論大數據時代檔案管理模式的轉變

崔貴學

摘 要：目前，有很多事業單位在檔案管理方面已經進行了深入的研究和探討，同時也取得了一些成果，檔案管理的重心也逐漸向信息化轉移，但在事業單位檔案管理信息化的過程中仍然存在著各種各樣的問題，阻礙了對事業單位檔案的信息化管理。因此，對事業單位檔案管理大數據時代的信息化建設制定有效策略至關重要。

關鍵詞：大數據;檔案管理模式;轉變

1 大數據時代檔案管理模式的轉變

第一，檔案管理觀念的轉變。大數據時代檔案管理人員的觀念轉變從認識檔案數據存儲量和為民服務方式開始，由于從紙質存儲優化到云端存儲，所有的數據資料得以完整保存，減少了人力、物力消耗，最大程度的保留各種數據的價值，檔案信息量也隨之增加，可以提供更優質、全面的服務，使得人們查閱和借讀檔案變得更方便，檔案管理服務更主動，更豐富有效，最大限度地發揮了檔案的價值，提升了檔案管理工作效率。第二，檔案采集和處理環節的轉變。大數據時代下可以利用網絡平臺拓展數據來源渠道，及時搜集有價值的數據信息，同時還能簡化其檔案歸檔流程，通過對各種數據信息的分類整理，建立對應的數據庫，可方便后期查閱尋找，優化工作效率。此外還可提高數據處理質量，通過對檔案進行查閱校對，根據檔案管理要求刪除一些無用信息，補增新信息，確保檔案數據資料的及時性、有效性及準確性。最后可保證檔案數據的時效性，歸檔存儲時可詳細記錄數據時間信息，并設置儲存時長，根據檔案管理要求刪除一些不需繼續保留的檔案，優化檔案內容和空間。

2 大數據時代下檔案管理現狀

第一，欠缺有用人才。大數據信息技術屬于網絡技術的一種，在實際運用過程中，對于檔案管理人員的專業技術水平要求極高。檔案管理人員不僅要具備一定的計算機技術和專業知識，而且要有良好的醫學知識基礎，這樣才能快速、準確地整理檔案信息，并利用大數據信息技術對檔案信息進行有效分析。然而，由于一些醫院檔案管理工作人員綜合素質不高，缺少一定的計算機運用技能，所以在運用大數據技術來開展檔案管理工作時，會出現一些問題，無法充分發揮大數據信息技術的優勢。第二，檔案數據管理的安全方面存在漏洞。數據資料等一般儲存在計算機系統中，如果計算機系統出現安全問題，導致網絡病毒感染，很容易影響檔案數據的貯存工作，甚至丟失。第三，我國目前使用的檔案信息化建設管理較為傳統。在大范圍進行流程改變和管理改變過程中容易引起管理混亂，對相關數據的存儲安全性造成很大威脅。

3 大數據時代檔案管理模式的轉變策略

如今各行各業正受到呈爆炸式增長的數據的巨大影響，數據復雜程度遠超以前，如何在大數據時代管理好檔案是企事業單位急需解決的問題。雖然事業單位的檔案管理信息化已經推行了一段時間，但水平并不理想，檔案管理面臨管理工作轉向數據化信息的挑戰，數據信息服務要求日益嚴格，因此有待運用大數據進一步改進檔案管理。

3.1加強檔案開發信息化人才建設

將大數據技術應用在事業單位檔案管理工作中，必須要加強檔案開發信息化人才培養工作，相關工作人員應當增強自身的綜合能力。此外，領導者還要將眼光放長遠，每年定期招聘一批新職工，選拔成績好、業績佳的優秀青年，為檔案管理部門注入新鮮血液，提升整體活力，單位每年應該對在崗職工進行培訓教育，包括對內教育和對外教育，對內教育即自己單位內部開展的教育活動，主要是指資深員工對新員工或者業務不熟練的員工進行培訓;對外教育，主要是事業單位邀請行業專家對檔案管理部門的所有員工進行教育。

3.2加強檔案信息化基礎業務建設

一是重點加強檔案資源的收集整理，在事業單位檔案信息建設中，檔案數量會直接制約或影響檔案信息化建設的成效。故而，要不斷加強檔案收集工作，為事業單位更好實現檔案信息化建設打下良好的物質基礎。二是規范統一檔案數據庫。對此，事業單位要基于規范化、統一化數據格式上，構建一個有效且豐富的檔案信息共享資源。另外，還需做好文字檔案電子化存檔匯總，切實有效地保護好歷史資料，同時檔案管理人員還可以充分利用各種先進技術，將文字資料掃描成電子檔案，以便在事業單位構建一個檔案資料數據庫，最大限度保障檔案資源的可靠性和全面性，便于檔案管理人員查閱，從整體上促使檔案管理使用效率的提升。三是事業單位要提供軟硬件支持，檔案管理部門要得到事業單位領導者的認可，進而獲取充足資金，最大限度地滿足檔案信息化建設的硬件需求。另外，還要投入大量的人力物力，構建一個檔案與OA系統緊密結合的系統體系，嚴格遵守行業標準和法律法規，全方位收集、整合管理檔案，更好地實現檔案信息化管理。

3.3促進系統整合，提高檔案管理效率

事業單位建立的數字檔案系統要和內部其他系統進行物理隔離，但是檔案系統和辦公自動化系統往往是兩個不同的公司研發的，格式、標準等都存在差異，有時還互不兼容，不利于系統的連接，妨礙數據的交換與移植等，甚至導致檔案系統被終止使用。所以檔案管理系統應盡量和事業單位的辦公自動化系統保持一致，要求選擇有數據接口的系統，方便導入數據、移植數據，同時有助于今后對系統進行維護、改造和升級。在整合檔案管理系統、辦公自動化系統之后，事業單位才能實現文件和檔案的一體化管理，保證提高工作效率。

3.4提高檔案管理信息化的安全性

在事業單位檔案管理過程，需要提高對于檔案安全管理認識，在有效的開展檔案安全管理工作時，作為事業單位的領導，必須要有單獨制定檔案資料的應用制度，告訴檔案管理的工作人員一定要遵守檔案管理制度的有關規范，謹防工作引起失誤。檔案管理的工作人員還要確保計算機系統環境的安全性，從技術著手來防范，并使用軟件和硬件有效結合的管理手段，不斷完善檔案管理的安全性。通常常用的安全保護措施是防火墻，事業單位檔案管理和局域網的網絡會形成防護墻，規避病毒和黑客的入侵，謹防檔案信息的外泄。

4 結束語

總之，基于大數據背景下，事業單位檔案管理工作需要實現科學化管理，因此在實際工作中要做到與時俱進，依托于大數據時代的良好的契機，加快推動事業單位檔案管理方式的創新，更好的凸顯出事業單位檔案管理工作的價值，全面提升事業單位檔案管理工作的重要作用。

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