基于SWOT模型的新時期人事檔案管理探究

蔣碧蓉

【摘要】本文從人事檔案的現狀問題出發，利用SWOT分析法對人事檔案管理發展的優勢、機會和劣勢、威脅進行分析，構建SWOT矩陣，提出進一步促進人事檔案發展的相應管理策略。

【關鍵詞】人事檔案;SWOT分析法;管理策略

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，記載個人經歷、政治思想、品德作風、學位學歷、社會關系、業務能力、工作表現以及獎勵處罰等方面的文件材料。人事檔案的主要作用如下： 是組織、人事部門選拔、輸送干部和專業技術人才的重要依據;干部人事檔案是澄清問題，維護個人利益的可靠憑證;干部人事檔案能為后人研究歷史提供可靠依據。

一、人事檔案優勢、機會、劣勢、威脅分析

（一）人事檔案優勢分析。1.自新中國成立以來，我國已經建立了遍布全國、縱橫交錯的檔案館體系，規模之大，世間罕見。在檔案理論界與實踐界的共同努力下，除了建立起一套全新、通用、科學、成熟的檔案體系外，還建立了比較完善的檔案歸檔、移交制度，為國家和人民管理著重要的檔案財富。2.隨著現代技術的應用，越來越多的人事檔案進行了信息化采集和管理，人們可以從計算機中調閱和打印檔案，經管理人員審核后加蓋單位公章即可。這樣大大減少了管理人員與原始檔案的直接接觸次數，對人事檔案紙質載體原始材料起著很好的保護作用，提高了檔案管理的安全性，延長了人事檔案材料的壽命。

（二）人事檔案劣勢分析。1.單位領導和檔案管理人員認識都不到位。單位領導沒有認識人事檔案的重要性，他們認為檔案部門只是一個教輔單位，只給予少量的預算經費，讓檔案基本業務（檔案資料的簡單保管，借閱為主）運轉起來就萬事大吉了。干部人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。但實際情況卻不盡人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專業人員管理。他們既不能進行科學管理，又不能真正做好檔案信息資源的利用與開發。2.人事檔案信息化程度太低了。計算機應用只是局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，無法實現人事信息的篩選、排序、分類、匯總等功能。目前人事檔案還是以手工記錄和管理為主，即便安裝了“人事檔案管理系統”，只是一個擺設而已，沒能充分利用，信息化檔案管理的優勢不能很好地發揮出來，導致人力資源的浪費。3.人事檔案內容不健全、不科學。第一，現存人事檔案內容單一，選拔任用干部時，只能在干部人事檔案中得到如年齡、主要經歷、入黨入團、學歷、工資調整等一些基本信息，缺少人事檔案動態管理材料，如人員的繼續教育、專業成果、經濟審計、組織考察等重要內容，這樣容易做出用人不當、錯用人才的錯誤決策。第二，不少檔案館存在在職人員檔案、退休人員、死亡人員檔案混合在一起保管，沒有及時分類處理，這樣加大了人事檔案管理工作的壓力。第三，為了引進高學歷、高層次、高職稱的專業人才，政府和單位會出臺一些特殊政策，以特批的形式將優秀人才引進來，在不調取個人檔案和不轉人事關系的情況下，特開小灶給高層次人才重新立檔，造成了人員管理和人事檔案管理上的脫節。

（三）人事檔案機會分析。1.在黨的十九大報告中，習近平總書記指出：“人才是實現民族振興，贏得國際競爭主動的戰略資料。”2.國家檔案局頒布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確要求：創新檔案信息管理模式，加快與信息社會融合，明顯提升以信息化為核心的檔案管理現代化水平;要創新服務方式，提高檔案公共服務能力。

（四）人事檔案威脅分析。1.高科技已經開始進入了檔案管理和每一個環節中，在檔案管理收集、整理、利用、開發中，高科技手段如操作不當，容易造成失密、泄密等問題發生，就可能給國家或個人造成損失。2.人事檔案部門與人力資源管理部門同為人事處（部門）下面的兩個部門。如果人事檔案管理部門不積極作為，不能及時為單位領導正確培養、選拔和使用人才提供直接依據和重要參考，久而久之，人事檔案部門就會在本單位領導心目中失去一席之地。

二、提升人事檔案管理的對策

（一）提升檔案管理人才隊伍素質。首先，組織檔案管理人員認真學習《中華人民共和國檔案法》《保密法》等相關政策法規，建立人事檔案的統一管理制度。其次，培養人事檔案管理人員的敬業精神，讓檔案管理人員充分認識人事檔案管理工作在人力資源開發利用過程中的重要性，通過各種形式的培訓學習，使檔案管理人員熟練掌握人事檔案管理知識和現代化管理技能，提高專業技術水平，加強計算機知識及人事檔案管理軟件知識的學習，成為具有雙重知識復合型人才，保障人事檔案管理工作的有效落實。

（二）建立科學化的人事檔案管理。實行“分離”的管理模式：即在職人員檔案管理和退休人員檔案、死亡人員檔案要分開管理，在職人員檔案材料在單位人事檔案部門管理，退休人員和死亡人員（在規定存放年限后）及時移交其他部門統一管理。這樣，一方面，它大大減輕了人事檔案管理工作的壓力;另一方面，檔案管理工作可以更加清晰、更加方便管理。

（三）建立完善的信息化管理系統。第一，按資格條件，也可同時兩三個資格同時篩查，數秒內計算機就能找到符合條件的人員，這樣就會很大程度上減少不必要的勞動。第二，建立單位人事檔案管理平臺，設置檔案信息數據共享平臺。利用數字化技術授予不同使用者相應的利用權限，需要查閱或復印檔案時可以直接從計算機中調閱和打印，當事人還可通過個人檔案信息平臺，及時登錄網站對自已人事檔案內容信息進行刪減、添加、修改等，快速補充個人的考核、獎懲、教育、成果等最新數據資料，這樣能實現檔案的動態管理和補充完善。第三，我們可結合買房、貸款、購車等一些重大事項都需要提供身份證明、工資證明的市場需求，增加收錄檔案原件功能模塊，通過數字掃描原貌人事檔案，系統會自動生成人員身份證明、工資證明模塊，準確提供人事電子檔案信息，提升檔案的利用率。

（四）完善的人事檔案管理安保制度。1.嚴格保證保管環境達到國家檔案業務規范的規定，即標準檔案庫房的“八防”標準：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等。2.檔案工作人員要嚴格按照安全保障制度開展工作，杜絕下載來源不明的程序、隨意插拔移動設備等行為，進行權限管理及應用身份認證技術等;采取必要的視頻保護（干擾技術），屏蔽技術、內外網隔離技術、數據加密技術、網絡安全監測技術加監管和防范。做好電子檔案和傳統檔案數字副本的存儲和備份工作。

（五）健全的人事檔案內容。1.新時期，人事檔案內容在傳統固有的收集基礎上，重心轉移至人才成長過程中動態信息的及時補充和更新完善，如需要增加員工各個階段的繼續再教育、經濟審計、組織考察、專業研究方向、主要學術成就、專業論文發表和科研成果獲獎等重要信息，最大程度地發揮人事檔案對人才成長方面的積極作用。2.合理的人才流動對社會人才資源科學分配與整合有促進作用，是社會進步的重要體現，可以使人才得到一定的發展空間，進一步實現自身價值，同時也是配合國家人才戰略的實施，積極推動社會經濟建設的整體發展的需要。人事檔案部門要敢于擔當，應主動承擔高層次人才檔案材料的調檔歸檔協調工作，讓高層次人才的檔案盡快完整、齊全歸檔。

綜上所述，在新《干部人事檔案工作條例》指導下，全面提升干部人事檔案工作質量，持續推進干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化，服務于新時代中國特色社會主義偉大事業，是新時代對人事檔案的必然要求。

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