基層事業單位檔案現代化管理工作的對策

王愛麗

摘 要：基層事業單位是維護社會正常運營的重要服務體系，為了提高基層事業單位的服務水平，需要強化內部檔案管理效率。本文將結合使用現代化檔案管理模式的作用，討論轉變管理意識、設置大數據庫、提高人員素質、明確崗位責任等工作策略，為優化事業單位檔案辦公質量提供有效參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;現代化管理

十八屆三中全會上我黨在十三五規劃中明確提出實施網絡強國戰略的重要性，改革開放以來，我國社會經濟市場不斷繁榮，給現代化管理技術的發展提供了充分的空間。檔案管理工作對于事業單位的日常運行可起到重要幫助，但是目前仍有一些單位使用的檔案管理手段比較落后，需要針對性調整。

一、事業單位實行檔案現代化管理的作用

檔案是事業單位在運行過程中匯總、提煉出的重要文件，例如：發展歷史、重要時間、經濟往來數據等等，對于基層事業單位的長遠發展有重要的價值，管理者在制定長遠發展策略時可以將檔案視為重要參照資料。21世紀，高新技術的發展不斷影響著人類的生活、工作方式，所以檔案管理工作向數字化轉型已經是基層事業單位檔案管理部門的必然發展趨勢，在落實檔案管理的現代化建設后，事業單位能夠實現“無紙化”辦公，有效節省經濟成本的投入，僅需要建設信息化平臺，就可以完成存檔、調度、修改等檔案操作，文件資源的利用率也在對應提升。檔案文件使用起來更加方便，不用逐層上報，充分發揮出了檔案文件的實際意義。

二、事業單位檔案現代化管理工作的策略

（一）轉變管理意識

受傳統思想的桎梏，很多事業單位工作人員都認為檔案管理僅僅是對文件進行簡單的抄寫與保管，不能認識到檔案管理對于單位長遠發展的重要性。檔案是一個組織乃至一個國家在運行過程中累計的重要財富，充分發揮檔案的價值，能夠幫助管理者了解單位的現存問題，并更加精準地制定下一步發展策略。因此，事業單位想要提高檔案管理質量，首先應該從根本上明確檔案管理的特殊性與重要性。作為領導人員應發揮帶頭作用，在單位內做好現代化理念的宣傳工作，確保全體員工都能配合檔案管理工作。從思想觀念入手，轉變傳統檔案管理模式，積極引進高新技術，建立專門檔案管理部門，避免兼職行為發生。定期開展內部宣傳活動。例如：舉辦信息化檔案管理講座、邀請專業人員進行宣講，推廣自身工作經驗，潛移默化中在事業單位內形成良好檔案管理風氣，讓相關工作人員逐漸養成常態化的現代化檔案處理意識。

（二）設置大數據庫

2015年我國李克強總理在政府會議報告上首次提出“互聯網+”的概念，強調了“網絡強國”的重要性，基層事業單位作為社會服務體系的重要組成部分，需要盡快推進信息化檔案管理技術。長期以來，企業檔案管理都是通過紙質資料傳遞，保存難度大，且管理過程中資料很容易隨著時間增加而出現丟失、破損等問題。近幾年，數字技術開始逐漸走進社會的生產生活中，該技術建立在計算機、互聯網應用的基礎上，具有高效、便捷、快速等優勢，不受時間、空間的約束。在檔案管理中融合信息技術能夠有效提高管理效率。因為事業單位的自身紙質文件存儲空間比較有限，所以為了深化信息化建設，需要工作人員盡快搭建出檔案儲存的大數據庫，做好已有文件的掃描，保障檔案信息的安全性。在建立了大數據庫后，工作人員只需要通過后臺權限批復，在數據庫的檢索功能上輸出目標信息，就能獲取對應檔案，實現檔案資料的共享性，打破以往的空間、時間約束，極大程度上加強事業單位檔案的應用價值，能夠發揮相關資料的最大用處。

（三）提高人員素質

目前，我國大部分事業單位中負責處理檔案管理工作的員工普遍年齡偏大，甚至還有很多離退休人員，此類群體雖然在工作中積累了豐富經驗，但是對新鮮事物的學習能力比較薄弱，很難理解信息化平臺的使用規律與辦公技術，因此事業單位要重視對員工的培訓，只有員工掌握信息化技術，才能真正地發揮現代化管理的優勢。例如：事業單位可以按照員工實際能力制定分層化的培訓內容，從整體上提高培訓質量。另外，還可以邀請熟悉信息化技術的專家以及經驗豐富的辦公人員共同進入到單位中協同處理日常的檔案管理工作，利用空閑時間對檔案管理人員進行技術指導，將信息化的理論與實踐操作結合起來，達到邊學邊練的效果。在培訓結束后對員工專業技能與綜合素養進行全面評價，并將評價結果與個人薪酬聯系起來，增強其積極性，進而以更加飽滿的熱情投入到檔案管理工作當中。

（四）明確崗位責任

事業單位在落實檔案管理的現代化建設時，首先需要認識到制度對工作順利開展的作用，制度是工作執行時參考的重要標準，而完善的制度能夠為員工開展檔案工作提供基本的依據，幫助員工明確自身崗位責任。例如：有一部分事業單位的檔案管理制度與自身實際發展形勢存在差異性，崗位責任劃分比較混亂。因此，領導人員需要盡快落實制度建設，強調制度的嚴肅性、全面性以及科學性。完善檔案管理的工作制度，有利于清楚劃分部門中的各崗位責任，基層事業單位全體人員在使用檔案時能夠做到“有法可依、有理可依”。基層事業單位領導者在制定管理制度時，應嚴格遵循國家法律法規，參考《檔案法》、《電子簽名法》、《企業檔案管理法》、《單子檔案管理辦法》等文件來制定細節條例。

三、結論

綜上所述，使用現代化技術可以給基層事業單位的檔案管理工作提供更多思路，重塑互聯網體系。另外，通過搭建信息化平臺，事業單位中各個部門對檔案的調動更加方便，打破了以往“信息孤島”模式的制約，有利于促進各個部門之間的溝通與交流，從整體上強化基層事業單位的內部凝聚力。

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