做好新形勢下流動人員人事檔案管理之我見

鄭偉

摘 要：隨著市場化經濟的加速發展，大城市為越來越多的人員提供了更多的就業擇業機會，這也促進了城市間人口流動的加劇。加強流動人員人事檔案管理，有效解決存在的問題，促進規范管理十分必要。本文闡述了新形勢下加強流動人員人事檔案管理的意義，深入分析了目前管理中存在的問題，并就存在的問題進行對策探討。

關鍵詞：流動人員;人事檔案;問題

人事檔案對個人學習、工作經歷等情況進行了全面綜合記錄，對個人而言具有重要的參考和憑證作用。流動人員人事檔案作為人事檔案的重要組成部分，做好該項工作對于推動社會進步和穩定發展具有重要意義，成為檔案管理和流動人員管理的重要內容。

一、流動人員檔案管理的重要意義

“辭職或被辭退的機關工作人員、企事業單位專業技術人員和管理人員的人事檔案;待業的大中專畢業生的人事檔案;外商投資企業、私營企業等非國有企業聘用的專業技術人員和管理人員的人事檔案”，上述是《流動人員人事檔案管理暫行規定》對流動人員人事檔案的界定，由此可看出，流動人員人事檔案影響范圍廣，涉及人員數量多，加強流動人員人事檔案管理具有重要意義。

1.有利于提升人們對人才社會化的認識。將人事檔案交由服務機構管理，而非所在單位管理，實現人檔分離，有利于打破傳統計劃經濟體制下檔案對人員的束縛，促進人員自由流動，實現市場經濟下人力資源的高效配置。

2.有利于為用人單位選人用人提供依據。隨著市場經濟的發展，外商企業、民營企業、私營企業等多種所有制經濟成為國家經濟發展的重要力量。根據國家關于人事檔案相關規定，非國有企業并不具備人事檔案保管權限，做好非國有企業人員的人事檔案管理成為流動人員人事檔案管理工作的重要內容。對于用人單位而言，通過人事檔案對個人工作經歷、學歷及德、能、勤、績等情況進行全面了解，能夠嚴把人員入口關，降低企業用人風險和用工成本，也有利于通過選拔優秀人才促進企業自身發展，推動國家經濟進步。

3.有利于更好地維護流動人員的合法權益。人事檔案是對個人的歷史記錄，不僅包括個人的薪資福利，也記錄了其家庭成員等情況，通過檔案查閱利用，能夠有效地維護個人利益。當流動人員個人退休辦理養老待遇時需通過審檔進行工作年限認定，與個人的退休待遇息息相關;當需要進行財產繼承等情況，需要通過檔案進行家庭成員關系及身份確認，從而更好地維護個人利益。

二、流動人員檔案管理工作中存在的問題

1.檔案意識薄弱。隨著國家經濟的發展和人事改革的深入，為更好地促進流動人員規范科學管理，需進一步做好流動人員人事檔案工作，提升檔案意識。一是許多人才流動服務機構對流動人員人事檔案工作重視程度不夠，由于國家不允許對流動人員人事檔案進行收費，加之工作內容繁瑣，流動人員人事檔案管理機構工作人員往往表現出工作主動性和創新性不足，檔案資料收集不及時、管理不規范，嚴重制約了檔案價值發揮和檔案工作發展。二是流動人員群體個人檔案意識薄弱，對個人檔案重要性認識不足，許多人員認為只要不進入體制內的單位，就不會用到檔案，因此對個人檔案不聞不問，造成 “棄檔”現象存在，阻礙了流動人員人事檔案工作的開展。

2.檔案管理體制不健全。雖然《流動人員人事檔案管理暫行規定》作為國家層面的制度，對流動人員人事檔案管理機構、轉遞、收集整理等作了規定，但該項制度于1996年出臺，距今已近24年，當時的市場經濟發展與人員流動與現行情況具有較大差異，新形勢下流動人員的人事檔案管理中許多新問題需要進一步健全管理體制，完善制度規定。一是關于流動人員人事檔案管理機構的確定，根據《流動人員人事檔案管理暫行規定》“流動人員人事檔案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構，其他任何單位無保管權限，不能擅自管理流動人員人事檔案。”隨著社會經濟的進步，國有企業不斷發展，成為支撐國民經濟的重要力量，中央、省、市、區各層級國有企業不斷增多，但對于哪一層級的國有企業具有人事檔案管理權限尚無明確規定。區級及以下國有企業、市級國有企業下屬獨立法人單位是否有人事檔案管理權限，其人事檔案是否為流動人員人事檔案有待明確。二是流動人員人事檔案轉遞流程不規范，有些具有人事檔案保管權限的單位對于離職人員人事檔案沒有按規定及時轉遞到人才流動服務機構。有些在人事檔案轉中，未規范履行轉遞手續，造成人事檔案在轉遞過程中因管理疏忽導致檔案遺失或者檔案材料缺失。三是流動人員人事檔案資料收集不完善。檔案資料收集、整理制度不健全，檔案成為死檔，材料未進行補充更新，對于人才與用人單位都造成了許多不便。上述諸多問題都需要加強流動人員人事檔案機制建設，實現規范管理。

3.檔案管理基礎設施落后。許多縣級人才流動服務機構由于受財政經費制約，人力、物力、財力投入不足，人事檔案管理基礎設施落后，保管設備老化或缺失，檔案設備配置薄弱，嚴重制約了人事檔案的安全保管。隨著大數據、云存儲的發展，流動人員人事檔案管理要進一步加強檔案基礎設施配置，才能充分利用現代化技術手段提高管理的科學性和規范性。

4.檔案信息開發利用水平較低。行政意識僵化，過于注重檔案的保密，害怕承擔責任，而不注重對流動人員人事檔案的開發利用，無法發揮檔案的有效利用價值，未真正發揮檔案對人員管理的作用。受主客觀條件制約，信息技術手段落后，未能將現代化信息化管理技術與人事檔案開發利用相結合，檔案信息沒有實現資源共享利用。

5.檔案人才隊伍建設不夠。在人才流動服務機構流動人員人事檔案管理工作中，由于重視程度不夠，財力受限，加之人手不足等原因，工作隊伍建設水平較低。工作人員檔案理論知識和實戰經驗不足情況普遍，且由于自我發展內驅力不足，業務上缺乏創新性和主動性，流動人員人事檔案管理工作質量有待提高。

三、做好流動人員人事檔案管理對策探討

1.增強檔案管理意識。人才流動服務機構應認識到流動人員人事檔案管理對國家人才管理、企業用人和個人發展的重要意義。加大投入，并充分利用人才網等平臺對工作進行宣傳推廣。流動人員更應該高度重視個人人事檔案，及時協助檔案管理單位做好檔案的轉接及檔案材料的補充完善，更好地維護自身利益。

2.健全檔案管理體制。加強頂層設計，建立與當前經濟發展和人事改革相適應的管理體制，為流動人員人事檔案管理工作的開展提供組織保障。一是健全管理機構設置，根據新形勢下流動人員數量劇增及流動人員對企業和國家經濟發展的重要作用等實際，進行管理機構的合理科學設置。二是完善配套管理制度，規范人事檔案轉遞等各環節，確保流動人員人事檔案在流動過程中的安全，避免檔案丟失遺漏，完善檔案轉遞流程和手續。三是加強檔案材料的歸檔，促使流動人員人事檔案材料及時更新，更好地發揮檔案作用。

3.完善基礎設施建設。加強設施建設，強化物質保障，是促進流動人員人事檔案工作科學高效發展的基礎。人才流動服務機構檔案工作人員要加強工作創新，推動人事檔案工作高效開展。按照檔案保管規定，完善庫房建設，加強設備配置，維護人事檔案安全。加強人事檔案軟件系統配置，在信息存儲數字化的同時，通過系統實現高效檢索利用。

4.加強信息開發利用。進一步做好流動人員人事檔案管理工作，需要在利用方面功夫，從而更充分地發揮檔案價值，不斷提高影響力。一是要逐步轉變檔案管理理念，從重保管輕利用，到保管利用兩手抓兩提升，充分認識到加強流動人員人事檔案開發利用對優化人力資源配置的重要意義。二是探索流動人員檔案信息多樣化利用方式，有條件的機構建立在線利用平臺，通過遠程利用提高工作效率和利用價值。三是加強人事檔案信息數據的深度挖掘，通過對信息數據的挖掘和深入分析，更好地提煉有用信息，并對提取地信息整理利用，加強人力資源開發，為企業和政府實現人才有效配置提供服務。

5.強化檔案人員隊伍建設。新形勢下加強流動人員人事檔案工作創新發展，需要建設一支現代化檔案工作人才隊伍。一是認真分析人員素質要求，建立流動人員人事檔案從業人員素質模型，嚴格從業條件，根據任職條件進行人員招聘，把好人員入口關。二是通過多樣化培訓提升從業人員綜合素質，積極推行崗前培訓，提高流動人員人事檔案從業人員的工作責任感和歸屬感，增強保密意識，形成良好工作作風。加強崗位實踐培訓，通過以老帶新的方式，對檔案從業新人進行指導，促進更好地融入崗位工作。三是加強從業人員考核，獎勤罰懶，考核結果與個人薪酬和職業發展掛鉤，調動從業人員工作積極性。

四、結束語

實現流動人員人事檔案科學規范管理，使之與現階段流動人員管理和人事檔案管理要求相適應，對于促進經濟社會發展具有重要意義。通過進一步完善檔案管理體制，提升檔案管理現代化科學化管理水平，強化從業隊伍建設等措施，促進流動人員人事檔案管理工作規范高效。

參考文獻：

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[3]王魯花，韓春紅.新時期流動人員人事檔案管理的現狀、問題及對策[J].人才資源開發，2014

（作者單位：福建省寧德市福鼎市人力資源和社會保障局）