新時期事業單位檔案管理創新思路的思考

李燕 李俊芳 李璐

摘 要：在事業單位發展過程中，檔案管理工作發揮著重要作用，其在一定程度上會直接決定事業單位的前行方向。檔案管理工作具有一定的綜合性特征，其包括事業單位綜合信息的收集、整合與歸納分析等內容，因此，創新理念要合理應用到檔案管理中，以提高檔案管理的工作質量。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;創新思路

隨社會經濟的快速發展，互聯網信息技術的發展水平也在不斷提高，同時大數據也在快速發展。但想要保證大數據的快速發展，就需要相關部門和工作人員提高對可持續發展的重視程度，還需要將檔案管理工作與大數據信息技術進行結合，通過這樣的方式，不僅能夠提高檔案管理工作的水平，還能夠加強檔案管理工作的質量，這就需要提高對其的重視程度，并對其進行分析和研究，確保大數據信息技術能夠充分發揮其自身的作用和價值，從而保障能夠為檔案管理工作的開展奠定一個堅實的基礎。

1 當前我國檔案管理中存在的問題

1.1 認識不足

很多單位沒有充分認識到檔案管理的重要性，認為檔案在辦重要證件或者重大事件時才需要，因此不注重日常的檔案管理工作，致使檔案管理中存在許多問題，比如有的單位沒有設置專門的檔案管理部門，這就導致檔案管理工作不夠細致，不能落到實處;有的單位沒有按照要求制訂相應的檔案管理制度，致使檔案管理工作混亂，不利于檔案的存放和利用;有的單位不重視檔案管理工作的開展，致使很多人員對檔案管理的認識不足，不能更好地對檔案進行利用等等。

1.2 檔案管理模式信息化水平落后

目前，事業單位的檔案管理工作存在信息化水平較低、檔案管理模式落后的問題。雖然事業單位也已經將現代化的信息技術融入檔案管理工作，計算機信息技術的應用范圍逐漸擴展，但在實際的檔案管理工作中，信息技術真實應用范圍仍然非常有限。同時，事業單位也缺乏數字化的檔案管理相關配置，很多事業單位都存在設備配置落后，信息化工作效率較低的現象，在硬件方面都沒有達到日常的檔案管理工作要求。也有一些偏遠地區的事業單位甚至都沒有專門的檔案室或是監視設備，最基本的數字化硬件設施都未健全，在檔案管理模式自然還是應用傳統的管理模式，沒有現代化的技術應用，不僅會使事業單位的工作效率和工作質量得不到提升，也會對事業單位的檔案管理工作產生安全性和完整性的威脅。除此之外，缺乏現代化的信息技術手段也會影響到檔案信息的收集和保存，繼而影響到檔案管理工作的執行，檔案信息的完整性和真實性無法保障。

1.3 缺乏專業化人才

我國當前大部分單位在實際開展檔案管理工作的過程中，還是會采取傳統管理工作的方式，這樣就會導致不能夠對相關數據進行處理和分析，并且還缺乏專業化的處理人員，其自身的專業化水平與綜合素質也不能夠滿足相關規定和標準，從而阻礙檔案管理工作的快速發展。

2 新時期事業單位檔案管理創新思路

2.1 檔案管理理念創新

信息時代的到來給各行各業都帶來了很大的影響，因為信息的數量在不斷增加，人們對檔案資料的需求也越來越大，所以檔案管理受到了人們的高度重視。由于檔案資料的種類非常多，因此我們要轉變傳統的檔案管理理念，才能從眾多的檔案資源中快速地找到需要的檔案，只有運用現代化的管理理念才可以跟上社會發展的步伐。首先我們應該做的是，應該對檔案管理工作有更加全面的了解，并且認識到檔案管理的重要性。根據高校的現實狀況來制定更加合理的工作方法，讓檔案管理工作可以落實到實處。其次要做的是，摒棄傳統的工作理念，將“大數據思維”充分滲透到檔案管理工作當中，讓檔案工作的服務特性更加明顯地展現出來，實現高校檔案管理和服務方式的有效創新。現代化社會背景下，大數據已應用到我們日常生活和工作的方方面面，可以說人們日常工作和學習乃至生活等都對大數據技術有著較強的依賴性。因此，高校檔案管理應注重對大數據技術的充分應用，并以用戶需求為立足點推動信息檔案數據多維度的整合，推動管理運行創新的實現。

2.2 管理機制創新

首先應該創新人才機制，人才是檔案管理的重要資源，也是檔案管理工作的主體，隨著信息時代的到來，檔案管理工作又有了新的要求，其中檔案管理人才隊伍的建設也是創新檔案理念的關鍵。人才機制的創新需要管理部門根據實際工作的發展，不斷地對人才隊伍進行培養，讓人才培養機制更加的完善，才能全面的提升人才的實踐經驗。其次，競爭機制的創新。將競爭機制運用到檔案管理中，讓檔案管理部門在用人管理上有更新突破，在檔案管理部門開展一些效率競爭、時間競爭、服務競爭等，來讓部門的氣氛更加的活躍，有生機，讓檔案管理人員的工作更加有積極性和主動性，從而讓檔案管理人員的工作效率有進一步的提升。同時，讓檔案管理人員可以更加努力的提升自己綜合素質，有積極進取的正確心態，最終才能被時代和社會所需要。最后的一點是，創新懲罰和獎勵機制。設置檔案管理人員的考核機制，從而對檔案人員的工作表現進行考核，對那些在工作中表現較好的或者有卓越成果的工作人員進行及時的獎勵，對那些工作狀態不佳的或者沒有責任感的工作人員進行懲罰和督促，讓檔案管理部門的工作氛圍可以達到最佳的狀態，讓檔案管理工作可以順利并且高效率的開展，讓檔案管理的水平有更加全面的提升。

2.3 管理方式創新

事業單位，尤其是規模較大的事業單位，其檔案管理工作相對繁復，所需管理人員也較多，然而其檔案大多缺乏深度利用。造成這一現象的主要原因，在于檔案管理的資源系統仍然較為落后，用戶的需求無法從根本上滿足。因此，在管理過程中要進一步劃分，以滿足精確化服務需求。但是傳統檔案管理模式下，檔案大多是紙質的，不可避免地存在機制落后等問題，隨著計算機技術的發展，檔案的形式也趨向多元化發展，如視頻、音頻以及圖像都能夠成為檔案形式。檔案信息存放的科技化使手工操作逐漸減少，立卷和檢索更加方便科學，也使保管和統計工作節省了更多的時間，檔案存放與物質載體的分散更讓檔案管理工作上了一個臺階。對檔案信息的進一步檢索和傳輸要通過更加獨立的科技儲存形式來實現，就要對檔案管理信息做到更深層次的利用。

2.4 加強對檔案管理人員的培訓工作

做檔案管理工作，人才是重中之重。首先應當注意從內部進行潛力的挖掘，也就是對當前正在從事檔案管理的人員進行全面強化培訓，或者可以從社會進行合同制招聘的方式，讓更多具有檔案管理工作經驗的人員進入到具體的工作中。同時，還必須進行全面的檔案管理工作培訓，在具體培訓的過程中，應當充分利用當前已經非常成熟的“校企合作”的方式，在具體操作時，結合自身單位的特點，與開設檔案管理相關專業學校的長期穩定合作機制，確保檔案管理人員的總體水平能夠得到系統性、可持續性的提升。此外，還應當從培訓的層面入手，通過全面培訓來提升人員整體素養。

3 結語

在經濟快速發展的全新時期，加強檔案管理能夠有效地提升事業單位工作的真實性和有效性，因此，事業單位首先要提高對檔案管理工作的重視程度，再結合信息化網絡進行信息化的檔案管理工作，并加強高素質的檔案管理人才的培訓，創新事業單位檔案管理的工作模式，不斷推動事業單位的改革和發展。

參考文獻

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