基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

摘 要：隨著信息化的普及，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用越來越廣泛，給人們的工作帶來了極大便利。醫(yī)院作為國(guó)家的重要機(jī)構(gòu)，檔案管理是這個(gè)機(jī)構(gòu)的重要構(gòu)成部分，涉及面非常廣。對(duì)于目前醫(yī)院檔案管理當(dāng)中存在的不足之處，必須要認(rèn)真分析和對(duì)待，并采取科學(xué)合理的管理措施，來提升檔案管理工作水平。本文主要探討了基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的主要策略。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;醫(yī)院;檔案管理

信息化時(shí)代的全面到來給各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域都注入了新鮮的活力。醫(yī)院要把握好這一基于，加快信息化建設(shè)，才能全面提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量與水平。現(xiàn)如今醫(yī)院檔案管理當(dāng)中仍舊存在許多問題，嚴(yán)重影響了醫(yī)院的整體管理水平。所以，必須要盡快引入先進(jìn)的新鮮技術(shù)，創(chuàng)造自動(dòng)化辦公環(huán)境，才能促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1 辦公自動(dòng)化環(huán)境下給醫(yī)院檔案管理帶來的影響

其一，提高工作效率。檔案工作繁瑣復(fù)雜，需要經(jīng)歷分類、歸檔、編目等各個(gè)環(huán)節(jié)，醫(yī)院檔案工作涉及面更廣，例如病歷、財(cái)務(wù)以及人事等。假如在檔案管理當(dāng)中采用辦公自動(dòng)化模式，能夠有效減輕檔案管理人員的工作量，全面提高工作效率。其二，辦公自動(dòng)化環(huán)境給檔案管理人員帶來了挑戰(zhàn)。處于辦公自動(dòng)化環(huán)境下，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足工作需求，檔案管理工作需要融入更多技術(shù)性辦法。因此，檔案管理人員必須要掌握大量的信息技術(shù)。只有這樣才能充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化的功能和價(jià)值。其三，可以實(shí)現(xiàn)資源共享，方便信息傳遞。檔案存儲(chǔ)較為分散，但是信息技術(shù)不受時(shí)間與空間的約束，使用辦公自動(dòng)化之后醫(yī)院可以高效查詢并獲取自己需要的醫(yī)學(xué)資料，這在一定程度上擴(kuò)大了辦公領(lǐng)域，能夠有效推動(dòng)醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理中存在的不足

2.1 電子檔案的保密性與安全性較低

處于辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理工作在開展流程當(dāng)中，主要依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成收集、整理和存儲(chǔ)檔案信息工作，電子檔案的保密性與安全性有可能被破壞。首先，對(duì)于保密性方面來說，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，許多不法分子通過木馬程序非法侵入檔案網(wǎng)站盜取檔案信息，以此來實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)。所以醫(yī)院電子檔案的保密性會(huì)逐漸降低。其次，安全性方面。目前大部分醫(yī)院在開展檔案管理工作的時(shí)候，都采取把患者的檔案信息和材料通過數(shù)據(jù)的方式寄存在電子存儲(chǔ)設(shè)備當(dāng)中。但是一旦網(wǎng)絡(luò)或者電子存儲(chǔ)設(shè)備遭到破壞，就會(huì)致使檔案信息損壞或者永久丟失。如果相關(guān)工作人員沒有備份檔案信息，那么就會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作的順利開展，也會(huì)給患者帶來傷害，使醫(yī)院的整體形象遭到破壞。

2.2 檔案管理人員綜合素養(yǎng)不高

處于辦公自動(dòng)化情況下的檔案管理工作，要求工作人員必須要掌握各項(xiàng)先進(jìn)的信息技術(shù)，才能確保檔案管理工作順利開展。但是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中的多數(shù)老員工，在工作當(dāng)中依然采用傳統(tǒng)的管理模式。大部分員工對(duì)現(xiàn)代電子檔案管理方式還不熟悉，必須要對(duì)其加強(qiáng)各方面的培訓(xùn)。然而有的醫(yī)院不重視對(duì)檔案管理職工的培訓(xùn)工作，這不利于檔案管理工作的順利開展。

2.3 醫(yī)院檔案管理缺少規(guī)范性

醫(yī)院檔案管理的辦公自動(dòng)化給員工工作帶來了較大便利，但也衍生出許多新的問題。究其原因主要是因?yàn)闄n案管理缺少嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)的管理模范。首先，缺乏健全的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。目前，大多數(shù)醫(yī)院對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的軟件投入不大，致使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還不健全，辦公自動(dòng)化水平無法得到全面提升，從而影響了醫(yī)院檔案管理水平的提升。其次，缺少健全的信息化管理制度。目前，大部分醫(yī)院檔案的信息化仍舊處于初級(jí)階段，缺少健全的軟硬件設(shè)施，同時(shí)電子檔案的存儲(chǔ)也缺少?gòu)?qiáng)有力的保障，患者的病歷資料非常容易被泄露。雖然醫(yī)院對(duì)醫(yī)院檔案管理也投入了相應(yīng)的資金，但因?yàn)椴荒芙ㄔO(shè)醫(yī)院辦公高級(jí)自動(dòng)化的成熟檔案管理系統(tǒng)，軟硬件配套之間存在較大差異，致使其不能建立高效的醫(yī)院檔案管理平臺(tái)。

3 提高辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理水平的具體措施

3.1 建立完善的醫(yī)院檔案管理體系

要想提升醫(yī)院檔案管理水平，就必須要根據(jù)醫(yī)院檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式。認(rèn)真識(shí)別歸檔材料，保證檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確。制定科學(xué)合理的檔案管理制度，及時(shí)修改與完善不符合實(shí)際情況與不能滿足社會(huì)大戰(zhàn)需求的規(guī)定，明確管理方針與管理目標(biāo)以及具體的工作流程，明確管理人員的工作內(nèi)容和職責(zé)，確保檔案管理工作可以按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)開展。這樣以來能夠加強(qiáng)各部門之間的交流和聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，從而提升檔案管理水平和質(zhì)量。

3.2 加快醫(yī)院檔案信息化管理步伐

其一，檔案管理人員必須要從內(nèi)心深處意識(shí)到自動(dòng)化辦公環(huán)境的建設(shè)和信息化建設(shè)二者之間的關(guān)系，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)來加快自動(dòng)化環(huán)境的建設(shè)。其二，建立一個(gè)安全性較高的醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，防止由于病人資料外泄而帶來的醫(yī)療糾紛。其三，把信息技術(shù)運(yùn)用到病例管理工作當(dāng)中。把病例進(jìn)行科學(xué)合理的分類，詳細(xì)到某個(gè)科室以及常見的病癥等，只有這樣才能保證檔案管理工作質(zhì)量。

3.3 采取多重防護(hù)措施保證檔案信息安全

處于辦公自動(dòng)化環(huán)境的檔案管理工作，雖然不用擔(dān)心紙質(zhì)文件載體易損壞以及丟失的問題，但是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，檔案資料信息比較敏感，必須在檔案的管理工作中加大網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施力度，保證患者的個(gè)人信息以及醫(yī)院機(jī)密文件的安全。所以在建設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的時(shí)候，必須要才能各種防護(hù)措施。其一，積極采納網(wǎng)絡(luò)安全專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)和企業(yè)的相關(guān)建議，使用網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)屏障強(qiáng)大的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。依靠專業(yè)的防火墻來避免網(wǎng)絡(luò)攻擊以及一些非法入侵。其二，創(chuàng)建科學(xué)合理的檔案資料安全分級(jí)管理機(jī)制。根據(jù)相關(guān)級(jí)別崗位工作人員的工作性質(zhì)以及工作需求，在一定范圍內(nèi)給予其訪問權(quán)限。其三，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)平臺(tái)，要確保身份認(rèn)證以及權(quán)限管理系統(tǒng)健全、合理，在加強(qiáng)檔案信息資源共享工作的同時(shí)保證系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。

3.4 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力

目前我國(guó)多數(shù)檔案管理部門人員有著豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，但是受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛，其綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力等方面都存在不足。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)越來越成熟，醫(yī)院檔案數(shù)量逐漸增加，對(duì)檔案人員的綜合素質(zhì)和能力提出了更高的要求。因此，醫(yī)院必須要高度重視人才隊(duì)伍的建設(shè)工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，在提升其綜合素質(zhì)的同時(shí)確保其能夠熟練掌握信息化管理系統(tǒng)。其一，做好招聘工作。不能一味的追求高學(xué)歷，要真正認(rèn)識(shí)到能力的重要作用，上崗之前要對(duì)工作人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，保證每位員工都能夠意識(shí)到自己擔(dān)負(fù)的責(zé)任和職能。其二，加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)力度，為其提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和廣闊的發(fā)展平臺(tái)，讓他們每天都能夠收獲知識(shí)，增長(zhǎng)見聞，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升綜合素質(zhì)和能力，才能滿足辦公自動(dòng)化環(huán)境的具體需要。

綜上所述，處于快速發(fā)展的新時(shí)期，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也實(shí)現(xiàn)了突飛猛進(jìn)的發(fā)展勢(shì)態(tài)，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛運(yùn)用，給人們的工作與生活帶來巨大便利。醫(yī)院作為國(guó)家衛(wèi)生事業(yè)的重要機(jī)構(gòu)之一，做好檔案管理有著極其重要意義，因此，必須要加強(qiáng)自動(dòng)化技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，才能科學(xué)合理的利用醫(yī)院資料，提升醫(yī)院的整體管理水平和質(zhì)量，從而推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)朝著更高、更遠(yuǎn)的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

李威，男，漢族，碩士，江蘇省淮安市，從事醫(yī)院科研管理。