事業單位檔案數字化建設路徑分析

劉素云

摘 要：事業單位檔案管理的信息化與數字化建設是新時代背景之下，全方位提升單位辦事效率的有效舉措之一。檔案管理的數字化能夠有效促進單位與社會對檔案進行合理化利用，進而促進單位管理能力的提升。本文主要對檔案數字化的重要影響進行探討，并提出現實存在問題的可行性對策，希望可以給廣大事業單位提供有效的檔案管理思路借鑒，以促進新時代事業單位的自身發展。

關鍵詞：事業單位;檔案數字化;管理;建設

影響事業單位檔案的數字化管理建設的原因是多方面的，而經過對比分析之后我們發現存在于多個事業單位的共性原因有以下幾點：檔案管理制度不健全，資金設備技術等有所欠缺，工作人員檔案管理專業素質較差。這些原因在各個上市單位當中普遍存在，對于檔案管理的數字化建設有著十分巨大的阻礙作用，因此想要建設數字化檔案首先就需要解決這幾大問題。

1 數字化檔案建設的必要性

1）符合社會發展趨勢。事業單位與一般企業單位不同，它除了作為經濟市場當中的一個主體之外，還在社會當中履行一定的特殊職能，并且與當地的經濟發展與社會建設息息相關。事業單位的信息化水平提高能夠有效提升該單位的辦事效率，從而提升事業單位對于社會發展和經濟發展的貢獻度，并最終方便人民，提高整體生活條件?；诖耍ㄔO數字化的檔案是事業單位對經濟、對社會、對人民負責的要求，也是符合社會發展趨勢和人民期望的事情。有效率的檔案管理能夠促使事業單位為社會各界提供更好的職能服務，在提升服務質量和服務效率的同時又能夠減少本單位人員的工作壓力，具有較大的社會效益。

2）提升管理水平的需求?，F代化的科學技術發展給事業單位檔案數字化提供了可能性，在外界諸多單位都開始采用深入的信息化數字化檔案管理情況下，事業單位需要有跟得上時代的精神，不能作為時代浪潮下的被迫前行者，而應該成為主動出擊者。建立數字化信息檔案管理首要的任務是建立一個溝通群眾和事業單位群的信息化平臺，通過平臺為民眾服務、與各個相關部門進行溝通，這樣的整合一方面方便了群眾，另一方面也使得事業單位群在平臺作用下進行信息整合，迅速發現服務灰色地帶，擴大服務范圍，改善服務質量。

3）檔案管理效率提升的需求。檔案管理數字化的最直接影響是對于管理檔案的工作人員來說能夠用更少的精力做更多、質量更好的工作。計算機的高效運算和數據處理能力是人力遠不能及的，除此之外計算機的運算也能夠避免人為工作當中的主觀性失誤，并且帶來額外的查閱功能，綜合來說降低原有的檔案管理工作成本，提升整體檔案管理效益。

2 當前事業單位檔案數字化存在的問題

檔案管理的數字化是指通過技術手段，例如紙張掃描、電子檔案存儲、檢索功能完善等達到無紙化管理檔案的目的。事業單位檔案進行數字化之后能夠進行高效的調用，但是就現在的情況看來建設過程當中還存在著比較突出的幾項問題。

1）資金、設備、技術有所欠缺。資金、設備是進行數字化檔案管理的基礎，而技術則是實現數字化的必要手段。當這三個基礎性建設要素欠缺時，檔案的數字化建設將無法實現。部分事業單位的管理層人員對于檔案的數字化建設管理不夠重視，不能給予該項工作足夠的支持，具體表現為沒有充足的建設資金投入、未采用適合數字化檔案管理工作的設備，對于具有相關技術的工作人員不夠重視，導致在數字化檔案建設的過程當中困難重重。

2）檔案管理制度不夠完善。制度的建設是一項工作開展的綱領性基礎，相關制度的缺失是最關鍵的影響因素，沒有制度為前提，檔案管理數字化建設工作就無法展開。事業單位所制定的檔案管理制度一般而言是針對傳統的檔案管理方式進行的，要想進行數字化建設則必須在原有基礎上繼續完善建設檔案建設數字化的相關制度，明確檔案管理當中的每一步人員職責和權利。在當前已有的制度之下，人員分工不明導致嚴重的工作懈怠、工作流程不清導致責任相互推諉、新技術的使用得不到制度層面的支持導致該項工作永遠只能停留在表面。

3）相關人員專業素養需要提高。目前事業單位從事檔案管理的人員大部分是按照傳統的方法進行檔案管理，即使仍舊需要技巧和專業知識，但是不能很好地與數字化檔案建設相契合。事業單位的檔案管理工作者是最后一項數字化建設工作的首要支持著和發動者，因此工作人員首先需要學習數字化檔案管理建設的相關技能。另外在已有的工作人員隊伍中，存在著一批不思進取、不愿改變現狀的人，需要對這些人進行思想上的教育，培養他們的創新思想和責任態度，同時隊伍里也應當注入新鮮血液。

3 實現事業單位檔案管理數字化建設的應對方法

在我們步入一個以大數據和數字化、信息化技術為主進行科技創新的新時代，檔案管理的數字化是順應時代和社會發展的必然趨勢，在這樣的大背景之下，一味遵循傳統的事業單位只會在新時代的浪潮之中不斷被裹挾前行，而不能找到自身適合的發展方式，在時代不斷發展的過程中取得有效利用發展成果，成為更加有效率、更加現代化的事業單位。為了避免上述情況發生，需要對事業單位檔案進行有計劃的數字化開發建設，提高檔案的利用率，強化事業單位的服務能力。

1）完善事業單位檔案數字化建設相關制度。制度建設是檔案數字化建設的基礎，想要切實地進行該項工作，首要條件是完善好相關制度。作為事業單位的管理層人員，應當具有前瞻性的眼光，即時轉變自身思想認識，給予檔案數字化高度重視，對于建設當中所需的資金、設備、人員等給予高度關注，保證建設過程中不出現資源缺失導致的停擺問題。另外在制度完善過程中還應當明確數字化的檔案管理流程和職責，從制度層面給予數字化檔案建設指導性意見。

2）積極運用現代化技術。事業單位的檔案數字化建設工作的每一步都需要現代化信息技術的支持，在我國信息化技術發展成果頗豐的基礎之上，事業單位可以利用信息化發展成果，幫助本單位進行檔案管理的數字化建設。需要注意的是，事業單位的檔案管理需要更高的保密性和信息安全性，因此在應用信息化技術進行工作建設的過程當中，應當密切結合本單位的檔案特征建立管理信息系統，通過系統化建設保障信息安全與信息共享的功能。

3）人才培養。事業單位檔案的數字化建設是一項嶄新的工作，要求原有人員進行專業知識和技能的重新學習，出需要對本職工作的相關知識深入掌握之外，還需要對計算機技術有所了解，保證在日常工作當中能夠熟練操作、進行簡單的故障修復。人員的信息安全教育與工作責任感教育也十分重要，對于相對容易泄露的電子化信息，需要有高度安全意識與高度職業道德的人進行管理。

4 總結

事業單位的檔案數字化建設是一項勢在必行的工作，這項工作是在現代化背景下提升事業單位服務效率，擴大社會效益的重要工作。建設數字化檔案需要制度層面的不斷完善、物質層面的支持以及人才和技術層面的建設。落實相關解決措施，必然能夠對檔案數字化管理有重要的推動作用。

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