融媒體時(shí)期的檔案管理信息化

李曉璇

摘 要：實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，無論對(duì)于研究地區(qū)、城市發(fā)展還是廣播電視生產(chǎn)都具有極其重要的價(jià)值。廣播電視檔案管理必須適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展的需要，通過檔案管理信息化建設(shè)，既滿足廣電部門的生產(chǎn)需要，又可以向社會(huì)各方面提供獨(dú)具特色的信息服務(wù)，通過有效措施把廣播電視音像檔案管理系統(tǒng)接入公共信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享效益的最大化。

關(guān)鍵詞：廣播電視;檔案管理;信息化

1 檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.1 提高工作效率

廣播電視臺(tái)每天產(chǎn)生的影像、文字、圖片等信息資料，需要保存歸檔工作量極大。以湖南廣播電視臺(tái)為例，收集、整編、管理資料檔案，以前主要靠檔案管理員手工操作，效率低。實(shí)施檔案信息化管理后，管理員利用信息化平臺(tái)，從繁雜的檔案整理工作中解脫出來，大大提高了檔案管理工作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

1.2 提高存儲(chǔ)完整性

廣播電視臺(tái)是豐富的信息資源庫，其產(chǎn)生涉及各部門，檔案資料產(chǎn)生、收集、保存環(huán)節(jié)多。如聯(lián)播部、欄目組拍攝的影像資料移交編排中心，而文字報(bào)告類資料留存所在部門，由于部分采編人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，往往不按時(shí)移交或者資料備注殘缺，嚴(yán)重影響了檔案歸檔的完整性。實(shí)施檔案信息化管理后，只需將各類資料掃描或者數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存、備份，便將檔案及時(shí)歸檔，方便了以后的查找和利用。

1.3 提高查閱便捷性

傳統(tǒng)檔案查閱，檔案管理員要從一本一本的目錄中找出所需要的檔案編號(hào)，再到檔案資料室?guī)旆績?nèi)查找。檔案管理信息后，查閱檔案只要檢索出所需要檔案信息，就可以方便地獲取。同時(shí)，由于可以設(shè)置開放權(quán)限，在檔案信息管理平臺(tái)上讓用戶查閱、共享，十分便捷。

1.4 提高檔案的再利用價(jià)值

檔案收集、保管的最終目的在于利用。廣播電視臺(tái)的新聞宣傳檔案，可利用價(jià)值較高。由于圖片、音像等檔案需要反復(fù)查閱使用，不可避免地存在原件受損或者遺失，給檔案資料的保管和利用帶來管理上的困擾。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，將原文件復(fù)制轉(zhuǎn)為電子文檔，存入信息庫，就可反復(fù)利用。

由此可見，廣播電視臺(tái)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與應(yīng)用，是完善廣播電視臺(tái)檔案存儲(chǔ)、降低檔案人員管理成本、提高查閱利用檔案效能的必由之路。

2 現(xiàn)階段存在問題

2.1 投入較少

地方廣播電視臺(tái)是傳媒單位，大部分地方臺(tái)對(duì)于廣播電視宣傳設(shè)備、傳播技術(shù)的應(yīng)用較為重視，投入較多。但對(duì)于檔案信息化建設(shè)投入相對(duì)較少，文書、影像等檔案信息管理的軟硬件設(shè)施落后，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化程度較低，防病毒、防攻擊、防篡改等安全防范設(shè)備不齊全，這都直接影響了地方廣播電視臺(tái)檔案信息化建設(shè)與管理。

2.2 利用率不高

一些地方廣播電視臺(tái)雖然建設(shè)了辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)、新聞采編網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案管理平臺(tái)，但是存在著“重建設(shè)輕應(yīng)用”現(xiàn)象，對(duì)應(yīng)用信息化管理檔案意識(shí)淡薄，網(wǎng)上檔案臺(tái)較多用于登記、編撰檔案文件目錄等事務(wù)，網(wǎng)上查詢、借閱等功能應(yīng)用率不高，削弱了檔案信息化建設(shè)與管理的效能。

2.3 多頭管理

廣播電視臺(tái)的檔案種類很多，有新聞、專題片影像檔案、文書檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案、設(shè)備檔案等，但各類檔案分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理。由于沒有建立起一個(gè)完整的統(tǒng)籌管理檔案的體制，無法實(shí)現(xiàn)全臺(tái)信息數(shù)據(jù)共享，臺(tái)內(nèi)形成諸多部門分頭管理檔案的格局，不利于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、自動(dòng)化和信息化。

2.4 人員素質(zhì)弱

由于部分編輯、記者對(duì)日益發(fā)展的信息化技術(shù)熟悉度不夠，操作應(yīng)用技能偏弱，在一定程度上影響了廣播電視檔案信息化管理。例如，在數(shù)據(jù)導(dǎo)入等應(yīng)用過程中，部分編輯缺乏檔案信息處理技能，對(duì)新聞?dòng)跋褓Y料有時(shí)忘記輸入關(guān)鍵詞，給信息資料的查詢、檢索、借閱、利用等帶來困難。

3 采取的措施

2002年，中央電視臺(tái)斥巨資建成亞洲規(guī)模最大、技術(shù)最先進(jìn)的音像資料館，庫存節(jié)目資料過百萬盤，2004年底又率先實(shí)現(xiàn)了音像檔案媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)。湖南廣播電視臺(tái)于2013年底完成了文字檔案、音像檔案的數(shù)字化改造，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化。

3.1 存儲(chǔ)數(shù)字化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，以文字存儲(chǔ)在紙質(zhì)上，容易受潮、長蟲;傳統(tǒng)的音像檔案，以模擬信號(hào)存儲(chǔ)在磁性材料媒體上，錄音、錄像本身質(zhì)地脆弱，受光、熱、污物等環(huán)境因素的影響較大。無論是紙質(zhì)檔案還是音像檔案，都對(duì)保存環(huán)境的溫度和濕度有嚴(yán)格的要求，其壽命隨著使用次數(shù)的增加而減少;同時(shí)不同規(guī)格、不同介質(zhì)同時(shí)存在，也給檔案的存放、管理和調(diào)用帶來了很大的不便。實(shí)現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)數(shù)字化，尤其是對(duì)于音像資料的數(shù)字化存儲(chǔ)，不僅存儲(chǔ)量大、安全性高、格式統(tǒng)一、便于查詢等優(yōu)勢，更有利于迅速檢索并下載需要的任何鏡頭或片段，提高了業(yè)務(wù)部門工作效率，大大增加了節(jié)目資料的價(jià)值。如英國BBC電視臺(tái)在購買紀(jì)錄片《故宮》后，將片中畫面打散，按“門窗”“房柱”“庭院”等不同主題分門別類，放在“藝術(shù)畫廊”網(wǎng)站上銷售，價(jià)格比成品節(jié)目高出數(shù)倍。

3.2 傳輸網(wǎng)絡(luò)化

對(duì)于廣播電視機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)運(yùn)營來說，檔案資料的信息化功能不僅局限于資料的存儲(chǔ)，更重要的是為電視節(jié)目制作和社會(huì)服務(wù)。電視媒體檔案管理系統(tǒng)必須是一個(gè)能與節(jié)目制作網(wǎng)相關(guān)聯(lián)、全面的網(wǎng)絡(luò)管理體系。美國CNN新聞網(wǎng)通過檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)了管理、訪問、發(fā)送的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，重新開發(fā)利用具有歷史價(jià)值的檔案，大大推動(dòng)了節(jié)目在線采集制作、硬盤播出、數(shù)字化管理的進(jìn)程。

3.3 人員專業(yè)化

設(shè)置專門的檔案管理部門和崗位，引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人才，改善管理人才結(jié)構(gòu)，提高整體素質(zhì)，尤其是重視檔案編研人員和開發(fā)隊(duì)伍的建設(shè)，建立完善培訓(xùn)、考評(píng)、上崗機(jī)制，通過學(xué)習(xí)、交流等多種方式提高檔案管理人員業(yè)務(wù)技能，統(tǒng)一操作規(guī)范，確保熟練掌握檔案業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和管理方法，及時(shí)、準(zhǔn)確地為業(yè)務(wù)部門提供必要的咨詢服務(wù)。同時(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門人員培訓(xùn)，提高檔案信息處理技能，使其能夠借助檔案信息平臺(tái)及時(shí)、準(zhǔn)確儲(chǔ)存和利用檔案信息。

3.4 共享最大化

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，無論對(duì)于研究地區(qū)、城市發(fā)展還是廣播電視生產(chǎn)都具有極其重要的價(jià)值。廣播電視檔案管理必須適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展的需要，通過檔案管理信息化建設(shè)，既滿足廣電部門的生產(chǎn)需要，又可以向社會(huì)各方面提供獨(dú)具特色的信息服務(wù)，通過有效措施把廣播電視音像檔案管理系統(tǒng)接入公共信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享效益的最大化。