解析信息化時代背景下的高校檔案管理工作

張艷霞

【摘?要】如今社會在不斷的前進發(fā)展，人民已經(jīng)不再滿足于“衣食住行”，高校的檔案管理中含有很強的科技知識，培育知識素養(yǎng)的重要途徑之一。與以往的高校檔案管理想必更加便捷，更加快速，方便各大高校對檔案進行管理。現(xiàn)在越來越多的高校使用信息化檔案管理，通過使用現(xiàn)代化設(shè)備來提高為學(xué)生的服務(wù)質(zhì)量。本篇文章探討了信息化大背景下高校檔案管理的建設(shè)，為一些高校提供見解。

【關(guān)鍵詞】信息化;高校檔案管理;策略

引言：

當前隨著高新技術(shù)的不斷普及，教育領(lǐng)域也需要對現(xiàn)代化設(shè)備進行引進，讓學(xué)生更多的接觸現(xiàn)代化技術(shù)，體驗現(xiàn)代化發(fā)展，可以拓展他們的知識面。大多高校緊跟時代步伐，在檔案管理方面引進現(xiàn)代化設(shè)備就是一個很好的例子，讓大學(xué)生不限于傳統(tǒng)的檔案管理，讓檔案管理的方式更智能化，便捷了大學(xué)生以及大學(xué)教師日常查找信息。學(xué)校對現(xiàn)代化設(shè)備的不斷引進，也讓如何高效的運用這些現(xiàn)代化設(shè)備成為了當代教育界的重要課題。

1 高校檔案管理存在的漏洞

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施不完善

高校的檔案管理工作并不是容易的事情，檔案數(shù)量之多，內(nèi)容之雜，是一件耗時耗力的工作。然而很多高校并未意識到檔案工作的細節(jié)和重要，并未及時更新基礎(chǔ)設(shè)施。一些基礎(chǔ)設(shè)施不能滿足如今學(xué)生的需求，久而久之檔案管理工作會成為冷門工作。

1.2 管理人員專業(yè)性低

很多高校檔案管理的服務(wù)人員是一些兼職的大學(xué)生，這些大學(xué)生對檔案管理的具體措施以及管理模式不熟悉，只是普普通通最基本的服務(wù)，這些其他大學(xué)生們也可以做到，并未發(fā)揮真正的檔案管理服務(wù)用處。還有的檔案管理服務(wù)人員是一些文職，稍微具有管理能力的人，對檔案管理相關(guān)知識不通。如果他們遇到一些專業(yè)性的問題時，不能及時解決。

2 分析高校檔案管理建設(shè)的有效方法

2.1 利用人工智能，提供自助服務(wù)

在傳統(tǒng)的高校檔案管理模式中，主要的服務(wù)是“人”，需要依靠人力來維持檔案管理的正常運作，然而一些高校里從事檔案管理的的工作人員服務(wù)過程中難免會出現(xiàn)各種各樣的問題，例如服務(wù)態(tài)度差，服務(wù)人員素質(zhì)低，專業(yè)程度不足等。大學(xué)生對于一些專業(yè)檔案管理方面的知識，若是在查詢檔案過程中遇到態(tài)度惡劣的服務(wù)人員，可能就會出現(xiàn)害怕抵觸的心理狀態(tài)，甚至會喪失對檔案管理的興趣。當今技術(shù)的發(fā)展，檔案室中引進人工智能，對一些服務(wù)質(zhì)量差的人員進行適當裁剪，減少非專業(yè)服務(wù)人員的數(shù)量，優(yōu)化關(guān)于人工智能的硬件服務(wù)，讓人工智能代替一些人力服務(wù)，增設(shè)學(xué)生自助查閱檔案和檔案管理功能。

2.2 利用檔案管理大數(shù)據(jù)分析

在當代小學(xué)檔案室中，檔案的管理也是需要重視的一個問題，傳統(tǒng)的檔案管理需要利用大量的人力來進行采集、匯編、整理等統(tǒng)計，然而很多大學(xué)對檔案管理并不了解，無法對檔案的條文規(guī)定有明確的認知，自然就難以嚴格遵守檔案的管理，所以也會讓高校檔案的相應(yīng)管理更加的困難，科學(xué)技術(shù)的引進為檔案管理進行大數(shù)據(jù)分析，管理員可以對學(xué)生的查詢數(shù)據(jù)、出入系統(tǒng)進行有效精準的統(tǒng)計，極大的便捷了管理員的日常工作，用大數(shù)據(jù)代替人工計算，讓繁雜的工作簡潔化。如今已經(jīng)有檔案管理系統(tǒng)來特別應(yīng)用于高校檔案管理來實現(xiàn)自動化管理，不需要用戶付費購買其他服務(wù)器，也不需要擔心用戶信息數(shù)據(jù)計算出錯或數(shù)據(jù)被盜，根據(jù)指示指導(dǎo)用電腦安裝成功檔案管理系統(tǒng)后便可以立即使用，通過此系統(tǒng)檔案管理可以實現(xiàn)自動計算，自助查詢，精確的檔案管理的相關(guān)數(shù)據(jù)，節(jié)省掉了很多不必要的流程，也讓檔案管理的運營更加智能、簡潔化。

2.3 增加電子檔案管理系統(tǒng)

過去傳統(tǒng)的檔案管理全部采用人工查找，相對設(shè)備也比較老化，如今高校檔案管理引進現(xiàn)代化設(shè)備，也是對如今大學(xué)生教育實際情況的適應(yīng)。當今大學(xué)生的生活離不了高新電子設(shè)備，手機電腦已經(jīng)成為了大學(xué)生普遍接觸的事物，可以下載有關(guān)檔案管理的軟件，通過專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)，讓學(xué)生直接在手機上就可以進行檔案管理工作。

2.4 設(shè)置區(qū)域內(nèi)檔案信息共享模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式有一定的局限性，可以在高校檔案處內(nèi)設(shè)置獨立的區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，例如建立校園檔案室獨立的區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，當學(xué)生在館內(nèi)連接區(qū)域網(wǎng)絡(luò)的時候可以共享檔案資源。同時也可以設(shè)置自己專門的網(wǎng)站，學(xué)生登陸網(wǎng)站輸入信息可以實現(xiàn)查看檔案內(nèi)實時資源和提前預(yù)約，學(xué)生以在查找之前查看檔案室的信息和數(shù)量情況。學(xué)生可以通過網(wǎng)站得到數(shù)據(jù)知道是否自己需要的檔案已被他人提前借走使用。

結(jié)束語：

在信息化時代中，高新技術(shù)的不斷發(fā)展普及為學(xué)生的教育提供了很大的便利，讓現(xiàn)代化技術(shù)走入當代高校檔案管理，相關(guān)設(shè)施設(shè)施更加先進化、智能化，對高校大學(xué)生極教師的日常學(xué)習生活來說是很大的便利。除了關(guān)注那些耗費巨大資金引進的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備外，我們更需要關(guān)注這些現(xiàn)代化技術(shù)引進之后的使用效果，該如何正確使用這些現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，如何最大程度的發(fā)揮這些設(shè)備的效率。解決好這些問題才能夠更是服務(wù)學(xué)生。

參考文獻：

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（作者單位：武漢生物工程學(xué)院）