基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑的探索

趙冬梅

摘? ?要：檔案源于基層事業(yè)單位的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，不僅是單位管理決策的依據(jù)，還是單位發(fā)展的資源支撐。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，作為事業(yè)單位管理末端環(huán)節(jié)的檔案管理工作的重要性日漸凸顯，各基層事業(yè)單位也開(kāi)始注重對(duì)檔案資源的挖掘，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。信息化管理是事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化的一大趨勢(shì)，推進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作的深度融合是檔案管理理念革新、方式變革的主要路徑。文章從基層事業(yè)單位檔案的特點(diǎn)出發(fā)，分析基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，并探究能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的路徑。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化;實(shí)現(xiàn)路徑

1? ? 基層事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1? 基層事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視

基層事業(yè)單位檔案管理屬于基層事業(yè)單位內(nèi)部的“幕后”工作，相比于財(cái)務(wù)、人事等其他部門(mén)，其工作并不受重視。很多基層事業(yè)單位通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)對(duì)單位內(nèi)各個(gè)部門(mén)進(jìn)行信息化管理，使單位人員和外部人員均可以共享檔案資源。但是，大部分基層事業(yè)單位的信息化管理忽視了檔案管理工作，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料或者膠片存檔，造成檔案信息收集、分類、整理和歸檔工作難度增加，工作水平下降。此外，檔案管理工作看上去簡(jiǎn)單，并不需要專業(yè)的技術(shù)，所以，有些從業(yè)人員在工作中經(jīng)常會(huì)消極怠工。另外，有些基層事業(yè)單位會(huì)雇傭兼職或非專業(yè)人士，這些人員的相關(guān)專業(yè)知識(shí)較為欠缺，不能有效挖掘出檔案中潛在的價(jià)值。

1.2? 基層事業(yè)單位檔案的價(jià)值無(wú)法體現(xiàn)

現(xiàn)如今，基層事業(yè)單位檔案的數(shù)量與日俱增，其承載的信息也在增加，其中，可用的、有價(jià)值的資料也呈現(xiàn)遞增趨勢(shì)，基層事業(yè)單位檔案的服務(wù)范圍逐漸擴(kuò)大。傳統(tǒng)的基層事業(yè)單位檔案管理雖然能夠節(jié)省一定的空間，比較方便保存與查閱，但是并不能與信息技術(shù)媲美。在信息化時(shí)代下，如何對(duì)檔案中的信息進(jìn)行創(chuàng)新與挖掘、如何利用檔案更好地進(jìn)行管理與服務(wù)是各大基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)思考的問(wèn)題。

2? ? 現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)基層事業(yè)單位檔案管理的必要性

2.1? 轉(zhuǎn)變管理觀念

在傳統(tǒng)的基層事業(yè)單位管理中，雖然初步建設(shè)了檔案提交、收集、歸檔的現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，但是由于現(xiàn)代化程度不足，事業(yè)單位內(nèi)部檔案仍然以紙質(zhì)資料為主，同時(shí)，檔案管理人員思想“守舊”，以經(jīng)驗(yàn)與主觀思維對(duì)檔案進(jìn)行管理，沒(méi)有利用先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能化、信息化、現(xiàn)代化管理，導(dǎo)致管理水平低下、管理效率不佳。基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化意味著管理思維、管理方式、管理技術(shù)與管理制度全部實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。這就表示著檔案管理人員首先要重視自己的工作，端正工作態(tài)度，不斷加強(qiáng)自身的工作能力以及現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用能力。同時(shí)，要建立與現(xiàn)代化管理理念相契合的管理制度，簡(jiǎn)化檔案管理程序，縮短檔案收集時(shí)間，不斷優(yōu)化檔案管理流程，使檔案管理更加高效、科學(xué)。

2.2? 提高檔案預(yù)測(cè)及前瞻性作用

在傳統(tǒng)的基層事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理趨于邊緣化，主要表現(xiàn)在檔案管理部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)、項(xiàng)目部門(mén)相比處于弱勢(shì)地位，話語(yǔ)權(quán)較弱，因此，在進(jìn)行檔案管理工作中，難以與各個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào)與溝通。檔案管理工作作為最基礎(chǔ)的工作之一，被普遍認(rèn)為是簡(jiǎn)單的工作，因此，檔案管理工作也逐漸演變?yōu)槠渌块T(mén)的“附屬工作”。檔案管理工作邊緣化的原因在于檔案管理人員缺乏利用檔案進(jìn)行預(yù)測(cè)的能力。檔案服務(wù)于基層事業(yè)單位的內(nèi)部與外部，服務(wù)主體較多，檔案需求也較為龐雜。目前，基層事業(yè)單位檔案使用模式主要為“供給導(dǎo)向”的服務(wù)，即“檔案管理部門(mén)有什么檔案，則提供什么檔案”。在現(xiàn)代化建設(shè)中，檔案作為一種“數(shù)據(jù)資源”，具有較強(qiáng)的指導(dǎo)與借鑒意義，因此，基層事業(yè)單位檔案管理人員需要將“供給導(dǎo)向”的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶枨髮?dǎo)向”的服務(wù)模式，預(yù)測(cè)服務(wù)主體的需求，強(qiáng)化檔案的預(yù)測(cè)與前瞻性作用。

3? ? 基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的辦法

3.1? 樹(shù)立新型理念

基層事業(yè)單位檔案管理信息化的基礎(chǔ)是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的基層事業(yè)單位檔案管理理念。首先，在互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，基層事業(yè)單位檔案管理需突出資源與大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，在堅(jiān)持以服務(wù)群眾為根本目標(biāo)的前提下，兼顧統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享，確保對(duì)外檔案公開(kāi)透明、檔案記錄實(shí)時(shí)準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案管理的交互融合。

3.2? 完善信息化檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化信息技術(shù)能否在基層事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮最大價(jià)值，主要取決于信息化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是否完善。例如，在最基本的基層事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)頁(yè)的設(shè)計(jì)上，應(yīng)該全面考慮網(wǎng)站使用的便捷性、視覺(jué)的美觀性、功能的全面性。

3.3? 引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)不僅需要信息化管理系統(tǒng)的支撐，還需要引進(jìn)先進(jìn)的軟、硬件設(shè)備。一方面，需要引進(jìn)檔案管理工作所需的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，保證檔案管理工作有序開(kāi)展。另一方面，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理與各部門(mén)的協(xié)同，就需要引入電子辦公軟件、手機(jī)辦公APP等，打破檔案移交時(shí)間與空間的束縛，讓單位人員隨時(shí)隨地移交、查詢檔案，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。

3.4? 完善管理制度

有了基礎(chǔ)的硬件與軟件支撐的條件，基層事業(yè)單位還要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，針對(duì)信息化的管理系統(tǒng)制定管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)。首先，在檔案收集機(jī)制中，基層事業(yè)單位要建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息庫(kù)，將檔案以數(shù)字化形式存儲(chǔ)。同時(shí)，基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案格式，例如，標(biāo)明檔案類型、建立檔案目錄、增加索引，以便檢索，并鼓勵(lì)單位人員按照規(guī)范的格式上傳檔案。

4? ? 結(jié)語(yǔ)

基層事業(yè)單位檔案的作用是真實(shí)地記載基層事業(yè)單位的發(fā)展軌跡、記錄基層事業(yè)單位的日常活動(dòng)和重大改革。為此，檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念，適應(yīng)現(xiàn)代化辦公環(huán)境，強(qiáng)化檔案的預(yù)測(cè)與前瞻性作用，充分體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。

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