初探干部人事檔案管理和材料快速歸檔

韓冰 韓超

摘 要：隨著社會的不斷發展，檔案的數量在不斷增加，如果由于管理不當，會出現一些檔案損壞的現象，因此就需要用一種新的方法將檔案可以長期有效的保存下去。在單位中，檔案管理的作用更加重要，要盡量避免出現職工檔案記錄不同，否則，將對辦理退休等工作增加困難。

關鍵詞：干部人事檔案;檔案管理;材料快速歸檔

一、干部人事檔案管理的意義

干部人事檔案管理工作是檔案建設的基礎工作之一，是對收集的每位干部的檔案材料進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工以及裝訂成卷，并且在此基礎上，不斷地對檔案內容進行完善補充的工作。干部人事檔案管理是檔案建設中一個重要的環節，其程序也相對比較復雜。做好干部人事檔案管理工作對我國檔案事業的發展具有極其深遠的促進作用。有效加強干部人事檔案的管理工作，能夠大大提升工作效率，減輕工作人員的工作壓力。我國干部人事檔案管理涉及到政府工作的各個方面，因此，在開展這項工作時，投入了大量的資金，更換新設備，利用先進的檔案管理系統，提升效率，降低人員以及資金的投入。干部人事檔案的管理也影響著我國對于干部的選拔，其不僅關系著國家的全方面建設，也是我國挖掘人才的重要途徑。還是維護我國政府工作正常進行的重要環節，檔案出現紕漏，就會出現更改個人履歷、修改檔案、美化檔案，這樣極不利于進行工作監督，嚴重的還會直接影響到我國政治安全。因此，檔案管理工作人員要確保對人事檔案進行科學的管理，利用合理的規章制度，保證檔案的安全性與真實性。

二、干部人事檔案管理存在的問題

檔案管理工作的目的就是要在實際中發揮檔案的作用。干部檔案是我國人事檔案的主要部分，隨著社會的不斷進步，檔案管理工作也要緊跟時代潮流。目前，已經增加了干部考核、干部任免以及薪資情況等等很多項內容，檔案的重要性隨著時代的進步也越來越被人們重視。但是檔案的管理工作仍然存在著諸多問題，主要表現在以下幾個方面：其一，相關材料不完整。檔案管理工作的重點就是材料，材料也是檔案工作可以正常展開的前提基礎。人事檔案能全方面的反應一個人的品性與素養。其二，真實性欠缺。人事檔案的真實性能夠正確反映一個人的過去，是人事檔案存在的前提，如果出現檔案材料內容失真的情況，很容易造成嚴重的后果。其三，管理工作人員的水平不足。很多單位的檔案管理人員隊伍的整體水平還是有所欠缺，他們的專業知識比較匱乏，理論水平相對較低。其四，領導干部不重視檔案管理工作。有些單位的領導不了解檔案管理工作，不能正確的認識檔案管理工作的重要性，認為干部人事檔案只是簡單地收集干部的人事材料，對整個單位的進步沒有具體的幫助，這是一個極其錯誤的認識。在進行干部的選拔時，只憑借印象以及主觀感受，不查閱其人事檔案，不能全方面的了解干部的品德以及才能、業績等方面，這對于單位的影響是極其深遠的。其五，檔案管理制度的欠缺。單位都有著自己的規章制度，但一般只是流于表面形式，不能很嚴格的按照制度去執行，這就容易給別有用心的人鉆空子，假冒檔案材料甚至私改檔案的現象就會發生，對于以后的管理上有很大的影響，無法實現干部人事檔案的真實價值。其六，群眾的檔案意識薄弱。雖然社會正在迅速發展，人們對于檔案的意識也在逐步加強，但是仍然有人對檔案漠不關心，認為有單位在進行檔案管理，和自己沒有什么關系，這是一種極其錯誤的認識。如果自己不關心檔案的管理，對檔案管理工作不積極配合，出現檔案丟失的情況，這對個人以后檔案的應用是非常具有影響的，甚至是對自己的前途都有著極大的影響。

三、加強干部人事檔案管理的措施

隨著社會的發展，干部人事檔案在反映干部的整體素質、干部選拔、干部任免以及薪資情況方面也可以提供強有力的根據，還能夠為編史傳記等部門提供真實有效的歷史材料。要讓干部人事檔案更好的發揮作用，與時俱進，就要做到以下幾個方面：第一，加強全民檔案意識。要加強群眾的檔案意識，這樣才能更好地促進我國檔案事業的進步。加強全民檔案意識，尤其是領導人員，對于促進我國檔案事業的發展是極為具有影響力的。首先，要認真貫徹落實黨和國家頒布的《檔案法》《檔案法實施辦法》這兩項法律法規，更要對檔案相關的法律體系進行完善。在現代化發展進程中，法律是加強全民檔案意識的最有利武器，只有加強法律法規、完善檔案相關的法律體系，才能夠有效的加強全社會的檔案意識，才能夠全面規范檔案管理工作，行之有效的促進檔案管理事業的長期發展。第二，加強職能部門的責任意識。干部檔案的權威性體現在其真實有效，真實性也是檔案管理工作存在的重要基礎，要充分保障其真實有效才是整個檔案管理工作中的重點，也是干部檔案管理部門的職責所在。因此，檔案管理部門的責任意識會直接影響干部檔案材料的真實性，要維護干部人事檔案，保證其不受任何形式的影響。干部人事檔案材料問題的出現離不開檔案管理部門工作的原因，如果存在部分檔案沒有歸檔，或者是檔案材料尚不完整的情況，這就是檔案管理部門責任意識不強的問題。干部人事檔案的材料來源于檔案管理部門，在這種前提下，加強職能部門的檔案管理責任意識就是保證檔案材料真實有效的重要前提，當然，職能部門的干部更要對其責任意識予以加強，樹立好正確的榜樣，從自身做起，增強整個職能部門在檔案管理工作中的責任意識。第三，要充分加強自身建設。隨著新時代的到來，干部人事檔案管理工作更加需要全社會共同努力。在這個過程中，首先，檔案管理工作人員要加強自身學習，干部檔案管理工作具有很強的政治性，這就要求檔案管理工作人員在工作中充分運用先進的觀點和方法，在貫徹落實黨和國家的干部路線以及方針政策的同時，加強指導工作實踐。檔案管理工作人員要加強自身學習，盡可能的提高自身的職業素養與思想覺悟，樹立科學的人生觀、價值觀和世界觀，盡管檔案管理工作極為復雜，但是依然要排除干擾，爭取為我國的檔案管理事業做出貢獻。

干部檔案管理是一門綜合性的業務，其涉及范圍非常廣泛，不僅需要有檔案管理的專業知識，還要求檔案管理工作人員對歷史知識、人事管理以及情報學、系統學，甚至是計算機技術都要有所了解掌握，這就為檔案管理工作奠定了堅實的基礎。因此，在檔案管理工作中，工作人員要進行全方面的學習與進步，跟隨時代的腳步掌握最科學的管理方法。要努力學習，擴展自己的知識面，掌握現代化的新興技術，要形成創新意識，培養自己的創新能力，從根本上做出改變，拋棄一切不符合當代社會發展的思維與觀念，從而更加行之有效地進行干部人事檔案管理工作。第四，運用現代化的管理理念正確并且科學的管理干部人事檔案。信息化是現代社會發展的必然結果，因此，管理干部人事檔案也要學會運用現代化的信息技術。干部檔案是干部的真實信息，這對于干部的升遷以及評定都是有著極為重要的作用，甚至可以說是影響干部的一生也不為過。干部檔案就相當于一個人才信息庫，要合理的運用這個資源庫，就要極為有效的進行干部人事檔案的管理工作，在最大程度上發揮作用，獲得最大程度的收益。檔案管理部門要提高自身的工作效率以及準確性，在傳達信息工作方面，要做到及時有效，這對于提高干部人事檔案管理工作的效率極為有效。第五，完善檔案管理制度。在檔案管理日益重要的今天，要建立健全干部人事檔案管理的規章制度，要對檔案的歸檔有明確的標準，對檔案的借閱以及保密工作都要有其具體的規定和條例，努力完善檔案管理工作中的各項制度，要嚴格的把控檔案管理工作，保證干部人事檔案管理工作能夠井然有序的進行。

四、結束語

總而言之，在新時代的背景下，干部人事檔案管理工作仍然面臨工作人員意識不足、對檔案的使用效率低下以及工作人員的配備不足等問題。因此，干部人事檔案管理工作應該繼續完善，提高從業人員的個人職業素養，在保障檔案具有真實性的情況下，完善人事檔案管理所需要的各種軟硬件設備，促進干部人事檔案管理工作向著現代化進程發展。

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（作者單位：1.山西省疾病預防控制中心2.山西旅游職業學院）