數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用

伍小軍

摘 要：隨著檔案管理的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案管理也必將發(fā)揮更大的作用。中學的檔案管理，在一定程度上隨著社會的發(fā)展而發(fā)生變化，明確當前的數(shù)字化檔案管理作用及意義，就必須立足在中學檔案管理的數(shù)字化的社會條件之下。

關(guān)鍵詞：中學;檔案管理;數(shù)字化

前言

中學的檔案管理是中學如何更好的管理本單位的人事檔案調(diào)動以及學生的發(fā)展狀況的主要基礎(chǔ)，更高效率地進行中學的檔案管理，關(guān)系到中學發(fā)展的本身，也影響著中學工作人員的工作運作情況。從這個角度上來說，中學的檔案管理既關(guān)系著中學本身檔案管理的有序化，也關(guān)系著中學工作人員的切身利益。

一、數(shù)字化檔案在檔案管理工作中發(fā)揮作用的基礎(chǔ)

（一）信息化社會為數(shù)字化檔案管理提供了機遇

在以往的數(shù)字化檔案管理過程當中，往往依靠的是人工，對數(shù)字化檔案管理進行分類與整理，從一定程度上來說，人工管理中學的人事檔案容易出現(xiàn)一定的失誤率，容易把檔案的一些關(guān)鍵性內(nèi)容遺漏。在信息化社會，隨著電腦技術(shù)與通信技術(shù)的迅猛發(fā)展，這些社會科技發(fā)展的現(xiàn)實條件，都為中學人事檔案的管理提供了新的發(fā)展機遇，一方面，信息化社會的不斷發(fā)展，為數(shù)字化檔案管理提供了更好的發(fā)展平臺，人們可以更方便地利用信息以及電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為中學的檔案管理進行信息化處理，達到對中學管理的電子化、現(xiàn)代化，實現(xiàn)高效率的管理。

（二）檔案管理人員的專業(yè)化水平不斷提高

隨著信息化社會的到來，電子計算機技術(shù)迅速地應(yīng)用到數(shù)字化檔案管理中來，這就使得中學管理人員不得不面對信息化社會對檔案管理所帶來的便利條件。檔案管理人員對信息化社會的不斷適應(yīng)以及電腦技術(shù)應(yīng)用的不斷提高，中學的檔案管理越來越多地被應(yīng)用到電腦信息技術(shù)中來，以數(shù)據(jù)存儲與數(shù)據(jù)提取為數(shù)字化檔案管理的核心和，把中學的檔案管理予以信息化、技術(shù)化、數(shù)據(jù)化，達到了中學檔案管理的高效率，這在一定程度上來說，也說明了檔案管理人員專業(yè)化水平不斷的提高，使得中學管理不斷的與信息化社會相結(jié)合。在跟隨社會進步發(fā)展的腳步上，信息檔案管理成為了數(shù)字化檔案管理的主要途徑，中學的檔案管理的人員的專業(yè)化水平也正在不斷的提高。越來越能夠不斷地與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展相互契合，達到信息社會的不斷發(fā)展與檔案管理水平的不斷提高、相互促進的局面，形成了單位檔案管理人員的專業(yè)化水平與信息技術(shù)水平相互促進的發(fā)展態(tài)勢。

二、數(shù)字化檔案管理相對于傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢

（一）使得檔案管理的保密性更強

信息化社會的到來，為中學人事檔案的管理提供了相當便捷的途徑，但是必須認識到信息化社會的到來，為數(shù)字化檔案管理提供發(fā)展的機遇的同時，也為其帶來了挑戰(zhàn)。這是因為在信息化社會當中，人們的信息都是通過數(shù)據(jù)化來加以儲存的。數(shù)據(jù)化的儲存方式，使得中學人事檔案的管理也變得迅捷。從這個意義上來說，人事檔案關(guān)系著一個人的政治前途以及發(fā)展?jié)摿Γ耸聶n案的泄密是數(shù)字化檔案管理所必須加以提高警惕的，必須指出的是，中學的檔案管理雖然以信息化的發(fā)展為契機，但是信息化的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)時代下所面臨的挑戰(zhàn)，中學的檔案管理在信息化數(shù)據(jù)之下，中學的檔案管理泄密的幾率也會大大降低，使得人們難以從數(shù)字化的存儲中獲得相關(guān)的檔案機密，這是因為信息化社會能夠提供數(shù)據(jù)存儲的同時，也對這些數(shù)據(jù)進行了一定程度的數(shù)字加密處理。中學的檔案管理在信息化的運作之下，其泄密的幾率與泄密的危害程度也大大降低，這是信息化社會為中學的檔案管理所帶來的新的優(yōu)勢。

（二）檔案管理人員的計算機水平能夠得以有效提升

中學檔案管理的制度與數(shù)字化檔案管理的水平在很大程度上決定了中學的檔案管理能否規(guī)范化以及程序化。這個層面上來說，社會對計算機技術(shù)的不斷應(yīng)用，實際上也為數(shù)字化檔案管理帶來了這樣的挑戰(zhàn)。因為信息技術(shù)的迅猛發(fā)展以及信息技術(shù)產(chǎn)品的不斷更新?lián)Q代，為數(shù)字化檔案管理的人員提出了這樣的問題：其一、中學的檔案管理人員能否及時的跟上信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及電子計算機技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，以及能否適應(yīng)這樣的社會發(fā)展趨勢以及科技發(fā)展的不斷變化。其二、中學的檔案管理的信息化能否與傳統(tǒng)的中學管理形成完善的制度銜接。從這個角度上來說就是中學的檔案管理在現(xiàn)代與傳統(tǒng)的意義上能否實現(xiàn)無障礙的溝通。其三、檔案管理的信息化發(fā)展實際上也為檔案管理的制度規(guī)范提出了新的挑戰(zhàn)。這是因為，傳統(tǒng)的檔案管理都是紙質(zhì)化的管理，這與信息化的管理顯然不是一個水平，也不是一個檔次。必須正視，信息化社會為檔案管理所帶來的這些挑戰(zhàn)，才能夠真正的解決中學的管理所面臨的現(xiàn)實問題。

（三）促進檔案管理保密的技術(shù)能力得以提升

從很大程度上來說，檔案秘密既是伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展而不斷進步的，也是伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展而出現(xiàn)問題與危機的。所以，在中學檔案管理中，要不斷研究新的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代檔案保密問題的需要，從來沒有一種技術(shù)的產(chǎn)生是百分之百成熟的，尤其是在檔案問題與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展之間。首先，檔案問題在互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展起步較晚。正是因為，檔案問題在當今時代的研究起步較晚，就造成了其出現(xiàn)的問題比較多，這是任何發(fā)展的事物所必須面對的問題。其次，正是因為在互聯(lián)網(wǎng)時代檔案保密問題存在的一些技術(shù)性問題才使得這一問題逐漸被重視起來，所以不斷加強互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的研究實際上是解決互聯(lián)網(wǎng)時代檔案保密問題的重要途徑。從這個角度來說，只有加強技術(shù)研究才能真正解決在互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案保密問題。最后，任何技術(shù)研究都是以遵守社會道德底線與人們傳統(tǒng)觀念為基礎(chǔ)的。在互聯(lián)網(wǎng)時代對檔案保密問題的研究必須結(jié)合其發(fā)展的基本特征，不斷在發(fā)展中尋找存在的問題，同時樹立起技術(shù)的一些道德準則，這是互聯(lián)網(wǎng)時代必須面對的檔案保密問題。

結(jié)語

數(shù)字化檔案管理必須明確其管理在當今的社會條件下所面臨的社會環(huán)境以及信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，其為數(shù)字化檔案管理帶來機遇的同時也帶來了不小的挑戰(zhàn)，正視這些機遇與挑戰(zhàn)，能夠使得中學數(shù)字化檔案管理水平不斷提高。

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