新時期供電企業檔案管理策略分析

吳少嬋

摘 要：在供電企業全面深化改革的關鍵時期，檔案管理也需與時俱進，提升檔案管理成效，本文分析了供電企業檔案管理現狀，針對檔案管理中存在的不足，探討并提出了相應的管理策略。

關鍵詞：供電企業檔案;檔案管理;管理策略

隨著時代發展，供電企業步入全面深化改革的關鍵時期，供電企業檔案真實記錄了企業發展，成為其科學決策、科學管理的重要參考和依據。在供電企業檔案管理中還面臨管理“主體”錯位、檔案管理人員業務素質與企業發展要求不相適應、檔案工作與企業變革不同步等問題。因此，本文對新時期供電企業檔案管理策略進行了分析。

一、供電企業檔案管理現狀分析

1.檔案意識不夠強

在供電企業檔案管理工作中，檔案資料收集是一個非常重要的環節。通過收集讓分散的資料集中化，讓零碎的結構系統化，因而檔案收集是否齊全決定檔案利用的價值。但一些部門出于方便自己利用，將一些重復性批復文件留作自用，以備檢查之需，但他們忽視了崗位變動、人員流動容易造成這些資料遺失的隱患，當需要時卻找不到了。這些情況反映了供電企業中部分人的檔案意識較為薄弱。

2.對檔案認識存在偏差

供電企業檔案存在很多門類，例如行政管理、經營管理、生產技術管理、人事勞資、財務審計、電力生產等，這些資料都應當歸檔，但有些企業把人事檔案當成企業檔案的“全部”，這種認識的“錯位”造成企業大量有價值資料沒有歸檔或歸檔的檔案價值沒有得到開發利用，對企業生產經營、自身發展帶來不利影響。

3.檔案基礎設施落后

有些供電企業檔案基礎設施較為完善，庫房面積、硬件配置達到了較高水準，但有的企業檔案基礎設施較為落后，甚至有的連獨立的檔案庫房都沒有，借用其他部門的房間存放檔案資料，容易遺失檔案。即使配備獨立檔案庫房的供電企業，也可能因為庫房不滿足防火、防水、防盜等“八防”要求，影響檔案資料的長期保存和安全性。

4.檔案信息化建設滯后

目前，信息化已成為供電企業日常管理的基礎條件，但在檔案管理工作中信息技術應用依然較為滯后，原因在于檔案管理信息化意識不強、檔案管理信息化程度低、缺乏信息化技術人才等。雖然信息化管理已得到廣泛應用，但有些檔案工作者依然習慣傳統紙質檔案管理模式，沒有意識到信息化管理的重要性。還有缺乏信息化技術人才、軟硬件設施落后等因素，無法滿足檔案信息化建設的需要

5.檔案隊伍素質有待提高

有些檔案工作人員為兼職人員，未經專業培訓，對檔案工作的重要性認識不足，缺乏檔案管理所需的業務素質和專業技能。供電企業檔案管理人員不但要掌握檔案管理知識，還需要熟悉企業生產經營、工程技術等多方面的知識，在信息化背景下更需要熟練應用計算機技術，人員素質成為限制檔案高水平管理的一個因素。

6.檔案管理制度不健全、執行不到位

供電企業已建立了檔案管理的各項規章制度，對于指導日常檔案管理工作發揮了積極作用，但有些領域仍存在短板，例如，工程檔案涉及多個單位，這些單位與供電企業沒有行政隸屬關系，要及時收集歸檔有一定難度，如何協調各單位關系，確保檔案及時收集、收全是一個問題。還有些供電企業制定了“三納入”、“四參加”等制度，但執行不到位，使制度流于形式。

二、新時期供電企業檔案管理策略

1.樹立大局意識，關注整體利益

企業檔案的價值在于服務企業，有些部門及人員為了自己行事方便，置企業整體利益不顧，為此檔案部門應發揮主導作用，對各部門的資料員進行檔案全面收集重要性的宣傳教育，堅持檔案工作服務企業大局的原則，為企業整體利益著想。供電企業應將企業文化融入檔案管理工作中，通過推行核心理念，使各部門了解企業檔案的價值，從而理解檔案收集、歸檔的重要性，自覺將手頭有歸檔價值的資料及時歸檔。

2.糾正錯誤認識，全面收集檔案

電力企業檔案部門要成為企業憑證中心和信息中心，發揮企業信息資源庫的作用，這樣才能為企業成長和發展提供可靠的信息資源保障。為此，檔案部門應與其他職能部門加強溝通，形成聯動機制，使各部門協同一致，推動企業檔案工作步入健康發展的軌道。在檔案收集工作中，檔案部門應為其他職能部門提供指導，制定收集、歸檔標準，讓職能部門明確哪些資料要歸檔，哪些資料不具檔案價值，這樣職能部門就能充分配合檔案部門工作。

3.重視設施建設，夯實檔案基礎

檔案管理離不開檔案基礎設施的支撐，檔案利用服務更離不開設施建設的支持，所以應嚴格按照檔案管理標準要求，配置檔案庫房、密集架、檔案盒等硬件設施，同時檔案庫房應滿足防火、防水、防盜、防潮、防塵、防高溫、防有害生物、防日光紫外線照射的“八防”要求。同時，檔案庫房與辦公用房、技術用房、閱覽室等房間分開設置。檔案資源高效利用的基礎是完善的信息化設施，所以基礎設施建設要加強數字化、信息化設備配置，例如，存儲設備、網絡設備、服務器和數字化設備等。檔案基礎設施建設需要資金支持，供電企業應制定發展規劃，有計劃地更新設備和改善設施條件。

4.打破部門壁壘，實現資源共享

信息化給各行各業帶來巨大變化，供電企業業務管理通過信息技術的應用極大地提高了工作效率，然而檔案管理信息化并未與其信息化同步，其原因是多方面的，首要原因是對檔案信息化存在誤解，例如，很多人認為引進檔案信息管理系統就是在推動企業檔案信息化建設，其實檔案信息管理系統充其量只是檔案管理的一個輔助工具，擁有檔案信息管理系統不能寬泛地代表企業檔案管理實現了信息化，所以供電企業檔案信息化建設要正確理解檔案信息化，不僅要認識到檔案信息化的重要性，關鍵是要轉變傳統檔案管理觀念，增強信息化意識。從提升企業核心競爭力的高度，制定發展規劃、技術標準。立足改善檔案信息化基礎條件，還要建立檔案信息化的安全保障體系，保證硬件設施安全，保障檔案信息安全、網絡安全。其次，通過信息化整合資源，實現檔案信息在企業內部共享，打破各部門數據壁壘，使檔案收集、歸檔更快捷，檢索、利用更高效，使紙質檔案與電子檔案同步管理，從而讓檔案信息化成為提升企業工作效率、增強企業實力的橋梁和紐帶。

5.加強隊伍建設，提升專業素質

新時期對檔案人員素質提出了更高要求，需要全面掌握檔案管理技能和專項計算機應用知識才能較好地適應企業檔案管理要求，因此供電企業必須加強檔案隊伍建設，提升檔案人員整體素質。提升隊伍素質的途徑包括引進高水平復合型人才和強化檔案人員的培訓，對于企業需要的人才可通過招聘方式引進，對于普通檔案管理人員素質的提升應當通過加強培訓解決，主要是參加檔案技能培訓、在職深造，對兼職檔案人員的培訓可由專職檔案人員進行一對一帶教。

6.健全管理制度，強化監督機制

供電企業開展檔案管理工作，要建立合理合法的制度準則，才有利于規范企業員工的工作。制定規章制度既要符合國家法律法規及相關政策，同時也要結合企業實際情況，這樣才能最大限度地發揮制度的效用。制度要明確檔案工作的職責、管理目標、工作標準、考核細則等內容，并將檔案管理工作納入企業日常管理工作中，明確分管領導，落實分級管理責任。其次，建立檔案工作的標準規范，包括檔案收集、分類、保管、查詢、利用都需明確的依據，以確保檔案資料的完整性。為了嚴格落實檔案管理制度及標準，還必須加強檔案工作的監督，通過監督檢查發現問題，隨即整改糾正，以提高檔案管理規范性。

三、結束語

在供電企業檔案管理存在著檔案意識薄弱、對檔案工作存在認識偏差、檔案基礎設施落后、檔案信息化建設滯后、檔案隊伍素質不高、檔案管理制度不健全及執行不到位等問題，因此供電企業亟需以新的思維方式，銳意創新，改進不足，這樣才能開創檔案管理工作新局面，為推動企業健康發展助力。

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（作者單位：廣東電網有限責任公司清遠清城供電局）