理的首要任務(wù)是安全，遵循安全第一原則是為了約束個人行為，保障檔案資料的安全性。首先，紙質(zhì)檔案存放地應(yīng)該保證通風(fēng)、干燥，避免出現(xiàn)火災(zāi)引燃檔案庫。其次嚴(yán)格規(guī)范檔案庫出入原則，做好讀取檔案記錄，防止有心人泄露檔案資料。電子檔案則需要技術(shù)人員建立林場內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，形成完整的網(wǎng)絡(luò)體系，方便相關(guān)人員讀取檔案資料，同時加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防備系統(tǒng)建設(shè)，避免病毒、木馬侵入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，盜竊檔案資料。

2）檔案合理分類原則。林場檔案資料涉及林場各個部門和發(fā)展的多個環(huán)節(jié)，所以對檔案進(jìn)行合理的分類歸納可提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案資料的充分利用。檔案資料的分配可以圖像、視頻、文字為區(qū)分，也可以林木資源檔案類型、財務(wù)輸出記錄檔案類型為區(qū)分，建立全方位、多種類的檔案資料庫。同時，也應(yīng)該加強(qiáng)開發(fā)和研究，探究更專業(yè)的設(shè)備，實現(xiàn)檔案自動分配，提高整體工作效率，目前已出現(xiàn)可以實現(xiàn)檔案自動分配的系統(tǒng)，相關(guān)林業(yè)部門可以引入使用，在使用過程中更新設(shè)備，實現(xiàn)設(shè)備現(xiàn)代化[3]。

4 關(guān)于林場檔案管理工作的思考與反思

基于檔案管理工作對于林場發(fā)展的重要作用而言，為實現(xiàn)檔案管理工作更上一層樓，目前林場的檔案管理工作應(yīng)做出以下幾點改變。

1）樹立管理意識，完善管理制度。作為一名檔案管理工作人員管理意識十分重要，管理意識是檔案管理工作人員高效完成檔案管理工作的內(nèi)部指引力。為了使得檔案管理工作具備足夠的管理意識，不僅需要管理人員的主觀意識，林場的培訓(xùn)工作也是必不可少的。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該主要針對管理人員的意識層面，幫助管理人員樹立嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)的管理意識，以一絲不茍的工作精神為個人發(fā)展方向，做好檔案管理的準(zhǔn)確和規(guī)范。為了約束管理工作人員和其他讀取檔案資料的人員行為，應(yīng)該建立一套健全完善的管理制度，要求工作人員以專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求自己，規(guī)范個人行為，保證檔案資料的安全和充分利用。

2）規(guī)范操作流程，保障管理工作順利。紙質(zhì)檔案資料在傳閱過程中經(jīng)由多方人員，極有可能造成檔案泄露。即便是電子檔案，查閱過程中也有可能因操作不當(dāng)造成檔案的缺失或是泄露，這就需要加強(qiáng)對人員的操作培訓(xùn)，規(guī)范操作流程。紙質(zhì)檔案在傳閱過程中應(yīng)注意輕拿輕放、盡可能避免將檔案資料取出檔案庫，進(jìn)入檔案庫時禁止攜帶水、火種等有可能損壞檔案的物品。電子檔案在查閱時應(yīng)該遵循即看即查，規(guī)范退出內(nèi)部系統(tǒng)，正常關(guān)閉電腦，防止因非正常形式關(guān)閉電腦造成檔案上傳失敗的情況出現(xiàn)。通過規(guī)范相關(guān)人員在分享、查閱檔案資料中的行為，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。

5 結(jié)束語

通過以上論述可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作是推動林場正常經(jīng)營活動的一大驅(qū)動力，加強(qiáng)檔案管理工作應(yīng)該堅持工作原則，從科學(xué)、規(guī)范的角度出發(fā)安排管理工作。相關(guān)管理人員也應(yīng)提升自身工作能力，以應(yīng)對這一關(guān)鍵任務(wù)，提升工作效率和工作準(zhǔn)確率，在其位謀其事，使檔案管理工作在推動林場發(fā)展與創(chuàng)新中發(fā)揮作用。

參考文獻(xiàn)

[1]戴鑫.檔案管理在林場管理工作中的作用[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報，2018（29）：227.

[2]薛艷秋.淺析檔案管理在林場管理工作中的作用[J].科技展望，2017，27（19）：227.

[3]王偉妙.新時期下國有林場檔案管理工作的問題及策略[J].卷宗，2018（20）：73.