試論大數據時代企業(yè)檔案信息化建設

曾鋮

【摘要】在現(xiàn)代企業(yè)生產經營中，所產生的海量數據流必須要進行科學合理的整合、分析以及處理。在變化萬千的大數據時代，企業(yè)要堅持與時俱進，改變傳統(tǒng)檔案管理模式。為此，文章深入探究了企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題，并提出了與之相應的檔案信息化建設策略，以期對企業(yè)檔案信息進行合理的整合、分析，助推企業(yè)的穩(wěn)健長遠發(fā)展。

【關鍵詞】大數據;企業(yè)檔案信息化;建設

隨著信息科技一日千里地發(fā)展，當前我們已經進入了大數據時代，企業(yè)生產運營規(guī)模日益擴大，在具體的運營過程中產生了海量的檔案數據信息，導致傳統(tǒng)檔案管理方式無法滿足海量且復雜的檔案信息管理工作。基于此，構建一個完善全面的檔案信息化系統(tǒng)是企業(yè)亟待解決的重要問題。

一、企業(yè)檔案信息化建設過程中存在的問題

（一）檔案管理觀念方法較為落后。縱觀企業(yè)檔案管理工作，是非常依賴紙質檔案管理的，檔案管理人員沒有從思想意識上認識到數字化檔案數據庫的重要性和必要性，無法看到檔案信息化建設帶來的好處，部分企業(yè)管理者片面認為在大數據時代企業(yè)檔案信息化建設面臨的不再是信息的匱乏，而是如何在海量的檔案信息中，深度挖掘有用的數據信息。

（二）忽視檔案信息化建設基礎業(yè)務。在當前的企業(yè)檔案信息化建設中，辦公信息化設備、信息化硬件、軟件是必不可少的，在企業(yè)檔案信息化管理中需要運用掃描技術、計算機技術、縮微技術、互聯(lián)網技術等。眾所周知，企業(yè)檔案管理部門通常被稱之為“清水衙門”，企業(yè)常常因為硬件、軟件缺乏或是資金不足等因素的限制，造成無法進行全面收集檔案、維護、編制、應用信息化等基礎性業(yè)務，嚴重制約了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展。

（三）缺乏檔案信息化建設標準。在大數據時代，越來越多的企業(yè)參與到電子檔案信息化建設中，由于檔案信息化建設起步比較晚，加之發(fā)展速度較快，導致檔案信息化建設標準還在不斷探索階段。因此具體的應用過程中經常會有電子文件編號、格式、搜集等不一致的現(xiàn)象，導致相關工作人員使用檔案的效率或是速度降低。如部分企業(yè)為了防止一些心術不正的工作人員編輯或是修改電子文件，經常會將檔案文件設置成CAJ或者是PDF格式，由于上述兩種各種需要相應的閱讀器，才能打開瀏覽內容。換言之，也就是在接受CAJ和PDF格式文件信息時，我們必須要下載CAJ或是PDF閱讀器，才能更好地獲取文件當中的信息。

（四）檔案信息安全性比較低。在大數據時代，企業(yè)檔案信息包含了各種企業(yè)重要信息、機密信息。對于企業(yè)而言，一旦這類信息泄露出去，必定會企業(yè)帶來不可預估的財產損失和安全隱患。立足于當前絕大多數企業(yè)檔案管理者而言，普遍缺乏安全觀念，無法真正落實企業(yè)檔案信息安全防護工作，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)非常容易受到黑客或是一些不法分子的篡改，惡意竊取，最終導致企業(yè)機密信息的泄露，嚴重影響了企業(yè)的穩(wěn)健長遠發(fā)展。

二、大數據時代企業(yè)檔案信息化建設的途徑

（一）轉變傳統(tǒng)檔案管理觀念。縱觀當前企業(yè)檔案管理工作，檔案管理人員將工作重點放在檔案信息數據的存儲或是收集方面，在很大程度上忽視了檔案信息處理。當前我們正處在大數據時代，企業(yè)檔案管理者和領導者要堅持與時俱進，轉變管理觀念和方法，不斷加強學習，學習其他企業(yè)檔案信息化建設的優(yōu)點，同時還定期加強對檔案管理人員的培訓力度，通過培訓促使他們認識到檔案信息化建設的重要性，充分利用檔案信息，以便更好地為企業(yè)的經營和決策服務，促使企業(yè)經濟效益提升。

（二）加強檔案信息化基礎業(yè)務建設。在大數據時代，企業(yè)要需重視檔案基礎業(yè)務，通過各種途徑提升檔案信息化建設的廣度和深度，進一步加強檔案管理的質量和數量，通過這些途徑，提升數據資源庫搭建質量和收集數量，真正意義上構建一個豐富的檔案信息資源庫。對此，需做好以下幾點：一是重點加強檔案資源的收集整理，在企業(yè)檔案信息建設中，檔案數量會直接制約或影響企業(yè)檔案信息化建設的成效。故而，企業(yè)要不斷加強檔案收集工作，為企業(yè)更好實現(xiàn)檔案信息化建設打下良好的物質基礎。二是規(guī)范統(tǒng)一檔案數據庫。對此，企業(yè)要基于規(guī)范化、統(tǒng)一化數據格式上，構建一個有效且豐富的檔案信息共享資源。另外，企業(yè)還需做好文字檔案電子化存檔匯總，切實有效地保護好歷史資料，同時檔案管理人員還可以充分利用各種先進技術，將文字資料掃描成電子檔案，以便在企業(yè)構建一個檔案資料數據庫，最大限度保障檔案資源的可靠性和全面性，便于檔案管理人員查閱，從整體上促使檔案管理使用效率的提升。三是企業(yè)要提供軟硬件支持，企業(yè)檔案管理部門，要得到企業(yè)領導者的認可，進而獲取充足資金，最大限度地滿足檔案信息化建設的硬件需求。另外，企業(yè)還要投入大量的人力物力，構建一個檔案與OA系統(tǒng)緊密結合的系統(tǒng)體系，嚴格遵守行業(yè)標準和法律法規(guī)，全方位收集、整合管理檔案，更好地實現(xiàn)檔案信息化管理。

（三）完善檔案信息化的規(guī)范標準。第一，構建統(tǒng)一的電子文件儲存平臺、傳輸途徑以及格式等，如果企業(yè)各個部門將電子文件發(fā)送到檔案管理部門，倘若文件存在傳輸途徑或是存儲格式不統(tǒng)一等問題，則會嚴重影響檔案接收人員所收文件格式、重收或是漏收文件等問題。進而導致企業(yè)檔案信息化管理工作工作效率和質量不盡人意。第二，構建統(tǒng)一的電子文件編號制度，同時企業(yè)還要根據實際情況，制定文件資料收發(fā)記錄表，做好企業(yè)各個部門之間來往電子文件的登記，便于檔案管理人員在使用和查找相關文件時，可以及時準確地進行定位，找到檔案資料。另外企業(yè)還要重視電子檔案的開發(fā)和經管，嚴格管控好檔案信息的搜集和整理準則，抓好遴選工作，對企業(yè)檔案信息進行統(tǒng)一管理。除此以外，還應當大力推動企業(yè)檔案信息化技術的標準化應用，制定詳細明晰的軟、硬件設備應用的標準，增加有關資源的使用率，強化企業(yè)檔案信息化建設的整體水平。

（四）構建檔案大數據安全防護體系。第一，在大數據時代，要想確保企業(yè)檔案信息數據的安全，企業(yè)需根據當前檔案管理實際情況，構建信息安全防護體系，這過程中包含了算法加密技術，這種技術能有效保護企業(yè)檔案信息數據。第二，重點加強檔案信息數據的使用權限，充分利用或是設置大數據自身的安全線技術，進而更好地查閱或是利用檔案信息。第三，還需充分利用大數據技術，保障信息數據傳輸或是共享的安全性，同時還要分級管理檔案信息數據，確保檔案信息數據的精準性。第四，要確保檔案數據在安全的范圍內傳播，除此之外，還要保障檔案使用人員在查閱或是利用信息的安全性，規(guī)避企業(yè)重要檔案信息的泄露。

三、結語

綜上所述，在大數據時代背景下，企業(yè)檔案信息化建設過程中還存在諸多問題。基于此，要求企業(yè)堅持與時俱進，轉變傳統(tǒng)檔案管理思想觀念，加強檔案信息化基礎業(yè)務建設，完善檔案信息化的規(guī)范標準，構建檔案大數據安全防護體系，完善自身的檔案信息化體系，從整體上促使企業(yè)檔案信息化建設的水平和效率，助推企業(yè)的穩(wěn)健長遠發(fā)展。

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