醫院檔案管理業務流程的優化思考

王艷峰

摘要：醫院的文書檔案是醫院在運行過程中形成的各種文獻資料的匯總，對于醫院發展起到了重要的促進作用。因此醫院必須重視檔案管理業務流程的優化，不斷提升醫院文書檔案管理的信息化水平，讓醫院的文書檔案能夠更好地為醫院發展服務，樹立醫院良好的形象，本文就此展開了探討。

關鍵詞：醫院;檔案管理;業務流程;優化

醫院的文書檔案資料是醫院的運行過程中由職能科室和行政科室等形成的關于醫院人事管理、醫務管理、財務管理和基建業務管理的一套完整的檔案資料，良好的醫院檔案管理對于促進醫院經濟的發展，體現醫院管理科學化水平具有重要的意義，因此醫院必須重視檔案管理業務流程的優化，不斷提升醫院文書檔案管理的質量和效率。

一、醫院檔案管理業務流程的思考

醫院的文書檔案管理流程優化就是在傳統的醫院文書檔案管理的基礎上，從醫院發展的整體戰略出發，根據醫院的特點和信息化管理的要求，對于原有的業務流程進行的優化升級和改造，不斷提升檔案管理的科學化和水平和能力。通過對醫院的文書檔案業務流程進行優化能夠將已經出臺的醫院管理方面的法律法規和相關要求按照現代醫院管理的要求對于醫院的各種檔案資料進行再優化，從而形成更加科學的管理流程，讓檔案管理更加規范。也就是說醫院的文書檔案業務流程優化的重點就是對于醫院檔案管理的流程進行優化，通過流程優化可以建立真正的醫院檔案業務組織模式，讓醫院的文書檔案從存儲、使用、傳遞等各個環節更加的流暢和連貫，不斷提升醫院的檔案管理效率。醫院的文書檔案管理業務流程優化是一種科學的、規范的檔案管理模式，通過文書檔案管理流程優化不但能夠提升醫院文書檔案管理的效果，同時還能夠更加的明確檔案管理過程中不同參與人員相關的責任和義務。從而讓工作人員負起相應的責任，更好的展現出醫院文書檔案管理的價值，體現醫院較高的管理水平和能力。

二、醫院檔案管理業務流程優化的具體思路

（一）對傳統的醫院文書檔案業務流程進行再設計

對醫院檔案管理業務流程的優化要立足于傳統的醫院文書檔案管理流程，然后根據醫院發展的特點以及對于文書檔案管理的需要，針對原有的流程進行再設計和再構建，從而形成更為流暢的文書檔案管理模式。首先要明確文書檔案管理業務流程中的各種參與人員，要對文書檔案流程的執行者進行確定，從而實現文書檔案管理的專人負責制。一般醫院的文書檔案由辦公室或者檔案管理室負責，相關科室的人員兼任文書檔案管理的負責人員。其次要對文書檔案的核心業務進行重新設計，根據目前醫院OA自動化辦公以及信息化發展的需要，對于醫院的文書檔案各種管理流程進行重新設計，按照辦公自動化和信息化的要求，不斷優化業務流程，比如現在醫院的行政后勤科室辦公人員或者檔案管理人員在接收到相關的文書檔案管理資料以后，應該首先把這些紙質的文檔轉換成電子文檔進行存儲，然后制作相應的電子文檔索引，將所有的文書檔案進行電子化的處理，處理完畢后將電子文檔傳遞給相關的管理部門批示，然后相關的人員可以進行資料的查詢。檔案管理人員利用OA辦公自動化系統的自動歸檔功能對于文書檔案進行索引條目制作，把電子文檔及時地進行歸檔，并按時做好相應的備份工作。由于醫院的文書檔案管理流程涉及人員眾多，因此檔案管理部門要明確管理的流程，同時要對檔案管理的崗位職責進行明確的劃分，確定好不同檔案管理過程中的人員分工情況。

（二）醫院文書檔案管理業務流程的具體實施

制定好了醫院文書檔案管理的業務流程以后就涉及了對文書檔案進行具體實施的過程，只有在具體實施的過程中才能夠檢驗業務流程優化的質量和效果。首先要分析醫院業務流程和檔案管理的現狀對醫院完成的業務流程優化進行具體的落實，具體來說，就是要根據醫院檔案管理業務流程的優化標準和要求做好業務流程優化前檔案管理人員的培訓工作，讓他們能夠按照新的業務流程進行檔案的搜集、整理和歸檔，要求相關的工作人員必須嚴格地按照優化后的流程執行，做好文書檔案的全生命周期管理。要從文書檔案形成、保管到報廢的整個過程都要不斷地對業務流程進行優化和完善，實現業務流程的持續升級，從而讓醫院的文書檔案管理更加的科學化和系統化。最后醫院要定期地對更新后的檔案管理業務流程進行檢查和監督，確保文書檔案業務流程在運行的過程中不留死角，覆蓋醫院檔案管理的各個方面，滿足醫院文書檔案管理的現實需要。醫院的文書檔案管理部門一定要指導其他相關的科室做好文書檔案的業務流程管理工作，全院全員共同努力，落實好相應的流程，嚴格按照新制定的業務流程標準對檔案資料進行搜集和整理。醫院的文書檔案流程優化也是一個不斷的持續改進的過程，會根據醫院在文書檔案管理業務流程實施過程中出現的一些問題進行不斷地總結和反思，將流程進行再優化，從而不斷地研究新問題，解決新問題，讓醫院的文書檔案管理更加科學規范。

三、結語

醫院的文書檔案記錄了醫院發展過程中的各種文獻資料，是醫院展示自身發展歷程，體現醫療技術水平和能力的重要資料。因此醫院一定要重視檔案的科學化管理，通過信息化建設提高檔案管理的水平，對檔案管理的業務流程進行優化，從而讓醫院的檔案管理業務流程更加的規范合理，在醫院的發展中發揮更重要的作用。

【參考文獻】

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