信息化時代科技檔案管理工作創新探究

【內容摘要】 如今，蓬勃發展的互聯網信息技術已經滲透至社會生活中的方方面面，因而在科技檔案管理工作開展過程中的應用范圍更為廣泛，充分展現出高效自動化的全新趨勢。科技檔案管理工作必須要遵循原則化，加強標準化與規范化，創建滿足當前信息化時代進步特點的創新性科技檔案管理工作方式。本文主要通過分析在互聯網信息技術條件日新月異的時代背景下，如何更好的開展科技檔案資料管理工作，繼而總結歸納出科技檔案管理工作開展的創新性研究，提出與之相匹配的應用策略措施。

【關鍵詞】 信息化時代;" 科技檔案管理;" 創新研究

1" 科技檔案向信息化發展的重要意義

科技檔案管理工作開展主要是在計算機互聯網技術發展的基礎上，從而進一步完成檔案信息數據收集、整合、分析、查詢等多重功能表現形式，確保檔案信息資源真實準確的同時，彰顯出相應的憑證價值功能。通過注重檔案管理方式的創新性，可以從根本上增強相關檔案信息文件的完整性和長效性，簡化檔案資料信息查詢過程，因此更具有實踐應用意義。科技檔案管理本身具有較強的時代進步性特點，在很大程度上充分滿足當前數字信息化時代的發展要求。由于其可操作性的特點，將原有傳統的紙質資料檔案管理模式進行優化，盡可能的減少信息資料搜索查找的工作量，實現高效率的科技檔案資料查閱。隨著信息化時代的飛速發展，對于信息技術的應用范圍也在逐步擴張，對于檔案管理工作實現信息化的延伸，并非傳統意義上的信息資源搜索查詢，更多的是展現與管理功能相協調的全新應用趨勢。對于科技檔案本身的特點來說，具有集合性的特點，逐步形成多種表現形式的科技檔案資料信息管理模式，包括文字、圖像等，有助于推進綜合性多元化發展，同時，逐步順應信息化時代發展展現出較強的可變性。充分應用電子計算技術，完成相關檔案信息的集中處理整合，有助于彌補科技檔案管理工作開展過程中存在的各項疏漏，增強科技檔案的安全性，從根本上提升工作效率。[1]

2" 信息化時代科技檔案管理工作應遵循的原則

2.1 集中領導，分類管理

科技檔案本身的表現形式包括圖表、照片以及音頻視頻資料等，充分蘊含與科技內容相關的文件信息資料。對于事業單位來說都設立的專門的科技檔案管理部門，依據科技檔案管理規章制度原則，遵循集中領導、分類管理的管理要求，實現科技檔案部門的集合管理。同時，根據科技檔案信息資料的相關內容特點予以分類，可以細分為項目成立、文書資料、結果驗收以及電子文檔等四項，充分按照科技檔案資料的管理細則要求，有效的簡化查閱過程。

2.2 明確重點，注意安全

科技檔案文件信息本身的數據內容具有一定的保密性特點，由于涉及范圍較為寬廣，包含各項信息數據，因而所呈現出的數字檔案資料信息保密等級程度存在區別。對于重點項目的科技檔案文件，予以專業化的重點標注劃分，并以此為基礎設立相應的安全管理措施。特別是在管理重要科研項目檔案時，按照課題研究小組預先設立標準完成科技資料歸檔，從根本上重視涉密文件的保護管理工作，提升科技檔案管理的安全性，實施全方位立體化的綜合性保密查閱檔案管理。

2.3 依法依規，提升效率

在當前信息化時代的發展趨勢下，提升科技檔案管理工作效率水平的前提是確保相關工作開展所遵循的依法管理原則，按照科技檔案管理工作各項規章制度的要求，努力做好細節性處理，更好的提升工作質量。科技檔案整體的管理流程包含成立、歸檔、查閱等諸多環節，每一項工作流程都需要依照國家或事業單位的法規要求完成，不能肆意妄為修改管理順序。與此同時，以此為基礎時刻注重創新性科技檔案管理的工作效率水平的提高。[2]

3" 信息化時代背景下科技檔案管理工作的現狀分析

3.1 管理硬件設備有待完善

傳統的科技檔案管理工作在開展過程中，由于自身容易遭受傳統資料管理觀念的制約，對于電子計算機技術與互聯網信息技術的應用范圍擴張未能及時應用。也就是說，硬件設備缺少相應的資金投入，不能滿足當前時代的數字信息化發展需求，只是單純配置基本的資料管理設備，從而在很大程度上對事業單位的科技資料檔案信息化管理工作開展具有一定的局限性。由于事業單位本身未能很好的借助電子計算機信息網絡技術作為動力支持，致使科技資料檔案管理設備相對落后，同時，科技資料管理技術的創新性效果薄弱，整體管理水平存在滯后性，管理流程問題較為突出，存在較大的管理風險。

3.2 科技檔案管理的應用效率較低

科技檔案管理工作的實質內容，具體劃分為兩部分，檔案資料的整合處理以及相關信息資源的綜合研究。其中對于科學技術本身的研究過程所覆蓋的環節相對較多，涉及的范圍更廣，因此，在很大程度上需要耗費更多的時間和物質資源。例如對于高新技術企業來說，在認定某項工作內容時，必須經由多部門的審批處理，中途涉及多方面的協同合作，必定會耗費大量的工作流轉時間并且產生附屬的多重檔案資料。由于相關科技檔案本身的信息資料數量龐大，中途流轉過程環節相對較多，傳統的科技檔案管理工作人員，需要進入檔案資料室進行相關檔案信息查找，工作量巨大并且時間耗費較多，致使整體的科技檔案資料管理工作效率水平較低[3]。

4" "新科技檔案管理工作的策略方法

4.1 選擇創新性科技檔案管理方法

從根本上創新科技檔案管理工作，必須轉變傳統的科技檔案管理方式的應用，進行信息化時代的全方位立體化創新。隨著計算機網絡技術的持續穩定發展，推進現代信息化科技檔案文件管理方式的重視程度，實現標準化的管理系統創建，摒棄傳統陳舊的紙質資料檔案管理模式。作為新時代的科技檔案管理工作人員來說，必須從思想觀念進行轉變，注重科技檔案管理工作的持續追蹤性，全面的監督控制科技檔案的發展變化趨勢，從而更好的落實工作，盡可能的順應大數據時代變革滿足檔案管理的發展需求。與此同時，對以往陳舊的管理方法應用出現的各類問題予以深入的探究了解，總結歸納出相應的合理管理措施，進一步優化高效性工作效率水平。

4.2 加強硬件設備的配置和完善

確保硬件設備的更新換代，從而確保科技檔案管理工作展現出卓越的高質量水平。檔案室本身必須注重軟硬件設備配置方面的全面性，對于基礎軟件設備來說，要求符合相對較大的設備存貯空間，以及配置的先進程度要滿足大數據時代的科技檔案資料信息管理要求。特別是對于通用化的軟件，能夠從根本上實現信息資源的相互交流互換，按照統一的標準要求，從而更好的展現工作質量。對于現代科技檔案管理系統平臺建設實施階段過程中，逐步建立科學合理的制度框架體系，有助于從核心本質上實現信息化管理，在很大程度上有助于提升科技檔案資料信息在傳遞共享中的安全性。

4.3 創新科技檔案管理的方式方法

由于現代信息化科技檔案管理工作涉及內容形式較為復雜，單純依靠工作人員的人工管理容易出現遺漏，繼而影響科技檔案資料管理的完整性，可能會出現較大的管理風險。因此，在充分順應當前信息化時代背景要求下的科技檔案管理工作過程中，必須從根本上注重科技檔案管理的多元化水平，實現科技檔案附加信息資料的相互滲透作用，在很大程度上保障科技檔案管理工作發揮包容性的功能作用，從而有助于推進科技檔案管理應用方式方法的創新。也就是說，要想從根本上解決科技檔案管理存在的諸多問題，必須注重科技檔案管理工作開展的方式選擇，從而從根本上有效的提升科技檔案管理的工作效率。對原有的科技檔案管理模式貼合信息化時代的綜合全面創新，合理借助電子信息化科學技術進一步完善科技檔案管理工作[4]。

4.4 拓寬科技檔案管理服務的范圍

隨著信息化科技檔案管理工作的持續開展，應注重相關檔案資料管理方式的創新性研究及科技檔案管理工作提供的服務范圍。選擇性使用多元化的科技檔案管理路徑，提升科技檔案管理工作人員本身的專業管理能力，充分應用當前互聯網絡技術，更好地實現科技檔案資料信息的綜合性查詢。注重提供科技檔案管理的功能服務，確保網頁內容以及相關結構的合理性，有效的實現科研人員與科技檔案管理人員兩者之間的資源信息共享，在很大程度上有助于科技檔案信息資料查詢的過程優化，更好的展現信息化時代的科技檔案管理創新性的便利作用。對于科技檔案管理人員本身來說，應當結合科技檔案管理今后發展方向，實現既定發展目標的綜合規劃，注重檔案管理人員培訓活動的開展頻率，拓展科技檔案管理培訓深度和寬度范圍。同時也要重視人才管理制度的信息化時代發展特點，促使科技檔案管理工作質量顯著提升，從而在很大程度上增強科技檔案管理工作人員的專業能力水平和職業技能素養，進一步有效的展現科技檔案信息化管理的實踐應用價值。

5" 總結

隨著當前信息網絡技術處于持續發展進步的全新時代，我國科研工作立項數量顯著提升，對于科技檔案文件管理工作的開展提出了更為深遠的要求。因此，要注重科技檔案數字信息化管理創新性研究，選擇性使用高效率、信息化的科技資料檔案文件管理方式，在很大程度上有助于推進科技檔案的信息化管理效益水平達到最大值，因此進一步提高科技檔案管理的信息化能力具有重要建設性指導意義。

【參考文獻】

[1]姚小康，劉超，胡笑甜. 探究信息化時代醫院檔案管理工作的創新[J]. 辦公室業務，2017，0（19）.

[2]姚小康，劉超，胡笑甜. 探究信息化時代醫院檔案管理工作的創新[J]. 辦公室業務，2017，0（19）.

[3]董栗彤，董丁碩. 信息時代檔案管理工作的創新研究[J]. 中國管理信息化，2018，21（12）.

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