新形勢下企業文書檔案工作面臨的挑戰及應對策略

劉金婷

摘 要：隨著信息科技飛速發展，為企業文書檔案管理帶來了全新的任務和挑戰，企業文書檔案管理只有積極地應對這些挑戰，才能真正地實現文書檔案的科學化管理。本文分析了企業文書檔案管理的挑戰和應對策略。

關鍵詞：企業文書檔案;挑戰;應對策略

引言

新形勢下，企業文書檔案管理面臨著全新的任務和挑戰，要求企業文書檔案管理人員必須掌握現代科技，并且能夠有效地運用以應對檔案文書管理中的困難和問題，保證企業檔案信息的保密性。

一、新形勢下企業文書檔案工作面臨的挑戰

1.高科技挑戰

新形勢下，企業文書檔案管理無論是形式、手段還是方法都發生了很大變化。隨著現代科技信息技術不斷發展，文書檔案管理不再單純地依賴人工勞動，轉向使用現代科技、信息技術以及通訊技術等，要求檔案管理人員向知識技術性人才轉變。知識經濟時代的到來徹底顛覆了企業文書檔案管理工作的方式和屬性，各種企業文書檔案都從傳統的紙質化變成了電子化、信息化，并以高科技信息設備為載體，在這種形勢下要求檔案管理人員必須轉變傳統的檔案管理思路，采用全新的檔案管理方式和手段，掌握現代化的信息技術、網絡科技，能夠熟練運用不斷發展、更新的檔案管理信息工具，這樣才能真正實現文書檔案的信息化管理。

2.安全性與保密性挑戰

企業文書檔案管理從傳統的紙質管理逐漸走向現代化信息管理，現代高端科技、網絡技術等都成為檔案管理的手段與支撐，為傳統文書檔案管理提供了全新的機遇，也提高了檔案管理工作效率，確保檔案管理工作水平。然而，發達快捷的網絡與通信科技也對文書檔案的信息帶來了安全威脅，據權威調查顯示：自2010年以來在我國范圍內就有100萬個計算機遭受境外非法操控，個別網站甚至遭遇黑客篡改，遭受病毒干擾的計算機、計算機系統不計其數，病毒感染率達到全世界的30%。這些惡意病毒、非法操控以及惡性攻擊等會對文書檔案管理帶來威脅和破壞。由于受到多種不明因素的干擾導致信息泄露，導致企業文書檔案信息的保密性受到挑戰，影響了企業文書檔案的安全性、保密性。如何防范并抵御不良因素對檔案的安全威脅成為目前亟待解決的問題，也已經成為文書檔案安全化、保密性管理的一大挑戰。

3.檔案管理人才培養任務艱巨

鑒于新形勢下企業文書檔案管理面臨的困難和挑戰，眼下最為迫切的任務就是培養能夠適應新時代發展，可以妥善迎接挑戰的合格的檔案管理人才，只有先進的專業性人才作保障才能有效地應對檔案管理中的各種問題，也才能從根本上解決檔案管理的安全性問題。檔案管理人才的培養不僅需要現代信息科技的支持，也需要完備的檔案管理體系、制度等的規范與約束，無論是檔案管理人員自身還是單位人才的培養都需要隨著客觀形勢不斷地摸索前進，其中可能遇到各種問題和困惑，合格的檔案管理人才培養道路還十分漫長。

二、新形勢下企業文書檔案管理的有效對策

1. 推動檔案管理科技創新

市場經濟的發展推動了企業的發展，多數企業不僅逐步確立了現代企業制度，正在逐漸走向集團化發展、跨國發展，在這種復雜形勢下要求企業文書檔案管理也要逐步走向網絡化、信息化。要在此基礎上強化科技創新，企業要不斷地整合多種信息資源，搭建自身的信息系統工程，增加對信息資源的占有量，以此來為企業提供決策服務。企業要創建文書檔案信息管理系統，還要注重管理技術的創新，將網絡化管理逐步推向高級階段，充分地利用同行、跨行等優勢力量吸收先進的信息科技，用于克服科技難題，逐步推動檔案信息管理的智能化、網絡化發展，達到對信息的大規模存儲、歸類、存檔與利用，以此來為企業的發展服務，發揮檔案信息的價值和功能。

2.強化檔案的保密性與安全性管理

要想確保企業文書檔案的保密性、安全性，前提是要保證互聯網安全，對于企業文書檔案管理工作來說，非常有必要選擇過渡性保護措施，創建檔案備份制度，企業必須對自身的網絡信息系統進行持續升級，創建其牢固的網絡安全防御系統，嚴格控制病毒、黑客等的干擾和破壞，不斷地研究企業文書檔案信息載體保護技術和措施，創建嚴謹、完善的信息安全保密機制，以此來保證文書檔案信息的安全。檔案的保密性、安全性管理同樣依賴于現代化高端科技，企業要深刻地認識到這一點，要不斷地更新、升級信息技術，積極地引進并利用高端科技，依靠這些科技手段來防范檔案管理的安全漏洞，從而實現檔案信息的安全性管理。

3.現代化專業管理人才的培養

企業要形成現代化人才儲備意識，多渠道、多方式來吸收和引進高端人才，這些人才更重要的是要具備與時俱進、開拓創新的意識，在嫻熟地運用檔案管理專業的同時，也要能夠緊跟時代發展步伐，不斷地學習并掌握變化中的現代信息科技，能夠有效地應對新形勢下企業文書檔案管理的難題和挑戰。同時，企業還要做好文書檔案管理人員的培訓工作，所謂的培訓并非局限于技術培訓與管理培訓。首先，要做好思想教育，強化檔案管理人員的責任意識，使他們樹立檔案管理工作的責任感和使命感，這樣才能真正為檔案管理工作不遺余力地貢獻力量。其次，重點強化專業技術培養，實行檔案管理人員定期考核制度，將考核結果同其薪酬待遇相關聯，以此來形成激勵制度，在此過程中最關鍵是要積極地培養檔案管理人員的技術水平，要不斷地培養和提高檔案工作人員的技術水平，掌握現代高端信息科技，能夠及時地應對各種技術條件下檔案管理工作所面臨的問題，能夠為企業文書檔案的信息化、安全化管理提供技術支持和專業支持。

4. 推動文書檔案的規范化管理

新形勢下，企業文書檔案管理之所以面臨著諸多問題和挑戰，主要是因為缺少規范化的管理制度和體系，要想切實地解決檔案管理中的問題和挑戰，需要健全檔案管理制度體系，逐步推動檔案的規范化管理，對檔案管理要形成科學、健全的制度與規范，具體延伸到檔案的類別、編號、排序等，實現文書檔案的高度規范化管理，這樣不僅能夠確保檔案管理的安全性，也能有效地抵御外界干擾性因素的威脅。

5.明確文檔工作重難點，科學處理文書與檔案關系

現代化信息技術的發展使得文書檔案管理也邁向全新的發展，企業內部形成了文書處理與檔案管理工作一人負責的情況，個別文書甚至可以身兼數職，例如，文件的收藏、存儲與管理等，這一過程中最關鍵的是要合理地處理文書與檔案二者的關系，正確地進行文書處理，科學的管理檔案，以此來服務于企業的經濟建設與發展，這樣才能從根本上解除企業文書檔案管理面臨的問題。文書處理作為檔案管理的前提和基礎，又是對文書處理的深入與完善，任何檔案資料都來自于單個的文件，各類文件經過處理、加工之后則將形成檔案。基于二者之間的緊密關系，可以看出，文書處理工作水平將直接影響到檔案管理工作質量。現階段，由于文書處理和檔案管理之間未能有效把握，使得實際的檔案管理中問題重重，具體體現在：第一，思想方面過多地重視文書，輕視檔案管理，片面地將文書處理作為檔案管理的主體，也就是將文書處理與檔案管理混為一談，使得所儲存的檔案資料得不到深入開發和利用。第二，檔案管理缺少責任意識，忽視了文字材料的質量、未能正確地登記相關的文件和資料，日常工作中忽視了文書資料的正確歸檔，立卷與整理等也不規范、不正規，從而使得檔案資料缺少完整性，其價值得不到開發和利用，失去了檔案管理的價值。

對此，檔案與文書之間的關系必須理清理順，檔案管理人員在實際工作中要明確文書處理的具體任務，檔案管理的重要性等，要在文書處理的基礎上深化檔案管理，將檔案作為一種信息資源，實現檔案的深層次開發、利用與管理，這樣才能真正實現檔案資源的深入利用，才能最大程度上發揮檔案資源的價值和功能。實際的檔案管理中還要強調檔案文檔資料的質量，根據文件類型來進行科學地歸檔、立卷，深入分析組卷是否達到科學、規范，要不斷地健全文書檔案管理的制度、法規，從而提高檔案管理的工作水平。

三、結語

新形勢下企業文書檔案管理工作面臨著全新的挑戰，企業要認清客觀形勢，要積極地采取對策和措施來有效應對檔案管理的問題，不斷地創新檔案管理科技，提高檔案管理的信息化水平，同時，還要強化檔案管理的保密性，維護企業檔案信息的安全性，加大檔案管理人才的培養力度，為檔案管理提供人才儲備與技術支持，以此來推動并實現企業文書檔案的科學化管理。

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（作者單位：江門市電力工程輸變電有限公司）