大數據時代科研檔案管理信息化建設研究

陳妤

【摘要】本文先對大數據時代檔案管理進行概述;接著具體分析了大數據時代科研檔案管理面臨的挑戰，最后針對這些挑戰提出相應的解決措施，比如針對傳統科研檔案管理工作中陳舊的理念提出一些新的管理手段;針對信息管理的安全挑戰提出強化信息管理安全性的建議。

【關鍵詞】大數據;科研檔案管理;挑戰

當今，網絡已經深入到各行各業，科研檔案管理也發生了翻天覆地的變化，從手工操作開始全部實現了自動化，這是一個巨大的機會，但是挑戰總是伴隨著機遇，不能忽視這些挑戰的存在，我們要正確分析這些挑戰，在理論分析的基礎之上，制定相關的解決措施，進而提高檔案管理水平。

一、科研檔案特性

科研檔案具有成套性。每個環節與每個環節相互銜接，環環相扣，組成一個有機的整體。如果缺失其中一部分，就會失去整體的連貫性。科研檔案的專業性非常強，每項科研檔案都是針對一個領域或者是一個課題進行的深入研究，因此，專業性非常強。科研檔案階段性突出。從準備到實驗再到總結推廣，每個階段都必不可少。一項科研需要經過多個階段，最后才能研發成功。

二、大數據時代科研檔案管理面臨的挑戰

在大數據背景下，科研檔案管理在工作方式上有很多選擇，但是也存在著許多問題。如何在眾多的選擇中挑選出合理的、科學的管理方式以及在問題面前想出什么樣的解決措施，使大數據時代下科研檔案管理工作發揮出更大的價值，需要我們這些研究人員去深入探討。

（一）科研檔案管理觀念缺乏創新。科研檔案管理工作是一個機密的工作，在工作觀念和方式上就會顯得相對保守，這就給現代科研檔案管理工作帶來了不小的挑戰。整個工作內容缺少整體大局的規劃，并且實行各自管理一個領域不涉及其他領域，這造成了科研檔案信息無法有效共享和利用，在利用相關文件的時候不能及時找到，導致工作效率低下，造成了科研檔案管理滯后的局面。

（二）網絡安全令人堪憂。上世紀，我國的科研檔案主要是以實物載體的形式保存信息文件，在一些重大決議上的文件主要是紙質，并且需要領導簽字蓋章，真偽性得到了一定的保障。然而，大數據時代下科研檔案管理信息化后，對于一個檔案文件，一旦某些不法分子盜取了相關權限，便可以在數據庫里隨意粘貼復制檔案信息，且幾乎不留痕跡，這就大大影響了科研檔案本身應當具有的不可更改性和機密性。

（三）檔案管理手段和方式。文檔數字化后，在檔案歸檔的時間上可以說是帶有隨意性，和傳統的歸檔時間機制不同，過去檔案歸檔都需要相關部門審核之后才可以，這過程需要相當一段時間，而且時間還是定好的。現在科研檔案信息化后文秘工作人員可以通過網絡將相關文件送給相關部門審核，然后再通過網絡送給檔案部門進行歸檔，這大大縮減了時間上的消耗。因此，科研檔案歸檔的信息化給傳統的檔案歸檔帶來了一大挑戰。

（四）人才儲備不足。現今的科研檔案管理人員需要在計算機技術、網絡通信技術上面有較高的專業素養，還要兼顧傳統的管理方式，在舊的工作方式的基礎上結合新的管理理念，對其進行革新。因此，大數據時代下的科研檔案管理工作勢必給相關從業人員帶來不小的挑戰。

三、大數據時代科研檔案管理信息化建設策略

（一）探尋大數據時代科研檔案管理的新角度。長期以來，由于傳統的思想和方法，在傳統的環境中，科研檔案工作者很難應用現代管理檔案方法。唯有更新思想，改變傳統理念，才能滿足現今科研檔案管理工作的需求，把握好機遇，以宏觀的角度，努力尋求增長點，達到檔案工作的最高標準，實現科研檔案管理信息化的戰略轉移。要加大力度進行新資源的收集，進行歸檔。因此，建立一個數據庫歸檔部門應根據在建筑物的項目信息和主要內容。過去社會歸檔檔案大多是以紙、音響、視聽資料的形式保存，數字文件和信息所占的比重是非常小的，這必然會影響到科研檔案管理信息化建設的進程。

（二）推進科研檔案管理的信息化和數字化進程。1.建立科學的開發機制。首先，在了解自身狀況的基礎上，創建一個專門的資料庫，提供對應的服務項目，加強傳統的編輯和研究能力。其次，在掌握好用戶需求的基礎之上，對信息資料進行開發利用，使其朝著高層次方向發展。這個工作的主要目的就是為了最大程度地實現信息的價值，處理好需求、發掘、利用這三方面的關聯問題。2.確定科研檔案管理重點。當前，隨著網絡技術的發展，科研檔案管理融入網絡之中。檔案信息開始與計算機網絡結合為一體，在這樣的環境中，科研檔案可能被泄露，企業機密會存在風險，需要對科研檔案安全加強管理。除此以外，越早對科研檔案進行館藏整理，越有利于在較短的時間里實現檔案管理工作與網絡系統搭接，提高相關部門的工作效率，進而加快檔案信息化的速度。3.整合科研檔案信息資源。通過對檔案進行有效的整理歸納，可以提供更加有用的信息，對提高企業效率也有很大幫助。由于檔案信息化建設是一個新的技術，幾乎沒有什么經驗可以借鑒。加上實踐總是超前于理論，這就使得科研檔案部門很多情況下在信息資源管理時容易形成各自為政，交流障礙的局面。

（三）科研檔案管理隊伍的建立。要想提高科研檔案管理質量，就必須有專業的隊伍，專門對科研檔案進行整理，這樣才能推動科研檔案管理的全面發展和進步。因而，工作人員素質的提升勢在必然。如果沒有很高的素質，在建檔和整理過程中，就不知道如何下手去整理檔案，就會糊里糊涂。另外，網絡悄無聲息地走進社會每個角落，科研檔案管理也被網絡春風所沐浴，因此，要求科研檔案工作者及時轉變思路，及時更新觀念，不斷用新知識和新技術來充實自己，更好地為科研檔案事業努力。因此，在互聯網時代背景下，要處理好文件檔案管理信息化，就必須從做好科研檔案管理人員的再培訓著手，提高科研檔案管理人員的專業素養。

（四）強化科研檔案信息服務環境的安全性。科研檔案管理信息網絡安全主要表現在兩方面：第一方面是運行，第二方面是信息。在運行過程中，要在正常的范圍之內對系統硬件、軟件功能進一步挖掘，充分使之在運行中做到有條不紊，只有運行走上有序之路，檔案管理才會更加完善。文件轉換成數字信息的人工管理，從實體化向虛體化過渡，將文件資料信息與依附物分離。在這個層面上，科研檔案信息通過網絡傳送，用戶得到的是一個副本，而不是原來的文件。將安全保護工作進行進一步分解，可以看到在技術、管理和工作人員專業素質等一些方面的問題，以下筆者對科研檔案的網絡安全保密工作進行重點闡述分析。1.做好網絡科研檔案信息的保密工作。網絡最大的特點是公開性，這與科研檔案管理工作的封閉性背道而馳，縱觀歷史上的那些信息盜竊案，簡單的分析后我們就能知道，那些盜竊信息的人并不像我們所認為的那么神通廣大，他們往往是在看似嚴謹的科研檔案管理系統里找到一些漏洞，并從這些漏洞下手，一步一步地找到他們想要的信息資料。這些漏洞的存在是由于從事科研檔案管理工作人員的大意。所以，對這些工作，從業人員需要格外的小心，一點的疏忽就能釀成大事故。2.加強網絡訪問的權限管理。事實證明，在一些信息管理工作事故中，越權操作在眾多的原因中占多數，所以對于科研檔案管理信息系統來說，設置存取信息的權限是必不可少的，是檔案管理信息化安全的保障。具體做法有：第一，做好檔案儲存服務器的使用記錄工作。第二，在檔案管理工作中投入人力建立監管制度。然而，在互聯網時代背景下全面提升科研檔案管理工作的安全性還有很長一段路要走，這就需要我們相關專業的后繼人才共同努力，建立起科研檔案的網絡安全防護體系。

四、結語

總之，在未來發展中，不但存在機遇，而且更有挑戰。作為科研檔案管理人員，我們要抓住所有的機遇，戰勝所有困難。在科研發展中，不利因素是無時不在的，我們一定要把不利因素轉變為有利的因素，并且利用好我國獨特的社會環境優勢，在科研檔案管理工作的過程中走自己特有的道路，實現科研檔案管理工作程序化、合理化和法律化。

【參考文獻】

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