高等職業本科院校行政秘書心理需求及調試途徑

舒茂

【摘要】目前，強調高等職業本科院校行政秘書“要做好什么”“職責是什么”“要有什么樣的執行力”的聲音此起彼伏，卻忽視了行政秘書的心理需求。這些心理需求并不是一蹴而就的，而是經過長期的積累產生的，包括職業和價值認同需求、晉升空間需求、職業素養提升需求、創新能力提升需求以及科研需求等。本文根據這些心理需求，提出了相應的調試途徑。

【關鍵詞】高等職業本科院校;行政秘書;心理需求;調試途徑

一、心理需求

（一）職業和價值認同需求。作為高等職業本科院校辦公室的行政秘書，既要完成上級安排的各項工作任務， 又必須對院校的發展定位、辦學目標、黨務管理、行政管理、教學管理、學生工作管理以及后勤管理等工作有整體性了解，同時在辦文、辦會、辦事方面承擔著高強度、高難度、高要求、高標準的工作任務，對辦公室中樞作用的發揮和院校的發展建設有著積極作用。然而，由于重復性、瑣碎性和事務性的工作性質，很多院校和領導并不認可行政秘書的工作和地位，認為行政秘書不過是“傳聲筒”“專職打字員”，工作質量不高，工作內容含金量低，對專業知識要求也不高。同時，在服務任課教師落實具體工作時，并沒有得到任課教師的尊重，經常遭到搪塞、推諉，在開展工作的時候受到重重阻力和挫折。長此以往，許多行政秘書會認為自身的工作缺乏職業和價值認同。

（二）對晉升空間的需求。大多數高校在任課教師的職稱評定、薪資職級等方面都有較為完善的晉升體系，但是，部分院校在給予行政管理人員的晉升空間方面顯得比較“小家子氣”。在專業技術職務的評聘上科研成果要求高，行政秘書在繁雜的行政工作中難以抽身去搞科研，再加上高等職業本科院校建校（院）或轉型時間不長，對行政秘書隊伍的成長不夠重視，勢必在管理體制等方面還有待根據實際發展狀況調整和完善。因此，行政秘書的晉升和成長總是“踏步不前”，晉升空間狹小，上升的希望渺茫。行政秘書強烈的晉升空間需求同高等職業本科院校不完善的職級職務晉升制度和管理體制之間存在著不可忽視的矛盾。

（三）職業素養提升需求。從事行政秘書這一崗位的人員所學專業五花八門，多數行政秘書在職業知識和職業素養方面的能力比較薄弱。在高強度、高要求、高工作量的工作環境中，難免會“暈頭轉向”“忙得像熱鍋上的螞蟻”。同時工作瑣事不斷，難以靜下心獲得系統、正規、全面的學習，只能慢慢積累工作經驗，在摸索中前進。但在實際工作中不斷遇到棘手且難以處理的問題，這就使得行政秘書對提高自身綜合能力，提升職業素養的需求越來越強烈。

（四）創新能力提升需求。本文認為，在高等職業本科院校內，大多數行政秘書缺乏一定創新的意識和“膽識”。首先，無論是在辦文、辦會或辦事方面，秘書工作的“板和眼”已經既定，舊傳統難以打破。遵循領導的指示辦事，在管理思想和教學理念上創新不足，難以形成個人的主觀認識，這就使得行政秘書的創新意識較為薄弱，難以找到創新的切入點。其次，高校行政秘書都是“領導身邊的人”，是服務領導班子的人。每一個領導都有自己獨特的工作風格，這就使得行政秘書難以發揮自己的創造力和想象力，進而創新能力不容易得到提升。

（五）科研需求。隨著社會的發展，為了提升辦學層次和人員結構，絕大多數高等職業本科院校的行政秘書都是以碩士研究生為起點，絕大多數行政秘書是具備學習能力、科研能力的，為了能夠提升自身的職業素養和知識水平，借助高等職業本科院校蓬勃發展的力量，利用高校這一優勢平臺，結合自己的崗位優勢和工作體會，行政秘書同樣渴望通過努力鉆研獲得科研成果。

二、調試途徑

（一）學校方面。1.提高思想認識，增強心理歸屬感。高等職業本科院校應以人為本，重視行政秘書隊伍的心理需求，實行人文關懷，充分尊重行政秘書的人格、自尊，減輕行政秘書的工作負荷，幫助行政秘書提高工作效率，關注行政秘書的心理健康，在行政秘書出現工作失誤時，則表示理解，并適當幫助行政秘書改正錯誤和缺點，幫助行政秘書提高對院校的歸屬感和認同感。2.加強制度建設，解決后顧之憂。高等職業本科院校一要建立健全科學、合理的管理和辦事工作流程，保障工作順利開展。二要積極向上級部門爭取職級職務晉升、薪酬待遇等方面的政策支持，建立健全高等職業本科院校行政秘書的招聘制度、職級職務晉升制度、薪酬保障制度、績效考核體系、科研考核體系等，實行民主管理、科學管理、人性管理，解決行政秘書的后顧之憂。3.強化理論指導，提高業務水平。一是要對行政秘書開展管理學、教育學、心理學、語言表達、工作流程規范等方面的業務培訓，開展秘書工作的溝通和交流活動，將秘書工作的內容和行政秘書的職業發展同高等職業本科院校的隊伍建設、師資建設、學科發展、教學管理等結合起來，提高行政秘書的政治意識、業務水平。二是要為行政秘書提供參觀學習、培訓提升的機會，汲取先進的工作方法和優秀的管理模式，提高行政秘書的整體綜合能力，以高素質、高標準、高要求的工作能力和工作態度為師生服務。

（二）自身方面。1.不斷學習，提升業務水平。“勤”是行政秘書最基本的要求之一。行政秘書作為領導的參謀助手，承擔著“上情下達、下情上達、溝通服務、綜合協調”等任務，要做好秘書工作，發揮好各項工作職能，需要“活到老，學到老”。作為高等職業本科院校的行政秘書，需要不斷學習，不斷汲取新知識，更新觀念，提高工作的敏感度，提升事物判斷的敏銳性，立足院校發展全局，提升工（下轉第107頁）

（上接第105頁）作協同效能和執行力，真正提高工作效率，在競爭激烈的高校中一馬當先。2.增強自信心，提高自我認同感。高等職業本科院校在發展過程中會遇到各種各樣的困難，行政秘書必須擺正心態，端正態度，要做到“三自”“三不”“三要”。“三自”：自尊、自信、自強;“三不”：不自輕自賤，不自慚形穢，不唯唯諾諾;“三要”：要堅定信念，要擺正心態，要不卑不亢。3.開拓創新，增強執行效率。開拓創新是與時俱進的重要保證，也與高等職業本科院校誕生的初衷不謀而合。面對社會的迅速發展、高等職業本科院校辦學思路的更新和調整，行政秘書作為綜合服務性崗位，一要與時俱進，創新管理理念，善于發現工作中的新問題，探索解決問題的新思路。二要堅持不懈，創新工作方式，以大局為重。三要充分利用互聯網發展的新形勢，以更加現代化、科學化、合理化、效率化的方式完成繁重的工作任務。

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