提升辦公室文書檔案管理工作的有效路徑

武慶霞

【摘要】辦公室文書檔案管理工作對(duì)于企業(yè)整體工作的開展有著重要的作用，在新時(shí)代，應(yīng)該通過有效的手段提升檔案管理工作的效率，為企業(yè)的發(fā)展提供助力。本文從辦公室文書檔案管理工作的問題入手，探討提升辦公室文書檔案管理工作的有效路徑。

【關(guān)鍵詞】辦公室文書 ?檔案管理工作 ?路徑

辦公室業(yè)務(wù)是單位工作中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，承擔(dān)了很多重要的職責(zé)，辦公室工作水平直接影響了單位的工作效率。辦公室工作中，文書記錄了單位的發(fā)展、業(yè)務(wù)情況和人事變化以及重要會(huì)議記錄等信息，是單位后續(xù)工作的重要參考，文書檔案管理工作有著十分重要的作用。

一、辦公室文書檔案管理工作常見的問題

想要有效改善辦公室文書檔案管理工作，需要先對(duì)其中的問題進(jìn)行掌握，下面對(duì)其工作中的不足進(jìn)行分析：

（1）很多單位對(duì)于辦公室文書檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，因此對(duì)這項(xiàng)工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)層面將文書檔案管理工作作為一項(xiàng)常規(guī)的工作，布置相對(duì)簡單的任務(wù)。辦公室文書檔案管理工作的重要性還沒有被辦公室管理人員和檔案管理人員意識(shí)到，工作人員只是把相關(guān)的資料進(jìn)行整理和保存，并沒有深入的挖掘這些資料和數(shù)據(jù)的實(shí)際價(jià)值。

（2）辦公室文書檔案管理工作制度不健全，沒有明確的操作流程。工作人員只是將資料整理成檔案，粗略的進(jìn)行分類。因?yàn)楣ぷ魉缮ⅲ€會(huì)導(dǎo)致檔案內(nèi)容不符、部分檔案遺失的情況。并且因?yàn)橹贫炔唤∪?zé)任不明確，當(dāng)工作中出現(xiàn)問題的時(shí)候，存在互相推脫責(zé)任的情況。因?yàn)槿狈ぷ饕罁?jù)，導(dǎo)致檔案管理工作存在各種問題，無法真正的發(fā)揮其實(shí)際作用。

（3）因?yàn)閷?duì)辦公室檔案管理工作重視度不夠，因此在人員安排上也會(huì)選擇素質(zhì)一般的工作人員，單位認(rèn)為這個(gè)崗位是個(gè)“閑職”，不需要專業(yè)的技術(shù)和能力就可以勝任。雖然辦公室工作對(duì)人員的要求較高，但是這個(gè)崗位很少設(shè)置專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才，很多單位會(huì)將一些年齡較大的人安排到這個(gè)崗位上，因?yàn)槿狈ぷ鞣e極性，導(dǎo)致文書檔案管理工作效率低下。

二、提升辦公室文書檔案管理工作的有效措施

辦公室作為單位處理各項(xiàng)事務(wù)的核心部門，對(duì)單位內(nèi)部的工作有著非常重要的作用，文書檔案中會(huì)詳細(xì)的記錄辦公室各種較為重要的事務(wù)和數(shù)據(jù)，為后續(xù)開展工作提供有效的參考和數(shù)據(jù)支持。

（1）單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到辦公室文書檔案管理工作的重要作用，在日常的工作中，提升對(duì)其重視程度，尤其是辦公室的主管領(lǐng)導(dǎo)，要深入的挖掘文書檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值，主動(dòng)的帶領(lǐng)工作人員對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革，根據(jù)實(shí)際的工作重點(diǎn)，有計(jì)劃的安排文書檔案管理工作的各項(xiàng)部署，同時(shí)在工作中還要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，及時(shí)改正發(fā)現(xiàn)的問題。在工作中要不斷的總結(jié)和完善檔案管理工作，讓文書檔案管理工作真正的發(fā)揮其實(shí)際的價(jià)值，促進(jìn)辦公室工作的更好發(fā)展。

（2）單位建立完善的辦公室文書檔案管理制度體系。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展過程中，辦公室工作過程中產(chǎn)生越來越多的檔案信息，要確保對(duì)其相關(guān)檔案信息進(jìn)行充分利用，就必須進(jìn)行檔案管理制度的科學(xué)制定，首先要制定科學(xué)全面的文書檔案管理工作制度，將各部門和文書管理工作有效的融合，明確文書檔案管理部門的責(zé)任，并且要求各部門進(jìn)行積極的配合。保障文書檔案管理的準(zhǔn)確性和全面性，提升文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該明確文書檔案管理工作的工作責(zé)任，工作人員要規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理，按要求將檔案進(jìn)行細(xì)致的分類，并保證文書的字跡清楚、文書標(biāo)準(zhǔn)、頁面齊全且排序正確，有明確的編碼，確保辦公室文書檔案細(xì)致有條理，易于查詢和操作。并且實(shí)行崗位責(zé)任制，對(duì)于每個(gè)崗位都明確其工作職責(zé)，如果出現(xiàn)問題對(duì)相關(guān)的責(zé)任人進(jìn)行處罰，避免因?yàn)樨?zé)任不明確造成的工作混亂。

（3）想要提升單位辦公室文書檔案管理工作的水平，只有規(guī)范的制度是不夠的，還要對(duì)檔案管理工作的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革。現(xiàn)在社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，各行各業(yè)都在廣泛的應(yīng)用信息技術(shù)，檔案管理工作中有大量的數(shù)據(jù)和資料，如果只是依靠紙質(zhì)檔案或者簡單的電腦備份，那么在應(yīng)用的時(shí)候還是無法滿足實(shí)際工作的需求。辦公室文書檔案管理工作中應(yīng)該充分的利用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，更為科學(xué)的進(jìn)行文書檔案管理工作。工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)在線上收集各部門資料，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理資料后進(jìn)行歸檔保存，能夠清楚的了解檔案文件的種類、內(nèi)容和匯總情況，能夠提高檔案管理的工作效率。工作人員還可以利用各種新技術(shù)和新型管理軟件，制作文書檔案的電子檢索系統(tǒng)，能夠快速準(zhǔn)確的尋找查詢的檔案。檔案管理人員還可以將部分檔案進(jìn)行資源共享，其他部門可以在網(wǎng)上就可以查閱自己權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料，大大提高了工作效率。

（4）提高辦公室文書檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。文書檔案管理人員作為檔案管理工作的具體執(zhí)行者，其職業(yè)素質(zhì)以及檔案管理水平也會(huì)直接影響到整個(gè)文書檔案的管理效果。提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，提高檔案管理工作的質(zhì)量，為其他部門的工作提供有效的保障。同時(shí)要提高工作人員的思想觀念，認(rèn)識(shí)到本職工作的重要作用，在工作中嚴(yán)格按照規(guī)章制度完成日常工作，并且通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)不斷自高自身的業(yè)務(wù)能力和計(jì)算機(jī)能力。能夠充分的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升文書檔案管理工作的工作效率和工作水平。

三、結(jié)束語

辦公室文書檔案管理工作對(duì)單位的發(fā)展有著重要的作用，因此在實(shí)際的工作中，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作重視度，完善文書檔案管理工作的管理制度，提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，規(guī)范檔案管理工作，在工作中利用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)，讓檔案的存儲(chǔ)和查詢更科學(xué)、更便利，進(jìn)一步提高辦公室文書檔案管理工作的工作效率和整體水平。

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