醫院實物檔案收藏難點及對策

徐源文

【摘要】醫院在運營過程中，其醫療、教學、教研等各種活動中，會形成一些歷史記錄，這種記錄具有一定的保存價值，具體有文字、聲像和實物等。特別是其中的實物檔案，往往在一定程度上反映了醫院的發展歷史和獲取的榮譽等，因此具有不可替代的作用和地位。但在醫院檔案管理建設中，通常更加重視文字和聲像類型檔案，但對于各式各樣的實物檔案載體，卻缺乏統一的檔案管理標準，忽視了收藏和整理等工作。本文主要通過分析醫院實物檔案收藏難點和現狀，了解其存在問題，并提出合理的管理對策，以便于今后更好地開發利用這些實物檔案。

【關鍵詞】醫院;實物檔案;收藏難點;管理現狀;對策

醫院實物檔案體現了醫院的發展歷史，要對其收藏管理工作重視起來，避免泛濫收集而占據有限的檔案庫房。因此在收集和整理過程中，要有計劃、有目的地去進行，做好實物檔案收藏、管理，以為醫院建設發展提供更好的服務。這些物品往往包括了榮譽證書、獎杯、廢止的印章和宣傳品等。在醫院發展中，其對外交流也更加頻繁，收藏管理好這些實物檔案，其直觀性、觀賞性的特點，可以向外界更好地展示醫院形象。

一、醫院實物檔案的特點和管理現狀

醫院實物檔案的形成，在時間方面有著不確定性，其中的證書和獎牌等，代表了醫院和科室等獲取的工作成績，是以工作實績為基礎的。取得的成果具有客觀性，因此檔案室無法預知哪個時段會產生實物檔案，因此在收藏方面也難以做到及時、準確。

（一）實物檔案的收集不齊全。在醫院醫療和教學等活動中，會產生實物檔案。當前在其實際管理中，由于缺乏統一的實物檔案管理標準，因此在其收集整理和開發利用方面存在不足，存在比較混亂的情況。一些科室或者個人獲得的獎牌和錦旗等，是科室或者員工個人保管的，沒有統一在醫院檔案室收入，而導致一些檔案被遺漏和遺失。

（二）實際存放比較混亂。醫院發展中產生的實物檔案具有較大的年份跨度，平時也不怎么使用，因此也未實現統一整理和收藏。在醫院遇到大型活動的情況下，比如院慶和搬遷等，此時需要展出實物，卻會由于日常管理較亂，而加大查找的難度。

（三）措施不齊全。醫院老院區的實物檔案室，往往比較簡陋、狹小，且缺乏必要的防霉、防磁和防光等措施，因此導致實物檔案得不到有效防護。

二、醫院實物檔案收藏難點分析

在實際工作中，一些單位在主觀因素或者客觀因素影響下，由于實物檔案中種類多、載體廣泛、形狀復雜，因此會加大其管理和利用難度，而導致實物檔案得不到有序存放，甚至其中一部分會缺失。作為醫院發展史和榮譽史憑證，應得到更大重視，因此如何做好實物檔案收藏工作是一項重要問題，當前該工作主要存在以下幾方面難點：

（一）收集難。在醫院檔案工作中，實物檔案是重要的一部分，需要對其進行統一管理，但往往因為實物檔案具有直接利用性，因此在日常工作中往往是各業務部門自己收藏，包括錦旗和獎牌等，會將其掛在自己科室、部門，雖然展示了科室自身面貌，但加大了實物檔案流失風險，檔案部門難以全面展示醫院工作全貌。

（二）重視難。作為醫院檔案工作中的重要一部分，實物檔案工作也應得到醫院領導和員工的重視。實際情況卻是一些領導檔案意識淡薄，更重視臨床而忽視檔案，注重提升醫療護理人員素質、技能，在建設和規劃人才培養體系時，其重點往往是對衛生技術人員的培養。而認為在醫院發展中，檔案工作無法創造經濟效益，同時還需投入成本，因此也就忽視了檔案工作，不注重檔案專業人才的培養，只是將這些物品隨意擺放，不利于對其有效收集和保護。

（三）技術較差。在醫院檔案工作中，其工作人員都是兼職類型的，在負責檔案管理的過程中，還承擔著其他業務工作，因此會出現頻繁變動，因此其檔案管理工作專業化程度較低，缺乏現代化管理技能的支持，而難以及時總結工作中存在的問題，無法及時收集實物檔案登記造冊進行文字說明。長期下去，也無法順利對現有實物進行描述。

（四）存儲條件比較差。實物檔案具有自身特殊性，與其他文書和科技檔案相比，實物檔案的存儲需要一定的空間和設備，包括獨立庫房、鐵架和溫濕度計等。一些醫院房間安排緊張，在資金方面也比較緊張，因此其實物檔案存儲只是簡單堆放在檔案室角落，不對其展示和保護，長期下去上面會堆滿灰塵，對獎牌和錦旗等產生嚴重破壞，而影響到其觀賞性。

三、醫院實物檔案收藏管理的對策

（一）實物檔案收集。一方面要樹立起全方位的收集意識，醫院要加大宣傳力度，加強對實物檔案重要性的宣傳，使醫院員工形成充分認識。實物檔案是醫院文書檔案的重要補充，可以從側面反映醫院的發展，有著重要的憑證作用，且具備一定的社會教育功能，因此其保存和研究價值較高，是重要的資料。并且要制定相關規章制度，詳細說明檔案的歸檔內容、范圍和移交方法等，便于做到及時歸檔。并且檔案人員要對其管理工作加大重視，積極主動做好實物檔案的管理工作;另一方面要明確實物檔案收集范圍，注意統一數量和質量，不可過濫。一般主要收集的就是具有重大意義、深遠影響的實物檔案。在檔案收集方法方面，由于其產生具有隨時性，因此檔案專職人員不僅要對其追蹤收集，且各部分兼職檔案員需及時將其收集和移交。移交過程中，要做好登記、移交手續工作，登記的內容要全面，包括頒發單位、接受單位、時間和內容等。

（二）實物檔案整理工作。首先要對實物檔案，按照科研類等進行分類。按照“年度號+實物順序號”的方式，對實物檔案進行編號，這樣的話整理和保管也比較方便。一般其年度號就是檔案的頒發年度。每年設置一個流水號，便于進行年度統計，將實物檔案按照年內流水號排列，將其插入也更方便。之后，編制出案卷目錄。

（三）實物檔案保管。第一，要做好分類保存，實物檔案的形態、規格不同，實際保存中可采取按照其形式分類保存的方法，而并非完全依照檔案號將其排列在存儲架上。第二，其中的一些實物具有較強代表性，在保存中要區別于文書檔案和科技檔案等，采取更加開放的方式來保管。

（四）開發利用實物檔案。對檔案資源的開發利用，是評價其工作成效的一項重要指標。實物檔案與其他檔案相比直觀性更強，且憑證作用突出，因此要注意發揮其自身優勢，多方位進行開發利用。比如，一些實物檔案具有宣傳教育作用，在編寫院史材料的過程中，實物檔案可以作為憑證。醫院在具備相關條件的情況下，可以選擇建立起數據庫，將其與文書、聲像等聯系在一起，使用中檢索也更加便利，可從多角度查找利用。

四、實物檔案收藏管理方面的工作原則

（一）領導重視要與宣傳工作相結合。在檔案工作中，實物檔案作為重要的內容，其收藏與管理工作，主要會涉及收集、整理、編目、統計等工作，需要各單位加大重視。醫院要指定主要負責人，各科室也要指定人員兼職檔案員，完善檔案搜集網。定期召開工作會議，搜集工作中發現的問題，并分析和解決問題。對實物檔案工作還要加強宣傳力度，使各級領導干部和員工都能對其重要性形成深刻認知，并不定期開展相關業務部門的溝通交流，做好思想工作，收集起各科室和個人實物檔案，對其集中保管，便于之后開發利用。

（二）定期收集與隨時收集相結合。醫院要設置專門機構，對實物檔案統一管理，而避免分散在各部門和人員手中。通過及時跟蹤和定期跟蹤方式，收集具有保存價值的實物檔案，各科室檔案人員也要積極收集后交給檔案室，檔案室人員則需對其拍照、登記和造冊等，且要辦理好交接手續。印章的收集管理方面，合并重組的單位、撤銷單位在歸檔過程中，需要做好一式兩份的復印模。相關字畫和禮品則要注明接收時間、事由和接收人等信息。此外，要重視提高檔案人員素質，醫院領導應對其工作給予支持，提供再教育的機會，使其掌握、及時更新檔案管理知識和技能。檔案人員自身也要加強學習，認真鉆研業務，總結自身工作經驗和教訓，做好實物檔案管理工作。

五、結束語

在醫院發展中，實物檔案作為重要憑證，其發揮的特色作用更加明顯。因此我們要重視其收藏和管理工作，積極提升自身管理水平，對實物檔案有效開發利用，使其作用得到更好的發揮。

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