圖書館敏捷項目管理研究綜述*

●靳 萍 谷秀潔 (西安工程大學 西安 710048)

1 引言

2001年誕生的敏捷聯盟和《敏捷軟件開發宣言》(以下簡稱《敏捷宣言》)[1]很快從軟件行業影響到各個領域，圖書館也不例外。筆者利用Web of Science(表1)、EBSCO(LISA)、Scopus 和Cnki 數據庫檢索了2000年-2017年圖書館敏捷項目管理相關文獻，分別獲得檢索結果34篇、18篇、41篇和23篇。

表1 國外敏捷項目管理文獻發表及學科分布

經逐篇閱讀，篩選出密切相關國外文獻20篇，國內文獻3篇。從發文數量看，國內外圖書館界對于敏捷項目管理的研究尚處于理論學習與實踐探索階段。

2 敏捷項目管理方法在圖書館的應用

2.1 動態系統開發方法(DSDM)

2003年-2006年，英國TCC咨詢公司與美國OCLC合作，將動態系統開發方法(Dynamic Systems Development Method，DSDM)融入其軟件開發過程中，想看看“敏捷方法能否在傳統層級管理常態化的大型組織中成功運用？”[2]

DSDM是一種源于軟件開發的迭代式方法，它保證按時交付，短暫增量，專注于用戶滿意度，通過以下幾個方法來提高工作效率：第一，以不同顏色的標簽標明需求的優先級別：M(must have)表示那些必須滿足的需求； S(should have)表示應該被滿足的需求； C(could have)表示有可能增加商業利益但不是必不可少的需求；W(wont have)表示已經被討論過可以放棄的需求。第二，使用“時間盒”控制項目進度，即在特定時間段(通常在2-6周)內工作，每一個時間段內都包含M、S和C的元素，以便在時間不足時放棄不必要的需求。

經過短期培訓和6個環節的實踐，OCLC對TCC公司建議的DSDM九項原則有了自己的實踐體會(表2)。

通過實踐，OCLC員工體驗了DSDM方法的高效和便捷，也遇到了一些挑戰和困難。他們認為，雖然尚未制定出理想的敏捷開發流程，但OCLC在通往敏捷之路的方向上邁出了正確的腳步，這對他們來說是一個非常大的勝利。

2.2 水晶方法(Crystal Clear)

馬里蘭大學的常梅(May Chang)[3]在《Library IT Services》一文中介紹了敏捷宣言的核心理念與原則，并對敏捷軟件開發的幾種方法，如極限編程(XP)、Scrum、精益開發、特性驅動開發(FDD)、敏捷統一過程(AUP)、DSDM和Crystal方法進行了比較，最終選擇用Crystal方法開發圖書館學習空間微型網站。

表2 DSDM九原則與OCLC的實踐體會

Crystal方法由艾利斯泰爾(Alistair Cockburn)[4]發起，具有以下特征：以人為中心，盡可能減少文書工作和官僚機構對項目參數的實際影響；根據團隊規模和應用程序的關鍵性來開發工作流和迭代過程；強調溝通的重要性；使用可視化工具來展示進程和進度。

成功的Crystal項目包含七個方面的屬性：第一，交貨頻繁：產品每隔幾個月交付一次，或用戶可以看到中間版本，并能夠提供反饋；第二，持續反饋和反思改進：團隊成員定時討論活動，隨時傳達任何可能影響項目的新發現；第三，團隊工作地點便于隨時溝通：小型項目最好整個團隊在同一個房間，而大型項目最好能通過其他虛擬方式隨時溝通；第四，人身安全有保障：這有兩種形式，一種是團隊成員可以有效溝通而不用擔心報復，另一種則認為有些項目會影響最終用戶的安全；第五，重點任務優先：團隊成員知道每個成員負責的最重要的幾個優先項目，并且配合完成它們；第六，易于訪問用戶，利益相關者和專家；第七，支持版本控制、自動化測試和系統組件頻繁集成的技術環境。前三個屬性是成功的關鍵因素，而后四個屬性則幫助項目團隊創造了一個良好的工作環境。

在將Crystal方法付諸實踐的過程中，常梅的團隊花了幾個星期的時間研究和制定行動計劃。他們所采用的工具包括顯示項目需求和進度的任務板，用于筆記和繪圖的靜態粘貼干擦表，以及用于可視化項目和范圍的思維導圖。開發人員和利益相關者一眼就能看到所有必要的信息，增加了開發過程的透明度。通過實踐，他們認為敏捷方法特別適用于人力資源有限，對創新項目的開發和管理框架感興趣的信息技術單位或圖書館。但是，其接受程度取決于組織文化和應用項目的性質。

2.3 SCRUM方法

塞爾沃內(Cervone H.F.)2011年-2012年先后發表了三篇文章，其中《Understanding agile project management methods using Scrum》一文詳細描述了敏捷項目管理的概念和方法，重點介紹了Scrum方法。

Scrum模型包括三個主要組件，即團隊、流程和工具。 Scrum團隊由敏捷教練(Scrum Master)、產品負責人(或用戶代表)、Scrum團隊三個角色構成。敏捷教練是團隊負責人，他最重要的工作是制定Scrum價值觀和規則。Scrum團隊通常由5名-10名全職的跨部門團隊成員組成。團隊是自組織的，即領導角色并不是固定的，而是取決于當時正在進行的特定迭代(也稱為沖刺)的需要。產品負責人通常是職能部門經理，他知道需要為項目建立什么樣的需求，以及構建進展順序。

Scrum過程有五個主要活動：項目啟動、沖刺(Sprint)計劃會議、沖刺、每日站立會議和沖刺審查會議。項目啟動會議需要確定項目經歷幾個沖刺過程，每次沖刺需要完成的任務；沖刺計劃會議是每個沖刺開始時，Scrum團隊、敏捷教練和產品負責人的會議。在沖刺計劃會議期間，團隊對每個產品待辦事項進行估算。通常使用兩種估算方法，即專家估算或創建任務分解。這些估計值專門用于預測而非精確測量。無論選擇何種估算方法，估算都包括將待辦項目放入一個大小類別中，討論故事點(項目內某個特征的復雜度的相對度量)，并用它來估計完成該項目所需的小時或天數。基于這個估計，可以做出一個集體決定，確定一個沖刺期間可以合理處理的團隊的速度或者工作量。每日例會只進行10-15分鐘，每個小組成員簡要回答三個問題：從上一次Scrum以來，你做了什么？在下一個Scrum之前，你在做什么？什么阻止你繼續工作？沖刺評估會議在每個沖刺結束時舉行，主要向產品負責人展示沖刺過程中創建的功能。

Scrum模型的最后一個主要組件是Scrum工具，包括項目待辦、沖刺待辦和燃盡圖。 產品待辦也就是項目需求；沖刺待辦是產品待辦項目的子集。沖刺待辦僅由Scrum團隊成員創建。理想情況下，沖刺待辦每天更新，不超過300個任務。如果確定需要超過16個小時，團隊可能需要再分解任務。Scrum通常使用三種燃盡圖：用于記錄沖刺進程的沖刺燃盡圖、用于記錄版本進度的版本燃盡圖以及用于記錄整個項目進度的產品燃盡圖。燃盡圖使得項目進度一目了然、隨時可見，通常以任務完成數量(顯示網格的x軸)和持續時間(y軸)來表示[5]。

邁克爾(Michael Dulock)和華立(Holley Long)在《Digital Collections Are a Sprint, Not a Marathon: Adapting Scrum Project Management Techniques to Library Digital Initiatives》一文中介紹了一個案例：來自科羅拉多大學博爾德(CU-Boulder)圖書館的數字化小組和元數據服務部門的一個小團隊進行了Scrum項目管理框架的試點。他們將Scrum的一個關鍵組成部分Sprint應用于數字化項目，采用沖刺加強了參與者之間的溝通與合作，加強了團隊合作，增強了他們適應優先重點轉移的能力。修改后的框架運行了一年多，館藏數字化工作取得了重大進展[6]。

3 敏捷理念與圖書館組織變革

米娜(Minna Niemi-Grundstro¨m)介紹了《敏捷宣言》中的敏捷思維與精益思想，即強調與客戶的互動與合作。坦佩雷科技大學(TUT)圖書館自2011年起，開始了一項“溝通和透明度”的改進項目，在該項目中首次引入了一些敏捷思維方法。文章介紹了開發、評估和管理高校圖書館最重要的幾項敏捷原則和方法。

(1)客戶滿意原則。首先要滿足客戶需求，其次通過衡量客戶滿意度進一步改進服務。客戶滿意度調查每年進行兩次，收集所有主要客戶群體的信息，包括學生、研究人員、大學員工和外部客戶。除此之外，另一項測量也被納入滿意度調查，即凈推薦值(Net Promoter Score，NPS)。

(2)管理層的領導能力。首先，管理層需要有強大的愿景和能力；其次，管理層領導變革，將具體開發項目委派給有想法有技術的人員；第三，管理層負責創建開放和透明的工作環境；第四，管理層需要信任團隊成員并使團隊完成工作。

(3)團隊成員之間互助、合作、分享。團隊成員間相互幫助，彼此尊重、信任，有助于實現共同的目標。

(4)工作流程簡單、快速和透明。敏捷思維強調，在實際工作開始之前進行過于徹底的計劃會增加浪費。在短期計劃之后開始工作會更快，更有效，如果需要的話，可以隨時進行更改。

(5)持續改進服務質量。在坦佩雷科技大學圖書館中，敏捷方法以多種方式提高了透明度和可視性。對于每個新的開發項目，館員都會創建一個發布計劃。發布計劃記錄了工作量、具體任務、計劃負責人和狀態更新。發布計劃存儲在圖書館維基中，定期更新，以便所有人都可以了解狀態信息。

通過敏捷理念的實踐，坦佩雷科技大學圖書館員認為，以下敏捷元素是最有效和最相關的：欣賞客戶的需求、消除浪費、質量保證，并賦予團隊重新設計和快速決策的能力。從領導角度來看，系統化的后續實踐和增加實際開發任務的可見度，為資源和能力管理提供了有價值的基礎信息[7]。

福克斯(Fox. Robert)認為圖書館原有的成本分析方法遏制了圖書館領導層在圖書館技術戰略層面作出創新、有遠見的決定的能力，他在《The true cost》一文中建立了一種決策模型，將Scrum敏捷思維引入圖書館。傳統項目管理對許多組織來說是違反直覺的，因為它們緊緊圍繞著衡量時間和財務成本的問題，優秀的項目成果必然要付出更多的財務成本與時間成本。如果領導層過多地考慮時間成本與財務成本，面對快速變革的技術環境，可能反而丟失了用戶認為最重要的價值。圖書館做出任何戰略決策都存在風險管理，但有遠見的領導者應優先考慮給用戶提供最佳的數字產品和服務。為了滿足顧客的期望，圖書館組織需要足夠靈活，以便快速轉變戰略，這使得運用Scrum成為可能。領導層應該把重點放在內容和服務改進這些更重要的領域上，而不是集中在預算問題和處理不受管控的期望上，如技術進步、硬件特性、短暫的用戶興趣和其他不可預測的變化[8]。

福克斯在另一篇文章《Organized chaos》中指出，隨著圖書館科學和信息技術之間的整合變得緊密，圖書館的某些工作方式正在轉向數字領域。他主張研究IT行業采用的軟件開發方法，希望圖書館借鑒企業的經驗教訓，避免在無價值的產品上花費時間和精力；在重要的決策過程中，采用敏捷思維，始終關注最終消費者的需求[9]。

布塞(Robin A, Buser.)等人在《Project Management For Libraries》一書中也介紹了敏捷項目管理的理念，并著重描述了Scrum方法。他們認為，敏捷項目管理特別適用于圖書館的技術項目，它需要最高層級的組織承諾和一些敏捷技術、工具和管理方面的專家。除此之外，圖書館講座和一些特殊的活動，也可以使用敏捷項目管理。如果在一個較大的圖書館中，有自己的項目管理部門或足夠的技術，支撐敏捷項目團隊工作，敏捷項目管理就是可行的。他們贊同敏捷是一門哲學理念，重復運用才會行之有效[10]。

菲歐娜(Fiona Harland)等人進行了一個關于“大學圖書館館長如何在快速變化的環境中確保圖書館與利益相關者保持相關性”的研究。他們對來自公立大學圖書館的12位資深館長進行了半結構式訪談，研究結果之一就是建立敏捷的圖書館文化。許多館長表示他們想要一個敏捷的圖書館，這意味著圖書館能夠迅速適應環境的變化，解決問題，并為利益相關者的利益調整服務。被訪談者指出，敏捷文化不會被變化所壓倒，敏捷需要不斷地意識到變化，必須有隨著變化而改變的思想準備。敏捷文化也把變化看作是擴大圖書館影響力的機會。文化的變化需要時間和實踐，即通過確定新興的需求，然后確定圖書館如何滿足這些需求。被訪談者之一還強調，圖書館需要以顧客為中心或與利益相關者保持聯系[11]。

4 國內圖書館敏捷項目管理研究

國內敏捷理論和方法皆來自國外，且圖書館IT項目往往委托第三方公司來開發，因此，國內圖書館應用敏捷方法開發項目的實踐和文獻記載并不多。

2009年，莫嵐運用XP方法自主開發桂林醫學院圖書館查新系統的案例是較早公開發表的敏捷開發方法在圖書館的應用案例，通過實踐證明敏捷開發技術適用于圖書館自建特色中小型數據庫系統的軟件和平臺開發項目[12]。

邵莉娟在《基于Scrum的高職圖書館文獻資源建設項目管理研究》一文中提出可以將Scrum方法應用于圖書館傳統業務工作的設想，將貫穿圖書館全年的文獻采購工作轉化為較短周期的迭代，將文獻建設部轉化為Scrum團隊，由整個團隊去收集用戶需求，負責圖書館的資源采購[13]。

武瑞根據敏捷開發方法中的重視用戶的需求、快速響應用戶反饋、強調開發周期等共同特征總結出迭代思維的概念及特征，并在傳統閱讀服務中運用迭代思維進行閱讀服務產品的創新設計[14]。

盡管國內相關研究數量不多，但研究者們已將目光從敏捷方法應用于圖書館技術開發轉向了應用于圖書館傳統業務。

5 結語

綜上，敏捷項目管理在圖書館的早期應用主要集中在圖書館的新技術、新業務或軟件開發項目中，如網站建設或數字化建設項目。敏捷方法的實踐者們均在實踐中獲益，認為敏捷項目管理方法與傳統項目管理方法相比較，有著更大的優勢：第一，自我組織自我管理的團隊便于快速決策，增加了團隊的靈活性和敏捷性；第二，對項目需求進行優先級排序，并進行固定的“時間盒”式管理，保證了產品重要功能的優先滿足；第三，溝通密切，共同工作的團隊不僅更具創造性，而且獲得知識和技能的速度更快；第四，利益相關者、用戶的參與和隨時反饋，形成了一個良好的協作和溝通的動態工作環境，保證項目朝著正確的方向前進。

在敏捷方法應用于圖書館技術開發項目取得成功后，圖書館組織也嘗試使用敏捷方法變革圖書館管理，坦佩雷科技大學圖書館的案例可算作成功典范。2011年，美國項目管理研究院(PMI)提出2012年以后最新的項目管理趨勢之一就是組織敏捷。2012年，PMI正式推出PMI-ACP敏捷認證，帶動了全球敏捷的風潮[15]。敏捷項目管理作為互聯網+時代新興的項目管理方法，在國內圖書館界的應用尚處于萌芽階段，未來我們仍需不斷探索才能達到圖書館的組織級敏捷，以應對迅速發展的技術變革與環境轉變。