如何做好新建企業檔案管理工作

文/賀 倩

文章針對新成立的企業檔案管理工作做出具體分析，對新成立的企業如何做好檔案管理工作提供一些思路

企業的發展離不開檔案工作與之弦歌相伴，一路向前。如何做好檔案管理工作，在組織機構變動中檔案如何歸屬與如何流向，這些檔案如何管理，如何處置，都成為新建企業的重要職責。

一、新建企業檔案的特點

（一）構成全宗。新建企業獨立行使職權，并主要以自己的名義對外行文；設有會計部門，可以編造預算或財務計劃；設有經營管理層，并有一定的人事任免權。由此可見，新建企業的檔案可以構成全宗。

（二）以文書類文件材料為主。根據企業類型的不同，不同企業產生的檔案門類也有所不同，隨著時間的流逝，這種差異會越來越明顯。企業成立初期，必然涉及到企業設立過程的文件材料、企業董事會、監事會、股東會構成及變更等方面的文件材料、企業資本登記、資本變動、融資文件材料、企業資產管理文件材料，企業召開的工作會議、專題會議的文件材料，這些材料都是文書類文件材料。

（三）沒有檔案管理制度。企業成立初期，什么制度都沒有，包括檔案管理制度。

（四）檔案室亟待建設。

二、針對以上特點，建議采取如下措施

（一）企業的檔案構成全宗，是對企業檔案進行管理的基礎，集中統一管理檔案的原則，是檔案管理的基本原則。

（二）制定檔案管理制度。

1.新建企業檔案管理制度重在規劃。

規劃著眼于主要工作。制定檔案分類方案。大多數都可采用年度-問題-保管期限的復式分類法，為了使分類方案編制的科學、實用，需要認真分析研究企業的工作性質、職權范圍和工作計劃。新建企業產生的檔案以文書檔案為主，文書檔案中又以企業設立過程檔案為主，其余的文書檔案基本覆蓋了所有部門檔案的類型：黨群、行政、財務以及其他業務類型。新建企業成立之初，可能僅有幾個部門，幾乎承擔了公司的所有職能，隨著時間的推移，陸續成立了其他部門，組織機構發生了較大的變化，所以全宗檔案按組織機構分類已經不可能。檔案的種類沒有很大變化，數量增長較快，可以采用問題分類。我們用問題“類”直接代替組織機構“部門”，這樣隨著機構的沿革，只要在機構名稱后面加上“類”字就能具體區分，既滿足了機構沿革的需要，又使檔案分類清晰，每一年不同部門產生的檔案都能得到歸類，不會產生混亂。更重要的是，這樣的分類具有伸縮性，隨著部門的增加或減少，對應的類也會相應增加或減少，分類按照組織的規律自然產生流動。

規劃著手于文件材料。文件材料包括國家的政策法規類文件材料和本公司的文件材料，這是制定歸檔范圍和保管期限表的重要依據。根據國家檔案局第8號令和第10 號令，確定不歸檔的文件材料，剩下的大部分應是歸檔的文件材料，歸檔范圍和保管期限表應涵蓋企業活動的所有方面。檔案人員通過積極參與文書和業務工作，向文件材料形成的前端延伸，編制工作已經超越了傳統檔案工作“收、管、用”的層面，做到對每一份文件的來龍去脈了如指掌，對比8 號令和10 號令的歸檔范圍和保管期限表，具體到公司產生的文件材料，分門別類列出，達到對文件材料歸檔范圍和保管期限表的精準定位。通過對前幾年的全部檔案的精準定位，可以形成后續每年文件材料的歸檔范圍和保管期限表的框架，然后根據實際情況變動，略微調整即可。編制完成的歸檔范圍和保管期限表，通過與8 號令和10 號令比對，可以明顯看出，仍然體現了新建企業歸檔文件材料的特點——以文書檔案為主，文書檔案中又以企業設立過程檔案為主，其余的文書檔案基本覆蓋了所有部門檔案的類型。保管期限可以暫定為8號令和10號令規定的保管期限。

規劃著力于制度保障。在企業領導的支持關注下，科學、規范的檔案管理制度是檔案管理職權明晰、運轉高效、規范嚴謹的保障。針對已經寫好的檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表，結合公司的組織結構分條縷析，制定好公司檔案管理辦法，為檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統計提供遵循，減少主觀性，增加客觀性。

2.新建企業檔案管理制度優在靈活。

通其變，天下無弊法；執其方，天下無善教。檔案管理制度并不能一成不變，應因時而謀，因勢而動。檔案收集工作的質量是檔案管理工作質量的基礎。

實行文書檔案一體化管理。注重將前期文書與后期檔案管理統一起來，兩者都不偏廢，建立文書檔案一體化、綜合化、系統性強的立體網狀管理體系。新建企業檔案管理工作者往往身兼多職，既從事文書工作又從事檔案管理工作還有其他工作。由于檔案管理工作者熟悉文書、業務，所以對公司的文件材料的齊全完整性會有整體把握。

組織管理結構扁平化。組織采用跨層級、跨功能的團隊來開展工作，讓檔案管理工作者輪崗，從而使檔案管理工作者對公司整個管理系統有深刻的認識。

以上兩條工作措施，基于新建企業“小而精”的結構特點，使得檔案工作者的經歷伴隨文件生命周期，橫向覆蓋、縱向深入，確保了檔案收集的齊全完整。

（三）結合公司實際建設檔案室。

新建企業可能由于辦公場地的限制無法建立檔案室保存檔案。針對新建企業業務和規模逐步發展的需要，可以暫時使用保險柜或者文件柜代替密集架，此外，還要根據實際需要配備遮光設備、溫濕度計、空調、去濕機、風扇等。還應適當規劃出檔案整理場地，以存放收集來的各部門待鑒定的文件材料，保證檔案入庫前有地方整理。

購買符合國家要求的檔案盒。質量符合國家要求的檔案盒能起到保護檔案，防潮、防蛀的作用，可以購買當地省檔案局印制的無酸紙檔案盒。

將檔案的預算經費計入公司整體的預算中，滿足檔案管理的實際需要。

三、適時強化檔案管理工作

1.不斷提高檔案管理人員素質。檔案管理人員要努力學習關于檔案管理的業務書籍、檔案期刊，以獲取檔案管理知識的前沿動態。另外，要積極參加企業檔案館、省檔案館及國家檔案局每年舉辦的業務培訓，可以面對面跟專家學者學習，以提高自己的業務水平。

2.培養各部門兼職檔案人員。隨著公司規模的擴大，專職檔案人員無法熟悉所有業務，這就要求各部門的業務人員懂得檔案管理知識，將業務一線的文件材料及時整理移交給檔案管理人員。所以應該積極普及檔案管理知識，讓業務人員認識到檔案管理工作的重要性，有助于檔案收集的齊全完整。

四、深入開展檔案管理工作

新建企業檔案管理勝在信息化。檔案保管的最終目標是檢索利用，針對當前紙質檔案、電子檔案并存的特點以及檔案信息化發展的趨勢，健全和完善適應信息化建設的檔案管理業務流程和技術規范，可以使檔案的檢索利用高效和便捷，是檔案管理工作的硬實力。

檔案數字化是檔案信息化的基礎。[1]數字化本身并不直接產生任何價值，只是檔案實體外在形態的轉換，數字化只有在檔案具有信息化管理與服務的需求，同時考慮到數字化成本與所獲得的效益時才有其必要性。實現庫存檔案數字化的同時，在檔案管理辦法中將電子文件納入歸檔范圍。統一電子檔案格式和保管路徑，采用計算機可以識別的數據和語言編目，如符號用英文、日期用八位數字等。做好基礎工作的同時，時刻關注著新技術、新政策、新標準，將其與檔案管理工作結合起來，做好頂層設計，將檔案信息化落在實處。

綜上所述，新建企業做好檔案管理工作，應該設計好檔案管理的一系列制度，有靈活的管理機制，還要借助信息化的強大動力。這些貫穿了檔案收集、整理、保管、檢索、利用的始終，做好這些工作，重在規劃、優在靈活、勝在信息化。