新時期做好工程檔案管理工作的創新思路分析

楊艷

摘 要：新時期，科技發展迅速，更多先進技術應用在工程建設領域，工程項目建設與管理模式創新加速。在工程建設中，檔案是工程管理的重要組成部分，檔案管理更是不可忽視的內容。面對全新發展環境，工程建設數量及規模不斷擴大，檔案資料規模也急劇膨脹，工程檔案管理面臨諸多新情況與新問題，挑戰重重。因此，要將與時俱進思想滲透在工程建設檔案管理中，積極創新，開拓思路，明確工程檔案管理的特征，正視其價值，分析其不足之處，構建科學有效的發展方案，切實提升工程檔案管理效率與質量，為檔案資源的高效利用創造有利的價值。

關鍵詞：新時期;工程檔案管理;創新;思路

前言

立足工程項目建設領域，檔案管理工作被納入管理范疇，事關工程建設項目建設順利與否，能夠為工程建設的開展提供信息支撐。面對新時期，工程項目建設領域出現諸多新技術與新工藝，工程管理也面臨新問題，而工程檔案管理強調工程建設全過程信息的收錄，其管理工作更顯重要性。因此，要重視新時期工程檔案信息的收集與整理，追求效率的提升以及質量的增強，全面發揮檔案資料對行業發展的支撐作用，在根本上促進工程建設行業的長遠與穩定發展。

一、正確認識工程檔案的特征及價值

1.新時期工程檔案的特點

對于新時期工程檔案而言，自動化是突出特征。立足信息技術背景之下，工程建設檔案管理模式不再一成不變，傳統紙質檔案發展為電子化檔案，滿足自動化存儲要求，自動化管理成為主要手段。另外，隨著工程檔案信息化建設的加強，數字化成為工程檔案的突出特點，能夠支持檔案信息的快速檢索以及高效查詢應用，檔案安全性更高。

2.工程檔案管理創新的價值

對于工程檔案，是工程建設領域的重要資源。為了促使工程檔案管理與時代同步，管理思想的創新勢在必行，需要發揮信息技術的優勢，加強信息化基礎設施建設，以信息為載體，切實提升工程管理水平，為工程建設經濟收益與社會效益的獲取創造有利條件;工程檔案記載了工程建設各個環節的具體情況，涵蓋工程立項、工程設計、工程施工以及竣工驗收等整個流程，涉及施工管理方方面面。因此，為了保證工程管理的有序性，創新管理成為必然。只有工程檔案信息管理的高速運轉，才能凸顯先進技術的優勢，構建工程檔案網絡化管理信息系統;管理的創新是增強檔案資源共享性的根本。在網絡信息時代下，工程檔案管理以信息技術為依托，發揮信息資源共享平臺的價值，構建現代化檔案資源管理模式，為信息獲取提供更大的支持;依托科學的檔案管理方式，有利于了解資源調用情況，明確人員結構，實現真正意義上的檔案數據信息共享，工程建設管理效率大幅提升。另外，檔案管理能力的增強能夠發揮對決策的輔助功能。除此之外，工程檔案管理結合工程建設行業發展，對多元化信息進行分類整理，及時進行信息的完善與更新，有利于維護信息完整性，加快檔案資料管理的規范化與信息化，是推動整個行業科學發展的重要支撐。

二、新時期工程檔案管理存在的問題

1.資源投入有限，現代化技術應用凸顯形式化

隨著科技的不斷進步，整個工程項目建設領域技術應用水平提升，新技術與新平臺成為新時期工程管理的重要特征，檔案管理領域也參與其中，但是，技術的引進與應用離不開資金的大力支持，同時，很多技術不是一次性投資，需要進行定期升級，目的是保證系統的先進性，以便更好服務于工程檔案管理需要。但是，在工程建設領域，檔案管理方面的投入有限，資金支持力度不強，很難跟上檔案現代化管理工作模式的節奏，阻礙了檔案管理創新，威脅工程檔案信息的可靠性，整體管理效果不佳，在很大程度上不利于工程建設開展。另外，工程建設單位很難及時進行檔案設備、系統以及相關軟硬件的更新與升級，無法滿足工程檔案現代化管理需要，制約了檔案信息價值的發揮。

2.尚未構建健全的檔案管理制度，威脅檔案實效性的發揮

在工程檔案管理中，完善的制度是根本，能夠有效發貨指導性作用，推動檔案管理工作有序開展，是增強管理實效性的基礎。工程檔案管理制度的構建與多方面因素有關，也是工程管理的重點。但是，這也是工程建設管理發展中所欠缺的，管理機制不健全，規范性不強，資源出現短缺現象，影響檔案管理的連續性，管理凸顯分散性特征，無法充分發揮工程檔案對工程項目建設的指導性作用。

3.管理人員專業性不足，綜合素養亟待提升

工程檔案管理包含多個領域，檔案管理人員的素質與技能面臨更高要求，專業性更強。在信息化背景之下，檔案管理人員綜合素養備受挑戰。但是，很多單位工程檔案管理人員并非專業人士，來源于多個專業，水平有限，缺乏全面的、系統的檔案管理知識，很難承擔工程檔案管理工作。另外，在檔案信息化建設不斷深入的過程中，管理人員思想尚未跟上時代發展，現代化管理觀念不強，信息素養亟待提升，技術使用不規范，熟練程度不達標，無法推動工程檔案管理與信息技術的高度整合，不利于管理效率的提升。

三、新時期如何做好工程檔案管理工作的創新

1.積極轉變管理思維，創新工程檔案管理機制

思路的創新源于意識的創新。工程檔案的精準性對工程建設影響巨大，事關形象與榮譽，同時，檔案資源也是影響檔案實際作用的主要方面。立足工程檔案傳統管理實踐，比較突出的問題是缺乏專門、獨立的檔案管理部門，使得資料管理缺乏統一性，以分散狀態存在。在檔案價值不斷提升的過程中，工程建設單位也要加強檔案管理平臺建設，開拓思維，轉變理念，與時代同步，成立專業化的檔案管理機構，配備專業人員進行管理，實現對檔案資料的統一化管控。具體講，要深入調查各個部門檔案保管情況，合理進行人員配備，落實相關崗位，明確職責范圍，以實現管理效率全面提升。

2.重視引入先進的現代化技術，提升信息應用水平

對于新時期工程建設，檔案管理水平集中反映了現代化技術應用層次。從本質上講，現代技術的應用水平與檔案管理質量息息相關。為此，要做好技術引進工作。首先，要力求存儲模式的多元化。在工程檔案傳統管理中，主要以文本方式進行存儲，需要大規模空間，時間成本較高，查詢應用效率較低。依托現代化技術，能夠增強檔案管理的多樣性，尤其是電子檔案、視頻檔案等方式得以應用，更顯現代化特征。其次，在檔案管理中，需要加快電子化檔案建設，建立新型管理網絡，發揮計算機技術的作用，發揮網絡檔案管理模式的優勢，實現檔案管理效率的全面提升。在創新中，要以電子檔案管理的網絡化建設為基礎，遵循協調性原則，保證統一化，將其有效滲透在檔案管理各個環節，更顯專業性的作用，發揮專業人員的指導性作用。也就是說，在未來的工程檔案管理中，創新的本質是以行業發展實際為前提，加快檔案信息化與現代化發展速度。

3.構建科學高效的檔案管理制度，強化制度性保障作用的發揮

立足新的發展階段，制度性建設影響各行各業，工程檔案管理也要緊跟形勢，加強制度化建設，從多角度出發，將檔案采集、存儲以及利用制度落到實處。具體講，要明確檔案歸檔范圍與時間，將諸多制度的制定以及執行納入考核范疇。另外，要建立科學合理的評價制度與獎懲措施，以便有效激發檔案管理者積極性與熱情，提升工作主動性。為了保證制度建設的順利開展，在制度貫徹期間，可以結合實際情況，由專業檔案管理人員組建專門小組，對檔案資源進行全面與系統的收集，落實工程檔案管理標準，實現規劃與整理工作的有效進行。除此之外，要合理增加檔案管理資金投入，保證管理與建設的先進性，積極進行相關管理設備的更新與升級，以便更好適應現代化信息檔案管理需求，加快向著集約化與智能化方向發展。

4.加強人才綜合素養培訓，培養融和檔案管理與信息技術于一體的復合型人才

立足信息化建設背景之下，工程檔案管理挑戰重重，尤其在信息技術的支持下，管理者更要積極掌握，更好發揮其對檔案管理知識的促進作用。因此，檔案管理者要增強責任觀念，重視專業素養的提升，以時代要求為方向，積極創新檔案管理思維，按部就班、循序漸進地提升檔案信息化管理水平，在對知識結構進行調整優化的同時，積極掌握現代化信息技術，增強檔案信息管理水平。具體講，要對人才引進方式進行開拓，保證多樣性與豐富性，為檔案管理實踐引進與培養更多人才。另外，要積極組織專業的培訓與教育，重視行業交流，豐富人員知識儲備，提升職業素養，實現對自身知識與技能的動態化更新。

四、結束語

面對飛速發展的新時代，工程建設領域與時俱進，新技術、新材料以及新工藝應用增多，工程檔案管理工作成為制約工程管理不可忽視的內容。為此，要以信息化為方向，遵循行業發展實際情況，將創新發展融合在工程檔案管理中，開拓思路，勇于轉變思想，在充分認識當前檔案管理特征、價值以及問題的基礎上，制定行之有效的發展戰略，綜合制度、管理以及人員等多角度，在提升工程檔案管理水準的同時，更好服務于工程建設行業的可持續發展。

參考文獻：

[1]顧文婷.淺析工程檔案管理問題及措施[J].陜西檔案，2019

[2]梁珊珊.建筑工程檔案管理的重要性及科學化管理措施[J].辦公室業務，2019

（作者單位：雅居樂地產置業有限公司）