文書檔案管理工作的創新方法分析

摘要：通常而言，單位文書檔案是一個信息儲存庫，能夠為單位未來各項工作的開展提供一個相對科學的參考依據。但是，如何才能管理好這一信息儲存庫，轉變檔案管理理念，實現管理模式以及服務手段的創新，則十分考驗檔案管理人員。在此這種背景下，對文書檔案管理工作進行探討，從多個層面進行創新，使得檔案需求主體能夠快速、便捷、準確地獲取到需要利用的信息不僅具有理論意義，也能夠為相關主體提供實踐指引。文章對此予以研究，提出自己的觀點，希望能夠實現精細化管理、現代化管理以及創新化管理的目標。

關鍵詞：創新方法;文書檔案;標準;專業化

一、文書檔案管理創新的現實意義

（一）繼續發揮文書檔案價值，促進單位發展

文書檔案中的信息資源能夠為單位管理者、決策者提供決策依據，增強單位決策的科學性。尤其是對于重視文書檔案編研、文書檔案專題建設的單位，文書檔案的這種價值更是會被無限放大。新時期，創新文書檔案管理模式，能夠為單位管理者、決策者提供更為全面的信息咨詢服務。

（二）減少文書檔案管理成本，避免文書檔案管理邊緣化

過去一段時間內，部分單位內部文書檔案管理效率低下、質量不高，消耗人力、物力以及財力的同時，沒有取得應有的效果，導致單位管理者逐漸忽視文書檔案管理工作。為了避免陷入這種惡性循環，進一步讓全員認識到文書檔案的價值，減少文書檔案管理成本，必須要創新文書檔案管理模式。

二、文書檔案管理中存在的常態問題

（一）文書檔案管理機制需進一步理順

伴隨單位工作目標、工作內容以及工作量發生變化，文書檔案的數量也會隨之增加，文書檔案管理人員面臨著新的挑戰。然而，部分單位由于尚未理順文書檔案管理機制，對于文書檔案管理各個流程的分工不明確，導致管理工作出現無序化、不規范化、不標準化的現象。一是尚未明確不同種類文書檔案的管理標準，存在格式不統一、標準不統一的問題，影響了文書檔案管理質量。二是尚未出臺具體的管理細則對檔案收集、管理、服務、借閱、銷毀、更新的內容進行明確，各個檔案管理人員按照不同的標準開展工作。尤其是對于部分涉及政策文件、法律法規類的文書檔案而言，如果不能及時進行銷毀和更新，會影響單位的決策。

（二）文書檔案管理信息化程度不高

當前，部分單位尚未借助信息化工具搭建文書檔案管理網絡體系，不利于減輕檔案管理人員的工作負擔。一是文書檔案管理系統與OA系統、財務系統、合同管理系統以及其他信息系統之間無法實現數據關聯，難以打造“一體化”的文書檔案管理模式以及服務模式。在這種環境下，文書檔案的歸檔效率、檢索效率以及利用效率都會大幅度下降。二是文書檔案數字化進程緩慢，許多文書檔案仍然以紙質類的方式保存，不利于實現對文書檔案的長期保存。尤其是對于部分涉及單位財務管理、合同管理類別的文書檔案，其是單位未來審計工作和維權工作的基礎，一旦丟失，會給單位造成難以估量的損失。三是文書檔案安全管理工作滯后，容易受到黑客、木馬等網絡病毒的影響而導致檔案管理工作癱瘓。

（三）文書檔案人員的專業化程度有待提升

總體而言，近些年來隨著各個單位愈發重視文書檔案管理工作，文書檔案管理人員的綜合能力有了不錯的提升。但是相較于檔案館、圖書館等專業化的機構，大部分單位文書檔案管理人員的專業化程度仍然不高。一是部分單位培訓工作欠缺科學性，過于重視理論化教學，忽視從實踐操作的視角對文書檔案管理人員予以培訓。二是部分單位培訓工作沒有緊貼本單位文書檔案的種類，與單位實際不匹配，難以提升培訓實效。

三、文書檔案管理工作的創新方法

（一）理順文書檔案管理機制

單位要立足于本單位實際情況理順文書檔案管理機制，推動文書檔案管理標準化、規范化以及科學化。一是要對文書檔案資料進行分類整理，區分不同種類文書檔案的檔案屬性。同時，對于不同類型的文書檔案，應當明確不同的歸檔格式，做到重點突出。二是要立足于政策法規、上級規章制度來盡快出臺相關的管理細則，確保各個管理流程有機銜接，為檔案管理人員提供指引。單位尤其是重視文書檔案銷毀以及文書檔案更新工作，確保文書檔案內部信息資源的有效性。同時，要通過制度建設來明確分工，避免出現分工不明、責任推諉的問題。三是對于電子類以及紙質類檔案，應當采取“雙軌制”的管理模式。

（二）綜合利用多種信息技術，創新文書檔案管理模式

單位要借助信息化工具搭建文書檔案管理網絡體系，創新文書檔案管理模式。一是要確保文書檔案管理系統與OA系統、財務系統、合同管理系統以及其他信息系統之間能夠實現數據關聯，確保文書檔案管理人員可以直接通過檔案管理系統檢索并收集其他系統的文件信息，減少不必要的管理環節。二是要推動文書檔案數字化進程，配置高速掃描儀、微縮相機等硬件設施的同時，結合單位實際完善檔案管理系統的功能，及時對紙質文書檔案進行數字化轉化。三是要重視文書檔案安全管理工作，將新型的區塊鏈技術、云加密技術、數字加密加密應用到文書檔案管理領域，夯實文書檔案管理的基礎。

（三）提升文書檔案人員的專業化程度

單位要做好文書檔案管理人員的培訓工作，結合單位實際來優化培訓內容，全方位提升文書檔案管理人員的綜合能力。一是要進一步應用案例教學、實踐模擬等方式來對檔案管理人員進行培訓，做到理論與實際相貼合。同時，要注重對文書檔案管理人員進行信息化培訓，不斷適應檔案事業信息化的發展趨勢。二是要重點圍繞單位當前文書檔案的種類以及文書檔案管理中存在的不足來進行培訓，避免培訓形式化。

四、結束語

單位要遵循“質量第一”“與時俱進”“大膽創新”的基本原則，嚴格文書檔案管理程序，加強指導監督，滿足檔案需求主體對于文書檔案多層次的需求。具體而言，一是要理順文書檔案管理機制;二是要綜合利用多種信息技術，創新文書檔案管理模式;三是要提升文書檔案人員的專業化程度。

參考文獻：

[1]李曉莉.淺談文書檔案管理信息化建設利用率和安全保護[J].農家參謀，2019 （21）：170.

作者簡介：唐欣（1980.03-）女，漢族，籍貫：遼寧省清原滿族自治縣，學歷：本科，畢業于吉林大學，職稱：助理館員，研究方向：檔案管理。