新時代企業檔案館的安全管理體系建設

劉杜鸝 許高杰

【摘要】檔案館的安全管理作為企業檔案館管理工作的重要組成部分，是一項常抓不懈的工作。在實際工作中，合理采用保護措施，做好檔案館的安全管理，不僅能夠保證檔案的安全，有效防止檔案實體的損失，還能對館員的人身健康安全起到一定的保護作用，進而保證整個檔案館的有序健康發展。本文就檔案館管理工作中存在的系列安全問題提出了具體措施，對檔案館的安全管理有一定的參考價值，并對館員的職業健康安全做了特別關注。

【關鍵詞】企業檔案館;檔案管理;檔案安全管理;館員安全管理

檔案記錄著企業發展和員工成長中重要的信息，是企業不可再生的資源，直接影響企業可持續發展能力和在市場生存中的競爭力，部分檔案還可能涉及國家機密和企業秘密、個人隱私，如有泄露將直接危及國家安全、企業安全和個人利益。因此在企業檔案館的各項管理活動中，安全管理是抓得最緊、最勤且最為重視的一項工作，也是企業從事檔案工作的生命線與底線。但是在市場經濟高度發展的今天，企業檔案館在企業發展過程中因其價值還不夠凸顯而逐漸被忽視和邊緣化，檔案安全管理經費不能足額投入，安全管理主體責任不能細化落實，檔案安全監管也長期處于虛化失效狀態。與此同時，因行業不被重視和長期缺乏人文關愛所引發的檔案工作者職業健康安全問題也與日俱增，成為企業檔案館穩定健康發展的不和諧因素。因此筆者認為，在新時代，企業為了自身的長期穩健發展，全面加強檔案安全管理體系建設刻不容緩，具體包括檔案實體安全、檔案信息安全、檔案人身安全三個方面的工作，三個方面的工作同等重要，缺一不可。

一、當前企業檔案館安全管理中存在的主要問題及原因

檔案信息化的推廣，使檔案管理工作呈現出了模式多元化和內容多樣化，推進了企業檔案館管理工作的發展進程，同時也帶來了諸多不安全因素。主要體現在以下幾點：

（一）實體檔案收集、整編問題。實體檔案在收集、整編及入庫保管時，收集內容不完整、不準確、不系統，歸檔案卷內容載體和形式不一致，交接手續清點核對與實體不相符，存放目標庫房沒有到達基本要求，都有可能造成實體檔案的損壞，導致其受到不同程度的安全影響。其中，珍貴與特殊的實體檔案大多數是孤本，如若保管不當，將對企業造成不可挽回的損失。

（二）電子檔案的網絡安全隱患。電子檔案以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統進行閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送檔案，更好地解決了異地利用人員利用檔案的困難，無疑是未來檔案資源共享優勢發展的有效媒介。但電子檔案的不斷發展存在著兩面性，為人們提供便捷的同時也容易遭受黑客、病毒入侵的隱患，如電子檔案沒有做好加密防護，就可能因感染病毒造成機密泄露，甚至整個系統崩潰，造成檔案信息永久丟失，給檔案工作以致命性的損失。

（三）檔案庫房設備設施差。庫房是實體檔案存儲的基本空間，是檔案安全保管的設施保障，然而因經濟條件等各種因素，有些單位的檔案庫房設在頂樓或者地下樓層未能達到庫房建筑及庫房要求的相關標準規范，存在一定的安全隱患。另外，一些單位的庫房與閱覽室、辦公室設在一起，工作環境混淆，非檔案人員也可隨意出入檔案業務用房和庫房，給檔案的安全管理增加了難度。

（四）檔案利用制度不健全。檔案最大的作用在于發揮其利用功能，或參考，或憑證，或情感，它以多種多樣的形式存在在人類社會中，是不被人們丟棄且有助于人類成熟的寶貴財富。但檔案分類較多，制度不完善，檔案利用者對檔案認識薄弱，簽字審批不到位，檔案不合規借出，私自涂改、偷盜，或毀滅檔案，致使一些不該公開的或未達到公開年限的涉密檔案上網或被借閱復制等，使一些不法分子有機可乘，安全危機無處不在。

（五）館員人身安全存在一定的安全隱患。人是開展檔案工作的主體，保證館員的安全是保證檔案工作正常開展的先決條件。在紛繁復雜的經濟世界里，館員面臨著各式各樣的現實困難，職業危害頻出。他們也時常忍受著來自于外界對檔案工作的誤解、白眼和委屈，也因活多人少任務急經常性面臨著

“白加黑”“5+2”的加班加點而不被家人理解。如此這些工作壓力長期積壓在檔案館員心里，會逐漸影響館員情緒，容易出現焦慮、沮喪、憤怒、抑郁情緒。若不引起重視，檔案工作將面臨人員困境難題，給檔案事業的發展造成阻礙。

二、建立企業檔案安全管理體系的重要意義及基本原則

檔案館的安全管理是保證檔案工作正常開展的前提，屬于一項基礎性工作。檔案真實記錄著許多重要的歷史事件、科研活動等內容，是不同載體的歷史記錄，也記錄和保存著一些生產活動中具有重要的信息或寶貴的經驗，具有重要的保存價值，若檔案的安全管理存在漏洞，常常會造成信息額泄露，給一些單位帶來無可挽回的損失。建立以“嚴格管理、預防為主、防治結合、確保安全”為基本工作原則的企業檔案安全管理體系，既是順應和落實國家對檔案安全保護工作越來越重視的各項政策要求，也是防止國內外敵對勢力和企業競爭對手竊取國家和企業的核心檔案信息資源;預防和減輕自然災害、人為災害對檔案造成的損害;解決檔案信息開放服務與檔案信息安全保管之間的矛盾;應對新技術條件下數字檔案信息安全挑戰，消除檔案部門各種安全隱患的必備舉措。另外，新時代的企業檔案館管理也由傳統的重檔案管理的模式發展成為現在人和檔案并重的管理模式，這一變化的根本進步是把人作為核心資源和要素來發展、培養和管理。要出色地完成檔案工作，需要積極地發揮館員的作用，提高館員的思想素質和業務素質，保障館員的職業安全，重視館員的身心健康，這直接關乎整個企業檔案館工作的有序、穩健發展。

三、建立企業檔案安全管理體系的主要舉措

（一）檔案實體安全。1.加強檔案實體安全的管理。檔案實體安全是保證檔案完整、維護檔案保密性的最基本條件和保障。檔案實體安全管理應做到以下幾點：（1）建立健全實體檔案歸檔制度，認真梳理漏洞，確保檔案安全萬無一失。

（2）對不同載體的檔案應分類存放，規范要求，選取合適的保管裝具進行保管。（3）對珍貴檔案的保管應盡快封存原件，確保檔案原件安全，用復制件代替原件提供利用。

（4）對老化、褪色、破損、霉變等受損檔案，應采取搶救措施，按檔案保護要求對檔案實體進行修復完善，適時開展紙質檔案的數字化工作。2.加強檔案庫房安全的管理。檔案庫房的安全管理主要做好以下幾點：（1）規范建設檔案庫房。檔案館庫房是一個特殊性建筑，有其自身的特定建設要求與特點。建設檔案館庫房必須嚴格按照《檔案館建設標準》《檔案館建筑設計規范》等標準規范性文件設計與施工，切忌單純為了設計獨特或者美觀而忽視檔案庫房的實用性和功能性、安全性等原則。（2）庫房管理向智能化、自動化邁進，實現由傳統的館員下庫房安全巡查轉變到通過機器系統實時遠程自動調節并監控來保障庫房安全，通過利用綜合管理系統對檔案庫房進行一站式安全保護。（3）存放音像檔案、電子檔案等特殊載體檔案的庫房，應安裝特殊的溫濕度調控和防磁等設施，涉密計算機房還要有信息屏蔽設施。（4）安裝監控防盜設施，加強對檔案原件的監控。（5）檔案裝具也要以有利于檔案安全和人身安全為第一原則，注重柜架質量和合理排列。（6）檔案館功能分區布局合理規范，做到辦公室、庫房、閱覽室嚴格實行“三分開”。

（二）檔案信息安全。1.加強電子檔案信息的存儲與保管的安全管理。電子檔案作為當前檔案信息化工作發展的產物，其運行環境主要依賴于計算機系統，保證電子檔案運行環境的安全管理就是對計算機系統的安全管理，其安全管理應做到以下幾點：（1）明確歸檔范圍，保證應歸盡歸。（2）統一技術應用標準，宜使用兼容性強和適應范圍廣的技術。（3）及時進行有效驗證。收集電子檔案時應確認未攜帶病毒，保證電子檔案載體物理上的安全可靠和可讀可寫的有效性。（4）密切關注計算機技術的發展方向，加強對電子文件信息系統和媒體的安全檢測，定期對電子檔案管理軟件的升級與維護，適時對電子檔案的格式進行轉換，并根據情況做好電子文件備份和異地存儲機制。（5）加強對電子文件利用活動的管理，健全涉密、保密制度和應急預案，嚴格遵守“涉密不上網、上網不涉密”基本原則，保證電子檔案的信息安全。2.加強檔案信息利用安全的管理。檔案利用的安全管理主要從意識形態和制度建設兩方面著手：（1）強化安全意識，完善檔案安全管理制度，嚴格責任追究。不僅要樹立好維護檔案安全的責任意識、保護意識和法律意識，更要讓每一個檔案利用者自覺配合檔案部門做好檔案安全工作，與檔案工作者共同維護檔案安全秩序。（2）建立健全檔案、人員出入庫登記制度，保障檔案利用安全。涉密檔案專庫專柜存放、專人管理，提供檔案人和利用檔案方都必須認真執行《檔案法》《保密法》等法規，嚴格利用審批程序。（3）對擬解密開放和擬網上公開的檔案信息資源要組織專人進行逐項審核，經領導簽字批準確認后方可開放。

（三）檔案人身安全。1.加強檔案館員人身健康安全的管理。加強檔案館員人身健康安全，具體應做好以下幾點：

（1）建立健全相關制度。加大檔案事業投入保障力度，全面加強檔案職業危害治理，切實解決廣大館員的后顧之憂。（2）強化管理，加大安全宣教力度。加強領導，制定檔案安全責任制，做到安全教育經常化、制度化。加強防控，制定防控措施，將安全工作貫穿于檔案工作始終。提高安全意識，定期進行安全自檢工作，發現問題或安全隱患應及時采取相應的處理措施。（3）改善工作環境。應用綠色、環保的技術方法、設施設備，提高檔案從業人員職業健康保護水平。（4）定期體檢，加強鍛煉，勞逸結合，重視身體健康。2.加強檔案館員精神健康的安全管理。企業檔案工作是一項極度需要耐心與責任心的基礎性工作，為企守史、為企明志的工作價值與目標要求我們檔案工作者必須時時背負起對企業歷史負責，對企業未來負責的高度精神壓力。加強對檔案館員的精神健康安全管理應納入為企業檔案安全工作的重要一環，做好防微杜漸工作。具體來說，社會和企業應給予檔案工作者應有的尊重和價值認可，正確認識到企業檔案工作在企業發展中有著不可輕視的地位和作用，給予企業檔案工作和檔案工作者應有的重視和關懷，并將舉措落在實處;進一步提升企業檔案工作者的經濟待遇，保持與企業效益增長相適應，與社會物質文化生活需求的變化相適應;限于業務技術范圍，檔案工作者普遍缺乏跨崗位就業的能力，應著重從技術職稱角度給予檔案工作者暢通的個人職業發展晉升通道，減少人為的晉升名額限定或者超標的硬性的工作業績要求，重點照顧基層一線檔案崗位工作人員;加強對檔案工作者職業思想道德的積極引導和教育，正確認識自身工作價值，樹立積極工作信心。

四、結語

無論是檔案信息化飛速發展的今天，還是傳統的檔案保管，安全工作都是企業檔案館工作健康、持續開展的護航防撞器。樹立檔案工作科學的發展觀，堅持“預防為主，防治結合”的原則，持續關注檔案人員職業健康安全，夯實檔案工作者“為企守檔、為企服務”之初心，進一步做好企業檔案館安全管理工作，是不斷推進企業檔案事業發展走向新高度的有力保障。

【參考文獻】

[1]劉阿娜.淺談檔案安全管理工作[J].經濟技術協作信息，2016（4）.

[2]陳莉.淺析檔案利用安全問題[J].黑龍江檔案，2017（1）.