提高中專學校檔案管理工作研究

談舒佳

【摘要】學校的檔案管理工作是中專學校作為學生在學校中的成長參考信息，同時對于學校的發展也是一種有力的見證。所以對學校的檔案管理工作來說，如何解決好存在的一些問題，不斷提高檔案管理的效率，對整個學校的教學管理水平及學校的整體發展的提高有著重要意義。學校的領導層及檔案管理人員應該在日常的工作中重視檔案工作，對學校的檔案管理工作要保持較高的管理積極性。

【關鍵詞】中專學校;檔案管理;水平

一個學校在管理工作方面要想得到比較好的成果，就必須要有一個優秀良好的管理機制，有一系列工作嚴謹的人員以及管理系統，還要保證工作開展的體系結構能共同組成一個良好的管理機制，這是一個學校改善管理工作的必然選擇。檔案管理工作作為學校整體管理及教學質量的評定也決定著要在這方面有一個良好的管理機制。學校在檔案管理工作人員也應有效提高自身在這方面的專業素質，保證在檔案管理工作出現問題的時候能夠及時地給出有效的解決措施。

一、準確理解檔案管理工作的重要性

要想做好該項工作，首先就要正確認識到檔案管理工作的本質以及意義，對于一個學校來說，它自身的日常管理及教學管理都離不開師資力量以及學生素質和教育工作的具體能力，然而學校的檔案管理工作者就是要負責這些重要信息的整合以及收集。因為對于學校來說只有根據學校的檔案資料才能夠更加科學全面地去制定學校的教育改革方案和各項工作計劃的制定，為此學校的領導人員必須要高度重視起檔案管理工作的重要性。另外學校的管理人員還要認識到學校的檔案關乎學校內外的所有工作，因為它不光記錄著每一位教師的職稱評定以及學生的學籍資料和各種組織關系，更記錄著學校對內對外交流等歷史的記錄。對于學校來說學生和教師都是在不斷的變動，那這些檔案就要詳細記錄學校每一位拼搏過的教師以及學生，而檔案管理人員就是學校成長和發展的見證人，更是把這些重要資料變成檔案的關鍵人員。檔案管理工作得到了重視，檔案在學校的成長過程中也就能起到更重要的作用。

二、科學管理檔案

（一）明確收集和借閱制度。檔案工作開展的前提是保證收集到的信息資料要有足夠的準確性。這就要求學校相關部門建立一個完善的收集制度，并且在實際工作當中嚴格按照相關規定的要求來完成工作內容，具體來說需要明確以下三方面的工作;首先工作人員，要有一個比較嚴謹的工作態度，對實際工作當中產生的一些技術文件以及收集到的信息，做到嚴格有序的存檔檔案的登記工作，在收集完信息之后，如何對這些信息做到有序的保存也是檔案管理工作開展的必然要求之一，工作人員需要嚴格遵守相關規定的要求，避免出現資料遺失或是資料登記工作錯誤的情況，一個井井有條的資料存儲系統是保證管理工作開展的必然要求。最后針對某一時間段對檔案的調用情況來說，需要建立一個完善的檔案歸還制度，嚴格登記檔案借出的時間以及檔案歸還的流程，保證在檔案歸還的時候不會出現流失的問題，確保檔案完整性。

（二）提高歸檔質量和效率。為此學校的檔案管理工作者必須要嚴格地按照檔案的具體屬性以及價值等進行科學的分類和管理，而且在歸納學校檔案管理的過程中必須要做到心中有數，只有這樣才能夠真正地去提升學校檔案的利用效率。在一般情況下，檔案管理的主要對象就是學校組織的各項活動所產生的資料，為此檔案管理人員必須要結合學校的實際情況來篩選各種資料，要盡可能地保證選用的資料能夠比較全面地反映學校的整體工作。提高了歸檔的質量，必然提升了檔案在日后的利用效率。

（三）存檔系統化以及科學化。因此學校的檔案管理人員必須要明白中專檔案管理工作并不只是簡單地去保存和提取各種資料，而是要在日常工作的過程之中將各種零散和雜亂的資料進行重組和分類，然后再按照一定的順序進行編目。在進行存檔的時候一定要按照學校的教學資料或者是課堂探究以及人事變動等本質規律進行存檔，這樣做的目的就是當學校有需要的話可以在最短的時間之內查找到所需要的檔案和資料。另外在學校的檔案管理過程之中，還要做好檔案的鑒定工作，該項工作的開展一般情況下都是以資料的價值作為標準，然后去重點保護一些學校的重要資料，而如果是一些已經失效的檔案或者是資料的話就要及時的清理，這樣才能夠最大限度地保證學校資料的有效期以及價值。

三、提高檔案管理人員的素質和工作能力

在新的時代要求學校的檔案管理工作也需要做出一定程度的改變，管理工作人員是影響管理工作整體質量的決定性因素之一。對于管理工作人員來說，首先需要是端正自身的工作態度，不斷提升自身在檔案管理過程中的能力，在正確理解檔案管理工作的核心內涵的基礎之上，提高自身對檔案管理工作的負責任程度，這樣才能夠對所在學校的檔案管理工作貢獻出自身的力量。對于檔案管理工作人員來說，建立一個完善的專業技能體系，這樣才能保證管理方式走到前列，通過對檔案管理模式的創新工作來不斷實現檔案管理業務技能的提升，這樣不但對學校檔案管理工作有很好的幫助作用，對管理人員自身的文化修養的提升也有一定的提升。隨著計算機信息技術的不斷發展進步，現階段的檔案管理工作已經離不開電子信息技術的應用，所以對于管理人員來說必須要掌握必要的電子通信技術，利用先進的檔案管理技術不斷地服務于社會以及學校。

四、重視學校檔案基礎建設

從中專學校目前的實際情況來看，在大管理方面的一些基礎設施建設工作并沒有做到位，缺乏較好的基礎設施建設，這對完成良好的檔案管理工作留下了不好的影響，所以對于中專學校來說，要建立一個完善的檔案管理機構，從其他一些部門安排專門的人員來負責檔案管理，這樣才能保證檔案管理工作效率的有效提升，與此同時，還需要組織學校的相關領導人員，不定期地對檔案管理工作的完成程度進行嚴格的檢查工作，防止在檔案管理過程當中出現紕漏。對于學校檔案管理工作的基礎建設，主要包括對人員的培訓以及對電子信息設備的使用，工作人員有一個高效率的信息收集辦法才能保證收集整理信息的時候有效剔除不準確不完善的內容，但管理工作的監察辦法不但需要相關領導的監督，更需要其他一些工作人員的建議。

五、找出管理缺陷并及時修正

從中專學校目前的檔案管理工作本身來看，仍然存在著一些比較嚴重的問題，直接影響到了檔案管理工作本身效果的實現，所以工作人員需要在檔案館中不斷積極地尋找可能會出現的問題，并針對這些問題采取合適準確的解決辦法，這樣才能保證不會給以后的工作留下隱患。比如目前存在的一個問題就是學校相關領導對檔案管理工作本身不夠重視，這種情況下便很難給檔案管理工作提供較好的資金以及人員方面的支持。對于這方面的問題可以組織相關工作人員進行上訪，促進建設一個完整的檔案管理制度。對于檔案管理的缺陷不單單需要工作人員重視，學校的一些相關部門也應當采取一些積極的措施來提供幫助。

六、結語

綜上所述，做好學校的檔案管理工作對于整個學校的發展來說是非常重要的，而且我國中專學校的發展也離不開一個高素質和高技能的檔案管理人才隊伍以及檔案管理的部門，因為從某種程度上來說只有保證檔案管理事業的健康發展才能夠進一步促進中專教學事業的進步，對于學校的整體管理水平提升也有重要意義，這幾方面共同要求中專學校提高檔案管理水平。為此中專學校的檔案管理工作者必須要認清自身的責任，在此基礎之上通過創新檔案管理工作方法來促進學校檔案管理事業的蓬勃發展。

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