論大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

崔貴學(xué)

摘 要：目前，有很多事業(yè)單位在檔案管理方面已經(jīng)進(jìn)行了深入的研究和探討，同時也取得了一些成果，檔案管理的重心也逐漸向信息化轉(zhuǎn)移，但在事業(yè)單位檔案管理信息化的過程中仍然存在著各種各樣的問題，阻礙了對事業(yè)單位檔案的信息化管理。因此，對事業(yè)單位檔案管理大數(shù)據(jù)時代的信息化建設(shè)制定有效策略至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理模式;轉(zhuǎn)變

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

第一，檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)時代檔案管理人員的觀念轉(zhuǎn)變從認(rèn)識檔案數(shù)據(jù)存儲量和為民服務(wù)方式開始，由于從紙質(zhì)存儲優(yōu)化到云端存儲，所有的數(shù)據(jù)資料得以完整保存，減少了人力、物力消耗，最大程度的保留各種數(shù)據(jù)的價值，檔案信息量也隨之增加，可以提供更優(yōu)質(zhì)、全面的服務(wù)，使得人們查閱和借讀檔案變得更方便，檔案管理服務(wù)更主動，更豐富有效，最大限度地發(fā)揮了檔案的價值，提升了檔案管理工作效率。第二，檔案采集和處理環(huán)節(jié)的轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)時代下可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺拓展數(shù)據(jù)來源渠道，及時搜集有價值的數(shù)據(jù)信息，同時還能簡化其檔案歸檔流程，通過對各種數(shù)據(jù)信息的分類整理，建立對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，可方便后期查閱尋找，優(yōu)化工作效率。此外還可提高數(shù)據(jù)處理質(zhì)量，通過對檔案進(jìn)行查閱校對，根據(jù)檔案管理要求刪除一些無用信息，補(bǔ)增新信息，確保檔案數(shù)據(jù)資料的及時性、有效性及準(zhǔn)確性。最后可保證檔案數(shù)據(jù)的時效性，歸檔存儲時可詳細(xì)記錄數(shù)據(jù)時間信息，并設(shè)置儲存時長，根據(jù)檔案管理要求刪除一些不需繼續(xù)保留的檔案，優(yōu)化檔案內(nèi)容和空間。

2 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理現(xiàn)狀

第一，欠缺有用人才。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)屬于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的一種，在實際運(yùn)用過程中，對于檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平要求極高。檔案管理人員不僅要具備一定的計算機(jī)技術(shù)和專業(yè)知識，而且要有良好的醫(yī)學(xué)知識基礎(chǔ)，這樣才能快速、準(zhǔn)確地整理檔案信息，并利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行有效分析。然而，由于一些醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高，缺少一定的計算機(jī)運(yùn)用技能，所以在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來開展檔案管理工作時，會出現(xiàn)一些問題，無法充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的優(yōu)勢。第二，檔案數(shù)據(jù)管理的安全方面存在漏洞。數(shù)據(jù)資料等一般儲存在計算機(jī)系統(tǒng)中，如果計算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)安全問題，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)病毒感染，很容易影響檔案數(shù)據(jù)的貯存工作，甚至丟失。第三，我國目前使用的檔案信息化建設(shè)管理較為傳統(tǒng)。在大范圍進(jìn)行流程改變和管理改變過程中容易引起管理混亂，對相關(guān)數(shù)據(jù)的存儲安全性造成很大威脅。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的轉(zhuǎn)變策略

如今各行各業(yè)正受到呈爆炸式增長的數(shù)據(jù)的巨大影響，數(shù)據(jù)復(fù)雜程度遠(yuǎn)超以前，如何在大數(shù)據(jù)時代管理好檔案是企事業(yè)單位急需解決的問題。雖然事業(yè)單位的檔案管理信息化已經(jīng)推行了一段時間，但水平并不理想，檔案管理面臨管理工作轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)化信息的挑戰(zhàn)，數(shù)據(jù)信息服務(wù)要求日益嚴(yán)格，因此有待運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理。

3.1加強(qiáng)檔案開發(fā)信息化人才建設(shè)

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理工作中，必須要加強(qiáng)檔案開發(fā)信息化人才培養(yǎng)工作，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身的綜合能力。此外，領(lǐng)導(dǎo)者還要將眼光放長遠(yuǎn)，每年定期招聘一批新職工，選拔成績好、業(yè)績佳的優(yōu)秀青年，為檔案管理部門注入新鮮血液，提升整體活力，單位每年應(yīng)該對在崗職工進(jìn)行培訓(xùn)教育，包括對內(nèi)教育和對外教育，對內(nèi)教育即自己單位內(nèi)部開展的教育活動，主要是指資深員工對新員工或者業(yè)務(wù)不熟練的員工進(jìn)行培訓(xùn);對外教育，主要是事業(yè)單位邀請行業(yè)專家對檔案管理部門的所有員工進(jìn)行教育。

3.2加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

一是重點(diǎn)加強(qiáng)檔案資源的收集整理，在事業(yè)單位檔案信息建設(shè)中，檔案數(shù)量會直接制約或影響檔案信息化建設(shè)的成效。故而，要不斷加強(qiáng)檔案收集工作，為事業(yè)單位更好實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)打下良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。二是規(guī)范統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)庫。對此，事業(yè)單位要基于規(guī)范化、統(tǒng)一化數(shù)據(jù)格式上，構(gòu)建一個有效且豐富的檔案信息共享資源。另外，還需做好文字檔案電子化存檔匯總，切實有效地保護(hù)好歷史資料，同時檔案管理人員還可以充分利用各種先進(jìn)技術(shù)，將文字資料掃描成電子檔案，以便在事業(yè)單位構(gòu)建一個檔案資料數(shù)據(jù)庫，最大限度保障檔案資源的可靠性和全面性，便于檔案管理人員查閱，從整體上促使檔案管理使用效率的提升。三是事業(yè)單位要提供軟硬件支持，檔案管理部門要得到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)可，進(jìn)而獲取充足資金，最大限度地滿足檔案信息化建設(shè)的硬件需求。另外，還要投入大量的人力物力，構(gòu)建一個檔案與OA系統(tǒng)緊密結(jié)合的系統(tǒng)體系，嚴(yán)格遵守行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，全方位收集、整合管理檔案，更好地實現(xiàn)檔案信息化管理。

3.3促進(jìn)系統(tǒng)整合，提高檔案管理效率

事業(yè)單位建立的數(shù)字檔案系統(tǒng)要和內(nèi)部其他系統(tǒng)進(jìn)行物理隔離，但是檔案系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)往往是兩個不同的公司研發(fā)的，格式、標(biāo)準(zhǔn)等都存在差異，有時還互不兼容，不利于系統(tǒng)的連接，妨礙數(shù)據(jù)的交換與移植等，甚至導(dǎo)致檔案系統(tǒng)被終止使用。所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)盡量和事業(yè)單位的辦公自動化系統(tǒng)保持一致，要求選擇有數(shù)據(jù)接口的系統(tǒng)，方便導(dǎo)入數(shù)據(jù)、移植數(shù)據(jù)，同時有助于今后對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、改造和升級。在整合檔案管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)之后，事業(yè)單位才能實現(xiàn)文件和檔案的一體化管理，保證提高工作效率。

3.4提高檔案管理信息化的安全性

在事業(yè)單位檔案管理過程，需要提高對于檔案安全管理認(rèn)識，在有效的開展檔案安全管理工作時，作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，必須要有單獨(dú)制定檔案資料的應(yīng)用制度，告訴檔案管理的工作人員一定要遵守檔案管理制度的有關(guān)規(guī)范，謹(jǐn)防工作引起失誤。檔案管理的工作人員還要確保計算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境的安全性，從技術(shù)著手來防范，并使用軟件和硬件有效結(jié)合的管理手段，不斷完善檔案管理的安全性。通常常用的安全保護(hù)措施是防火墻，事業(yè)單位檔案管理和局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)會形成防護(hù)墻，規(guī)避病毒和黑客的入侵，謹(jǐn)防檔案信息的外泄。

4 結(jié)束語

總之，基于大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位檔案管理工作需要實現(xiàn)科學(xué)化管理，因此在實際工作中要做到與時俱進(jìn)，依托于大數(shù)據(jù)時代的良好的契機(jī)，加快推動事業(yè)單位檔案管理方式的創(chuàng)新，更好的凸顯出事業(yè)單位檔案管理工作的價值，全面提升事業(yè)單位檔案管理工作的重要作用。

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