檔案工作中大數(shù)據(jù)框架構(gòu)建及應(yīng)用思考

薛曉歌

摘 要：現(xiàn)代信息技術(shù)的快速普及使得信息化已經(jīng)成為檔案管理工作新趨勢，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的推廣應(yīng)用，要求進一步轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式。本文主要分析大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作方法，著力構(gòu)建新型檔案管理工作體系，從而提高檔案管理的有效性，解決以往檔案管理工作的主要問題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;框架構(gòu)建

本文圍繞大數(shù)據(jù)時代檔案管理特征，簡要分析構(gòu)建大數(shù)據(jù)時代檔案管理框架，明確開展大數(shù)據(jù)檔案管理的條件，從提升檔案服務(wù)質(zhì)量，構(gòu)建檔案管理云平臺，提高數(shù)據(jù)信息應(yīng)用效率構(gòu)建檔案管理實施路徑。

1 檔案工作中大數(shù)據(jù)框架的特征

1.1 數(shù)據(jù)體量大

檔案電子化使得檔案數(shù)據(jù)巨量增長，目前大型檔案館的數(shù)據(jù)以PB計算，未來檔案數(shù)據(jù)會發(fā)展到EB級別。隨著信息技術(shù)的不斷普及，大數(shù)據(jù)技術(shù)的日漸成熟，各大檔案館更注重構(gòu)建基于大數(shù)據(jù)的檔案管理框架，越來越多的檔案館向著大數(shù)據(jù)方向進行升級，檔案資料的統(tǒng)一化管理是應(yīng)對海量數(shù)據(jù)管理的必然要求，開發(fā)共享有的檔案信息平臺，可以提升檔案管理工作的便利性。

1.2 檔案價值高

檔案記錄著豐富的歷史信息，檔案是人類社會寶貴財富，檔案必須得到有效保護。目前檔案在實際運用中的利用率較低，高價值信息的密度較低，要將高價值的信息加以利用需要建立完善的信息挖掘與檢索機制。實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息技術(shù)與人力資源的有效配合，提高檔案數(shù)據(jù)的檢索質(zhì)量，才能滿足未來檔案管理工作的需要，全面提高檔案管理的科學(xué)性，解決以往檔案管理工作問題。

1.3 資源種類多

電子信息技術(shù)實現(xiàn)了各種類型檔案的有效存儲，不僅傳統(tǒng)的文本可以有效存儲，還有音頻、視頻、圖片信息也可以得到有效存儲。甚至大量的網(wǎng)頁或日志文件也可以存儲。大量數(shù)據(jù)信息具有非結(jié)構(gòu)化的特征，數(shù)據(jù)信息可以轉(zhuǎn)化為多種類型進行存儲，結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化使得數(shù)據(jù)信息具備了有效存儲的必要條件，各類型的數(shù)據(jù)信息可以有效及時的存儲到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。

1.4 處理速度快

運用大數(shù)據(jù)處理檔案可以提高數(shù)據(jù)的運行速度。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)提高檔案處置的靈活性，注重以主動方式進行檔案處置，要求突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的限制。在大數(shù)據(jù)時代可以提高檔案的共享性，做到準(zhǔn)確的管理檔案信息，提高檔案主動服務(wù)效能，并且對檔案數(shù)據(jù)進行有效預(yù)測分析，發(fā)揮檔案的輔助決策價值。

2 建立與完善大數(shù)據(jù)時代檔案管理的措施

2.1 大數(shù)據(jù)運用可行性分析

應(yīng)用大數(shù)據(jù)進行檔案管理的技術(shù)較為復(fù)雜，涉及的準(zhǔn)備工作較多，前期的資金投入相對較大，對技術(shù)人才有一定要求，需要加大大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的可行性分析，構(gòu)建可行的檔案數(shù)據(jù)管理框架，有效克服檔案管理工作大數(shù)據(jù)化運營的難題。首先，實施大數(shù)據(jù)檔案管理應(yīng)當(dāng)進行可行性分析，基于數(shù)據(jù)信息質(zhì)量、應(yīng)用技術(shù)方法與技術(shù)手段的成熟來判斷相關(guān)工作是否可以開展。保證滿足技術(shù)、人才、設(shè)備等方面的條件。其次，保證檔案管理大數(shù)據(jù)化具有足夠的數(shù)據(jù)信息支持，有迫切的采用大數(shù)據(jù)檔案管理的需要。還要明確大數(shù)據(jù)化檔案管理的推動力量，確定大數(shù)據(jù)運用的方向與目標(biāo)。第三，檔案數(shù)據(jù)化應(yīng)當(dāng)保證所有館藏電子化，建立主動檔案服務(wù)理念，提高數(shù)據(jù)信息使用的洞察力，提升數(shù)據(jù)信息供給的成熟度，同時開展好服務(wù)試點工作。

2.2 打造優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)共享平臺

建立統(tǒng)一的信息管理平臺，可能提高數(shù)據(jù)信息服務(wù)共享性，更好的保證數(shù)據(jù)信息在安全的環(huán)境下運行。首先，建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息連接工作平臺，保證檔案管理相關(guān)各方與使用方可以在該平臺進行有效的數(shù)據(jù)信息交換。基于數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)軟件實現(xiàn)相關(guān)管理人員的有效對接。其次，還要引進先進的信息化管理軟件，建立大數(shù)據(jù)化的信息共享平臺，開發(fā)各種輔助數(shù)據(jù)信息運行與共享的模塊，提高信息共享平臺功能的有效性，第三，解決數(shù)據(jù)信息管理安全性不足的問題，有效應(yīng)對信息化時代網(wǎng)絡(luò)使用存在的挑戰(zhàn)，建立更為優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)安全控制機制，避免因為外部因素造成設(shè)備操作失誤帶來的風(fēng)險，提高平臺的監(jiān)控能力，減少平臺檔案丟失的問題。只有提高平臺安全控制水平，才能保證信息安全有序共享，體現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理的應(yīng)用價值。

2.3 完善數(shù)據(jù)信息監(jiān)管機制

大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息可以廣泛有序收集，數(shù)據(jù)檔案的數(shù)量不斷增加，數(shù)據(jù)檔案傳輸?shù)乃俣纫蚕鄳?yīng)加快，在提高檔案應(yīng)用效率的同時還要加強檔案應(yīng)用的監(jiān)管，尤其注重涉密檔案的監(jiān)管，防止數(shù)據(jù)信息泄露的風(fēng)險隱患。首先，加快信息技術(shù)設(shè)備的更新力度，圍繞著先進的存儲設(shè)備，優(yōu)質(zhì)發(fā)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，智能化的操作平臺進行更新，圍繞著大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用驅(qū)使提高設(shè)備監(jiān)控的有效性。其次，對平臺數(shù)據(jù)信息流進行實時監(jiān)控，采用智能人化設(shè)備分析可能導(dǎo)致檔案異常流動的風(fēng)險。第三，強加專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)工作，促進相關(guān)技術(shù)人員掌握使用大數(shù)據(jù)檔案管理方法，構(gòu)建專業(yè)的檔案管理工作體系，進一步提高數(shù)據(jù)信息共享使用的有效性。

2.4 強化檔案管理機制

大數(shù)據(jù)框架下應(yīng)當(dāng)有效的解決檔案數(shù)據(jù)信息失真問題，重點防止檔案造假問題，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實有效性。首先，應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)據(jù)信息的考核機制，加大檔案數(shù)據(jù)信息真?zhèn)伪鎰e，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立檔案管理責(zé)任制，及時的追究檔案管理的問題，明確檔案管理人員的責(zé)任。其次，建立良好的檔案管理責(zé)任分工機制，有效預(yù)防檔案遭受的病毒攻擊問題。第三，還要形成層次管控機制，明確各層級人員對檔案數(shù)據(jù)的監(jiān)管重點，進一步從專業(yè)角度保證檔案有效性。第三，加大云環(huán)境下數(shù)據(jù)信息分析力度。

2.5 建立云服務(wù)資源體系

大數(shù)據(jù)時代檔案管理的重要特征是發(fā)揮云技術(shù)的價值，云計算是檔案管理工作的重要方式，可以考慮建立全國性的檔案管理云，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案資源的有效共享，達(dá)到集中進行檔案管理的目標(biāo)。首先，加大電子文件、數(shù)字檔案的存儲，確定各級部門檔案資源鏈接上傳的有效地址。其次，有效的借助外部力量維護云存儲體系，形成各級檔案館共同配合的數(shù)據(jù)信息存儲機制，實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)信息的有效調(diào)取，圍繞著核心任務(wù)目標(biāo)對多個部門的檔案數(shù)據(jù)信息進行高度共享。

3 結(jié)論

當(dāng)代檔案管理工作的關(guān)鍵在于發(fā)揮信息技術(shù)的價值，注重消除以往紙質(zhì)檔案管理工作存在的問題，全面提高數(shù)據(jù)信息管理控制的針對性，保證在大數(shù)據(jù)理念下加快檔案管理設(shè)施設(shè)備與軟件系統(tǒng)的升級，構(gòu)建新型的檔案管理工作框架，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的廣泛共享，提高檔案管理工作的科學(xué)性。

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