人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識

黃健

[摘 要] 人力資源和社會保障部門對于我國社會的發展有著重要的意義。人力資源部門專管人員的流動，對人力資源市場有著方向上的把控；社會保障部門是踐行國家政策制度，保障人員各種利益的部門，這兩個部門的工作關乎著各地區人們的生活幸福。因此，人力資源和社會保障部門存放著大量的人事檔案以及國家或地方的政策法規。在如此眾多的檔案中，如何做好管理工作是這兩個部門需要共同思考的問題。但就目前而言，我國的人力資源和社會保障部門在檔案管理工作方面仍然存在著一定的缺陷，對社會的發展有著不利的影響。基于此，文章就人力資源和社會保障部門檔案管理工作所存在的問題進行深入分析，進而提出優化人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識的一系列措施，以供相關部門參考，為社會的進步與發展做出一定貢獻。

[關鍵詞] 人力資源；社會保障部門；檔案管理工作；實踐與認知

中圖分類號：C962 文獻標識碼：A

近年來，科學技術的發展使人民的生活逐漸向著智能化方向發展，檔案作為社會組織和個人活動的重要記錄受到了社會各界的高度關注。信息化技術、網絡技術等高新技術的發展也使檔案管理工作更加高效、便捷。但在人力資源和社會保障部門中，由于其組建時間較短，檔案管理工作量較為龐大，結構也相對復雜，其工作的效率和好壞影響著社會上的各類人群。因此，這兩個部門如何做好檔案管理工作對社會的發展有著重大的意義。

一、人力資源和社會保障部門檔案管理工作存在的問題

（一）檔案分離和棄檔問題

就目前我國人力資源和社會保障部門的工作而言，檔案的分離和舍棄是難以及時做出更改的。一份檔案的記錄包括一件事或者一個人的詳細記載，這份記載對日后的工作有著極其重要的作用。例如用人單位會對一個人的檔案中的學習和工作表現進行研究分析，從而判斷此人是否適合本單位或本崗位。但在部分單位人員就職的情況中，檔案管理工作依舊存在著一些問題。由于就職單位對于個人檔案不夠重視，導致員工沒有及時提取自己的檔案，經過長時間的積累，人力資源和社會保障部門積壓著越來越多的個人檔案，除此之外有部分新單位會給自身員工建立新的檔案，隨著新檔案的加入，大量的檔案提升了管理工作的難度。

（二）檔案內容不全面問題

現如今在我國從業人員的應聘過程中，招聘單位首先要對應聘者進行檔案的審核，因此為了保證審核工作更好地完成，個人檔案需要具有真實性和完整性。但在實際的個人檔案歸建過程中，由于各類因素，會出現檔案內容不完整，甚至出現錯誤信息，這些對于用人單位的評判和審核有著不利的影響。一份標準的個人檔案，應當包含此人的學歷、工作履歷、所受到過的獎勵或懲罰等等內容，并且需要保證這些內容的準確性。但在人力資源和社會保障部門的個人檔案中，由于人員流動速度過快，導致大部分檔案都無法保證個人信息的完整性和準確性[1]。

（三）檔案管理制度問題

由于人力資源和社會保障部門所管理的檔案數量龐大，且關系繁雜，因此導致其管理工作有較高的復雜性。在現如今的檔案管理工作中，部分地區的人事管理部門沒有隨著社會的發展對自身檔案管理工作制度進行更新完善，導致現如今的檔案管理模式不適用于現代的檔案管理。除此之外，檔案管理制度的完善需要多個部門協調配合進行，然而長期以來，部門的各自為政的觀念根深蒂固，在配合方面存在著一定的困難，這些問題都會對檔案管理工作造成不小的影響[2]。

（四）信息化技術應用問題

在社會的不斷發展下，我國已經進入了數字化信息時代。人力資源和社會保障的檔案形式也已經由傳統的紙質檔案變為了電子檔案和紙質檔案相結合的形式。隨著信息化檔案工作形式的不斷加深，相關部門的檔案管理工作得到了有效的提高。但就我國部分地區的人力資源和社會保障部門而言，由于對檔案信息的重要性認識不足，沒有隨著社會的進步加大對該方面的投入，從而出現設備老舊，工作人員無法掌握專業技能的現象，以至于無法將信息化技術應用于實際的檔案管理工作當中[3]。

（五）檔案管理團隊水平問題

人力資源和社會保障部門的檔案管理工作主要是工作人員對檔案的管理。我國部分地區的檔案管理工作人員并沒有足夠的專業能力，從而對整個檔案管理團隊的水平造成嚴重的影響。專業能力的缺失原因有兩點，①大部分人員由于年齡較大，所掌握的檔案管理技能已經不適用于現代數字化社會，而且相關部門也沒有進行專業的培訓。②在科學技術的極速發展下，更多的新技術已經被用于檔案管理工作當中，例如計算機技術、網絡技術、信息化技術等。而這些技術的應用無疑對檔案管理工作人員有更高的要求，但在人力資源和社會保障部門的實際情況中，能夠熟練掌握這些技術的人員少之又少，以至于現代化信息檔案管理工作難以有效開展。

二、優化人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識的措施

（一）提升檔案管理服務意識

為了提高人力資源和社會保障部門的檔案管理工作效率，首先需要提高檔案管理工作人員的服務意識。人力資源部門和社會保障部門主體是為人民服務的部門，只有工作人員從思想上正確認識自身工作的性質，才有可能有效開展檔案管理工作。為了提升檔案管理的服務意識，部門領導者應當從思想上重視檔案管理工作，加大對該項工作重要性的宣傳，讓每一位員工都了解到自身崗位的重要性，從而使檔案管理工作有效展開。

（二）提升檔案管理重視程度

人力資源和社會保障部門需要提高工作人員對檔案管理工作的重視程度。而提高的方式有以下兩種：①要在領導層內組織學習會議，對檔案管理工作的流程和作用進行詳細的學習，保證所有領導都能全面認識到檔案管理的重要性。②要在單位內對所有的員工進行檔案管理工作宣傳，根據不同部門展開具有針對性的宣傳，保證所有員工都能了解到檔案管理的重要性，積極參與到建檔和保管的工作當中。檔案是個人工作調動的重要依據，對自身未來的發展具有重要作用，提高個人對檔案的重視程度，減少棄檔現象的發生，對整體的檔案管理工作具有重要意義。

（三）對檔案管理制度進行規范

檔案管理工作主要是通過多個部門的協調合作，來完成個人或單位的信息收集、整理、歸建的任務。而各個部門的合作需要一項完善、合理的檔案管理制度來指導。并且該制度也是檔案管理模式的核心內容，需要相關管理部門謹慎制定。管理制度的建立，需要對基層管理人員進行全面調查，統計出員工對制度建立的意見，采納其中利于工作開展的意見，保證管理制度具有適用性。另外，還要積極借鑒其他單位的管理制度，認真學習其中的優點，促進自身管理制度的實效性。最后，還要嚴格按照管理制度執行，并且在執行過程中，還要根據社會的發展對制度進行適當的調整。

（四）提高檔案管理人員水平

檔案管理人員的專業能力對于工作的完成質量有著決定性的作用。而提升管理團隊的業務水平有以下幾種方法：①通過提升福利待遇、增加工資等方式引進高技術人才，提升團隊能力，從而保障現代化信息技術在檔案管理工作方面的應用。②對現有職工進行專業的培訓，提升其檔案管理技能。③制定獎懲措施，定時對檔案管理的工作人員進行考察，根據考察結果對工作人員進行獎懲措施[4]。

（五）高新技術的應用

如今我國已經步入了數字化時代，智能化管理已經被應用于各單位的日常管理當中。在網絡技術和信息化技術的支持下，電子檔案隨之出現，該種檔案形式使我國政府各部門的檔案管理工作逐漸向著高質量、高速率方面提升。在人力資源的管理過程中，電子檔案由于高速傳遞、便捷修改等優點逐步將紙質檔案替代。而電子檔案的應用勢必需要加強對高新技術的應用，這些技術包括信息技術、網絡技術、計算機技術等，只有這樣，才能夠提高檔案的管理效率，從而推動社會的平穩發展[5]。

三、結語

綜上所述，人力資源和社會保障部門的檔案管理工作對于社會的進步發展有著重要的意義。這兩個部門想要提高檔案管理工作效率，首先需要提升檔案管理服務意識，進而提升檔案管理重視程度，同時對檔案管理制度進行規范，并且提高檔案管理團隊的業務水平，加強信息技術的應用。只有這樣，才能推動檔案管理工作穩定高效開展。

參考文獻：

[1]王文芳.人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識[J].辦公室業務，2014（23）：185.

[2]王學.淺談人力資源和社會保障部門中檔案管理工作的實踐[J].價值工程，2015，34（2）：146-147.

[3]劉芹.人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識[J].黑龍江檔案，2012（3）：108.

[4]劉曉卓.新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理工作探討[J].領導科學論壇，2015（23）：12-13.

[5]郭文華.加強人力資源和社會保障系統檔案管理[J].蘭臺內外，2018（8）：29-30.