黃陵縣城鄉居民社會養老保險檔案的規范化管理

樊川

摘 要：城鄉居民社會養老保險檔案管理工作是社會養老保險管理工作的重中之重，通過高質量的檔案管理工作，能夠為城鄉居民社會養老保險提供針對性的檔案服務，發揮檔案應有的價值作用。本文主要結合實際工作經驗，分析了黃陵縣城鄉居民社會養老保險檔案管理現狀和存在的問題，然后提出了相應的規范化管理對策，希望能對廣大同行有所幫助。

關鍵詞：黃陵縣;城鄉居民社會養老保險;檔案管理;工作對策

城鄉居民社會養老保險是國家解決城鄉個人養老問題的重要制度，每一個人在養老保險交納過程中會建立一份養老保險檔案，在檔案中詳細記錄了個人養老保險的繳納情況和繳納時間等信息。在個體進行養老保險繳納過程中，相應的工作人員就需要對檔案的內容進行全面的審核和更新，并將相關內容登記造冊，只有這樣才能夠更好的做好養老保險服務工作。因此在城鄉居民社會養老保險檔案建立和管理過程中，應該構建完善的規范制度，保障檔案管理的規范性、科學性、合理性，提高檔案信息的安全系數，確保用戶信息安全不泄露，維護公民的基本權利。

一、黃陵縣城鄉居民社會養老保險檔案管理現狀

自從城鄉居民社會養老保險在黃陵縣試點實施以來，截止到2018年12月31日，該縣的城鄉居民參保率高達95%以上，已經歸檔超過了3000卷，超額完成相關工作任務。該縣城鄉居民社會養老保險中心高度重視養老保險檔案的規范化管理，構建了比較完善的規章制度。在整個機構內部配置了相應的檔案保存設施，構建了一個20多平米的標準化檔案管理室，增加了相應的檔案保存設施和計算機、掃描設備，做好了檔案資料的有效防護，達到了防火、防塵、防潮、防濕的要求。通過進行檔案的規范化管理，取得了實實在在的成效，提高了檔案管理標準和管理質量。通過引進一系列的信息設備、計算機設備，基本實現了檔案管理的信息化操作，大大提高了檔案資源的利用效率。但在具體檔案管理工作開展過程中，依然面臨不少突出問題，主要包括以下幾個方面：

1.對檔案管理的重視程度不高

在城鄉居民社會養老保險工作開展過程中，有的領導對檔案管理工作重視程度不高，普遍存在著重視保險費用收繳，輕視檔案材料管理的問題。一方面由于檔案管理工作是一項系統性專業性要求很高的工作，在開展過程中需要投入相應的儀器設備，提供相應的保存空間。但由于對其重視程度不高，在很多鄉鎮的城鄉居民社會養老保險檔案室普遍存在著經費投入不足，各種軟件和硬件建設不足的問題。另一方面檔案管理人員主要為兼職，專業人才嚴重缺乏。在養老保險收繳過程中所形成的各種原始憑證，各種材料，各種信息收集不合理，收集不及時，造成大量資料丟失，很多有價值的檔案材料流失。另外，檔案存放地點防火、防潮、防盜的措施不到位，不利于保證檔案的完整性。

2.檔案管理制度有待進一步完善

縣級城鄉居民社會養老保險中心的檔案管理部門雖然構建了比較完善的檔案管理制度，但是整體的檔案管理工作還處于初始階段。目前，縣級部門構建了業務檔案管理辦法，但是由于業務檔案管理工作的政策性強，工作范圍廣，變動大，工作標準要求較高，現有的檔案管理制度和管理方法不適用，業務檔案管理要求、檔案管理制度缺乏標準化、系統化和科學化。不同部門所采用的檔案收集整理歸檔處理方法不同，這就直接影響了檔案的高效共享，不利于提高檔案工作。

3.檔案管理技術方法有待進一步提升

城鄉居民社會養老保險工作是一個系統性的工作，在工作開展過程中涉及到諸多環節和諸多程序，每一個環節、每一個程序執行過程中會形成大量的原始材料和原始數據。這也決定了城鄉居民社會養老保險檔案管理材料的復雜性，資料來源種類多樣。由于數量過于龐大，很多檔案管理部門不能夠進行信息化或者電子化的數據采集，仍然采用人工處理模式。在縣級的城鄉居民社會養老保險中心的檔案管理部門雖然配置了相應的計算機，不斷加強信息系統建設，但是整體的電子化和信息化水平普遍較低，使得檔案管理工作效率較低，工作時間較長，壓力較大，經常出現檔案原始材料丟失，檔案材料收集不全，整理不到位的現象。

4.檔案管理人員專業素質普遍較差

城鄉居民社會養老保險檔案管理工作量大，檔案資料復雜，涉及到的工作環節較多，具有很強的政策性，對檔案管理人員的專業要求較高。要想切實做好該方面的工作，不僅要求檔案管理人員熟知城鄉居民社會養老保險方面的相關專業知識，并要保證將檔案專業知識和城鄉居民社會養老保險的相關工作內容有效融合。但目前在廣大基層地區，很多檔案管理人員都是兼職，他們的檔案專業知識普遍較差，專業化的檔案管理技能、素質較低，面對來源復雜的檔案資料和信息數據，不能夠做到科學的分類和有效的整理，往往只是將所有的材料累積起來進行保存，檔案管理效率普遍較差，難以在短時間內提升檔案管理工作質量。

二、城鄉居民社會養老保險檔案規范化管理對策

1.轉變工作理念，提高重視程度

思想決定了行為，要想切實做好城鄉居民社會養老保險檔案規范化管理工作，就需要轉變傳統認知，充分認識到檔案管理工作的重要性。城鄉居民社會養老保險檔案管理并不只是簡單的檔案材料的收集保管。在各種原始數據當中涵蓋了保險繳納人的身份信息、養老保險待遇，是記錄保險繳納人各種信息的原始憑證，檔案管理工作質量高低直接影響到保險繳納人的切身利益和社會大眾參與該項工作的積極性，更關乎到城鄉居民以后的保險費用。為此就應該轉變工作認知，提高重視程度，不斷加強宣傳教育。在利用廣播、電視、手機、網絡等各種途徑宣傳城鄉居民社會保險養老制度的同時，還應該加強宣傳檔案管理工作的重要性，逐步轉變基層領導人員重視養老保險收繳，輕視檔案資料管理的現狀，增強檔案管理的主動性和責任感。

2.構建完善的檔案管理機制，提高管理的規范化

城鄉居民社會養老保險檔案管理工作是一個持續周期長、范圍廣、流程復雜、嚴謹細致的工作，要想提高該方面檔案管理的工作質量，就需要在短時間內構建一套科學化、合理性、可操作化的規章制度，只有這樣才能夠進一步促進檔案管理工作的規范化發展。一方面要結合現階段城鄉居民社會養老保險的具體情況，構建縣、鄉級統一化的檔案管理、資料整理、收集的規章制度，并將各項目標層層落實，下達工作任務，制定完善的獎懲機制，加大對各個部門的有效考核，同時還應該嚴格按照國家相關法律法規的要求，制定出城鄉居民社會養老保險的分類大綱和各種檔案資料的具體保存期限，要針對不同的檔案資料制定不同的管理制度，然后依靠各個子制度構成一個完善的檔案管理制度體系，確保檔案管理工作能夠做到有章可循，規范操作，保障檔案管理的規范化、科學化。

3.加快信息化建設步伐

在城鄉居民社會養老保險檔案管理工作開展過程中，通過加強檔案信息化建設，能夠進一步提高檔案信息資源的處理效率和服務質量。作為檔案管理人員，應該充分認識傳統的檔案管理模式已經不能夠適應新形勢的發展要求，要綜合應用新技術、新手段加快檔案管理的信息化發展進程，這是適應時代發展的必然選擇。因此，在檔案部門應該配置完善的計算機設備，加快檔案信息系統建設，借助檔案信息管理系統，能夠實現保險人各種信息資料的自動化識別、自動化儲存、自動化分類整理，并借助相應的檢索工具，對系統當中的各種信息進行有效的檢索，以此來提高檔案服務效率，提升工作質量。

4.加強專業人才培養

做好城鄉居民社會養老保險檔案管理工作關鍵在人，該項工作的開展離不開高素質的檔案管理人員。為此就需要結合城鄉居民社會養老保險的各項發展要求，注重做好現有檔案管理人員的專業培訓，結合實際檔案工作需求開展定期或不定期的培訓，有效提升整個工作隊伍的專業素質。在培訓過程中應該持續加強檔案管理、城鄉居民社會養老保險政策法規等方面的專業培訓教育，注重將檔案管理工作和城鄉居民社會養老保險工作有效融合，只有這樣才能夠切實提升檔案管理質量和管理效率。

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（作者單位：黃陵縣城鄉居民社會養老保險經辦中心）