如何強(qiáng)化新生兒疾病篩查檔案管理探討

高雅

摘 要：檔案管理工作是疾控中心整體工作中不可缺少的一部分。各科室及時(shí)收集整理業(yè)務(wù)檔案，進(jìn)一步對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合形成完整的工作信息，可為疾病防控決策提供有價(jià)值的參考依據(jù)。如果能夠推進(jìn)檔案的信息化管理建設(shè)，提高檔案管理的有效性、時(shí)效性，發(fā)揮檔案信息的最大價(jià)值，將極大地促進(jìn)疾病防控事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新生兒;疾病篩查;檔案管理

疾控檔案是指在疾病預(yù)防及控制活動(dòng)的過(guò)程中形成的具有保存利用價(jià)值的，如調(diào)查資料等檔案文件。疾病檔案的管理水平高才能保證資料的準(zhǔn)確性、可靠性以及真實(shí)性，才能在疾病防控中體現(xiàn)出重要的應(yīng)用價(jià)值。

1 開(kāi)展新生兒疾病篩查檔案信息管理工作內(nèi)容

為貫徹落實(shí)《母嬰保健法》，降低殘疾兒童發(fā)生率，提升人口素質(zhì)，開(kāi)展新生兒疾病篩查是一項(xiàng)有效措施。通過(guò)對(duì)新生兒健康存在嚴(yán)重危害的遺傳性疾病、先天性疾病開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，為早期診斷、治療提供相關(guān)的醫(yī)療、技術(shù)信息。篩查工作開(kāi)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是新生兒疾病篩查檔案管理工作，為提升、規(guī)范檔案信息管理工作，我們將其劃分為三類(lèi)：1）包括對(duì)新生兒實(shí)施疾病篩查基本信息的錄入規(guī)范、檢測(cè)報(bào)告結(jié)果等的檔案管理;2）包括陽(yáng)性確診病例和診治過(guò)程、可疑病例召回復(fù)查等的檔案管理;3）與濾血片入庫(kù)保存相關(guān)的檔案管理。通過(guò)采用計(jì)算機(jī)對(duì)新生兒疾病篩查檔案實(shí)施管理，利用其存儲(chǔ)功能以光盤(pán)形式將檔案存儲(chǔ)，降低庫(kù)存量，編制出相應(yīng)的檔案卷目錄、全引目錄索引、案卷存放位置索引、入名卡片索引等，便于進(jìn)行信息檢索。對(duì)新生兒的基本信息、采血標(biāo)本以及實(shí)驗(yàn)室初檢復(fù)檢等信息進(jìn)行記錄，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的資源共享。

2 疾控中心檔案管理特點(diǎn)

1）復(fù)雜的信息來(lái)源。疾控中心工作涉及面比較廣，擔(dān)負(fù)著突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、食品安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)與評(píng)估、疫情及健康相關(guān)因素的信息管理、健康相關(guān)危害因素的監(jiān)測(cè)與干預(yù)、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)與評(píng)價(jià)、健康教育與健康促進(jìn)、技術(shù)管理與應(yīng)用研究指導(dǎo)等職能，因此檔案信息具有十分復(fù)雜的來(lái)源。

2）形成周期長(zhǎng)。疾控包括衛(wèi)生監(jiān)測(cè)和疾病控制兩大部分，有些工作受到自然規(guī)律的影響，一年四季都有其特定的工作內(nèi)容，檔案具有形成周期長(zhǎng)的特點(diǎn)。

3）涵蓋內(nèi)容全球性。疾控機(jī)構(gòu)的檔案會(huì)涉及大量的流行病和傳染病的問(wèn)題，而這些問(wèn)題不受地理位置的限制，在全球地區(qū)均可能出現(xiàn)，因此檔案信息具有全球性特點(diǎn)。

3 檔案管理存在幾方面問(wèn)題

1）缺乏一定的重視度。有些疾控機(jī)構(gòu)并未專(zhuān)門(mén)設(shè)置檔案管理部門(mén)，即使很多疾控機(jī)構(gòu)設(shè)立檔案管理部門(mén)，并安排了專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)處理檔案工作，但大多數(shù)也僅有1名工作人員，人員配備不足，當(dāng)面對(duì)大量復(fù)雜的檔案時(shí)，往往力不從心。

2）檔案歸檔不及時(shí)。由于檔案管理工作存在較高復(fù)雜性、周期長(zhǎng)等情況，部分資料難免會(huì)存在歸檔時(shí)明顯的延遲、漏歸檔的情況。

3）檔案管理的信息化建設(shè)不完善。檔案管理的很多工作主要還是停留在人工處理手段上，這對(duì)于建設(shè)信息化的檔案管理體系毫無(wú)幫助。同時(shí)，檔案僅可在部門(mén)內(nèi)部使用，也難以實(shí)現(xiàn)信息的共享，影響了檔案的利用率。

4）檔案管理機(jī)制相對(duì)欠缺。機(jī)制的相對(duì)欠缺導(dǎo)致資料的整理工作不盡完善，僅對(duì)一些比較重要的資料做出了詳細(xì)的歸檔要求，而對(duì)于次之重要的其他資料的收集和整理的約束還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求。

4 相關(guān)解決措施

1）建立完善的新生兒疾病篩查網(wǎng)絡(luò)。構(gòu)建較為快捷便利的新生兒疾病篩查反饋渠道，對(duì)網(wǎng)絡(luò)整體功能進(jìn)行強(qiáng)化。依托區(qū)域內(nèi)婦幼保健網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建出追蹤隨訪網(wǎng)絡(luò)，以便在接收到可疑陽(yáng)性報(bào)告時(shí)能夠及時(shí)通知新生兒監(jiān)護(hù)人，督促其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)復(fù)查及就診，實(shí)現(xiàn)及早預(yù)防，盡早治療。

2）對(duì)新生兒疾病篩查分級(jí)管理制度完善。健全疾病篩查分級(jí)管理制度，定制出詳細(xì)、具體的疾病篩查工作目標(biāo)、計(jì)劃，對(duì)新生兒疾病篩查服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行確定管理并開(kāi)展實(shí)施，強(qiáng)化工作開(kāi)展監(jiān)督管理力度，確保制度能夠發(fā)揮制約、監(jiān)督作用，完善檔案信息依據(jù)。

3）做好濾血片存儲(chǔ)工作及相關(guān)紙質(zhì)信息的存儲(chǔ)工作。對(duì)接產(chǎn)單位進(jìn)行新生兒疾病篩查崗前培訓(xùn)，明確產(chǎn)科主任、新生兒科主任等的責(zé)任，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān);認(rèn)真填寫(xiě)采血卡內(nèi)容，字跡應(yīng)工整，不能出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，以免造成錄入人員的困擾，影響檔案信息準(zhǔn)確性。將采血卡片設(shè)置成上下聯(lián)形式，把濾血片訂付在上聯(lián)，把新生兒基本信息資料（采血單位、母親姓名、住院號(hào)、居住地址、聯(lián)系電話、新生兒性別、孕周、出生體重、出生日期及采血日期等）填寫(xiě)在下聯(lián)，以便存儲(chǔ)經(jīng)過(guò)檢測(cè)的濾血片，還可以節(jié)約冰柜空間;明確制定采血濾血片合格的質(zhì)量要求，并將采血濾血片名單信息等復(fù)制一份保存。

4）做好實(shí)驗(yàn)室工作。接受標(biāo)本應(yīng)做好登記工作，確保采血卡、采血基本信息表內(nèi)容相一致后錄入;對(duì)采血卡濾血片質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，存在質(zhì)量問(wèn)題需及時(shí)退回，并做好退回登記記錄：實(shí)行統(tǒng)一的編號(hào)措施，確保每個(gè)血片都有獨(dú)立相應(yīng)的編號(hào)，并將信息、實(shí)驗(yàn)結(jié)果等錄入，保存在光盤(pán)內(nèi)。將基本信息統(tǒng)一制成表格，裝訂過(guò)后入檔保存至少10年。要求錄入人員熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，進(jìn)行文字處理及統(tǒng)計(jì)，并具備一定的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)。

5）可疑病例追訪檔案、陽(yáng)性病例檔案管理措施。（1）設(shè)置專(zhuān)門(mén)的可疑病例登記本，將隨訪情況進(jìn)行記錄，如存在地址不詳、拒絕隨訪等失訪現(xiàn)象，應(yīng)明確注明原因并將情況告知采血機(jī)構(gòu)、檢測(cè)機(jī)構(gòu)，方便其備案。（2）設(shè)置專(zhuān)門(mén)的確診病例登記本，對(duì)每位患者基本信息進(jìn)行記錄，并構(gòu)建轉(zhuǎn)交登記本，轉(zhuǎn)交登記本上應(yīng)有治療組醫(yī)生接收病例時(shí)的簽名。相關(guān)資料信息應(yīng)保存10年。

6）做好采血片的歸檔工作。將經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)的采血片卡的兩聯(lián)剪斷分離，對(duì)付有濾血片的上聯(lián)實(shí)施統(tǒng)一編號(hào)后采用橡膠圈將其扎緊捆好，裝在封口膠袋中封蓋于貯物箱內(nèi)，在零下20℃度并舉內(nèi)保存。把填寫(xiě)有新生兒基本信息的下聯(lián)依照編號(hào)擺放好后，采用橡膠圈將其扎緊捆綁好，保存在資料柜里。

7）提升檔案管理人員的素質(zhì)。現(xiàn)代化檔案信管理工作要求管理人員具備較高的綜合素質(zhì)，加上新生兒疾病篩查檔案內(nèi)容包括的內(nèi)容較多且復(fù)雜，管理人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法有效、順利開(kāi)展，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理人員的培訓(xùn)，使其能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求，提升綜合素質(zhì)。要求具有一定的新生兒篩查工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)新生兒疾病篩查網(wǎng)絡(luò)運(yùn)作、管理等具備相關(guān)知識(shí)，可保證檔案信息無(wú)誤差。

8）做好資料登記、存檔保管工作。包括新生兒采血登記信息、篩查數(shù)、活產(chǎn)數(shù)、反饋檢測(cè)結(jié)果、確診病例等資料，至少保存10年。

9）提升檔案管理信息化水平。提升檔案管理信息化水平，首先需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想意識(shí)，將檔案管理人員思想意識(shí)中的傳統(tǒng)的檔案管理理念進(jìn)行快速而正確的轉(zhuǎn)變，只有檔案管理人員成功轉(zhuǎn)變了信息化管理理念，后續(xù)的信息化檔案管理工作才有開(kāi)展的可能。其次，疾病預(yù)防控制中心需要引進(jìn)一批專(zhuān)業(yè)的科技人才，或者長(zhǎng)期性的服務(wù)于檔案管理工作，或者對(duì)目前在崗位的檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)而系統(tǒng)的培訓(xùn)。引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的科技人才不僅可以將科學(xué)技術(shù)成功引進(jìn)檔案管理工作之中，而且還可以以此為基點(diǎn)，為疾病預(yù)防控制中心其他的信息化發(fā)展提供示范。再次，提升檔案管理信息化水平需要對(duì)檔案管理的設(shè)備進(jìn)行系統(tǒng)化的升級(jí)，使檔案管理人員在潛移默化中接受信息化管理的影響。

5 結(jié)語(yǔ)

伴隨著不斷發(fā)展的醫(yī)療事業(yè)，醫(yī)療檔案信息會(huì)伴隨防治工作的開(kāi)展不斷拓寬，也會(huì)對(duì)質(zhì)量提出更高的要求。從基層著手，認(rèn)真做好檔案信息管理工作，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，全面提升新生兒疾病篩查檔案管理工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)工作進(jìn)一步開(kāi)展。

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