淺析如何做好高校檔案查借閱工作

周璐 王媛

【摘要】文章在分析高校檔案查借閱工作重要性的基礎上，提出檔案查借閱工作的工作原則。從高校檔案查借閱頻率較高的文書檔案、會計檔案、科研檔案、學籍學位檔案和死亡人員人事檔案的查借閱工作方面詳細介紹了高校檔案查借閱的規范化管理過程。

【關鍵詞】高校檔案;檔案利用;查借閱工作

一、高校檔案查借閱工作的界定

高校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案主要包括黨群、行政、學生、教學、科研、基本建設、儀器設備、產品生產、出版物、外事、財會、實物、聲像等類別，涉及高校工作的各個部分。高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作。做好高校檔案工作，可以更好地保障學校行政工作有序開展，還可以更好地展現學校發展的脈絡，保存學校發展的記憶。

本文所指的高校檔案查借閱工作是高校檔案提供利用工作中的一個部分，它是指高校檔案館（室）根據檔案利用者的需求，基于館藏情況，為利用者提供檔案閱覽服務的工作。通過檔案的提供利用，檔案才能實現最終價值，發揮檔案的資政、查考、憑證、教育和文化等作用。檔案查借閱工作就像一個窗口，一方面反映了檔案收集整理工作是否有序開展，一方面反映了檔案利用者的不同需求。

二、高校檔案查借閱工作的重要性

（一）做好檔案查借閱工作，是發揮高校檔案價值的必然要求。高校檔案記錄了高校管理過程中形成的各種重要文件和原始材料，具有參考憑證價值;記錄了高校發展的歷史，具有歷史價值;記錄了教職員工在高校建設過程中的篳路藍縷的經歷，具有文化育人價值。這些價值都需要通過閱讀檔案內容才能實現。規范的檔案查借閱工作可以讓檔案更充分發揮其價值。因此，做好檔案查借閱工作，是發揮高校檔案價值的必然要求。

（二）做好檔案查借閱工作，是高校檔案工作規范化管理的必然要求。高校檔案工作包括檔案收集、整理、鑒定、保管和利用等環節。檔案的查借閱工作屬于檔案提供利用環節的一部分。因此，理順檔案查借閱工作流程，是高校檔案工作規范化管理的必然之舉。

（三）做好檔案查借閱工作，是高校檔案部門服務學校和社會的必然要求。高校具有為社會服務的職能。高校檔案部門是高校服務的窗口部門。做好檔案查借閱工作，一方面，可以展現學校的良好工作風貌;另一方面，也可以為畢業生辦理各類證明事宜提供憑證，為學校工作提供參考資料，為科研工作提供研究數據和材料，更好地服務于學校和社會。

三、高校檔案查借閱工作的原則

（一）手續辦理的規范性。查借閱不同類型的檔案需要提供的手續不同，審批的權限也不盡相同。為了保證檔案的合法合規使用，檔案利用者應根據檔案館（室）的規定，填寫相關的表格或提供相應的情況說明，經有關單位審批后，攜帶有效身份證件到館（室）進行辦理。表格填寫不完整、情況說明描述不清晰，審批不完備等情況，均無法提供查借閱服務。

（二）查借閱流程的嚴格性。檔案查借閱工作需要經過查借閱申請材料審核、檢索檔案、利用檔案、清點歸還檔案和利用登記五個流程。由于檔案在一定程度上具有保密性和政治性特征，檔案的查借閱流程必須按步進行。只有在完整提供查借閱申請材料的基礎上才能提供檔案的查借閱服務。檔案利用者在檔案利用過程中應當遵守檔案保護、檔案保密的規定。檔案查借閱后應該根據檔案館（室）的要求進行登記。

（三）查借閱服務的細致性。查借閱服務的細致性主要指檔案工作者在檔案查借閱者手續完備的情況下，應認真了解和分析其查借閱需求，盡可能細致、全面地為利用者提供其所需的檔案材料。

四、高校檔案查借閱工作實踐

（一）文書檔案的查借閱工作。文書檔案是高校檔案查借閱工作中利用最多的一類檔案，包括學校遵照執行的上級來文，學校制定的各類管理辦法，各部門重要的工作記錄等。1.文書檔案的查閱工作。文書檔案的查閱工作主要涉及兩個對象：校內工作人員查閱和校外工作人員查閱。針對校內工作人員查閱，如果查閱的是本部門檔案，只需向工作人員提供檔案檢索的途徑，如檔案題名、關鍵詞、歸檔年度、責任者等信息，就可以在工作人員找到所需檔案并登記后進行查閱;如果查閱的是校內其它部門的檔案，基于保密性和規范化的要求，需提供一份雙方部門領導簽字后允許查閱的情況說明，進行登記后方可查閱。針對校外單位查檔，相關單位需提供一份介紹信，說明查閱的目的及查閱人的相關信息，查閱人還需出示身份證件以便于工作人員核實身份，提供檔案查閱服務。2.文書檔案的借閱工作。文書檔案的借閱服務只針對校內工作人員提供。如果借閱的是本部門的檔案，只需要填寫《外借檔案保密安全責任書》（一式兩份，外借責任人和檔案館室各保存一份）即可，《外借檔案保密安全責任書》中明確說明了外借檔案人需要遵守的檔案借閱規范，明確了外借檔案的內容、外借的時間和外借責任人，明確了檔案外借過程中若出現檔案損壞或泄密需要承擔的法律責任。《外借檔案保密安全責任書》填寫完畢后，需要部門領導簽字并加蓋部門公章。如果借閱的是其他部門歸檔的檔案，也需要填寫《外借檔案保密安全責任書》（一式兩份，外借責任人和檔案館室各保存一份），此表需要借閱部門和檔案歸檔部門的領導簽字，同時還需檔案歸檔部門分管校級領導簽字。這樣做的原因是：一方面考慮到部門歸檔檔案的保密性需要;另一方面需得到分管校級領導的認可和同意，明確檔案外借的責任。

（二）會計檔案的查閱工作。高校會計檔案是指高校的會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映高校經濟業務發生情況的重要史料和證據，屬于高校的重要經濟檔案，是檢查一所高校過去經濟活動的重要依據。目前來說，高校會計檔案的查閱工作主要涉及三種對象：畢業生、校內工作人員和校外工作人員。畢業生查閱會計檔案，主要查閱的是學費發票，用以辦理學費報銷和畢業證書領取等事宜。針對這類情況，畢業生需提供學校財務部門查到的憑證號和本人身份證即可辦理。校內工作人員查閱會計檔案，主要有兩種情況：其一，查閱部門經費相關的會計檔案，如購買辦公用品、設備設施的經費報銷情況、部門工作人員外出參會培訓的經費報銷情況等;其二，查閱以個人為單位負責項目的會計檔案，如專家學者的科研項目經費報銷情況等。校內工作人員查閱會計檔案除需提供財務部門查到的憑證號外，還需要提供一份情況說明（內容包括查閱人、查閱事由、查閱時間），部門負責人或項目負責人知曉并在“情況說明”上簽字，加蓋查閱部門印章，財務部門領導也需知曉此項查閱工作并簽字。這樣做的原因是：會計檔案涉及到部門或項目負責人的財務信息，具有一定的保密要求，需經過三方領導的同意才可進行查閱。校外單位查閱會計檔案，主要是學校審計的需求。考慮到審計工作的規范性和嚴肅性，審計單位查檔時需校內對接職能部門（如監察審計部門）工作人員陪同查閱，除提供財務部門查到的憑證號外，還需提供一份情況說明（內容包括查閱人、查閱事由、查閱時間），對接職能部門和財務部門領導簽字，加蓋對接職能部門公章，同時還需提供審計單位查檔人員的工作證件。

（三）科研檔案的查借閱工作。科研檔案是在科研活動中直接形成的，具有保存價值的文字材料、計算材料、實驗數據、圖紙、圖表、照片、聲像等各種形式和載體的科技文件材料。它是高等學校和科研管理機構特有的檔案。它是科研人員的勞動成果和智慧結晶，是反映科學研究活動的真實記錄，更是重要的科研信息資源儲備形式。目前來說，科研檔案的查借閱主要是用于科研項目結題驗收、科研項目后續研究、科研項目獎勵申報和在校教職工職稱評審。主要針對的對象是科研項目負責人和參與人。查借閱的內容主要是項目實驗記錄、項目申報書和項目驗收材料。項目負責人和項目參與人查借閱本人或本人參與項目的科研檔案，只需出示本人身份證即可查閱。針對非項目組外成員查借閱的情況，查借閱人需出示本人的身份證原件，還需提供一份情況說明（內容包括查借閱人、查借閱事由、查借閱時間），項目負責人或項目論文指導老師簽字并加蓋其所在科研管理部門公章。原因是：科研檔案是科研項目的精華，科研項目的成果屬于項目團隊，科研項目的順利完成是基于負責人所在單位提供的條件和平臺。基于科研項目保密性的需求，只有科研項目相關責任人和責任部門都許可后，才能提供查借閱服務。

（四）學籍、學位檔案的查閱工作。學籍檔案指學生在校就讀所錄入的個人信息，包括姓名、家庭住址、身份證號等基本個人信息，以及學號、入學時間、學籍情況等學校相關信息。本文所指的學籍、學位檔案主要指入學錄取簡明登記表、學生成績單、學生畢業生名冊、授予學位審核意見、畢業論文評語意見書等學生在校就讀所產生的檔案。學籍、學位檔案查閱工作的對象主要包括在校生和畢業生兩類。在校生查閱的內容主要是入學錄取簡明登記表，查閱目的主要包括：一是用以證實在校生的合法身份以代表學校參加各級各類比賽。二是求職時根據應聘單位的需求證明該生屬學校正規錄取的學生，符合應聘標準。畢業生查閱的內容涉及學籍、學位檔案的各個方面，查閱目的涉及學歷認證、補充個人檔案、升學考試和考證等方面。本人查閱學籍、學位檔案只需出示本人身份證原件、畢業證原件或復印件即可辦理。由于本人無法到館（室）需委托他人辦理的，需出示被委托人身份證原件，同時提供委托人身份證復印件、畢業證復印件和委托人親筆簽名的委托書，委托書內容包括委托人和被委托人的身份信息、委托事由和委托內容。原因是：個人的學籍、學位檔案屬個人隱私，需完整的證明材料以保證個人學籍、學位檔案的安全保密。

（五）死亡人員人事檔案的查閱工作。干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源，屬于黨和國家所有。根據《干部人事檔案工作條例》中“干部死亡5年后，其人事檔案移交本單位檔案部門保存”的規定，死亡5年以上的死亡人員人事檔案由檔案館（室）提供查閱服務。校內查閱死亡人員人事檔案，需填寫《人事檔案查閱審批表》，《人事檔案查閱審批表》中需填寫查閱事由、查閱人和查閱內容，查閱單位、黨委組織部和檔案館（室）領導簽字并加蓋部門公章。校外查閱死亡人員人事檔案，同樣需填寫《人事檔案查閱審批表》，《人事檔案查閱審批表》中需填寫查閱事由、查閱人和查閱內容，查閱單位、黨委組織部和檔案館（室）領導簽字并加蓋部門公章。除此之外，還需提供查閱單位開具的單位介紹信，出示查閱人身份證原件，以核實查閱目的和查閱者身份。

五、結論

高校檔案查借閱工作是實現高校檔案價值的重要途徑之一。只有在規范手續辦理、嚴格查閱流程、細致提供查借閱服務等工作原則的指導下，在明晰查借閱服務的對象、內容和目的的基礎上，理順查借閱工作流程，才能更好地服務于高校檔案工作的發展，服務于高校和社會的發展。

【本文系2018年云南省檔案局科技項目“高校檔案管理工作機制研究——以管理控制理論為視角”的研究成果之一。項目編號：2018-X-026】

【參考文獻】

[1]中華人民共和國教育部.高等學校檔案管理辦法（中華人民共和國教育部令第27號）[EB/OL].http：//www.moe.gov.cn/s78/A02/zfs_left/s5911/moe_621/201001/t20100129_170434.html，2019-06-17.

[2]中共中央辦公廳.干部人事檔案工作條例[EB/OL].http：//www.gov.cn/zhengce/2018-11/28/content_5344196.htm， 2019.06-18.