高校研究生人事檔案管理模式探析
——以42所雙一流高校為例

文/李玉珂 張小軍

筆者借助網絡調研、電話調查、實地走訪等方式，對42所雙一流高校的研究生人事檔案管理工作開展調查研究。通過分析實踐中“行政職能部門主管”、“檔案部門主管”“學院主管”三種具體管理方式，對比不同管理方式的優點及不足，針對尚未招收研究生或即將大量招收研究生的高校，提出應未雨綢繆，在管理初期“明確主管部門、學院協助”“配備專職人員”及“優化管理條件”的建議

研究生人事檔案作為學生檔案的一種，是以研究生個人為單位，記錄其在求學期間直接形成的，反映其學習、生活、就業等各方面信息的總和，是其步入社會的身份證明，也是社會選人、用人的重要依據[1]。而近年來，隨著高校研究生招生規模擴大、學制加長等新舉措，研究生人事檔案管理問題逐漸凸顯，甚至存在因相關材料缺失或轉遞信息錯誤而影響畢業生順利入職的狀況，且當前尚未出臺相關文件，專門規范研究生人事檔案管理[2]。基于此，筆者在探究“42所雙一流高校”研究生人事檔案管理的基礎上，對比分析其優勢及劣勢，以促進一般普通高校研究生人事檔案管理工作的規范化與科學化。

一、考察主體與樣本

1.考察主體

目前，我國一般普通高校的招生層次分為專科、本科、研究生。而本文之所以選擇研究生人事檔案管理作為研究對象，主要原因在于：

1.1 收集渠道更多元

當前，高校招錄研究生一般通過全國統考、保送、錄取審核等形式，培養研究生通過本碩連讀、碩博連讀、直博、委培、定向、聯合培養等方式。伴隨招錄形式、培養方式的多元化，研究生新生檔案收集渠道更多元。一般來說，社會考生、外校考生或保送生，其人事檔案大多通過機要通道、EMS 或其他快遞郵寄，時間持續長，每年4-9 月陸續接收；本校保研生需從本科院（系）接轉；定向、委培、聯合培養（導師非我校）等其他形式的考生不需要調入檔案[3]。

1.2 管理方式多樣

首先，研究生人事檔案包含材料更多；其次，研究生由于存在碩博連讀、提前攻博、博士學制加長、碩士、博士點撤銷、新增等多種原因，管理頭緒繁雜。如碩博連讀生進入博士階段，檔案需從碩士檔案庫中抽取，重新排架，以配合學生不同求學階段其身份的變動。

1.3 利用率高、工作量大

就日常利用而言，研究生人事檔案中的成績單，作為申博、出國深造的一項證明，經常被學生本人查閱利用；同時，伴隨招生規模擴大、就業形勢嚴峻，不僅學生畢業檔案轉遞工作任務量劇增[4]，且畢業生緩派檔案堆積數量越來越多，管理人員不足、庫房容量小的壓力愈發凸顯。

因此，鑒于研究生人事檔案管理的特殊性，為更好規范并提升研究生人事檔案管理水平，筆者選取了研究生人事檔案管理作為本次考察主體。

2.考察樣本

雙一流高校是我國為躋身世界一流辦學陣營，進一步提升高校建設水平與辦學質量，在全國范圍內評選的42 所高校，其發展規模、整體水平在國內名列前茅。而研究生人事檔案管理工作，只有在研究生體量大、院系設置繁多的形勢下問題才會凸顯。因此，選取雙一流高校作為本次考察樣本，具有代表性和可借鑒性，能總結出當前我國高校研究生人事檔案管理工作的現狀，并為一般普通高校提供切實可行、符合實際、可借鑒的管理經驗[5]。

筆者通過網絡調研、電話采訪以及實地走訪等多種形式，對全國42所雙一流高校開展調研，調研內容主要涵蓋管理機構設置、管理方式等方面，調研時間為2019年8月20日至2019年10月10日。

二、調查結果與分析

筆者從管理機構設置和管理方式兩方面對高校研究生檔案管理模式進行分析研究。

1.管理機構設置

管理機構設置直接關系到研究生人事檔案管理水平的高低。但根據調研結果顯示，盡管處于同一地理區域、同一省份的高校，歸口管理機構設置也各不相同。

1.1 行政職能部門主管

如表1 所示，由行政職能部門主管研究生人事檔案管理工作的雙一流高校數量較多，占比較高，共20 所，占比 48%。此處所指的行政職能部門主要包括：研究生院、學生工作處、人事處、研工部、就業指導中心、招生就業處六個部門，這些部門與學生關系密切。之所以會出現不同行政職能部門主管的狀況，與各高校自身發展息息相關。但也從側面反映了當前尚未出臺相關規定，規范研究生人事檔案管理機構，各高校各自為政。

1.2 檔案部門主管

檔案部門作為檔案管理的專門性機構，其占比狀況卻并不樂觀，僅有13 所高校，占比31%，如表1 所示。筆者在調查中發現，由檔案館主管研究生人事檔案管理的高校，大多設專門的人事檔案室或學生檔案室，人員配備1-5 人不等，雖具備一定的專業性與規范性，但伴隨招生規模擴大，檔案數量激增，檔案部門存在人員配備緊張、庫房空間不足的現狀。

1.3 學院主管

由學院主管研究生人事檔案管理工作的高校共9 所，占比21%，如表1 所示。根據調查，由學院主管的高校，大多由院系輔導員主管該項工作，而輔導員作為全面輔導學生學習、生活的教師，日常事務性工作比較多。當另需兼顧研究生人事檔案管理工作時，往往力不從心，工作壓力較大，管理水平尚需提高。

1.4 分析

在調查中，單獨由檔案部門或學院主管的高校，大多由于高校招收研究生之初，學生數量少、招生渠道單一，僅需一個機構單獨管理便可輕松完成這項工作。但應引起重視的是，伴隨高校招生規模擴大、招生渠道增多，由單一機構獨自管理的劣勢會逐漸凸顯，或是人力、庫房壓力較大，或是不具備專職的管理人員及專門的管理條件。

筆者呼吁未招收或即將大量招收研究生的高校，應在充分調研的基礎上，預估今后研究生招生數量及規模，合理設置管理機構及人員配備，出臺相關文件，促進高校研究生人事檔案管理工作的規范化與科學化。

（見表1.高校研究生人事檔案管理機構設置一覽表）

2.管理方式

不同部門主管下的研究生人事檔案管理工作，各自的管理方式也存在差異。

2.1 主管部門管理，學院協助

主管部門管理，學院協助的形式是當前20 所行政職能部門主管，以及11 所檔案部門（除中國農業大學、西北農林科技大學）主管下的具體管理方式。

（1）收集與歸檔：學院負責收集應調檔入校的新生檔案工作，并確保新生檔案數量齊全及內容完整，并移交至相應主管部門；

（2）保管與利用：主管部門專職人員負責在校研究生檔案的日常管理、維護以及提供利用工作。各學院或研究生個人查閱相關內容，需到主管部門查閱；

（3）轉遞：學院統計畢業生去向信息，并提供給主管部門。主管部門負責具體的畢業生人事檔案轉遞工作[6]。

2.2 檔案部門管理

當前，僅有2 所高校采取此種管理方式：中國農業大學和西北農林科技大學。但作為一種特殊管理方式，應當在研究生招生規模逐漸擴大的趨勢下引起重視。

收集與歸檔：檔案部門4-10 月陸續接收新生檔案，新生到校注冊后，分院系、按學生學號整理上架。

保管與利用：檔案部門負責在校生檔案的日常管理、提供利用工作；

轉遞：檔案館全館工作人員一同集中完成[7]。

2.3 學院管理

僅有表1 中的9 所高校采用學院管理形式。由各學院負責研究生人事檔案管理工作，大多是由各學院輔導員兼職負責本學院研究生檔案的接收、整理以及轉遞工作，即學校研究生人事檔案分散在各學院分別管理。

2.4 不同管理方式優點及不足比較分析

如表2 所示，筆者基于不同管理方式的工作形式與管理方法，對比了優點、不足。

（見表2.雙一流高校研究生人事檔案管理方式優點及不足分析）

三、結論與討論

表1.高校研究生人事檔案管理機構設置一覽表

表2.雙一流高校研究生人事檔案管理方式優點及不足分析

通過分析42 所雙一流高校的管理現狀，筆者認為主管部門管理、學院協助的方式是較好的管理方式，既避免了單一部門單打獨斗的狀況，又能適應高校未來長期發展，是一種可持續的發展模式[8]。

1.明確主管部門，學院協助

檔案部門或行政職能部門具有集中統一保管檔案的良好條件與專業人員，一般高校在實際工作中可結合自身發展情況，將此兩部門作為主管部門的首選。

推進主管部門與學院間協作，可充分發揮各部門優勢，減輕彼此工作壓力，因此，尚未招收研究生或即將大量招收研究生的高校，在管理初期應當未雨綢繆，明確各部門職責，構建良好的溝通機制，以積極推進部門間協作。

2.配備專職人員

作為一項專門性工作，研究生人事檔案管理工作人員要解決學生遇到的諸多問題，尤其是一些情況較特殊的學生，如公派留學學生、畢業未就業學生、中途退學學生等，是一項需要較高的業務水平以及足夠耐心的工作。但筆者在調查中發現，大多數高校存在兼職人員管理、人員配備不足的現狀，服務水平較低。高校應根據《干部人事檔案工作條例》的規定，每管理一千份人事檔案，配備一名專職檔案人員，并將工作職責納入崗位責任，以提升研究生人事檔案管理工作水平[9]。

3.優化管理條件

研究生人事檔案是學生在校學習期間積累的重要檔案，是其就業后人事檔案的重要組成部分，應當配備專門的管理庫房以及專門的保管條件，以確保檔案材料的安全及長期保存。但筆者在調查中發現，一些高校將普通教室改裝為臨時庫房，不注重溫濕度的合理配置及防蟲防霉等工作，不符合檔案長期保存的要求。因此，一般普通高校在管理研究生人事檔案材料的過程中，應注重檔案庫房的專門化、溫濕度的合理配置等保管條件的及時優化[10]。