事業單位檔案信息安全管理工作探究

黃成涯

摘要：事業單位是指由國有資產出資建立的非盈利法人組織或者機構，這些單位的主要業務包含文教、醫療、科技和文化等方面，這些單位最顯著的特征就是以所、站、館和協會作為單位名稱的后綴。事業單位檔案指的是記錄了在歷史發展中某單位的發展歷程，重要歷史事件的各種文字、音像等資料，其中還包含了單位人員的詳細資料。檔案管理則是對這些資料進行收集、整理和保管的一系列工作。隨著社會經濟發展、科學技術進步、事業單位人員調動頻繁和事業單位改革的不斷深入，事業單位檔案管理工作也必須跟上時代的發展，不斷創新管理的手段和方法。

關鍵詞：事業單位;檔案管理

1機關事業單位檔案管理基本概述

檔案管理是機關事業單位的一項非常重要的基礎性工作，對機關事業單位的運作起到很重要作用，社會對機關事業單位檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。通過建立完善檔案管理模式，能夠提升機關事業單位的公共服務管理意識。大數據時代的到來，要求機關事業單位檔案具有多種形式化，多種數據化的特點，要進行多種服務創新才能滿足大數據的要求，因此檔案管理工作要從傳統的紙質記錄轉變為現代化的計算機數字化管理。[1]健全機關事業單位檔案管理工作，將檔案管理的隱蔽化，單一化逐漸變換成服務大眾的信息公開化，將檔案內容讓普通大眾接受監督，這樣會增加檔案管理的服務大眾意識，有助于增加群眾對政府的公信力度。

2事業單位檔案管理問題分析

2.1基層檔案管理工作不足

檔案工作一直是跟隨著事業的發展而發展的，沒有前人留下的檔案，也就無法進行歷史研究。對于檔案的價值，上級檔案管理部門是非常重視的，但是在基層，顯然對檔案管理工作的重視程度不夠，沒有制度或制度不全，人員缺乏、設施設備缺乏等等，都是事業單位基層檔案管理部門存在的典型問題。一般情況下，檔案和事業是兩個部分，基層工作一般為按照相應的分類辦法將事業資料留存下來，進行收集和管理，但是，因為不在統一的管轄范圍之內，檔案管理容易出現“兩張皮”的現象，在信息時代，檔案管理工作實現信息化是必然的趨勢，但是基層檔案管理機構對信息化檔案管理并不熟悉，也缺乏相應的指導，導致檔案管理上出現失序現象，檔案凌亂不方便利用。

2.2人才隊伍有待加強

人才在檔案管理工作當中所能夠發揮出來的作用，將影響檔案管理的效能，所以人是檔案管理工作的核心力量，但是在事業單位，檔案管理方面的人才存在比較明顯的短板，檔案價值高，檔案管理工作逐漸被重視，但是檔案的價值并不是所有人都能夠認識到的。[2]由于檔案和事業存在兩張皮的現象，上級部門非常重視檔案管理工作，但是下面的人卻沒有把檔案管理工作做好，一些檔案管理部門被直接定義為養老圣地，實際上揭示的問題是對檔案工作人員的不認可，而且很少有年輕人進入檔案管理部門工作，在檔案管理部門工作的人員地位也比較尷尬，上進無門。檔案管理中新鮮血液的注入不夠，盡管現有人員的學歷都比較高，但學歷高不代表業務能力強，人才隊伍結構不是很合理，教育培訓方面也存在滯后性，現有做檔案管理的人，很多都存在專業不對口的問題，檔案管理水平并不高，而教育培訓方面，因為缺乏系統的教育培訓，只能給予檔案工作人員一些粗淺的檔案管理理論知識和技能，專業素質方面有待加強。

3事業單位檔案管理優化

3.1提高檔案管理信息化的安全性

在事業單位檔案管理過程，需要提高對于檔案安全管理認識，在有效的開展檔案安全管理工作時，作為事業單位的領導，必須要有單獨制定檔案資料的應用制度，告訴檔案管理的工作人員一定要遵守檔案管理制度的有關規范，謹防工作引起失誤。檔案管理的工作人員還要確保計算機系統環境的安全性，從技術著手來防范，并使用軟件和硬件有效結合的管理手段，不斷完善檔案管理的安全性。通常常用的安全保護措施是防火墻，事業單位檔案管理和局域網的網絡會形成防護墻，規避病毒和黑客的入侵，謹防檔案信息的外泄。

3.2健全檔案管理制度

健全的單位制度是一個現代化組織必備的基本條件，事業單位在完善各項基本制度的同時，要重視檔案管理方面制度的建設，如檔案管理人員的績效考核制度等。為了提升檔案工作人員的工作積極性，除了建立單位檔案人員職稱評審制度外，還要有激勵制度，讓他們工作更加具有主觀能動性。在檔案管理工作中的保密制度執行中，事業單位應提高員工的電子檔案管理意識，定期對系統進行安全性檢查，更新殺毒軟件、安全軟件。為避免電腦黑客的侵犯，事業單位可設置專業的防火墻。此外，還要健全事業單位檔案的訪問制度和借閱制度等。

3.3全面提升檔案信息化水平

網絡和信息的發展直接改變了檔案工作的管理方式，事業單位檔案管理工作要順應形勢發展。實現信息化要有一定的物質基礎，單位要采購一批信息化設備，如一體化掃描儀和儲存設備，通過紙質檔案電子化，存入電子儲存設備，有效保障檔案的安全。單位要建立自身的信息平臺，進行分類管理，例如將檔案按內容分類（人事檔案、財務檔案等）、將檔案按時間分類等等，這個平臺可以及時更新，給予檔案管理人員和單位工作人員一定的權限。有些對外的事業單位還可以開通對外查詢窗口，方便服務公眾。譬如公共圖書館開通公共查詢，讀者可以查詢自己目標圖書的狀態等。事業單位檔案信息化還要有創新，例如在移動互聯時代可以開通單位檔案服務的App和微信公眾號等，積極與使用者溝通，提出問題，隨時解決，讓辦公工作不受時間和空間的限制[3]。

3.4加強對事業單位信息檔案資源的開發利用

要妥善解決事業單位檔案資料開發利用效率過低的問題，應該積極完善事業單位檔案管理信息化建設的制度體系。首先，應該加強以事業單位相關門戶網站為平臺的檔案資料庫的建立，通過完善事業單位外網、內網的檔案信息資源共享服務來更好地提升單位內部檔案資源的開發利用率。重要的是要積極健全相關的資源搜索渠道，為實現檔案資料的網上查詢功能提供實現途徑。其次，應該對事業單位內部的檔案信息的內容進行分檔，并據此實現對事業單位的檔案資源利用的數字化開發利用。

結束語

隨著社會經濟變革和信息技術的提升，事業單位檔案管理工作急需轉型和提升。事業單位要重視該工作，結合單位自身檔案管理實情，努力找出不足并加以改進。積極利用現代技術，逐漸摸索出一系列因地制宜的檔案管理工作方法和途徑。

參考文獻

[1]馬艷紅.探討事業單位檔案管理的創新[J].民營科技，2014（12）：112.

[2]黃冬園.事業單位檔案管理工作創新探討[J].現代商貿工業，2014，26（24）：102-103.

[3]王旭.關于完善事業單位檔案管理工作的措施[J].赤子（上中旬），2014（23）：244.