如何尋求醫院辦公室工作新突破

王曉萍

【摘要】醫院辦公室在承擔著基本行政工作的同時，也擔負著對臨床的服務與保障工作，因此，醫院辦公室工作能否創新，能否有新思路，直接關系醫院各部門的有效運轉。鑒于此，本文從醫院辦公室工作內容著手，查擺現存的問題，尋求醫院辦公室工作新方法、新思路，以創新求突破，從而更好地協調和保障醫院各方面工作。

【關鍵詞】醫院;辦公室;創新;新思路

辦公室工作內容雖然千篇一律，但是深挖之下，會發現仍有很多可為之處。

一、醫院辦公室基本工作情況

醫院辦公室既負責日常收發文件、檔案管理、會議安排、用餐申請、專家來訪接待、公章使用登記、證件使用登記等常規行政工作，又負責各類投訴事件及每日醫療與行政用車的統籌安排，此外，醫院的各種總結、領導的發言材料亦由辦公室根據領導思路歸納總結并行文，發揮著輔助參謀的功能，所以醫院辦公室是離院領導最近的部門，也是做出成績不容易，一出錯最容易被領導發現的部門，因此，要求辦公室人員具備良好的個人素養、較高的寫作能力、較好的溝通能力和協調能力。

二、醫院辦公室現存問題

（一）科室文化建設未成體系，科室成員凝聚力有待加強。作為醫院中的一個“樞紐”部門，辦公室是有其獨特內涵的，但長期以來，因為部分辦公室負責人缺乏正確引導，使科室難以形成自有的文化體系，不同性格和不同教育背景的科室成員總是各行其事，導致集體認同感低、凝聚力不強。

（二）精細化管理仍處于探索階段，工作制度、工作流程有待進一步細化。辦公室負責各項制度的制定、全院檔案文件的管理、繁雜事務的處理與協調、會議準備以及領導日程的安排等，這些工作都需要進行精細化管理，但大多數醫院的辦公室工作都處于“兵來將擋，水來土掩”的狀態，工作制度甚至只是為應付檢查，閑置多年，已不適應現時工作，使制度成為流于形式的一種擺設，工作流程更是不夠細化，沒有執行性。因此，辦公室工作長期處于無章可循狀態，工作沒有前瞻性、規劃性。以收發文流程來說，對公文審簽單的簽發順序未形成流程圖，導致其他發文科室每次發文都不清楚簽發順序，每次發文要依賴辦公室，甚至養成將內容發到辦公室，由辦公室為其調整并發紅頭文，既增加了辦公室的工作負擔，又不利于工作有序開展。

（三）工作人員的學習力、服務力、創新力仍待提高。醫院辦公室工作涉獵廣，專業要求高，這要求我們在工作之中保持一種學習的狀態，在適應新形勢的同時不斷提高自我，但很多人在長期的重復工作中慢慢放松了對自我的要求，處理事情只停留在表面，寫稿子也是套套模板，網上搜搜，缺少了自己的思路和新意;又常常以領導身邊人自居，對待其他科室拿腔拿調，對于臨床需求能拖就拖，服務理念缺乏;對于工作只滿足于按部就班，不愿意靜下心好好思考未來工作新的方向，更接受不了新事物，從而讓工作如一潭死水，難以推陳出新。

（四）現代化信息技術應用能力低，工作思維難以有突破。醫院辦公室仍習慣于傳統工作方法，對計算機技術和各種辦公軟件應用能力低，甚至連辦公自動化（OA辦公系統建立）也無法做到，與臨床信息一體化發展嚴重脫節，導致辦公室人員工作強度大，但效率和質量不高，例如會議預約登記仍是靠辦公室工作人員手動登記，進行大數據統計時本來計算機幾個按鍵就可以完成的工作，卻要靠人力浪費一天的時間來統計，無形中導致工作低效。更因為對現代化信息手段的應用能力低，在工作上也無法開拓思維，無法探索出高效高質的工作方式，將工作思維長期局限在傳統的模式中，難以有新發現、新突破。

三、如何尋求辦公室工作的新突破

辦公室的科室文化、管理思維、工作制度、工作方法制約著辦公室工作能否有新突破，因此我們可以從以下方面尋求新突破。

（一）以醫院文化為抓手，推動科室“內涵”建設。辦公室的科室文化不是一朝一夕可以形成的，沒有科主任引導更是難以自動形成，科主任的觀念和領導風格對科室文化建設起著關鍵作用，有利于科室形成大家都認可的共同價值觀，從而既體現醫院的整體文化理念，又彰顯科室的獨特信念。那么如何在醫院文化共識基礎上做好科室的內涵建設呢？首先，科主任可以通過開展豐富多彩的科室文化活動，在活動中增強科室成員感情和相互扶持的意識，并經常召開以發現問題為導向的科務會，共同討論和解決工作難題，提高科室成員團隊意識。其次，可以利用新媒體，如：每周一次微信閱讀分享，推廣正能量，實現科室文化滲透。最后，可以通過增加非工作時間的互動，發展非正式組織關系，促進科室成員之間的共同興趣愛好和交際活動，從而提高科室凝聚力，讓科室更具內涵，科室成員幸福感更高。文化是一種軟實力，只有日積月累，才能帶來真正的改變。

（二）實行精細化管理、規范化管理常態化。只有將基礎工作做細做透，才能尋求創新突破口。這就需要將精細化管理貫穿到方方面面，根據辦公室業務需要及時代發展，定期梳理醫院各項管理制度，修訂相關制度，細化流程，細分工作責任。如堅持寫每日工作日記和明日計劃;建立文件催辦登記，責任到科室;建立工作事項督辦表，責任到個人;制定會議室使用日歷表，精確會議室安排;制定公務接待申請表，明確接待需求。日常工作更是做精做細，每個制度中都配有詳細工作流程并制定出相關申請表格或登記表格，從而讓工作制定更有操作性和可執行性。此外，經常查漏補缺，持續規范化管理。結合新的三公管理規定，重新制定公務用餐制度，嚴控超規格接待，規范公務用餐，嚴格公餐審批流程;規范文件管理和檔案管理，各類合同和重大活動照片都是寶貴的資料，應納入檔案管理，讓文件管理更規范合理;規范投訴接待流程，讓投訴處理更規范，而不是聽完患者的問題反映之后安撫完就結束了，應按照投訴登記、事件調查、領導意見、處理結果、患者態度等形成統一流程，這既是對投訴者的尊重，也是對工作的規范和負責。

（三）注重科室人才培育，培養學習型、服務型、創新型辦公室人員。伴隨著醫院發展和科室發展，辦公人員是否具有學習力是決定科室活力的重要因素。要培養科室成員的學習力，一要靠科室成員自我意識覺醒，主動學習，自我進修。二要靠科室負責人的有心培育，提供進修的機會：如經常選派辦公室人員參加高質量公文寫作培訓班、保密工作培訓班等，從而有效提升專業技能，提升知識層次、提高工作完成質量，通過培訓可以讓科室成員對服務意識和責任意識有更深層次的理解，增強工作的主動性和積極性，改善服務的質量和層次。此外，有了知識的沉淀，就有了思考的基礎和素材，思維就會更開闊，在工作中的創新力會更強，工作中也更容易推陳出新，從而更好地發揮領導參謀作用，逐漸成長為學習型、服務型、創新性的辦公室人才。

（四）打造辦公室自動化平臺，實現無紙化辦公。 辦公室工作需要借助現代化信息手段，通過引進先進辦公軟件， 統一將歷年文件、檔案目錄輸入計算機， 實現文件登記電子化、檔案管理電子化，用科學技術和信息技術促進文件管理和檔案管理水平。此外，也可以利用會議預約軟件或利用新媒體手段，將領導日程安排、會議預約登記和公車使用登記變成無紙化、自動化，在方便各科室預約的同時，也可以解放人力。

四、結語

綜上所述，通過文化建設、科學管理、人才培育、無紙化辦公可以有效改變傳統辦公方式的低效低質，實現辦公室工作的新跨越，從而實現辦公室工作創新和新的發展。

【參考文獻】

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