基層單位電子文件管理歸檔工作探索

阮建萍

摘 要：近年來，電子文件加大了檔案管理工作的難度。為更好的保管電子文件，確保檔案管理工作的有序進行，應積極開展對電子文件的管理，并設立相關歸檔機制。本文將簡要分析基層單位中電子文件在歸檔工作中的現實困難，并研究探討提升基層單位電子文件管理歸檔工作的有效方法。

關鍵詞：基層單位;電子文件管理;電子文件歸檔

伴隨信息網絡技術的快速發展，并且在各個領域的廣泛應用，使得基層單位工作人員每天都需要處理大量的電子文件。當下，檔案管理存在的技術難點是如何才能快速、有效的將種類繁多、數量龐大、保存期限短的電子文件歸檔整理成井然有序、方便快捷、保存時間長的電子檔案。以下我們將對這一問題做簡要的分析探討，希望給基層單位檔案管理工作人員提供切實可行的參考措施。

1 基層單位電子文件管理面臨的現實困境

1.1 缺乏對電子文件管理工作的關注

1）目前，有很多基層單位沒有完全實現辦公自動化，由于缺乏對電子文件管理歸檔的意識，因而會遵循傳統方法，僅僅只側重歸檔整理紙質文件，而忽視了電子文件的處理。這充分說明了對電子文件管理工作還是缺乏關注。2）對于那些已經實現辦公自動化的單位，淺薄的認為電子文件調取方便快捷，并不需要多此一舉再進行歸檔整理。3）對于一些的單位如黨政機關而言，要求要對文件復印紙質版本加以保存留檔，因此，就忽略了整理電子文件使其優于紙質文件的長期存儲的屬性難以實現。

1.2 會計電算化生成的電子文件難以歸檔

雖然會計電算化的廣泛應用方便了很多基層單位，但相應的也產生了一些問題，其中比較突出的是難以管理會計電算化生成的電子文件。例如：將會計電算化生成的電子文件僅存放在財務部門，并沒有與紙質文件一起歸檔;還有由于缺乏對電子文件管理工作的重視，沒有將電子文件存儲在更為安全的光盤、磁盤上。電子文件時常會因為電腦遭受病毒侵襲而損壞，或者在電腦存儲已滿之后無意間被刪除而丟失。

1.3 自動化辦公和檔案管理軟件不匹配

當下，對電子文件存檔不夠規范的原因大多在于，各行業開發的相關軟件難以兼容造成的，各個行業都有更適合其使用的軟件，檔案管理部門推薦的軟件便不受重視了，兩種軟件之間的差異性也就促成了存檔行為的不規范。

1.4 電子文件管理制度不完善

雖然對電子文件的管理制定了相關管理制度，但在實際工作中執行力度不強，又缺乏監管機制，因而對管理制度的落實存在阻滯，最終導致難以形成對電子文件的有效管理。

1.5 文件管理人員素質水平不高

由于目前現有基層單位對文檔管理人員應聘要求不高，尤其針對計算機技術水平的落后，使得這類文檔管理人員上崗后，因為對現代設備的使用缺乏經驗，難以使其發揮真正的作用，所以不能形成有效的電子文件歸檔管理。

2 提升基層單位電子文件管理歸檔工作的有效方法

2.1 設立嚴格的電子文件歸檔制度

各基層單位對紙質文件的歸檔工作已有較成熟的經驗。如何完善電子文件的管理歸檔工作，首先要建立嚴格的管理制度保障電子文件管理機制的有效運行。電子文件的特殊性在于其來源廣泛，內容繁復，要將電子文件整理的井井有條，并收集歸檔，單憑檔案管理人員是難以完成的。因此要以國家相關法律法規和行業準則為依據設立相關制度進行約束指導是有必要的。通過制度建設讓相關管理工作人員重視電子文件的收集整理工作。并督促各基層單位建立電子文件管理制度，監督從電子文件生成之前到對其歸檔存儲的全過程，包括完成電子文件向檔案管理部門的移交，同時確保電子文件的完整有效。

2.2 完善電子文件流轉平臺

電子文件流轉平臺和歸檔網絡信息平臺的完善是當前實施電子文件歸檔工作的基礎，首先從對信息化建設的規劃入手，尤其要注意設置電子文件流轉的信息化項目。在對項目具體的建設中，要針對其流程中的各個環節的需求在系統分析后做功能設計，重點關注相關數據接口的開發，保證不同數據格式文件之間的自由切換，要確保設計的系統有無需歸檔的文件不予以進入系統的流程控制能力[1]。

2.3 關注電子文件的收集

由電子文件形成單位對電子文件進行收集工作，為保證收集文件的過程在可控范圍內，需從項目立項開始，指定專項負責人，并按流程做實時記錄。在確保電子文件的真實有效方面，需要采取防偽、加密、備份等措施。

2.4 重視電子文件歸檔過程

對于有電子文件歸檔整理需求的項目，在其結束后，應及時整理保存有價值的電子文件并對其進行驗收，之后將合格的電子文件向檔案管理部門移送[2]。重點說明的是，歸檔的電子文件必須是經過編輯整理的符合國家標準格式的原始文件，并且附含紙質材料一同歸檔建賬登記。為確保電子文件的安全準確，還需對其進行相關檢測。

2.5 提高管理人員職業能力

積極組織檔案工作人員對相關專業知識進行學習，使其掌握相關電子文件管理的知識和實踐技能，促使其對電子文件管理工作的相關知識內容了如指掌。通過學習電子文件歸檔的方法，和對歸檔文件整理的方法，保證自己能夠完全勝任崗位工作，并通過熟練掌握計算機應用技術，來確保檔案管理的信息化發展，使電子文件信息化水平得以提高，也使自己在電子文件歸檔工作中能夠獨當一面。

3 結語

與傳統的文件管理工作不同，電子文件的歸檔工作在一定程度上既加大了相關工作人員的工作量，同時加大了其的管理范圍和責任。為保證電子文件在歸檔過程中的真實有效和完整性，需積極構建相關管理機制，并且確保各環節間的有序銜接。在此基礎上，做好對電子文件的收集工作，并確保其在電子文件流轉平臺的各個環節的安全性，并落實歸檔過程的具體流程，才能實現電子文件歸檔工作的有序進行。

參考文獻

[1]GB/T18894—2002，電子文件歸檔與管理規范[S].

[2]劉越男.辨析電子文件歸檔中的幾對關系[J].中國檔案，2004，（9）：44-46.