OA辦公自動化系統在企業中的實際應用探討

董海琦

[摘 要]辦公自動化系統是把現代辦公和企業資訊網絡融合的一種辦公方法。采取授權方法分層次管控企業資訊，讓資訊更安全，實現資訊的成功共享，最近幾年隨著辦公自動化系統軟件的普及，將其用在平常辦公管理上的企業越來越多。文章在描述辦公自動化（Office Automation，OA）體系的基礎上詳盡解析其在實際應用中發揮的效能和需要完善的地方，以期為企業資訊自動化管理提供理論依據。

[關鍵詞]辦公自動化;實際應用;管理應用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.24.038

[中圖分類號]F270.7;TP317.1 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2020）24-00-02

0? ? ?引 言

隨著電子信息技術的飛速發展，如今，在生產生活的各個方面，各種各樣的高新技術已經逐漸得到運用。在辦公室工作中，常規的辦公模式已經在信息技術的輔助下過渡到了自動化辦公階段。辦公自動化（Office Automation，OA）系統可以把企業資訊網絡和現代辦公融合在一起，采取授權方法分層次管控企業資訊，讓資訊成功共享且更具安全性，持續更新發展的辦公自動化系統軟件也給現代化企業提供了管理和辦公的便利性，在企業中的應用越來越廣泛。

1? ? ?OA系統概述

1.1? ?概念及發展階段

OA系統主要是指當下各個行業廣泛應用的辦公自動軟件。

OA系統在我國主要分為3個發展階段。一是政府的需求促使OA簡單功能得以實現的階段。政府的辦公使用需求是中國OA系統的開發源頭，對政府而言，在其辦公過程中需要處理和管理大量檔案及公文文件。對國企而言，在計劃經濟時代背景下，政府的辦公形式與其在行政事務上的方式比較接近。此外，行政級別也與政府部門的官員和公司組織領導之間有著很大的關聯，政府和企業之間的對應關系也十分明確，因此，國企的辦公活動中同樣需要處理數量非常多的檔案和公文。在政府機構和國有企業的管理過程中，對于很多行政上的建議和指示，當時的國有企業做出決定時，需要向主管的政府部門匯報文件，如常常看到國企使用的紅頭文件。出于對大量文件處理的需求，開發OA系統勢在必行，因此，流轉公文和檔案管理是原始OA系統的基本功能。在此階段，一批老牌的OA廠商點擊科技開始出現。二是企業的應用促使OA雛形得以形成的階段。大約從2002年開始，OA系統開始在全國范圍內逐漸普及，原始OA系統框架下所展現出的基本功能，在其進入公司后逐漸顯現出無法完全滿足企業辦公室工作需求的弊端，在這一情況下，企業的辦公特性需求開始逐漸成為OA系統開發需具備的功能需求，以滿足企業在收發文件和物流、人事以及車輛管理等方面的辦公基礎性需求，OA系統也由此開始更加注重企業的管理功能。

對企業中存在的層次結構問題而言，盡管OA系統進行了有針對性的解決，但常規的辦公流程（從起草文件、審查、簽名、下發到歸檔和借用等）是一個復雜且耗時的過程，而且決策過程十分緩慢，辦公效率也十分低下。所以，OA系統軟件取代了一些紙質文件，但是在2000—2002年，內網成為企業主要的辦公環境，此時在公司辦公流程中使用OA系統的比例小于1/4，OA系統沒有得到廣泛應用。雖然在這一階段，現代OA系統的雛形基本形成，但在當時紙質辦公比OA系統的辦公應用更為廣泛，因為當時的電腦普及程度和網絡環境空間仍然不是十分理想。三是OA系統的價值在其普適性中得到釋放的階段。2005年之后，隨著互聯網和電腦的普及，OA協作辦公的價值開始顯現，OA系統進入了一個快速普及的時期，公司真正的協作辦公門戶開始變為OA系統。在此期間，與外部門戶相比，OA系統開始充當一種訪問企業的所有內部數據方式的入口。OA系統可以與組織中的各種業務系統配合使用，如企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）、德國開發的企業管理系列軟件（System Applications and Products，SAP）和財務軟件等，數據也可以集中顯示，且OA系統在神經系統中起著中樞性作用。2008年，隨著3G移動網絡的發展以及智能手機的迅速普及，OA辦公系統的真實潛力得到充分的釋放，物理環境不會對辦公活動產生影響，可以不受時間地點的限制即時辦公。為進行績效管理，OA系統是一個最有用的平臺工具，其功能包括移動辦公室使用的GPS考勤、現場數據收集等，OA系統的潛力在4G的影響下得到進一步釋放。有人認為，OA系統的第四個階段是移動辦公階段，但筆者以為，它僅體現了OA系統開始普適，即從電腦端到智能手機移動端的廣泛普及，這用了五六年的時間得以實現，體現了辦公設備的小型化。

1.2? ?應用效果

OA辦公自動系統的創建，可以讓部門辦公及業務體系的信息資源實現全面溝通分享，讓業務單位之間、業務部門之間、工作人員之間更好地協同合作，提升企業平常辦公的安全性和穩定性，讓企業辦公變得更有效率、規范并更具科學性。現在OA辦公自動系統被企業當成連通企業管理過程的一種集合應用，針對不一樣的應用對象，可發揮出不一樣的效能。

2? ? ?企業對OA辦公自動化系統的需求

隨著信息科技水平的飛速提升，企業對訊息科技的需要也逐漸增加，企業日漸繁雜的日常工作也給行政辦公方面提出了更多的需求，特別是在辦公效率、品質等方面。如果辦公效率非常低，就會給企業的日常運營活動帶來較大影響，因此，對OA辦公自動系統的需求空間是極大的，主要表現在5個方面：一是創設科學管理體系和推動辦公自動化的需求;二是方便文件閱覽和節省工作成本的需求;三是促進團隊合作和提高工作效率的需求;四是提高行政管理水平和增強監控能力的需求;五是加強信息分享和方便檢索查閱的需求。

3? ? ?辦公自動化系統的應用

3.1? ?前期調研

需求的整理歸納屬于前期調研的重要內容，主要由3部分組成：首先，明確人員列表及需要向系統中錄入的組織結構，確定登錄的初始密碼;其次，從采油廠當前的管理規定出發，對不同業務審批的環節進行整理分析，了解技術可行性，并與開發商確認;最后，開展線下表單的收集，依據各個流程開展，若是各個環節中無線下表單，必須與對應部門確認后再設計電子表單。

3.2? ?制作實施

在制作實施過程中，主要從以下兩方面著手。第一，建立人員賬號及組織結構，依據調研過程中所收集的組織結構量表，在建立OA系統內組織結構時，必須確保各個部門均能夠像OA系統錄入，并且保障部門之間層級關系的合理性，進而為企業員工建立OA賬號，保障其能夠具有直屬上級和對應部門，此外，不同部門均需要設置對應的責任人員。第二，搭建完整的流程，在此過程中，必須依據實際調研過程中所獲取的需求制作表單，進行流程配置，基礎配置內容包括數據格式、字段權限及顯示情況等內容，不同表單必須建立不同的審批流程，其主要包括流轉形式及節點設計等，對不同節點操作人員進行優化配置，并設置對應的審批條件及路徑。填寫并審批各個節點的配置情況，執行內容辦理、審閱和印制等操作。依據業務需求，分析其是否會對其他流程產生影響。

3.3? ?測試上線

為降低上線風險發生率，對測試和正式服務器進行部署。在上線前，必須在測試服務器上進行測試應用，測試完成后將其向正式服務器復制。對流程測試完成以后，即可模擬真實場景。在移動及PC等終端進行處理測試流程的發起和處理，登錄中需應用人員賬號，以保障檢驗單數據合理，路徑通暢，權限得當，若是流程為通過檢驗，可經后臺重復進行流程調試，使其獲得業務審批后上線。

組織用戶培訓：測試完成后，開展組織用戶培訓工作，以幻燈片形式展示OA系統域名、賬號登錄、操作內容等，并現場演示流程流轉過程。會議結束后，分發操作手冊，傳送幻燈片，以幫助用戶深入了解OA系統。

上線試運行：待測試完成所有程序以后，將其向正式服務器中復制，上線后進行試運行，時間以3個月為宜，運行過程中必須記錄和處理用戶反饋，包括操作異常及缺陷等問題，對系統加以完善。

3.4? ?運維管理

上線運行并不表示流程制作完成，必須及時維護系統，在發生人員流動、組織結構變化、審批業務變化及系統升級時，必須有效進行系統運維，以保障系統運行的正常化。

4? ? OA系統上線的優化設計

4.1? ?數據處理

只有規范地填寫數據，才能保障查詢的便捷性。在填寫表單的過程中，由于缺少規范化的表單設計，經常會出現漏填及錯填現象，字跡比較潦草，而OA系統中，電子表單可自動檢索關鍵字，一旦信息填寫失誤或者不填，將向用戶進行報錯提示，減少失誤情況。OA系統表達及流程可永久性保存，可統計和查詢表單字段，方便查詢和存儲表單，減輕工作人員負擔。

4.2? ?降低成本

在上線運行系統以后，應用無紙化辦公，可縮減辦公成本。傳統線下審批過程中，需要多次打印和發放審批表單及文件，而這一系可依靠電子化手段進行辦公，可有效進行在線申請和審批，實現文檔掃描并上傳，進行系統的在線審閱和流轉，應用簡便，能夠減少打印費用，降低工作人員壓力。

4.3? ?提升效率

OA系統流程審批方式簡單，線上審批中，可在申請節點位置填寫規范內容，減少咨詢和查詢流程，流程圖查看按鈕可在任意節點上顯示，幫助工作人員詳細觀察審批路徑。在OA系統上線之前，申請人必須以紙質表單進行院區的信息傳遞，耗時較大，審批受空間和時間限制較大，而在線審批形式，可在系統中進行審批，無須院區間的往返，操作簡單便捷。辦公人員僅僅需要依靠筆記本異地登錄系統進行審批，若是應用不便，也可通過平板和手機等進行審批。

5? ? 結 語

作為企業信息化管理的關鍵工具，OA系統可以完善企業管理過程中的規劃、項目、財務、員工考勤體系和供給鏈等綜合管理體系，發揮提升管理效能和協作辦公能力的作用。因此，企業應構建完善的OA系統，進而推動自身信息化建設，不斷提高企業管理水平。

主要參考文獻

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