信息化背景下醫院財務檔案管理的趨勢、問題與對策

摘 要：信息化背景下，醫院財務檔案管理呈現出資源數字化、傳輸網絡化和利用多元化的趨勢，信息化的管理方式給財務檔案管理帶來更多的思路但同時也給醫院的檔案管理水平提出了更高的要求。當前，醫院財務檔案管理存在信息管理意識不足、管理制度更新滯后、管理人員信息素養不高的問題，對此本文提出了相應對策以供同仁參考。

關鍵詞：信息化;醫院;財務檔案

醫院財務檔案見證了醫院改革和發展的真實歷程，同時也揭示了當前醫院各項資產的情況，是醫院經營者制定發展計劃、做出經濟決策等日常管理的重要參考依據，對醫院的實際工作和長遠發展都有著重要意義。醫院財務檔案還是發現醫院是否遵守財經紀律、是否存在違紀情況的直接證據。為了更好的遵守上級下達的各項財會制度、適應醫院自身的長遠發展、滿足社會公眾的檔案需求，醫院檔案管理部門應充分了解信息化背景下醫院財務檔案的趨勢以及面臨的挑戰，探索出以財務檔案管理的新途徑。

一、信息化背景下醫院財務檔案管理的趨勢

1.由實體檔案轉向電子檔案

信息化背景下，醫院財務檔案的資源數字化和管理網絡是最為顯著的趨勢。當前，我國各地的醫療機構都在積極主動的推動醫療衛生信息化建設工作，如建立醫療檔案信息資源數據庫等，逐漸形成了線上辦公、服務的格局。對于財務檔案來說，信息化帶來的影響更為直接。

第一，醫院財務檔案涉及的種類十分豐富、體量龐大，且具有專業性、綜合性的特點;在制度上有專門的《醫院會計制度》;在種類上有資產負債表、損益表、藥品收支表、基金增減情況表等幾大類，在大類下還分屬了若干小類;在人員配備上，由醫院檔案會計進行財務檔案的管理。這都可以看出醫院財務檔案管理的復雜性和專業性。在信息化背景下，醫院財務檔案逐漸從實體檔案轉化為數字檔案，信息資源服務的載體也更加多元化。電子檔案的載體可分離性和可編輯性給財務管理提供了更多的便利。

第二，網絡化主要指信息傳輸網絡化。在過去實體檔案或證明的轉移與傳輸效率較低，且實體檔案具有保密性、真實性和不可復制性等特點，這也使檔案查詢、借閱等涉及到位置移動的檔案服務效率較低。在檔案數字化的基礎上，檔案傳輸更加便利。載體的可得分離性和互聯網讓檔案傳輸效率更高，使醫院財務檔案的服務與利用開發更加多元化。

2.由信息保管逐漸轉向信息開發

現代信息技術的變革發展影響了各行各業，醫院財務檔案作為重要醫療信息的一種，其工作方式和理念的改革更是顛覆性的。醫院財務檔案的管理也逐漸由線下轉移至線上，便捷的信息流通方式給醫院財務檔案的開發與利用提供了廣闊空間。現代化檔案管理體制下醫院財務檔案的管理，更加關注解決過去豐富的管理狀態，將數據充分利用起來，包括醫院業務開展情況分析、財務狀況分析、醫院結余情況分析、醫院效益分析和財產物資利用分析等是當前醫院財務檔案管理的重要方向。在未來，醫院財務檔案的管理不可避免的要運用到先進的大數據、云計算等信息技術，這些都是為了對醫院財務檔案進行深度的內容分析，進而挖掘出醫院財務檔案的內在價值和相互之間的關聯性。因此，準確把握醫院財務檔案各個管理和適用主體的需求，采用現代化的信息技術對數據進行深層次的分析，是醫院財務檔案管理的必然趨勢。

二、信息化背景下醫院財務檔案管理存在的問題

1.信息管理意識不足

信息化背景下醫院財務檔案管理有著資源數字化、傳輸網絡化和利用開發多元化的趨勢，這同時也給管理人員提出了新的挑戰。但當前醫院財務檔案管理人員的管理意識與其信息化趨勢還存在著一定程度上的不匹配。一是存在著“重經營、輕管理”的意識，沒有正確認識到醫院財務檔案在醫院發展過程中的重要參考價值和憑證價值。部分醫院領導沒有足夠重視財務檔案管理的重要性，導致了醫院財務檔案收集、歸檔工作滯后，財務檔案信息資源較少;二是檔案管理人員存在著“重保管、輕利用”的意識，沒有認識到信息化背景下醫院財務檔案的新價值和新利用方式，導致醫院財務檔案管理缺乏創新、利用方式單一的情況，長期如此，會嚴重影響醫院的日常管理效率和經濟利益。

2.管理制度更新滯后

當前，醫院現行的財務管理制度和檔案管理制度多沿用傳統的模式。傳統的管理制度對應的是過去信息流通效率低、檔案管理松散和收集率低的工作格局，具有一定的封閉性。但在醫院現代化發展和檔案管理信息化的背景下，財務檔案的產生、流通、收集工作都有著較大的改變，這就要求應有與之匹配的管理制度的引領。但部分醫院在制度創新上還較為滯后，尤其是缺少財務檔案數字化標準、財務檔案信息安全、財務檔案網絡傳輸等相關制度標準，制度的缺乏一方面降低了財務檔案的管理效率，讓管理工作缺乏依據、無從開展，也使得財務檔案的管理缺乏系統性、整體性和協調性，無法與醫院其他部分形成良好的協同工作機制，對醫院體系化管理帶來困擾。

3.管理人員信息素養有待提高

與其他檔案有所不同的是，在財務檔案管理工作中，信息的收集只是其工作的開端，更多的管理工作涉及到財務數據的分析、整理、核算等等，因此管理人員和財會人員自身的素養對于財務檔案管理的重要性不言而喻。當前，我國大多數醫院財務檔案管理人員的配備都較為散亂，僅有部分中大型醫院配備有專門的檔案會計，而更多的醫院則是由行政工作人員轉崗或者護理人員臨時充當。信息化背景下，醫院財務檔案管理對管理人員的信息素養提出了更高的要求。信息素養包括網絡素養、計算機素養等多個方面，不僅要求了管理人員具有計算機操作、系統操作、信息檢索能力，更對其信息價值挖掘、信息開發利用能力提出了新要求。信息素養的缺乏，使得財務檔案管理的工作格局無法擴展，很多財務檔案的新服務和新利用方式無法執行，影響了財務檔案管理的多元化發展。

三、加強醫院財務檔案管理的途徑

1.提高信息管理意識

為適應信息化背景下醫院財務檔案管理的新特點和新趨勢，醫院管理人員應加強對財務檔案信息管理的重視。第一，通過主題講座、會議交流、培訓、主題宣傳月等豐富多彩的活動強化領導層和基層管理人員的財務管理意識，提高他們對財務管理重要性和必要性的認識，為財務管理的改革和創新打下良好的基礎和氛圍;第二，要提高醫院財務檔案信息管理的意識，扭轉“重保管、輕利用”的思想，借助檔案信息化建設擴展財務檔案信息資源庫，針對財務檔案的特點，重構管理流程，將信息化的思維嵌入到財務檔案收集、整理、分析、流通的各個環節，通過可視化的檔案管理流程讓財務檔案管理的脈絡更加清晰，進而為財務檔案的利用打下良好基礎;第三，加強財務檔案的利用，根據財務檔案的種類和特性以及現有的技術條件積極探索多元化的信息服務方式，重點提供個性化查詢和在線咨詢服務，以提高財務檔案的利用率。

2.加強管理制度創新

管理制度的創新應從兩方面考慮：一是要根據財務檔案管理的特點和趨勢改革傳統的管理制度。醫院財務管理和檔案管理部門要進一步豐富財務檔案管理制度的內容，使其有充分的適應性。具體來說，要增加電子檔案收集、管理標準、檔案機房建設標準、財務檔案信息安全管理制度、財務檔案利用服務與開發制度等信息化的相關內容，通過完善的制度內容引領信息化背景下的財務檔案管理工作的發展。此外，管理制度應注重前瞻性和容錯率，給未來財務檔案管理工作發展留有空間。二是提高財務檔案管理制度與其他部門的協調性。財務檔案管理與利用是一項系統性和全局性的工作，因此在制度制定上要充分考慮到各部門的工作特點，將財務檔案管理制度與其他部門的制度協調起來，推動醫院的體系化管理，減少部門之間的信息沖突，解決信息閉塞的問題，讓各個部門都能夠享受到財務檔案管理信息化帶來的工作便利。

3.強化管理人員信息素養

檔案管理人員作為領導層管理方針和管理制度的執行者，應不斷提高自身信息素養，適應信息化建設帶來的工作變化，以高水平的業務能力和高度的責任心推動醫院財務檔案管理的高質量發展。首先，要加強基層管理人員的培訓。信息技術具有更新快的特點，對此應進一步提高基層管理人員的培訓頻率，將信息素養培訓分為常規性培訓和集中性培訓兩條線。其中，常規性培訓主要針對常規業務進行有計劃的開展，集中性培訓則是根據業務變化或技術更新不定期的開展。第二，要加強信息服務方面的培訓，順應醫院財務檔案利用多元化的趨勢，提高基層管理人員的信息服務意識和用戶意識，為財務檔案利用開發打下良好的基礎。

參考文獻：

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（作者單位：海南省人民醫院綜合檔案室）