檔案信息化管理的風(fēng)險識別與安全管理策略研究

萬秀麗

摘 要：檔案安全管理是檔案管理的一項核心內(nèi)容。檔案設(shè)備安全管理是檔案安全管理的重要組成部分，是檔案安全管理“大家庭”中古老而又年輕的“成員”。說它古老，是因為它與檔案安全管理相伴而生、如影相隨，只是人們太過偏愛檔案實體安全管理、檔案信息安全管理兩大“核心家庭成員”而忽略了它，本文對檔案信息化管理的風(fēng)險識別與安全管理策略進行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：風(fēng)險識別;安全管理;策略研究

檔案的信息化及安全化管理，對任何機關(guān)、企事業(yè)單位來說，都是一項重要工作。但是當(dāng)前，很多部門對檔案的管理缺乏重視，對檔案的風(fēng)險防范及識別力度不夠。為此，我們從對檔案信息化管理和風(fēng)險識別重要性的角度做以分析，對檔案的安全管理策略作以闡述。

1 檔案信息化管理風(fēng)險的識別

檔案信息化管理風(fēng)險的識別是對影響到檔案信息化建設(shè)目標的主要風(fēng)險因素進行識別，歸納風(fēng)險基本特征和明確影響的相關(guān)方面。檔案信息化建設(shè)的目標就是要確保檔案的真實、完整、可靠、可用、可讀、保密等要求。真實就是數(shù)字檔案真實可靠，能夠反映事實真相，保持最初生成和存儲時的狀態(tài)。完整就是檔案信息的所有內(nèi)容、整體結(jié)構(gòu)、各種數(shù)據(jù)和全部信息都是完整的，所匹配的各項參數(shù)和輔助文件都是完整的。可靠是檔案信息少出現(xiàn)故障或不出現(xiàn)故障，使用戶滿意、信賴、放心使用。可用是檔案信息可以長期被通過授權(quán)驗證的用戶和計算機系統(tǒng)暢通地對其進行信息訪問和接收。可讀是檔案信息能夠被現(xiàn)有的軟硬件系統(tǒng)識別和讀取，能夠適應(yīng)將來技術(shù)的發(fā)展，可以被長久的識別讀取。保密是檔案信息在長期保存的過程中要防止檔案信息泄露給未經(jīng)授權(quán)的用戶。

2 檔案信息化風(fēng)險的管理

檔案的采集與形成階段一般由兩部分組成：一部分為數(shù)字檔案的形成階段，另一部分為實體檔案數(shù)字化收集（紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子化、數(shù)字化資料）階段。數(shù)字檔案的形成階段由電子文件的形成、文件流轉(zhuǎn)、按規(guī)則移交三步驟來實現(xiàn);實體檔案數(shù)字化收集階段由紙質(zhì)檔案收集、掃描錄入、檔案整理這三個步驟實現(xiàn)。這兩部分檔案掛接到檔案信息管理系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)對檔案信息的利用服務(wù)。從檔案信息化收集和形成的過程來看，其風(fēng)險管理重點有兩個方面：一方面是過程管理風(fēng)險，包括第三方機構(gòu)（檔案數(shù)字化外包機構(gòu)、中介機構(gòu)等）選擇風(fēng)險、合同風(fēng)險、檔案保密風(fēng)險、數(shù)據(jù)掛接風(fēng)險和檔案拆裝損壞風(fēng)險;另一方面是硬件設(shè)備技術(shù)風(fēng)險，包括數(shù)字化設(shè)備性能風(fēng)險、服務(wù)器容量風(fēng)險、數(shù)據(jù)庫安全風(fēng)險和設(shè)備存儲介質(zhì)安全風(fēng)險。這兩個階段風(fēng)險能否合理控制對檔案信息的真實性、完整性和保密性產(chǎn)生直接影響。

3 檔案管理的現(xiàn)狀

從目前檔案管理的現(xiàn)狀看，大部分機關(guān)都采用了信息化的方式來進行管理。但對于一些重要文件，有些機關(guān)會采用雙重保存的方式來防止丟失，但這種管理方式無疑加重了管理部門對人力、財力、物力的投資。還有的單位忽視文件的管理，存在重建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象，這也導(dǎo)致了檔案管理人員的對檔案管理工作的松懈，在檔案檢查工作中也不夠認真規(guī)范，只是例行公事的排查一遍做做樣子。很多機關(guān)由于缺人手或是為了節(jié)省人力，常會出現(xiàn)一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，缺乏專業(yè)的檔案管理人員。由于他們?nèi)狈I(yè)的檔案管理知識，并且沒有足夠的時間和精力專心的投入到對文檔的管理，所以導(dǎo)致檔案管理工作無法系統(tǒng)、持續(xù)、穩(wěn)定的進行開展。

4 檔案管理存在的問題

1）政策支持與總體規(guī)劃問題。與一些發(fā)達地區(qū)相比，我市的檔案科技創(chuàng)新缺乏政策支持和資金支持，檔案信息化建設(shè)沒有被納入我市電子政務(wù)建設(shè)的總體規(guī)劃中，使得大量新產(chǎn)生的電子檔案無法被有效管理。另外，我市檔案信息化建設(shè)起步較晚，信息化發(fā)展水平滯后，難以跟上飛速發(fā)展的社會需求。

2）傳統(tǒng)的庫房管理模式難以滿足新形勢要求。傳統(tǒng)意義上的檔案庫房管理是指對檔案的接收、保管、查詢、利用等一系列管理活動的總和，庫房內(nèi)保管的檔案一般以紙質(zhì)檔案為主，實物、照片、光盤為輔。通常企業(yè)檔案更具有多樣性的特點，不同門類的檔案分別存儲于不同的庫房中，一些歷史悠久的企業(yè)檔案庫房保存的檔案更是種類繁多而復(fù)雜，這更需要更新傳統(tǒng)的庫房管理模式，從而滿足新形勢下對檔案管理信息化的要求。

5 檔案信息化管理及安全管理策略研究

1）創(chuàng)造一個良好的檔案管理環(huán)境。以開展專題匯報的形式來鼓勵發(fā)現(xiàn)問題，為管理人員提供反饋問題的途徑。在檔案管理中會出現(xiàn)很多或大或小的問題，這就要求檔案管理人員在工作過程中積極發(fā)現(xiàn)問題，反饋問題，以在專題匯報會上討論解決問題的途徑，結(jié)合實際情況向上級機關(guān)報告，使上級部門及時關(guān)注問題，更快更好地解決存在的問題。

2）加強檔案管理人員的隊伍建設(shè)。在新時期加強檔案管理人員的隊伍建設(shè)勢在必行。這就對檔案管理人員提出了更高的要求，要求他們熟練掌握信息操作，掌握更前端的技術(shù)，不斷地進行學(xué)習(xí)。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還可以制定相關(guān)的鼓勵政策，在掌握基本的法律知識、理論知識的基礎(chǔ)上，鼓勵工作人員創(chuàng)新工作方法，為檔案管理創(chuàng)造一個良好的軟環(huán)境。同時建立一些獎勵機制，提高管理人員的待遇，鼓勵他們?yōu)闄n案管理事業(yè)付出努力。只有這樣，才能更好的調(diào)動檔案管理工作人員的工作積極性和主動性，更好地開展檔案的管理工作。

3）轉(zhuǎn)變思維，創(chuàng)新檔案管理工作模式。檔案管理部門應(yīng)跳出傳統(tǒng)的狹窄思維模式，轉(zhuǎn)變思路，適應(yīng)社會發(fā)展，變“紙”為“電”，加強檔案電子化的推廣，制定出一套集規(guī)范性、安全性、效益性為一體的切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的形成、保管、利用等流程，為檔案信息化保駕護航。

6 檔案信息化管理實施方案

為了有效地實施上文提出的安全策略，在檔案信息化系統(tǒng)的設(shè)計上，作為檔案數(shù)據(jù)存儲的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，該計算機設(shè)備應(yīng)對敏感文件具有識別能力。在存儲的過程中，為每一個文件生成唯一的標識符，并以特定的方式標記機密文件。同時，為每個文件創(chuàng)建文件策略，該策略包含對文件所有可能操作的事件進行列表，以及事件發(fā)生時應(yīng)采取的操作，并為每個文件生成一個具有時間順序的跟蹤文件，以記錄文件在不同時刻所處的位置及文件的復(fù)制和大小變化的情況。作為服務(wù)器的主機，可操作檔案文件的客戶機發(fā)送所有機密文件的文件策略，客戶機按照文件策略處理機密文件，如有不當(dāng)操作，將會提出警告并收回文件處理權(quán)限。如果文件的策略需要更改，應(yīng)關(guān)閉所有客戶機的文件操作權(quán)限，定期重新對客戶機發(fā)送文件策略和文件處理權(quán)限。作為客戶機端安裝處理文件的軟件代理，如果需要對機密文件進行文件策略之外的處理操作，應(yīng)生成操作請求，并向服務(wù)器端發(fā)送，等待服務(wù)器對請求進行處理，此時服務(wù)器會暫時收回該客戶端對文件的處理權(quán)限，以保證整個操作過程的原始性。

7 結(jié)束語

信息化時代的高速發(fā)展，即為檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)，也為檔案的現(xiàn)代化管理提供了機遇。作為檔案管理人員，我們要勇于迎接新科學(xué)、新技術(shù)的挑戰(zhàn)，抓住機遇，多思考、多嘗試、多實踐，力爭為檔案管理水平的全面提升貢獻自己的力量，展現(xiàn)時代擔(dān)當(dāng)。

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