浙江廣電干部人事檔案管理信息化的研究設計

樓望江

摘? 要： 浙江廣播電視集團干部人事檔案管理信息化的研究和設計，包含對干部人事檔案管理現狀和問題挑戰的研究分析，對干部人事檔案管理信息系統總體思路和系統架構的規劃設計，以及對項目各個子系統和功能模塊的設計實現。涵蓋了干部人事檔案數字化采集、業務流程、檔案閱覽等功能模塊，實現干部人事檔案的信息化、智能化應用。

關鍵詞： 干部人事檔案; 檔案管理; 數字化; 信息化

中圖分類號：TP311? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? 文章編號：1006-8228（2020）02-112-05

Research and design of the informatization of cadre personnel archives management

of Zhejiang Radio and Television Group

Lou Wangjiang

（Department of Personnel Management of Zhejiang Radio and Television Group， Hangzhou， Zhejiang 310005， China）

Abstract： The research and design of cadre personnel archives management informationization of Zhejiang Radio and Television Group includes the research and analysis of the current situation and challenges of cadre personnel archives management， the planning and design of the general idea and system architecture of cadre personnel archives management information system， and the design and implementation of various subsystems and functional modules of the project， covering functions modules of digital collection， business process and file reading of cadre personnel archives， realizing the informatization and intelligent utilization of cadre personnel archives.

Key words： cadre personnel archives; archives management; digitization; informationization

0 引言

傳統的干部人事檔案管理已難以適應現實需求，為了順應干部人事檔案發展的新趨勢。需思考如何按照中央和省委的要求，創新干部檔案管理的方法手段、規范完善干部人事檔案工作，這是每一個組織人事部門的責任和義務。對省級廣播電視管理部門而言，干部人事檔案數量大、材料多、業務重，因此，我們開展了集團干部人事檔案信息化項目實施工作，旨在通過此項目提高干部人事檔案工作的真實性、安全性和時效性 [1]。基于此，本文結合新的政策、形勢和要求，分析干部人事檔案管理的發展需要以及面臨的挑戰。同時，提出干部人事檔案信息化的架構設計建議，深入剖析各模塊功能設計的規劃和思路，探索干部人事檔案信息化建設的方式方法。

1 管理現狀和問題挑戰

從20世紀80年代開始至今，干部人事檔案信息化經歷了單機檢索、單機與局域網相結合，到目前的網絡管理系統三個階段。這個過程是國家關于檔案管理政策的發展過程，也是網絡、計算機、硬件、軟件更新換代的發展過程，國家政策和信息化發展水平直接決定了干部檔案信息化的設計理念和應用水平[2]。人事檔案信息化管理意識缺乏、檔案資料信息更新滯后、標準化建設滯后、安全性要求高、信息化管理人才缺乏等問題給檔案管理信息化帶來了巨大挑戰，成為了新時期事業單位干部人事檔案管理部門無法回避、亟待解決的重大問題[3]。

2 架構和總體思路

按照總體規劃思路，本項目整體設計開發干部檔案綜合信息管理平臺，分步完善各個功能模塊和子系統。另外，隨著當前應用軟件和計算機的迅速發展，在具體實施開發過程中，還需要考慮一定的前瞻性，防止因為兼容性等問題減少了平臺的生命周期[4]。

2.1 總體架構

干部人事檔案管理信息化項目的總體設計如圖1所示。

干部人事檔案信息化建設分為五大子系統：檔案采集系統、業務管理系統、檔案閱覽系統、配置管理系統和安全控制系統。各個子系統分層次構建，多個子系統相互關聯設計方案，有機結合，為集團干部員工搭建一個功能強大的干部人事檔案信息管理應用平臺，以實現干部檔案信息化管理，大幅提高干部人事檔案工作水平及效率。

2.2 基礎設施建設方案

本項目是干部人事檔案信息化工程項目，除了干部人事檔案信息化管理應用平臺的建設，還有工作環境部署、數字資源建設等基礎設施建設內容。本項目網絡鏈路圖如圖2所示。

干部人事檔案信息化項目基礎設施建設分為五個部分，分別為數字檔案信息機房、檔案庫房管理部門、數字檔案采集工作組、檔案管理部門、檔案查借閱用戶。其中硬件部分包括了服務器、磁盤陣列、磁帶存儲備份庫、電腦終端、路由器、交換機、防火墻、打印機、掃描儀以及監控設備等。應用支撐軟件部分包括了Windows Server操作系統、Windows 7操作系統、SQL Server數據庫等。

2.3 安全防范策略

項目安全防范策略是組合式的，既要考慮技術手段，也要考慮管理方法的運用，通過網絡規化、監控布置、信息技術、管理策略等一起組成全面的安全防范措施[5]。詳細說明如下。

⑴ 物理隔離。人事檔案是需要絕對保證安全的，而當前信息化最大的安全隱患來自于網絡。因此，本項目采用物理隔離方式來解決網絡安全問題，通過內外網物理隔離，阻斷具有潛在威脅的連接。

⑵ 監控系統。項目在數字檔案信息機房、數字檔案閱覽室都布置了完整的視頻監控系統，對突發性異常事件的過程進行及時的監視和記憶，對管理員和用戶進行實時操作監控，用以高效、及時地發現和處理安全事故。

⑶ 備份與還原。在軟件實施開發中，本項目設計了數據備份和還原功能，還建立了磁帶存儲備份庫，通過對檔案數據的系統定期自動備份和人工不定期備份來保障檔案管理數據和數字化材料數據安全。

⑷ 傳輸加密和存儲加密。加密傳輸指的是對傳輸過程中的數據采用加密技術，有效防止非法用戶通過截取數據流等手段獲取數據信息;加密存儲指的是對存儲圖像數據采用加密技術，有效防止檔案材料數據泄露和傳播。

⑸ 授權管理。一是通過多種授權方式對人事檔案數據進行分級控制，根據管理權限控制檔案閱檔范圍，更好地規范查閱檔案制度。二是通過設置用戶組權限的方式對人事檔案信息化應用模塊進行分級控制，根據用戶權限控制軟件功能的使用，更好地規范檔案利用制度。

2.4 技術路線

本項目采用Browser/Server系統設計和開發技術，使用JAVA開發語言，數據庫采用了SQL Server 2012。此種技術路線方案可以實現人事檔案管理信息化應用平臺的強大功能，開發成本也相對較低，對硬件配置要求也不高。

該項目中的干部人事檔案信息化應用平臺所需要存儲數據就是檔案的信息和內容，在SQL Server 2012中建立數據庫，就是要逐卷逐頁管理好每一本數字檔案。因此需要依次設計組織信息表、人員信息表、檔案目錄信息表、圖片文件說明表等，完整保存每一張圖片信息，準確地對應每一頁檔案材料的目錄信息和圖像數據。根據集團人事檔案規模，本項目需要的布置原始磁盤空間配置容量在20T以上的磁盤陳列一套。項目采用了支持RAID5，雙控制器磁盤陣列[6]。

3 項目子系統和功能模塊設計

根據中央和省委的工作要求，本項目組織人事部門研究分析，梳理了技術標準和功能需求。干部人事檔案信息化管理主要圍繞數字化采集、日常業務處理、檔案閱覽這三個主要需求來設計，具體由檔案采集系統、業務管理系統、檔案閱覽系統、配置管理系統和安全控制系統這五個子系統組成。

3.1 檔案采集系統

檔案采集系統貫穿于干部人事檔案數字化的全過程，數字化檔案工作人員拿到紙質檔案后，先進行紙質檔案整理，按照《干部人事檔案工作條例》的要求進行分類確認、材料查缺補漏，然后在系統平臺中新建干部信息，建立檔案目錄，再通過系統連接掃描儀逐頁掃描檔案材料。掃描完成后檔案工作人員對數字檔案進行審核確認，防止缺頁漏項。確認無誤后，工作人員再對每一頁圖像文件進行糾正偏離、去除污漬、去除黑邊等處理，同時通過系統進行高清化轉換。處理完畢后經最終審核完成數字檔案的確認入庫。

該子系統包括了干部檔案的基本信息錄入功能、目錄建立調整功能、檔案材料掃描功能、數字圖像處理和高清化轉換功能、干部檔案審核管理、數字檔案光盤制作功能、審核移交反饋功能等。

3.2 業務管理系統

干部人事檔案日常業務既要強調紀律也要優化服務。業務管理系統實現了業務流程電子化，涵蓋了檔案工作人員接收采集檔案材料、審查審核、查借閱、梳理編目、轉遞調動、統計查詢等日常業務。主要包括日常管理、報表打印、系統維護三個部分。

⑴ 日常管理：日常管理部分實現了對組織人事部門日常的檔案管理業務的管理，是干部人事檔案工作人員最經常性使用的模塊，具體實現了檔案閱覽、整卷接收、入庫登記、轉遞調出、材料接收、材料轉出、人員調動等。

⑵ 報表打印：報表打印部分能夠快速全面獲取日常報表數據，統計結果可以另存為Excel電子表格。打印的內容支持了人事檔案目錄、干部人事檔案背脊、數字檔案評分表、數字檔案報送單、花名冊等。

⑶ 系統維護：系統維護部分是支撐業務管理系統正常運轉的重要組成部分，具體內容包括組織機構維護、用戶管理、數據備份恢復和日志管理、代碼維護等。其中用戶管理包括用戶的新增刪除和功能權限的設置，日志管理是操作人員操作過程的記錄，系統備份和還原是保障檔案管理數據和數字化材料數據安全的重要保障。

3.3 檔案閱覽系統

檔案閱覽系統實現用戶在客戶端中查閱檔案、借閱實體檔案以及管理查詢日志等功能。該子系統實現了集團數字檔案閱覽業務電子化，通過線上流程審批，高效化審批檔案查閱申請和閱覽干部人事數字檔案，并保留了所有閱覽的記錄，便于日后的研判分析。網上閱覽可以按組織機構或人員拼音查詢，可以實現檔案目錄及原件瀏覽、原件打印等功能，同時提供了數字檔案利用意見反饋表、檔案查借閱日志及審計功能。此外還包括干部檔案指標采集統計查詢模塊、數字檔案統計及編研功能。

此系統中用戶角色分成了五種，分別是系統用戶、集團領導、審批人員、干部調配工作人員和人事專員。其中審批人員也是干部檔案管理人員，可完成對檔案所有管理工作，在本系統中也是向集團部門領導上報閱檔申請、建立用戶、分配閱覽范圍權限的角色。具體的閱檔流程如圖3所示，干部調配工作人員和人事專員需要填寫申請單通過科室負責人審批后，再由管檔管理人員和組織人事部門審批，全部通過后，可進行查閱數字化檔案。

3.4 配置管理系統

配置管理系統實現了系統用戶管理、權限分配、角色管理及其他配置項的統一集中管理，主要由用戶權限管理、數據交換、系統配置三個模塊組成，主要是結合系統運行維護、效率優化、數據存儲及備份、系統遷移、與其他系統對接等主要業務。配置管理是系統正常運維、信息加固的必要措施。

用戶權限管理模塊可以設置用戶基本信息、用戶類型、登陸模式，可以對所有用戶進行用戶組的管理，然后按照實際情況對各個用戶組分配角色，有效控制用戶的功能使用范圍、操作范圍。數據交換模塊由數據遷移、水印管理、數據接口三個功能組成，可以將已完成的數字化人事檔案按照機構和人員數據制作成數據包，在另一臺設備上無縫還原;可以對數字化的人事檔案設置水印防止檔案被篡改;預留的數據接口則是為了未來與其它業務系統互相訪問調用提供了便捷。系統配置模塊包括了回收站管理、密碼修改、參數設置等功能，為系統提供了配置、設置、維護等功能，方便應用。

3.5 安全控制系統

安全控制系統是圍繞整個項目信息安全數據安全、用戶訪問安全兩個方面建設的功能系統，主要由授權加密、數據安全兩部分組成，可實現加密傳輸、區域授權、數字水印、日志管理、審計管理、備份與恢復等功能，是整個項目安全運行的基礎。

授權加密有三員管理、加密傳輸、加密存儲、分區域授權四個功能組成。三員管理功能參照保密法規設置系統管理員、安全保密管理員、安全升級人員這三員進行獨立管理;加密傳輸指的是本系統中數據在傳輸過程中采用了AES加密技術，有效防止非法用戶通過截取數據流等手段獲取數據信息;加密存儲指的是本系統中采用專用加密技術，高壓縮比、高保密度，只能通過本系統方可進行相關數據的閱覽、處理等操作;分區域授權指的系統提供多種授權方式，更好地控制檔案閱檔范圍，更好地規范查閱檔案制度。

數據安全由密級標識、數據檢驗、備份恢復三個功能組成。密級標識是為了增強用戶的數據安全保密意識;數據檢驗能夠對互相轉遞的數據包進行檢驗，備份恢復為項目其它功能模塊提供了數據的備份和恢復的功能。

4 結束語

干部人事檔案管理系統的整個項目建設是個系統工程。推動干部檔案管理信息化建設，既要保證數字檔案的一致性，也要促進人事檔案管理的高效性，更要確保系統建設的安全性。

本文通過介紹浙江廣電集團干部人事檔案信息化管理項目的規劃設計，旨在建立健全干部人事數字檔案科學利用機制，為全面歷史辯證地評價干部提供真實有據可查的檔案信息，逐步實現干部檔案比對分析、業務支撐、數字呈現展示等功能，進而實現干部人事檔案的科學化、智能化利用。在數字檔案室建設的同時，關于如何推進信息資源開發，并運用大數據、BI等信息技術，實現檔案專網查詢、檔案活化等，這些還有待進一步研究和解決。希望本文能為正在或即將建設數字檔案室、人事檔案管理系統的電視媒體同仁提供一定的參考。

參考文獻（References）：

[1] 金虹.實現干部人事檔案信息化促進人事管理創新[J].視聽縱橫，2017.3：108-109

[2] 張巍筠，劉雪麗.試論信息化背景下高效數字檔案室的建設[J].北華航天工業學院學報，2017.27（6）：43-45

[3] 何詠梅.電子化人事管理面臨的問題與應對策略[M].吉林：吉林大學，2014.

[4] 邱長波，施夢，張佳.企業信息化關鍵影響因素的典型相關分析[J].吉林大學學報：信息科學版.2006.5：535-541

[5] 陳兵.電子政務技術與安全[M].北京：北京大學出版社，2003.

[6] 李巧君，劉春茂.淺析數據庫設計的一般流程和原則[J].技術與市場，2010.10：28-29