加強(qiáng)合同管理 防控醫(yī)院招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)

郭學(xué)軍 但莉萍

[摘 要] 醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營工作，主要的成本開支包括購買醫(yī)療設(shè)備、耗材、試劑、藥品采購等，這些都需要通過招標(biāo)活動(dòng)進(jìn)行采購，也都需要簽訂采購合同，規(guī)范的合同就成為確保招標(biāo)采購順利實(shí)施的重要條件。如果采購合同缺乏規(guī)范性，將會(huì)造成許多風(fēng)險(xiǎn)隱患，對(duì)醫(yī)院運(yùn)營成本控制造成影響，甚至造成較大的損失。因此，在醫(yī)院招標(biāo)采購工作中，需要對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行綜合分析，以合同管理為重點(diǎn)提出有針對(duì)性的風(fēng)險(xiǎn)防控策略。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；招標(biāo)采購；合同；風(fēng)險(xiǎn)防控

中圖分類號(hào)： D641 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

醫(yī)院采購工作中的合同風(fēng)險(xiǎn)，主要分為可識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和不可識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)兩大類。不可識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)更多是指因戰(zhàn)爭(zhēng)、自然災(zāi)害或不可抗力引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。可識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)，主要發(fā)生在采購項(xiàng)目計(jì)劃和發(fā)起階段，在此期間，大多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)是可以被采購管理人員察覺，醫(yī)院需要加強(qiáng)合同管理，采取相應(yīng)的管理策略，進(jìn)而有效控制采購風(fēng)險(xiǎn)，為醫(yī)院運(yùn)營成本控制提供有效保障。筆者主要從采購招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)分析入手，研究合同管理在醫(yī)院招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)防控中的應(yīng)對(duì)策略。

一、醫(yī)院招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)類型

醫(yī)院招標(biāo)采購環(huán)節(jié)常見風(fēng)險(xiǎn)主要為：

一是供應(yīng)商資質(zhì)和商譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。在醫(yī)院招標(biāo)采購中，如果沒有準(zhǔn)確設(shè)置并嚴(yán)格核實(shí)供應(yīng)商資質(zhì)，沒有充分調(diào)查供應(yīng)商的售后質(zhì)量、過往履約口碑和信譽(yù)，就難以準(zhǔn)確了解和判斷供應(yīng)商的履約能力，一旦與資質(zhì)不符、商譽(yù)不佳的供應(yīng)商簽訂招標(biāo)采購合同，則會(huì)給醫(yī)院帶來風(fēng)險(xiǎn)隱患。

二是合同的締約風(fēng)險(xiǎn)。合同的締約風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面：一方面是合同談判過程中的風(fēng)險(xiǎn)，如因醫(yī)院談判代表專業(yè)素養(yǎng)不足，缺乏談判經(jīng)驗(yàn)，造成無法準(zhǔn)確把握采購商品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交付標(biāo)準(zhǔn)，或者爭(zhēng)取不到有利的交付方式、結(jié)算方式而使醫(yī)院在談判中處于弱勢(shì)、損失合同利益的風(fēng)險(xiǎn)。像在采購醫(yī)療設(shè)備時(shí)，如果只約定送貨地點(diǎn)為醫(yī)院，而未約定需由供應(yīng)商將設(shè)備運(yùn)送到具體樓層和房間交付，那么在設(shè)備送達(dá)醫(yī)院后，供應(yīng)商的合同義務(wù)即已履行完畢，一旦設(shè)備交付后因再次搬運(yùn)而發(fā)生損毀滅失，后果只能由醫(yī)院自行承擔(dān)；另一方面是合同的條款風(fēng)險(xiǎn)，如因合同條款設(shè)置不當(dāng)、約定不明，或不符合法律法規(guī)和醫(yī)療衛(wèi)生政策，造成合同無效、不能履行的風(fēng)險(xiǎn)，甚至可能被人利用合同實(shí)施欺詐。如在 2020年新冠疫情暴發(fā)之初，口罩、消毒液等防護(hù)用品供應(yīng)緊張，某些醫(yī)院從一些非正規(guī)渠道采購時(shí)，就在支付了高額的預(yù)付款后，被某些別有用心之人以合同中不合理的條款作為理由拒絕或延遲交付，很多醫(yī)院直到疫情緩解、供應(yīng)充足、價(jià)格大幅下降之后，才收到貨物[1]。

三是合同代理風(fēng)險(xiǎn)。如代理人員未獲得授權(quán)或超出代理權(quán)限簽訂采購合同，或未遵循委托要求，造成采購標(biāo)的、質(zhì)量、數(shù)量與采購需求不符，最終造成醫(yī)院損失。

四是合同的履約風(fēng)險(xiǎn)。在合同履行過程中，一方面存在因供應(yīng)商未充分履行合同義務(wù)，造成采購商品存在質(zhì)量不符標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量不合約定、到貨延期、交付不便、維保不利的風(fēng)險(xiǎn)；另一方面存在供應(yīng)商的結(jié)算要求違反合同規(guī)定的期限、方式、數(shù)額等對(duì)醫(yī)院不利的風(fēng)險(xiǎn)。

五是合同保管風(fēng)險(xiǎn)。在合同簽署以后，如未有效保管原始合同資料，則可能出現(xiàn)在合同履行中或合同履行完畢后的有效追索期內(nèi)，因無原始合同而無法正常維權(quán)、最終造成醫(yī)院損失的風(fēng)險(xiǎn)。

二、醫(yī)院招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)的主要原因

一是醫(yī)院采購人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、合規(guī)意識(shí)不強(qiáng)。現(xiàn)在部分醫(yī)院仍存在采購僅僅是簡(jiǎn)單地購買商品，缺乏對(duì)采購商品的產(chǎn)品要求、性能指標(biāo)的深入了解，未開展廣泛的市場(chǎng)調(diào)查和詢價(jià)比價(jià)，某些重大采購事項(xiàng)沒有遵循必要的審查、審批流程，甚至連采購合同都直接套用供應(yīng)商提供的格式文本，導(dǎo)致遇到采購商品在出現(xiàn)糾紛需要維權(quán)時(shí)，找不到相應(yīng)的合同依據(jù)。

二是醫(yī)院采購人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。現(xiàn)在部分醫(yī)院由于負(fù)責(zé)采購管理的工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)、法律知識(shí)，因而業(yè)務(wù)能力較弱，存在采購合同條款表述不準(zhǔn)確、權(quán)利義務(wù)約定不明，無法兼顧采購需求、雙方權(quán)益和法律規(guī)定等問題，影響了醫(yī)院招標(biāo)采購工作的順利開展。

三是采購規(guī)范缺失、監(jiān)督管理缺位、責(zé)任追究不嚴(yán)。招標(biāo)采購工作，要求醫(yī)院有嚴(yán)格的工作流程，具備完善的管理制度和監(jiān)督規(guī)范，并在招標(biāo)采購全過程中有效落實(shí)。但在某些醫(yī)院，仍存在管理制度不健全，未對(duì)采購事項(xiàng)發(fā)起、合同審批、合同履行進(jìn)行規(guī)范管理的問題，同時(shí)，監(jiān)督考核也流于形式、形同虛設(shè)，這既給招標(biāo)采購工作本身帶來風(fēng)險(xiǎn)，又給醫(yī)院廉政建設(shè)埋下了隱患[2]。

三、醫(yī)院招標(biāo)采購風(fēng)險(xiǎn)防控相關(guān)策略

無論是藥品、試劑、耗材的招標(biāo)采購還是醫(yī)療設(shè)備的購買、維護(hù)、保養(yǎng)，合同的簽訂和履行都涵蓋了招標(biāo)采購的全過程。因此，只有通過加強(qiáng)招標(biāo)采購合同的管理，才能明確醫(yī)院和供應(yīng)商雙方的權(quán)利、義務(wù)，從而推動(dòng)招標(biāo)采購工作的正常、有序開展。醫(yī)院招標(biāo)采購工作，應(yīng)以加強(qiáng)合同管理為重點(diǎn)，制定相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)防控策略：

（一）法務(wù)把關(guān)，規(guī)范采購合同

醫(yī)院招標(biāo)采購工作面臨各種復(fù)雜情況，給采購管理部門提出了較高的要求。如在醫(yī)療設(shè)備的采購中，采購部門需要根據(jù)醫(yī)院的采購需求，開展深入的市場(chǎng)調(diào)查，在此基礎(chǔ)上確定擬采購設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、數(shù)量和價(jià)款、保養(yǎng)和維護(hù)要求等主要信息，并相應(yīng)地?cái)M定合同條款；而在醫(yī)用耗材的采購中，采購部門則需要充分考慮實(shí)際使用情況和市場(chǎng)供應(yīng)規(guī)律，對(duì)某個(gè)時(shí)間周期內(nèi)擬購耗材的采購最高價(jià)進(jìn)行限定，或約定市場(chǎng)價(jià)下浮時(shí)采購單價(jià)隨行就市。而如何使不同的采購需求在采購合同中得以準(zhǔn)確地體現(xiàn)，又保證合同的依法合規(guī)，就需要專職法務(wù)人員（或法律顧問）的參與，由法務(wù)人員根據(jù)具體的采購需求，擬定規(guī)范的采購合同。有了法務(wù)人員的參與，就可以針對(duì)不同的采購項(xiàng)目，準(zhǔn)確地表述采購標(biāo)的和質(zhì)量要求、采購數(shù)量和價(jià)款支付、商品交付和質(zhì)保維護(hù)、特殊需求和違約責(zé)任等合同條款。只有做到了表述準(zhǔn)確、條款完整、權(quán)利清晰、義務(wù)明確，才能從源頭上實(shí)現(xiàn)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的有效防范[3]。

（二）完善制度，規(guī)范合同流程

醫(yī)院招標(biāo)采購工作需要建立完善的合同審查、審批、簽訂、實(shí)施流程。招標(biāo)采購事項(xiàng)發(fā)起后，需先由采購部門與法務(wù)部門起草合同條款、共同擬定采購合同，按流程交由審計(jì)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可簽訂合同并組織實(shí)施，合同資料也需按規(guī)定歸檔保管。如果采購合同金額超過重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)規(guī)定的，還需提交醫(yī)院相關(guān)決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行審議，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。同時(shí)，醫(yī)院需要在相關(guān)的管理制度中明確招標(biāo)采購各環(huán)節(jié)的崗位職責(zé)和工作要求，建立分工明確、程序規(guī)范、權(quán)責(zé)清晰的工作機(jī)制，使醫(yī)院招標(biāo)采購工作有章可循、高效有序。

（三）嚴(yán)格考核，規(guī)范合同監(jiān)管

醫(yī)院招標(biāo)采購責(zé)任重大，需要建立嚴(yán)格的合同管理和考核機(jī)制，并通過加強(qiáng)對(duì)各環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，以提升招標(biāo)采購工作的質(zhì)量、效率。首先，通過對(duì)合同流程的監(jiān)管可以及早發(fā)現(xiàn)采購工作中的問題、趁早解決問題、及時(shí)杜絕問題。如通過審計(jì)、財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的審核，可以對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、供貨標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行再次審查，從而對(duì)供應(yīng)商得資質(zhì)和商譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)、合同的代理風(fēng)險(xiǎn)、締約風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效防范。其次，通過對(duì)采購合同管理的考核，在使采購部門和采購人員明確工作目標(biāo)和職責(zé)要求的同時(shí)，能夠保證醫(yī)院及時(shí)掌握采購工作開展的情況，準(zhǔn)確評(píng)價(jià)采購部門和采購人員的工作成效，以總結(jié)采購工作的經(jīng)驗(yàn)、提高采購工作的效率，從而防范合同的履約風(fēng)險(xiǎn)和保管風(fēng)險(xiǎn)。古語云：“以銅為鏡，可以正衣冠；以古為鏡，可以知興替；以人為鏡，可以明得失；而以法為鏡，可以斷曲直。”采購管理部門的工作涉及面廣、接觸的人多，也是腐敗案件易發(fā)、多發(fā)、高發(fā)的重點(diǎn)領(lǐng)域，這對(duì)醫(yī)院的監(jiān)督管理提出了更高的要求。一旦發(fā)現(xiàn)采購管理部門和管理人員在合同簽訂、合同履行中存在違反清正廉潔、違規(guī)違法方面的問題苗頭，則由紀(jì)檢監(jiān)察部門進(jìn)行處理，以消除風(fēng)險(xiǎn)隱患。只有通過科學(xué)的考核和嚴(yán)格的監(jiān)管，使采購管理部門和管理人員做到思想上高度重視、工作中盡職履責(zé)，作風(fēng)上遵章守紀(jì)，才能最大限度地規(guī)范權(quán)力運(yùn)行，預(yù)防腐敗滋生，確保醫(yī)院招標(biāo)采購工作健康發(fā)展[4]。

四、結(jié)語

在醫(yī)院招標(biāo)采購工作中，合同管理既是重要的工作內(nèi)容，更是防控采購風(fēng)險(xiǎn)的必要手段。因此，必須加強(qiáng)合同管理，從而為醫(yī)院的整體經(jīng)濟(jì)運(yùn)營提供充分的保障。

參考文獻(xiàn)：

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