做好醫院檔案管理保密工作的途徑

嚴金瑜

【摘要】檔案資料是醫院一項重要資源，醫院的檔案資料包括文書檔案、醫療技術管理檔案、人事檔案、設備檔案、會計檔案等，部分資料屬于保密資料，不能進行公開，因此強化醫院檔案管理保密工作極為必要。文章對醫院檔案管理工作進行簡要闡述，并具體探討強化醫院檔案管理環節中保密工作的途徑，切實做好醫院檔案管理工作。

【關鍵詞】醫院檔案管理;保密工作;途徑

檔案保密工作是檔案管理中的重要內容，由于醫院的檔案資料涉及范圍較廣，不僅關系到醫院的發展，也關系著醫院醫療人員的切身利益，同時由于醫院檔案資料對于醫院的發展以及醫院管理者的決策具有極大的參考價值，相關檔案資料調閱比較頻繁，所以強化保密工作是醫院檔案管理的必然要求。

一、醫院檔案管理概述

醫院檔案管理主要是負責管理醫院的各項檔案資料，包括文書檔案、醫療技術管理檔案、人事檔案、設備檔案、會計檔案等，對于醫院而言，這些檔案資料具有極大價值，對于醫院各項活動的開展具有極大的指導意義。比如醫院人事檔案，其中記錄了醫院職工的詳細信息，通過調閱相關人事檔案可以全面了解醫療人員的信息，在人力資源調配以及崗位升遷等方面可以提供有效的參考，并且醫院管理者也可以借助人事檔案了解醫院的各部門人力資源狀況，在指導相關部門開展工作時可以提供一定的參考。從數據信息的角度來看，醫院檔案中包含的都是真實有效的信息，通過挖掘檔案資料的價值可以為醫院各方面工作的開展提供部分決策信息，在當前數據時代背景下，這些信息都是醫院極為重要的財富。

二、做好醫院檔案管理環節中保密工作的途徑

（一）明確醫院保密檔案的范圍。要貫徹落實檔案保密工作，首先要針對醫院所有檔案資料進行系統的分析和整理，明確規定哪些檔案資料屬于保密性資料，并且要根據保密資料的重要程度劃分保密等級。通過劃分保密檔案的范圍以及保密等級，可以對這部分資料采取不同的管理措施，利用各種技術手段和管理措施確保這部分保密檔案資料不被泄漏。

（二）落實保密檔案管理規定。檔案工作人員都應該認真學習《保密法》和《檔案法》，完善檔案保密管理制度，并認真研究貫徹和落實。通過貫徹執行關于檔案管理的相關法律法規以及本單位關于檔案管理的制度，規范檔案管理人員的工作行為，履行檔案管理人員的職責，做好醫院檔案管理以及保密工作。

（三）明確醫院檔案保密工作職責。醫院管理者對于檔案管理以及檔案保密工作要給予充分重視，以醫院檔案管理部門分管領導為負責人，成立領導小組，負責指導醫院檔案保密工作的開展，確保醫院檔案保密工作的有效性。領導小組主要對檔案保密工作部署和落實提出明確要求，研究解決檔案保密工作中相關不足問題。此外，還需要將檔案保密工作納入醫院年度管理工作計劃和考核內容，為醫院檔案保密工作開展提供組織保障。

（四）做好保密檔案的歸檔以及保管。1.正確認識檔案保管期限以及保密期限。檔案管理人員要正確理解檔案保管期限以及保密期限兩個概念，正確鑒別每項檔案資料的重要程度，確定檔案保管期限以及保密期限。一般保密檔案主要分為秘密、機密以及絕密三個保密等級，檔案管理人員要按照規定分別進行保管，在上級管理部門作出明確指示之前不能自行更改保密期限、保管期限以及保密等級。我國的《國家秘密保密期限的規定》中明確規定各個保密等級的保密期限，秘密檔案不超過10年，機密檔案不超過20年，絕密檔案不超過30年。醫院檔案管理人員在對保密檔案進行歸檔時，要明確保密等級，同時在進行保管時既要滿足保密文件的保管要求，同時也要滿足檔案利用的要求。2.強化保密檔案的日常管理。醫院檔案管理人員在日常的管理工作過程中，要嚴格履行保密檔案管理規定，對于借閱檔案的相關人員，首先要明確其是否擁有調閱保密檔案的權限。其次要嚴格執行簽字程序，不能省略任何一個環節。此外，檔案管理人員要定期對保密檔案定期進行檢查，清點保密資料的數量，查看檔案保存環境是否符合要求，發現保密檔案出現丟失、損壞以及檔案保管室環境發生變化，要及時采取措施，避免造成不良影響。對于在計算機內存儲的文件資料，要設置密碼，計算機系統中設置防火墻，防止檔案被盜，同時要明確規定存有保密檔案的計算機不能聯網。

（五）強化檔案利用過程中的保密工作。1.加強檔案利用監管力度。醫院醫療人員在借閱相關保密檔案資料時，檔案管理人員首先要確定借閱人員的身份，明確其是否具備權限，同時要了解其借閱的目的、用途等，同時檔案管理人員有義務向借閱者闡述關于保密檔案的相關規定，并且要加強借閱過程中的監督，若發現借閱者存在不當行為，要及時制止，并向有關部門報告。2.正確認識檔案利用與保密之間的關系。對于保密檔案資料的利用必須以保密為前提，尤其是對于一些絕密檔案，必須要確保檔案的保密性，不能隨便供人參考和閱覽。

（六）完善檔案管理設施。1.加強醫院檔案室的保密建設。為了有效確保醫院保密檔案可以得到妥善的保管，醫院應注重檔案室的保密設施建設。首先，檔案室應該與檔案管理人員的辦公室分離，位置以樓層中間為宜。其次，借閱室和檔案室要分開，避免檔案室多人進入。再次，要安裝防盜門窗、安裝監控系統，確保可以實現24小時無死角監控。最后，要明確各個檔案管理工作人員的職責，對于無關人員一律不允許進入檔案室，避免發生泄密事件。2.加強信息化保密手段。現階段，大部分醫院在檔案管理工作中基本采用的是計算機系統管理模式，大部分檔案資料在計算機當中存有備份，所以信息安全也是檔案管理工作的重要內容。首先，醫院在采購硬件設施時要確保各項硬件設施的質量，避免由于硬件設施損壞，導致資料丟失。其次，關于計算機軟件系統，醫院要與品牌和口碑良好的企業進行合作，開發單獨屬于醫院的檔案管理系統，這對于保障檔案資料的信息安全具有重要意義。

三、結語

綜上所述，醫院檔案保密工作的重要性不言而喻，以目前醫院檔案管理的發展現狀而言，仍有諸多不完善的地方，醫院檔案管理部門要不斷進行探索和總結，不斷提升檔案保密工作水平。

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