檔案管理數字化

文 馬軼鏵

當人們進入大數據時代，所有的檔案及資料都往數字化的方向發展，數字化檔案將是一個大趨勢。

檔案管理工作關乎整個社會的發展進程。隨著社會的發展，人們進入大數據時代，所有的檔案及資料都往數字化的方向發展。

何為檔案數字化

數字化是信息化的一種重要形式和技術手段，它是利用計算機技術模擬信號轉換為數字信號的處理過程。

檔案數字化是指應用信息技術，將記錄在傳統載體上的檔案信息輸入計算機系統，將模擬形態存在的檔案信息轉換成由0和1組成的二進制編碼的數字形態，形成計算機可以識別和處理的數字信息的過程，可以轉換為數字信息的傳統載體檔案類型包括紙質檔案、照片檔案、微縮膠片檔案等。

談及檔案保存的重要性，可以說檔案管理工作關乎整個社會的發展進程，在整個社會發展進程中，檔案是不可缺少的一部分，是見證歷史時刻較好的目擊者，是保存偉大時刻較好的保管者，任何領域都無法忽視檔案管理的重要性。

自有史以來，檔案的存檔和歷史的記錄都具有同等的重要性，如果檔案沒有有效地保管，對于人們來說就是重大的損失。如果沒有檔案將歷史時刻的記錄好好保存，留給世人的歷史將是一片空白，可想而知造成的結果將會是多么的嚴重。

檔案資料傳統保存現象

在傳統的檔案管理過程中，檔案資料都是以紙質的形式出現并保存的。雖然檔案資料保管者很仔細、小心，但由于紙張的制作工藝及資料保存條件的限制，使得檔案資料的保存變得很難。

眾所周知，紙張的發明來源于中國，在西漢初年人們發明了麻紙，接著慢慢演變發明出了造紙中的打漿技術，直到最后逐漸發展成為現在大家所看到的紙張。雖然相比古代以及近代來說，造紙技術發展迅速，達到頂峰，但紙張依舊是脆弱的。它會因為一把小刀、一支水筆就添上劃痕或破洞，也會因為蟲咬、發霉而破損至無法使用。

隨著社會的不斷發展，人們也有意識地把檔案資料以電子化的形式存檔。但在以前，所謂檔案電子化也就是對檔案資料進行錄像、刻錄光盤等工作，其中刻錄光盤是被廣泛采用的一種方法。

光盤是一種用激光和光學系統讀寫的光存儲信息載體，光盤具有存儲容量大、數據存取方便、歸檔壽命長、單位信息存儲價格低和易于保存等優點，可以用作歸檔載體。光盤從功能上分為只讀（Read Only）光盤、可記錄（Recordable）光盤和可重寫（Rewritable）光盤三類。通常用作歸檔的光盤是只讀光盤CD、DVD和可記錄光盤CD-R、DVD-R和DVD+R。光盤歸檔后，隨著時間推移，信息會發生退化，CD-R光盤表現為塊錯誤率BLER增大，DVD±R光盤表現為奇偶校驗內碼錯誤PIE增大。BLER或PIE超過某個值后光盤中存儲的信息便不再能正確讀取。表征歸檔光盤壽命終止的技術指標是：CD-R光盤塊錯誤率BLER≥220數據塊/秒或E32＞0；DVD±R光耦按奇偶校驗內碼錯誤PIE≥280或奇偶校驗外碼失敗POF＞0。光盤從歸檔到達到壽命終止技術指標的這段時間稱為光盤的歸檔壽命。

由此可見，雖然光盤是保存檔案的一種比較常見的方法，但將檔案資料刻錄進光盤后也不是高枕無憂的，過了幾年或者十幾年后光盤的壽命會終止，從而使得存儲在里面的檔案資料也消失不見。雖然為了提高光盤的壽命，檔案部門會采購防磁柜進行妥善的保存以防磁化，但也就是時間長短的問題。所以說，將檔案資料刻錄進光盤中并不是永久存儲檔案資料的方法。

檔案數字化的重要性

數字檔案是在傳統檔案的基礎上建立起來的，它與傳統檔案既有聯系又有區別。數字檔案是檔案在數字時代的一種組織形態，它與傳統檔案的性質一致，基本職能相同。數字檔案的發展是以傳統檔案為基礎的，傳統檔案的一些管理原則、管理方法和管理實踐，將會在數字檔案中得以體現。數字檔案是對傳統檔案的繼承和新環境的變革。

因為檔案一般不進行銷毀而是永久保存，所以對于檔案存放地的面積及環境要求就很高了。現存紙質檔案如果一直增加，就需要考慮使用密集架的檔案柜來進行存放，但密集架并不是所有場地都可以支撐的，對于地基有很高的要求，有些陳舊大樓不適合擺放密集架。雖然有些單位會為此而重新規劃檔案的存放地點，甚至會為此而建造新大樓來存放，但并不是所有單位都可以做到，畢竟做到的也是少數。因此在場地捉襟見肘的時候就更體現出檔案數字化的重要性了。只要檔案數字化了就不再需要擺放密集架，當然也不用為此而考慮場地承重的情況，只要維持現有檔案柜的存儲容量就足夠了。

隨著時代的發展，傳統檔案越來越無法滿足社會的需求，它既不能實時查找，又不能實時更新，對于利用者來說十分不便。當人們進入大數據時代，所有的檔案及資料都往數字化的方向發展，數字化檔案將是一個大趨勢。