信息化時(shí)代科技檔案管理工作創(chuàng)新探究

【內(nèi)容摘要】 如今，蓬勃發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)滲透至社會(huì)生活中的方方面面，因而在科技檔案管理工作開展過程中的應(yīng)用范圍更為廣泛，充分展現(xiàn)出高效自動(dòng)化的全新趨勢。科技檔案管理工作必須要遵循原則化，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，創(chuàng)建滿足當(dāng)前信息化時(shí)代進(jìn)步特點(diǎn)的創(chuàng)新性科技檔案管理工作方式。本文主要通過分析在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)條件日新月異的時(shí)代背景下，如何更好的開展科技檔案資料管理工作，繼而總結(jié)歸納出科技檔案管理工作開展的創(chuàng)新性研究，提出與之相匹配的應(yīng)用策略措施。

【關(guān)鍵詞】 信息化時(shí)代;" 科技檔案管理;" 創(chuàng)新研究

1" 科技檔案向信息化發(fā)展的重要意義

科技檔案管理工作開展主要是在計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上，從而進(jìn)一步完成檔案信息數(shù)據(jù)收集、整合、分析、查詢等多重功能表現(xiàn)形式，確保檔案信息資源真實(shí)準(zhǔn)確的同時(shí)，彰顯出相應(yīng)的憑證價(jià)值功能。通過注重檔案管理方式的創(chuàng)新性，可以從根本上增強(qiáng)相關(guān)檔案信息文件的完整性和長效性，簡化檔案資料信息查詢過程，因此更具有實(shí)踐應(yīng)用意義。科技檔案管理本身具有較強(qiáng)的時(shí)代進(jìn)步性特點(diǎn)，在很大程度上充分滿足當(dāng)前數(shù)字信息化時(shí)代的發(fā)展要求。由于其可操作性的特點(diǎn)，將原有傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，盡可能的減少信息資料搜索查找的工作量，實(shí)現(xiàn)高效率的科技檔案資料查閱。隨著信息化時(shí)代的飛速發(fā)展，對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用范圍也在逐步擴(kuò)張，對(duì)于檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的延伸，并非傳統(tǒng)意義上的信息資源搜索查詢，更多的是展現(xiàn)與管理功能相協(xié)調(diào)的全新應(yīng)用趨勢。對(duì)于科技檔案本身的特點(diǎn)來說，具有集合性的特點(diǎn)，逐步形成多種表現(xiàn)形式的科技檔案資料信息管理模式，包括文字、圖像等，有助于推進(jìn)綜合性多元化發(fā)展，同時(shí)，逐步順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展展現(xiàn)出較強(qiáng)的可變性。充分應(yīng)用電子計(jì)算技術(shù)，完成相關(guān)檔案信息的集中處理整合，有助于彌補(bǔ)科技檔案管理工作開展過程中存在的各項(xiàng)疏漏，增強(qiáng)科技檔案的安全性，從根本上提升工作效率。[1]

2" 信息化時(shí)代科技檔案管理工作應(yīng)遵循的原則

2.1 集中領(lǐng)導(dǎo)，分類管理

科技檔案本身的表現(xiàn)形式包括圖表、照片以及音頻視頻資料等，充分蘊(yùn)含與科技內(nèi)容相關(guān)的文件信息資料。對(duì)于事業(yè)單位來說都設(shè)立的專門的科技檔案管理部門，依據(jù)科技檔案管理規(guī)章制度原則，遵循集中領(lǐng)導(dǎo)、分類管理的管理要求，實(shí)現(xiàn)科技檔案部門的集合管理。同時(shí)，根據(jù)科技檔案信息資料的相關(guān)內(nèi)容特點(diǎn)予以分類，可以細(xì)分為項(xiàng)目成立、文書資料、結(jié)果驗(yàn)收以及電子文檔等四項(xiàng)，充分按照科技檔案資料的管理細(xì)則要求，有效的簡化查閱過程。

2.2 明確重點(diǎn)，注意安全

科技檔案文件信息本身的數(shù)據(jù)內(nèi)容具有一定的保密性特點(diǎn)，由于涉及范圍較為寬廣，包含各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)，因而所呈現(xiàn)出的數(shù)字檔案資料信息保密等級(jí)程度存在區(qū)別。對(duì)于重點(diǎn)項(xiàng)目的科技檔案文件，予以專業(yè)化的重點(diǎn)標(biāo)注劃分，并以此為基礎(chǔ)設(shè)立相應(yīng)的安全管理措施。特別是在管理重要科研項(xiàng)目檔案時(shí)，按照課題研究小組預(yù)先設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)完成科技資料歸檔，從根本上重視涉密文件的保護(hù)管理工作，提升科技檔案管理的安全性，實(shí)施全方位立體化的綜合性保密查閱檔案管理。

2.3 依法依規(guī)，提升效率

在當(dāng)前信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢下，提升科技檔案管理工作效率水平的前提是確保相關(guān)工作開展所遵循的依法管理原則，按照科技檔案管理工作各項(xiàng)規(guī)章制度的要求，努力做好細(xì)節(jié)性處理，更好的提升工作質(zhì)量。科技檔案整體的管理流程包含成立、歸檔、查閱等諸多環(huán)節(jié)，每一項(xiàng)工作流程都需要依照國家或事業(yè)單位的法規(guī)要求完成，不能肆意妄為修改管理順序。與此同時(shí)，以此為基礎(chǔ)時(shí)刻注重創(chuàng)新性科技檔案管理的工作效率水平的提高。[2]

3" 信息化時(shí)代背景下科技檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

3.1 管理硬件設(shè)備有待完善

傳統(tǒng)的科技檔案管理工作在開展過程中，由于自身容易遭受傳統(tǒng)資料管理觀念的制約，對(duì)于電子計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用范圍擴(kuò)張未能及時(shí)應(yīng)用。也就是說，硬件設(shè)備缺少相應(yīng)的資金投入，不能滿足當(dāng)前時(shí)代的數(shù)字信息化發(fā)展需求，只是單純配置基本的資料管理設(shè)備，從而在很大程度上對(duì)事業(yè)單位的科技資料檔案信息化管理工作開展具有一定的局限性。由于事業(yè)單位本身未能很好的借助電子計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為動(dòng)力支持，致使科技資料檔案管理設(shè)備相對(duì)落后，同時(shí)，科技資料管理技術(shù)的創(chuàng)新性效果薄弱，整體管理水平存在滯后性，管理流程問題較為突出，存在較大的管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 科技檔案管理的應(yīng)用效率較低

科技檔案管理工作的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，具體劃分為兩部分，檔案資料的整合處理以及相關(guān)信息資源的綜合研究。其中對(duì)于科學(xué)技術(shù)本身的研究過程所覆蓋的環(huán)節(jié)相對(duì)較多，涉及的范圍更廣，因此，在很大程度上需要耗費(fèi)更多的時(shí)間和物質(zhì)資源。例如對(duì)于高新技術(shù)企業(yè)來說，在認(rèn)定某項(xiàng)工作內(nèi)容時(shí)，必須經(jīng)由多部門的審批處理，中途涉及多方面的協(xié)同合作，必定會(huì)耗費(fèi)大量的工作流轉(zhuǎn)時(shí)間并且產(chǎn)生附屬的多重檔案資料。由于相關(guān)科技檔案本身的信息資料數(shù)量龐大，中途流轉(zhuǎn)過程環(huán)節(jié)相對(duì)較多，傳統(tǒng)的科技檔案管理工作人員，需要進(jìn)入檔案資料室進(jìn)行相關(guān)檔案信息查找，工作量巨大并且時(shí)間耗費(fèi)較多，致使整體的科技檔案資料管理工作效率水平較低[3]。

4" "新科技檔案管理工作的策略方法

4.1 選擇創(chuàng)新性科技檔案管理方法

從根本上創(chuàng)新科技檔案管理工作，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的科技檔案管理方式的應(yīng)用，進(jìn)行信息化時(shí)代的全方位立體化創(chuàng)新。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，推進(jìn)現(xiàn)代信息化科技檔案文件管理方式的重視程度，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理系統(tǒng)創(chuàng)建，摒棄傳統(tǒng)陳舊的紙質(zhì)資料檔案管理模式。作為新時(shí)代的科技檔案管理工作人員來說，必須從思想觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，注重科技檔案管理工作的持續(xù)追蹤性，全面的監(jiān)督控制科技檔案的發(fā)展變化趨勢，從而更好的落實(shí)工作，盡可能的順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代變革滿足檔案管理的發(fā)展需求。與此同時(shí)，對(duì)以往陳舊的管理方法應(yīng)用出現(xiàn)的各類問題予以深入的探究了解，總結(jié)歸納出相應(yīng)的合理管理措施，進(jìn)一步優(yōu)化高效性工作效率水平。

4.2 加強(qiáng)硬件設(shè)備的配置和完善

確保硬件設(shè)備的更新?lián)Q代，從而確保科技檔案管理工作展現(xiàn)出卓越的高質(zhì)量水平。檔案室本身必須注重軟硬件設(shè)備配置方面的全面性，對(duì)于基礎(chǔ)軟件設(shè)備來說，要求符合相對(duì)較大的設(shè)備存貯空間，以及配置的先進(jìn)程度要滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的科技檔案資料信息管理要求。特別是對(duì)于通用化的軟件，能夠從根本上實(shí)現(xiàn)信息資源的相互交流互換，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求，從而更好的展現(xiàn)工作質(zhì)量。對(duì)于現(xiàn)代科技檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)實(shí)施階段過程中，逐步建立科學(xué)合理的制度框架體系，有助于從核心本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)信息化管理，在很大程度上有助于提升科技檔案資料信息在傳遞共享中的安全性。

4.3 創(chuàng)新科技檔案管理的方式方法

由于現(xiàn)代信息化科技檔案管理工作涉及內(nèi)容形式較為復(fù)雜，單純依靠工作人員的人工管理容易出現(xiàn)遺漏，繼而影響科技檔案資料管理的完整性，可能會(huì)出現(xiàn)較大的管理風(fēng)險(xiǎn)。因此，在充分順應(yīng)當(dāng)前信息化時(shí)代背景要求下的科技檔案管理工作過程中，必須從根本上注重科技檔案管理的多元化水平，實(shí)現(xiàn)科技檔案附加信息資料的相互滲透作用，在很大程度上保障科技檔案管理工作發(fā)揮包容性的功能作用，從而有助于推進(jìn)科技檔案管理應(yīng)用方式方法的創(chuàng)新。也就是說，要想從根本上解決科技檔案管理存在的諸多問題，必須注重科技檔案管理工作開展的方式選擇，從而從根本上有效的提升科技檔案管理的工作效率。對(duì)原有的科技檔案管理模式貼合信息化時(shí)代的綜合全面創(chuàng)新，合理借助電子信息化科學(xué)技術(shù)進(jìn)一步完善科技檔案管理工作[4]。

4.4 拓寬科技檔案管理服務(wù)的范圍

隨著信息化科技檔案管理工作的持續(xù)開展，應(yīng)注重相關(guān)檔案資料管理方式的創(chuàng)新性研究及科技檔案管理工作提供的服務(wù)范圍。選擇性使用多元化的科技檔案管理路徑，提升科技檔案管理工作人員本身的專業(yè)管理能力，充分應(yīng)用當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好地實(shí)現(xiàn)科技檔案資料信息的綜合性查詢。注重提供科技檔案管理的功能服務(wù)，確保網(wǎng)頁內(nèi)容以及相關(guān)結(jié)構(gòu)的合理性，有效的實(shí)現(xiàn)科研人員與科技檔案管理人員兩者之間的資源信息共享，在很大程度上有助于科技檔案信息資料查詢的過程優(yōu)化，更好的展現(xiàn)信息化時(shí)代的科技檔案管理創(chuàng)新性的便利作用。對(duì)于科技檔案管理人員本身來說，應(yīng)當(dāng)結(jié)合科技檔案管理今后發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)既定發(fā)展目標(biāo)的綜合規(guī)劃，注重檔案管理人員培訓(xùn)活動(dòng)的開展頻率，拓展科技檔案管理培訓(xùn)深度和寬度范圍。同時(shí)也要重視人才管理制度的信息化時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，促使科技檔案管理工作質(zhì)量顯著提升，從而在很大程度上增強(qiáng)科技檔案管理工作人員的專業(yè)能力水平和職業(yè)技能素養(yǎng)，進(jìn)一步有效的展現(xiàn)科技檔案信息化管理的實(shí)踐應(yīng)用價(jià)值。

5" 總結(jié)

隨著當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處于持續(xù)發(fā)展進(jìn)步的全新時(shí)代，我國科研工作立項(xiàng)數(shù)量顯著提升，對(duì)于科技檔案文件管理工作的開展提出了更為深遠(yuǎn)的要求。因此，要注重科技檔案數(shù)字信息化管理創(chuàng)新性研究，選擇性使用高效率、信息化的科技資料檔案文件管理方式，在很大程度上有助于推進(jìn)科技檔案的信息化管理效益水平達(dá)到最大值，因此進(jìn)一步提高科技檔案管理的信息化能力具有重要建設(shè)性指導(dǎo)意義。

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[2]姚小康，劉超，胡笑甜. 探究信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2017，0（19）.

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